Inviter des **Invités** et des collaborateurs externes

Inviter des personnes externes avec l'accès le plus restreint possible

Utilisez l'accès d'Invité ou de collaborateur externe lorsqu'une personne externe à l'espace de travail a besoin de réviser, de commenter ou de contribuer à un travail spécifique. N'ajoutez pas ces personnes à l'ensemble de l'espace de travail si elles ont seulement besoin d'accéder à un seul canvas, à un projet ou à un autre élément partagé.

Cela est particulièrement utile pour les clients, les prestataires, les pigistes, les partenaires, les étudiants participant à une seule activité, les candidats lors d'entretiens, les réviseurs externes et les participants temporaires à des ateliers. Ils peuvent travailler sur l'élément que vous partagez sans pour autant être intégrés à l'annuaire de votre espace de travail.

Pour en savoir plus sur l'ensemble des rôles, consultez Membres, invités et collaborateurs externes. Pour le partage classique avec des coéquipiers, consultez Partager du travail avec des coéquipiers.

Disponibilité et autorisations

Invité, collaborateur externe ou membre de l'espace de travail

Le choix le plus adapté dépend de la situation souhaitée une fois la collaboration terminée. Si la personne doit disparaître du contexte de votre espace de travail après une seule révision, limitez strictement son accès. Si elle doit continuer à collaborer sur l'ensemble de l'espace de travail, invitez-la en tant que membre.

Où inviter des Invités ou des collaborateurs externes

Commencez par le travail que vous souhaitez partager. Les collaborateurs externes sont gérés au niveau de chaque élément. Par conséquent, l'endroit approprié est généralement le projet, le canvas ou l'élément de travail concerné, et non l'annuaire des personnes.

1. Ouvrez le canvas, le projet ou l'élément de travail.
2. Pour un canvas, ouvrez l'option Partager. Pour un projet, ouvrez le menu d'actions supplémentaires du projet ou le bouton d'en-tête, puis choisissez Gérer les membres. Pour les autres éléments, ouvrez les contrôles d'accès correspondants.
3. Choisissez si vous souhaitez inviter par e-mail, copier un lien ou utiliser le flux d'Invité disponible pour ce travail.
4. Sélectionnez l'accès en lecture seule, en Commentaire ou en édition.
5. Envoyez l'invitation ou le lien en fournissant un contexte clair.
6. Une fois la révision terminée, supprimez ou réduisez l'accès si la personne n'en a plus besoin.

Pour les comportements propres aux canvases, consultez Collaborer avec des Invités et Partager un canvas.

Choisir l'autorisation appropriée

L'accès en Commentaire est généralement le meilleur point de départ pour une révision externe. Il permet une collaboration efficace tout en évitant les modifications accidentelles.

Ce que les personnes externes peuvent et ne peuvent pas voir

L'accès d'un Invité ou d'un collaborateur externe est strictement limité au travail partagé. Ces personnes ne peuvent pas voir automatiquement les membres de l'espace de travail, les équipes, la facturation, les paramètres de l'espace de travail, les projets non partagés, les canvases privés ou les fichiers généraux de l'espace de travail.

Elles peuvent voir les noms, les commentaires, les collaborateurs actifs et le contenu de l'élément que vous avez partagé. Si le canvas partagé contient des informations sensibles, supprimez-les ou créez un canvas de révision distinct avant d'inviter des personnes externes.

Elles ne reçoivent des liens, des mentions ou des notifications que si l'élément et leur niveau d'accès le permettent. Un lien de commentaire copié nécessite toujours l'autorisation d'accéder au travail sous-jacent.

Sur les projets, un collaborateur externe peut figurer dans la liste Gérer les membres de ce projet sans devenir membre de l'espace de travail. Sur les canvases, il peut apparaître dans la liste de partage ou parmi les collaborateurs actifs de ce canvas. Ces listes sont des listes d'accès à l'élément et ne remplacent pas l'annuaire des membres.

Comportement des comptes et des noms

Selon les paramètres du lien et de l'espace de travail, les Invités peuvent être invités à saisir un nom d'affichage ou à se connecter. Les collaborateurs externes peuvent devoir se connecter avec l'adresse e-mail à laquelle vous avez envoyé l'invitation. S'ils utilisent un autre compte, ALLO peut les traiter comme une personne différente.

Si un Invité ou un collaborateur externe signale qu'il ne parvient pas à accéder au travail, demandez-lui quelle adresse e-mail ou quelle méthode de connexion il a utilisée. Les erreurs d'association de comptes sont fréquentes, notamment entre les comptes professionnels, scolaires, Google, Microsoft et personnels.

Exemples

Un client doit valider une orientation de conception. Partagez le canvas avec un accès en Commentaire. Demandez-lui de laisser des commentaires sur les sections spécifiques nécessitant des modifications.

Un pigiste doit créer du contenu sur un seul canvas. Partagez ce canvas avec un accès en édition pendant la durée du projet. Supprimez l'accès à la fin de son contrat.

Un prestataire doit mettre à jour des livrables au sein d'un projet. Ajoutez-le en tant que collaborateur externe depuis l'interface Gérer les membres du projet, puis confirmez qu'il ne peut ouvrir que le projet et les canvases qu'il est censé utiliser.

Un participant à un atelier doit ajouter des notes repositionnables lors d'une session. Utilisez l'accès Invité ou le mode de partage autorisé par votre espace de travail, puis réduisez l'accès une fois l'atelier terminé.

Une nouvelle recrue doit accéder à de nombreux projets et figurer dans l'annuaire des membres. N'utilisez pas l'accès Invité. Invitez cette personne à rejoindre l'espace de travail.

Remarques sur les autorisations et la désactivation

L'accès d'un collaborateur externe diffère de celui d'un membre de l'espace de travail désactivé. Si une personne était membre de l'espace de travail et que son compte est désormais désactivé, son ancien statut de membre peut bloquer l'accès avant que le partage d'élément ne puisse fonctionner. Un administrateur de l'espace de travail devra peut-être résoudre son statut de membre, puis partager l'élément spécifique en tant qu'accès externe.

Si une personne externe ne doit plus accéder au travail, un utilisateur autorisé à gérer les accès de cet élément doit la supprimer de la boîte de dialogue de partage ou désactiver le lien à l'aide des contrôles de partage disponibles pour cet élément. Le fait de supprimer une personne d'un élément n'affecte pas ses autres accès à d'autres éléments partagés indépendants.

Si cette personne doit devenir un coéquipier régulier, utilisez l'option Inviter des membres dans l'espace de travail. Ne conservez pas l'accès Invité pour une personne qui a besoin d'un accès permanent au contexte de l'espace de travail.

Erreurs courantes

• Ajouter tous les réviseurs externes comme membres de l'espace de travail : Ce statut offre un accès bien plus large que ce que la plupart des révisions exigent.
• Accorder un accès en édition par défaut : Préférez l'accès en Commentaire si celui-ci suffit. L'attribution d'un accès externe en édition doit être une démarche intentionnelle.
• Penser qu'un lien partagé est sécurisé indéfiniment : Ne supposez pas qu'un lien peut être transféré sans fin. Vérifiez qui peut l'ouvrir et quelles autorisations il accorde.
• Oublier de révoquer les accès externes à la fin d'un projet : Les accès partagés doivent toujours correspondre à la relation de travail actuelle.
• Laisser un ancien membre désactivé tenter d'utiliser d'anciens liens : Demandez plutôt à un administrateur de l'espace de travail de choisir la méthode de récupération appropriée.

Résolution des problèmes d'accès externe

Le lien ne s'ouvre pas :

• Vérifiez la validité du lien.
• Confirmez l'adresse e-mail du compte, l'espace de travail actif et les autorisations de l'élément.
• Si la personne utilise un compte incorrect, envoyez l'accès à la bonne adresse e-mail ou demandez-lui de se connecter avec le compte approprié.

Le document s'ouvre, mais la personne ne peut ni commenter ni modifier :

• Modifiez les autorisations de l'élément. Le statut d'Invité ne permet pas de contourner un accès défini en lecture seule.

Le lien ouvre un flux de demande d'accès :

• Si vous disposez des autorisations nécessaires, examinez la demande depuis votre boîte de réception ou depuis l'interface de partage de l'élément. Consultez Utiliser la boîte de réception.

Le document contient des données sensibles :

• Supprimez immédiatement la personne externe.
• Déterminez ensuite s'il convient de désactiver le lien ou de dupliquer l'élément pour créer une version de révision sécurisée.

La personne externe doit devenir un membre à part entière :

• Cessez de tenter de résoudre les accès individuels aux éléments et envoyez-lui une invitation à rejoindre l'espace de travail.