Utiliser le chat du canvas

Le chat du canvas est dédié aux conversations en direct autour du canvas actuel

Utilisez le chat du canvas lorsque les collaborateurs consultent déjà le même canvas et ont besoin d'échanger rapidement par écrit sans que la discussion ne soit liée à un élément de canvas spécifique. Le chat est idéal pour se coordonner lors d'une révision, animer un atelier, partager de courtes mises à jour de statut ou poser des questions qui risqueraient d'interrompre un intervenant lors d'un appel.

Le chat du canvas diffère des commentaires. Un commentaire est ancré à un élément de canvas, une page, un fichier ou un emplacement précis, et reste utile après la session. Le chat, quant à lui, est un espace en direct pour la conversation sur le canvas. Les échanges y sont plus rapides, mais ils sont plus difficiles à retrouver par la suite.

Le chat du canvas n'est pas un chat IA. Le chat d'équipe est destiné aux humains. Utilisez le Chat d'objet pour poser des questions sur un élément spécifique, ou AI Studio pour générer du contenu IA à partir du contexte sélectionné sur le canvas.

Disponibilité et autorisations

La limite d'autorisation suit délibérément l'accès en commentaire plutôt que l'adhésion à l'espace de travail. Un invité disposant d'un accès en commentaire peut être autorisé à participer au chat, tandis qu'un membre de l'espace de travail ayant un accès en lecture seule peut ne pas y avoir accès.

L'accès au chat ne crée ni n'élargit l'accès au canvas. Si un collaborateur ne peut pas ouvrir le canvas, commencez par partager le canvas ou par l'inviter. S'il peut ouvrir le canvas mais ne parvient pas à ouvrir le chat, vérifiez si son rôle lui permet de rédiger des commentaires ou de modifier le document.

Où trouver le chat

Ouvrez le canvas et recherchez l'option de chat d'équipe dans l'en-tête du canvas ou dans la zone de collaboration. Lorsque le chat s'ouvre, il s'affiche sous la forme d'un panneau flottant connecté à la conversation actuelle du canvas.

Si l'option de chat est absente, commencez par vérifier le niveau d'accès au canvas. Assurez-vous ensuite que l'espace de travail et le contexte actuel prennent en charge le chat. Ne commencez pas par déboguer votre navigateur : l'absence de chat est le plus souvent liée à un problème d'autorisation ou à l'état du produit.

Quand utiliser le chat

Utilisez le chat pour des messages tels que :

1. « Rendez-vous à la page 3. »
2. « Je télécharge l'image finale maintenant. »
3. « Tout le monde peut-il vérifier la section des tarifs ? »
4. « Le client a rejoint la session. Je commence la présentation. »
5. « J'ai trouvé l'ancienne version dans les fichiers. »

Ces messages facilitent le déroulement de la session en direct. Ils n'ont pas besoin de devenir des notes de révision permanentes, sauf s'ils contiennent une décision, une demande ou une approbation.

Lorsqu'un message spécifique doit être consulté ultérieurement, vous pouvez copier le lien du message depuis son menu d'options, si disponible. Ce lien met le message en évidence pour les personnes qui ont déjà accès au canvas et au chat d'équipe. Il s'agit d'un lien de ciblage précis, et non d'un lien d'accès.

Quand privilégier les commentaires

Utilisez les commentaires lorsque vos retours nécessitent un emplacement précis, un responsable ou un historique durable. Si quelqu'un doit corriger un titre, approuver une capture d'écran, vérifier un chiffre ou répondre à une question plus tard, consignez ces éléments dans un commentaire.

Le chat peut orienter les collaborateurs vers un fil de discussion, mais il ne doit pas le remplacer. Une méthode efficace consiste à discuter dans le chat, puis à inscrire la décision finale dans un commentaire ou à mettre à jour directement le contenu du canvas avant la fin de la session.

Le chat et les appels audio/vidéo

Utilisez les appels audio/vidéo lorsque l'écriture au clavier est trop lente ou que le ton de la voix est important. Utilisez le chat pendant un appel pour partager des notes secondaires, des liens, des questions discrètes ou des indications de temps. Le chat se révèle particulièrement utile lorsqu'une personne effectue une présentation et que les autres participants ne souhaitent pas l'interrompre.

Les appels et le chat constituent tous deux des moyens de communication en direct. Aucun d'eux ne constitue à lui seul un historique final fiable. Si la conversation entraîne des modifications sur le travail en cours, consignez le résultat directement dans le canvas, sous forme de commentaire, ou dans le projet associé.

Le chat et la présence en ligne

Le chat fonctionne de manière optimale avec la présence en ligne. La présence vous indique qui se trouve sur le canvas, à quel endroit, et si vos collaborateurs visualisent probablement le même contexte que vous. Si quelqu'un vous interroge sur un élément de canvas que vous ne parvenez pas à localiser, utilisez la présence, les indicateurs de page ou la fonction Suivre pour vous orienter avant de répondre.

Sur les canvases de grande taille, les messages de chat du type « l'image de gauche » s'avèrent ambigus. Utilisez plutôt un nom de page, un lien d'élément de canvas, un lien de commentaire ou une mention directe lorsque le canvas est très étendu.

Le chat avec les invités et les collaborateurs externes

Les invités et les collaborateurs externes peuvent utiliser le chat du canvas lorsqu'ils disposent des autorisations appropriées au niveau du document. Cela ne fait pas d'eux des membres de l'espace de travail et ne les ajoute pas à l'annuaire des membres. Consultez la section Inviter des invités et des collaborateurs externes pour comprendre le modèle d'accès externe.

Utilisez le chat avec les invités pour coordonner des ateliers et mener des révisions en direct. Privilégiez les commentaires pour les demandes de révision nécessitant une réponse après le départ de l'invité. Si un invité ne parvient pas à ouvrir le chat, vérifiez que le lien partagé lui accorde bien un accès en commentaire ou en modification et qu'il a correctement finalisé le processus de connexion.

Même si un invité peut utiliser le chat, il se peut qu'il ne puisse pas voir les options de partage, l'annuaire des membres, les paramètres de projet ou les sections internes de l'espace de travail. Veillez à ce que les discussions avec les invités restent centrées sur le canvas partagé.

Préserver l'utilité du chat après la session

Avant de quitter une session en direct, parcourez rapidement le chat pour identifier les décisions qui ne doivent pas disparaître avec l'historique de discussion. Reportez les résultats importants directement dans le canvas :

1. Ajoutez un commentaire sur l'élément de canvas nécessitant une intervention.
2. Mettez à jour le texte ou la note du canvas avec la décision prise.
3. Ajoutez une mise à jour du projet lorsque la responsabilité et la date d'échéance sont importantes.
4. Copiez un lien de commentaire dans le chat lorsque le groupe doit accéder directement au fil de discussion durable.
5. Mentionnez la personne responsable directement dans le commentaire, et pas seulement dans le chat.

Cette habitude évite que les décisions ne restent confinées à une conversation en direct difficile à retrouver ultérieurement.

Résoudre les problèmes liés au chat du canvas

• L'option de chat est absente :
  • Vérifiez que vous disposez d'un accès en commentaire ou en modification.
  • Assurez-vous que le canvas n'est pas configuré en lecture seule.
  • Vérifiez que l'espace de travail prend bien en charge le chat du canvas.
  • Assurez-vous que vous ne vous trouvez pas dans un contexte d'affichage qui masque les options de collaboration.
• Les messages ne s'affichent pas pour les autres participants :
  • Actualisez le canvas et assurez-vous que tout le monde se trouve sur le même canvas et au sein du même espace de travail.
  • Si la présence en ligne est également incorrecte, le problème peut provenir de la connexion réseau ou de l'état du compte.
• Le message d'un invité s'affiche sous un nom inattendu :
  • Demandez à l'invité de vérifier le nom qu'il a saisi lors de sa connexion.
  • L'identité d'un invité est temporaire, elle est liée à sa session en cours et non à un profil de membre de l'espace de travail.
• Le chat remplace systématiquement les canaux de décision formels :
  • Modifiez les habitudes de votre équipe.
  • Consignez les décisions finales dans des commentaires ou mettez à jour directement le contenu du canvas avant la fin de la révision.
• Le lien d'un message ouvre le canvas mais pas le message en lui-même :
  • Vérifiez que le message existe toujours.
  • Assurez-vous que le destinataire dispose de l'accès au chat.
  • Confirmez que le lien n'a pas été modifié manuellement.