Invitare ospiti e collaboratori esterni

Invitare persone esterne con il livello di accesso minimo necessario

Utilizzate l'accesso come Ospite o collaboratore esterno quando una persona esterna allo spazio di lavoro ha la necessità di rivedere, commentare o contribuire a un lavoro specifico. Evitate di aggiungere utenti all'intero spazio di lavoro se hanno bisogno di accedere solo a un singolo canvas, a un progetto o a un altro elemento condiviso.

Questa soluzione è particolarmente indicata per clienti, fornitori, freelance, partner, studenti impegnati in una singola attività, partecipanti a interviste, revisori esterni e partecipanti temporanei a workshop. Queste persone potranno lavorare nello spazio condiviso senza dover entrare a far parte della directory dello spazio di lavoro.

Per una panoramica completa dei ruoli disponibili, consultate la guida Membri, ospiti e collaboratori esterni. Per la condivisione ordinaria con i colleghi del team, consultate la guida Condividere il lavoro con i colleghi.

Disponibilità e permessi

Ospite, collaboratore esterno o membro dello spazio di lavoro

La scelta corretta dipende dalle esigenze previste al termine della collaborazione. Se l'utente deve essere rimosso dal contesto dello spazio di lavoro dopo una singola revisione, è preferibile mantenere un livello di accesso limitato. Se invece deve continuare a collaborare in modo continuativo all'interno dello spazio di lavoro, è opportuno invitarlo come membro.

Dove invitare ospiti o collaboratori esterni

Iniziate dal lavoro che desiderate condividere. La gestione dei collaboratori esterni avviene a livello di singolo elemento; pertanto, l'area corretta in cui intervenire è di solito il progetto, il canvas o un altro elemento di lavoro specifico, e non la directory delle persone.

1. Aprite il canvas, il progetto o l'elemento interessato.
2. Per un canvas, aprite la sezione Condividi. Per un progetto, aprite il menu delle opzioni (tre puntini) o l'azione nell'intestazione e selezionate Gestisci membri. Per gli altri elementi, aprite i relativi controlli di accesso visualizzati sull'elemento stesso.
3. Scegliete se inviare l'invito via e-mail, copiare un link o utilizzare il flusso per gli Ospiti disponibile per quel tipo di lavoro.
4. Selezionate il livello di accesso: visualizzazione, Commento o modifica.
5. Inviate l'invito o il link fornendo un contesto chiaro.
6. Al termine della revisione, rimuovete l'accesso o riducetene il livello se l'utente non ne ha più bisogno.

Per i comportamenti specifici del canvas, consultate le guide Collaborare con gli ospiti e Condividere un canvas.

Scegliere i permessi corretti

L'accesso con permesso di Commento rappresenta di solito il punto di partenza ideale per le revisioni esterne. Consente una collaborazione efficace senza il rischio di modifiche accidentali ai contenuti.

Cosa possono e non possono vedere le persone esterne

L'accesso come Ospite e collaboratore esterno è limitato esclusivamente al lavoro condiviso. Queste persone non visualizzeranno automaticamente le sezioni Persone, Team, la Fatturazione, le impostazioni dello spazio di lavoro, i progetti non correlati, i canvas privati o i file estesi a tutto lo spazio di lavoro.

Gli utenti esterni possono visualizzare nomi, commenti, collaboratori visibili e i contenuti all'interno dell'elemento che avete condiviso. Se il canvas condiviso contiene informazioni riservate, vi suggeriamo di rimuoverle o di creare un canvas di revisione separato prima di invitare persone esterne.

Possono ricevere link, menzioni o notifiche solo se l'elemento e il loro livello di accesso lo consentono. Un link a un Commento copiato richiede comunque i permessi di accesso al lavoro sottostante.

Nei progetti, un collaboratore esterno può essere incluso nell'elenco Gestisci membri dello specifico progetto senza dover diventare un membro dello spazio di lavoro. Nei canvas, queste persone possono comparire nelle aree di condivisione o di collaborazione del canvas stesso. Tali elenchi rappresentano liste di accesso per il singolo elemento e non sostituiscono la Directory delle persone.

Comportamento di account e nomi

A seconda del link e delle impostazioni dello spazio di lavoro, agli Ospiti potrebbe essere richiesto di inserire un nome visualizzato o di accedere. I collaboratori esterni potrebbero dover accedere con l'indirizzo e-mail a cui è stato inviato l'invito. Se utilizzano un account diverso, ALLO potrebbe trattarli come utenti distinti.

Se un Ospite o un collaboratore esterno segnala di non riuscire ad accedere al lavoro, chiedete quale indirizzo e-mail o metodo di accesso ha utilizzato. I problemi di mancata corrispondenza dell'account sono frequenti, in particolare quando si utilizzano account aziendali, scolastici, Google, Microsoft o personali.

Esempi pratici

• Un cliente deve approvare la direzione di un design: condividete il canvas con un accesso di tipo Commento. Chiedete al cliente di inserire i propri commenti direttamente nelle sezioni specifiche che richiedono modifiche.
• Un collaboratore freelance deve creare contenuti all'interno di un singolo canvas: condividete il canvas interessato con diritti di modifica per la durata del progetto. Rimuovete l'accesso al termine del contratto.
• Un fornitore deve aggiornare i deliverable all'interno di un progetto: aggiungetelo dall'area Gestisci membri del progetto come collaboratore esterno, quindi verificate che possa aprire solo il progetto e i canvas di sua competenza.
• Un partecipante a un workshop deve aggiungere note adesive durante una sessione: utilizzate l'accesso come Ospite o la modalità di condivisione consentita dal vostro spazio di lavoro, quindi riducete il livello di accesso al termine del workshop.
• Un nuovo dipendente ha bisogno di accedere a numerosi progetti e deve essere visibile nella directory delle persone: non utilizzate l'accesso come Ospite, ma invitate l'utente direttamente all'interno dello spazio di lavoro.

Note su permessi e disattivazione

L'accesso per i collaboratori esterni è distinto dall'appartenenza disattivata allo spazio di lavoro. Se un utente era in precedenza un membro dello spazio di lavoro ed è stato successivamente disattivato, lo stato di membro precedente potrebbe bloccare l'accesso prima che la condivisione del singolo elemento diventi efficace. In questo caso, potrebbe essere necessario che un amministratore dello spazio di lavoro risolva lo stato del membro prima di condividere l'elemento specifico tramite accesso esterno.

Se una persona esterna non deve più accedere al lavoro, l'utente abilitato alla gestione degli accessi per quell'elemento dovrà rimuoverla dalla finestra di dialogo Condividi o disabilitare il link di condivisione utilizzando i controlli di condivisione disponibili per quell'elemento. La rimozione di un utente da un singolo elemento non influisce su altri lavori condivisi non correlati.

Se l'utente deve diventare un collaboratore ordinario del team, utilizzate la procedura Invitare membri dello spazio di lavoro. Evitate di continuare a utilizzare l'accesso come Ospite per chi necessita di un contesto operativo continuo nello spazio di lavoro.

Errori comuni

• Evitate di concedere l'appartenenza allo spazio di lavoro a ogni revisore esterno: questo livello di accesso è solitamente molto più ampio di quanto necessario per la maggior parte delle revisioni.
• Evitate di concedere l'accesso di modifica quando è sufficiente il permesso di Commento: l'accesso in modifica per gli utenti esterni deve essere una scelta consapevole e mirata.
• Non presumete che un link condiviso possa essere inoltrato all'infinito: verificate sempre chi può aprire il link e quali permessi concede.
• Ricordate di rimuovere l'accesso esterno al termine di un progetto: l'accesso condiviso deve riflettere la relazione professionale attiva.
• Non chiedete a un ex membro disattivato di continuare a provare con i vecchi link: richiedete a un amministratore dello spazio di lavoro di individuare la procedura di ripristino corretta.

Ripristino dell'accesso esterno in caso di errore

• La persona non riesce ad aprire il link di condivisione

  • Causa/Soluzione: Verificate l'esattezza del link, l'indirizzo e-mail dell'account invitato, lo spazio di lavoro attivo e i permessi dell'elemento. Se l'utente sta utilizzando l'account errato, inviate l'accesso all'indirizzo corretto o chiedetegli di effettuare l'accesso con l'account invitato.

• L'utente apre l'elemento condiviso ma non riesce a lasciare commenti o a modificarlo

  • Causa/Soluzione: Modificate i permessi dell'elemento condiviso. L'identità di Ospite non consente di superare un accesso impostato in sola lettura.

• Il link apre una richiesta di autorizzazione all'accesso (flusso di richiesta)

  • Causa/Soluzione: Se disponete delle autorizzazioni necessarie, esaminate la richiesta direttamente dalla Posta in arrivo o dall'area di condivisione dell'elemento. Per ulteriori dettagli, consultate la guida Utilizzare la Posta in arrivo.

• Il lavoro condiviso contiene dati riservati o sensibili

  • Causa/Soluzione: Rimuovete immediatamente l'utente esterno. Successivamente, valutate se disabilitare il link o se duplicare l'elemento creandone una versione di revisione più sicura e priva di informazioni riservate.

• L'utente esterno ha bisogno di diventare un membro effettivo dello spazio di lavoro

  • Causa/Soluzione: Interrompete i tentativi di configurazione dei permessi del singolo elemento e inviate un invito formale per entrare nello spazio di lavoro.