Приглашение гостей и внешних соавторов

Предоставляйте внешним пользователям минимально необходимый доступ

Используйте статус гостя или доступ для внешних соавторов, когда кому-то за пределами рабочего пространства требуется просмотреть, прокомментировать или внести вклад в конкретную работу. Не добавляйте пользователей в состав всего рабочего пространства, если им нужен доступ только к одному холсту, проекту или другому общему элементу.

Это особенно полезно для работы с клиентами, поставщиками, фрилансерами, партнерами, студентами в рамках одного занятия, участниками интервью, внешними рецензентами и временными участниками воркшопов. Они могут работать в той области, которой Вы делитесь, не становясь частью каталога участников Вашего рабочего пространства.

Для подробного ознакомления со всеми ролями прочитайте статью Участники, гости и внешние соавторы. Для обычного обмена файлами с коллегами ознакомьтесь со статьей Как делиться результатами работы с коллегами.

Доступность и разрешения

Гость, внешний соавтор или участник рабочего пространства

Правильный выбор зависит от того, какими должны быть права пользователя после завершения совместной работы. Если человек должен исчезнуть из Вашего рабочего пространства после одного обзора, ограничьте его доступ рамками конкретного элемента. Если ему предстоит продолжать совместную работу в других областях, пригласите его в качестве участника.

Где приглашать гостей или внешних соавторов

Начните с работы, которой Вы хотите поделиться. Доступ для внешних соавторов настраивается на уровне отдельных элементов, поэтому приглашать их следует непосредственно в проекте, на холсте или в другом рабочем элементе, а не через раздел Люди.

1. Откройте холст, проект или элемент.
2. Для холста откройте меню Поделиться. Для проекта откройте меню дополнительных действий или действие в заголовке и выберите Управление участниками. Для других элементов откройте элементы управления доступом, доступные на панели этого элемента.
3. Выберите способ предоставления доступа: отправка приглашения по электронной почте, копирование ссылки или гостевой сценарий, доступный для данной работы.
4. Укажите уровень доступа: просмотр, комментарий или редактирование.
5. Отправьте приглашение или ссылку с понятным пояснением.
6. После завершения рецензирования закройте или ограничьте доступ, если пользователю он больше не требуется.

Особенности совместной работы на холстах описаны в статьях Совместная работа с гостями и Как поделиться холстом.

Выберите подходящий уровень доступа

Доступ с правом на Комментарий обычно является оптимальным началом для внешнего рецензирования. Это обеспечивает полноценное взаимодействие и защищает от случайных изменений содержимого.

Что видят и чего не видят внешние пользователи

Доступ для гостей и внешних соавторов строго ограничен рамками элементов, к которым им открыли доступ. Они не получают автоматический доступ к разделу Люди, командам, разделу Оплата, настройкам рабочего пространства, несвязанным проектам, личным холстам или общим файлам рабочего пространства.

Они могут видеть имена, комментарии, присутствующих соавторов и содержимое внутри элемента, к которому предоставлен совместный доступ. Если общий холст содержит конфиденциальную информацию, удалите ее или создайте отдельный холст для рецензирования перед приглашением внешних пользователей.

Они могут получать ссылки, упоминания или уведомления только в тех случаях, когда это разрешено настройками самого элемента и их уровнем доступа. Скопированная ссылка на комментарий по-прежнему требует наличия прав на просмотр исходной работы.

В проектах внешние соавторы могут отображаться в разделе Управление участниками для этого проекта, не являясь участниками самого рабочего пространства. На холстах они могут отображаться в настройках совместного доступа к холсту или на панели присутствующих соавторов. Эти списки отражают права доступа к конкретному элементу и не заменяют каталог Люди.

Особенности учетных записей и отображения имен

В зависимости от параметров ссылки и настроек рабочего пространства гостям может быть предложено ввести отображаемое имя или войти в систему. Внешним соавторам может потребоваться войти в систему с использованием того адреса электронной почты, на который было отправлено приглашение. Если они используют другую учетную запись, система ALLO может распознать их как другого пользователя.

Если гость или внешний соавтор сообщает, что не может получить доступ к работе, уточните, какой адрес электронной почты или метод входа он использовал. Несоответствие учетных записей является частой проблемой, особенно при переключении между рабочими, учебными, личными профилями, а также учетными записями Google и Microsoft.

Примеры использования

Клиенту необходимо утвердить концепцию дизайна. Поделитесь холстом, предоставив права на Комментарий. Попросите его оставить комментарии к тем разделам холста, которые требуют доработки.

Внештатному специалисту необходимо создать контент на одном холсте. Предоставьте ему права на редактирование этого холста на период выполнения проекта. Закройте доступ сразу после окончания действия контракта.

Поставщику необходимо обновить результаты работы в рамках одного проекта. Добавьте его в качестве внешнего соавтора через меню проекта Управление участниками, а затем убедитесь, что ему открыты только этот проект и связанные с ним холсты.

Участнику воркшопа нужно добавить стикеры во время одного занятия. Используйте доступ для гостей или режим общего доступа, разрешенный в Вашем рабочем пространстве, а затем закройте доступ после завершения воркшопа.

Новому сотруднику требуется доступ ко многим проектам, и он должен отображаться в каталоге Люди. Не используйте доступ для гостей. Отправьте ему обычное приглашение в рабочее пространство.

Примечания об уровнях доступа и деактивации

Доступ для внешних соавторов отличается от статуса деактивированного участника рабочего пространства. Если пользователь ранее состоял в рабочем пространстве и теперь деактивирован, его старый статус может блокировать доступ даже при наличии прямой ссылки на элемент. Администратору рабочего пространства может потребоваться сначала восстановить статус пользователя, а затем предоставить ему доступ к конкретному элементу в качестве внешнего соавтора.

Если внешнему пользователю больше не требуется доступ к работе, участник с соответствующими правами должен удалить его из списка общего доступа в диалоговом окне Поделиться или отключить ссылку. Удаление пользователя из одного элемента никак не влияет на другие связанные с ним общие материалы.

Если пользователь должен стать постоянным членом Вашей команды, используйте Приглашение участников в рабочее пространство. Не продолжайте использовать доступ для гостей для тех, кому требуется постоянный рабочий контекст.

Распространенные ошибки

• Предоставление полного членства всем подряд: Добавление внешних рецензентов в состав участников рабочего пространства открывает избыточный доступ к Вашим рабочим процессам. Пользуйтесь точечным доступом для гостей.
• Избыточные права на редактирование: Предоставление прав на изменение там, где достаточно возможности оставить комментарий. Всегда выбирайте права на Комментарий по умолчанию для внешних проверок.
• Бесконтрольная пересылка ссылок: Предположение о безопасности общих ссылок. Регулярно проверяйте, кто может открыть ссылку и какие права она предоставляет.
• Забытый доступ после завершения проекта: Внешние пользователи сохраняют права после окончания контракта. Своевременно закрывайте доступ.
• Использование старых ссылок для деактивированных коллег: Попытки бывших участников войти по старым ссылкам приводят к ошибкам доступа. Обратитесь к администратору для смены статуса учетной записи.

Решение проблем с внешним доступом

• Пользователь не может открыть ссылку:
  • Проверьте правильность адреса электронной почты получателя и настройки разрешений.
  • Убедитесь, что пользователь вошел в систему под нужной учетной записью.
  • При необходимости отправьте доступ повторно на верный адрес.
• Элемент открывается только в режиме просмотра (нельзя оставлять комментарии или редактировать):
  • Измените уровень прав в меню совместного доступа.
  • Статус гостя сам по себе не заменяет установленное ограничение на просмотр.
• Ссылка запрашивает доступ (страница запроса прав):
  • Рассмотрите входящий запрос в Вашем разделе Входящие или в окне общего доступа.
  • Подробнее см. раздел Использование папки Входящие.
• Содержимое холста содержит конфиденциальные данные:
  • Немедленно удалите внешнего пользователя из списка доступа.
  • Проверьте, нужно ли отключить ссылку или скопировать холст в более безопасную версию для рецензирования.
• Пользователю нужен доступ к другим частям рабочего пространства:
  • Не пытайтесь настроить доступ к каждому элементу по отдельности.
  • Отправьте полноценное приглашение в рабочее пространство.