Condividere il lavoro con i collaboratori

Condividete il lavoro che le persone devono effettivamente revisionare

La condivisione è lo strumento che consente di coinvolgere un utente su un elemento specifico: un canvas, un progetto, un'attività, una dashboard, un file o un obiettivo (Goals/OKRs). Una condivisione corretta fornisce l'accesso necessario per svolgere l'attività senza la necessità di aggiungere l'utente come membro permanente dello spazio di lavoro, se ha bisogno di un solo elemento.

La prassi più sicura consiste nel definire preventivamente il ruolo del collaboratore. Ha necessità di esaminare, commentare, modificare o unirsi allo spazio di lavoro a lungo termine? La risposta determina se utilizzare la condivisione del singolo elemento, i commenti, un invito allo spazio di lavoro o l'accesso come Ospite.

Per comprendere i diversi ruoli, consultate la guida Membri, Ospiti e collaboratori esterni. Per la condivisione specifica dei canvas, fate riferimento a Condividere un canvas. Per i revisori esterni, consultate Invitare ospiti e collaboratori esterni.

Disponibilità e autorizzazioni

Dove trovare le opzioni di condivisione

I controlli di condivisione sono solitamente posizionati accanto all'elemento di lavoro.

Se il pulsante di condivisione non è visibile, l'elemento potrebbe essere in modalità di sola lettura, archiviato o non disponibile, oppure il vostro ruolo potrebbe non consentire la condivisione. Consultate la guida Cosa fare quando il lavoro è in sola lettura prima di ipotizzare un malfunzionamento del pulsante.

Scegliere l'autorizzazione corretta

Per la maggior parte delle revisioni, si consiglia di utilizzare l'accesso con autorizzazione di Commento. In questo modo, i feedback rimangono collegati al lavoro senza rischiare modifiche accidentali. Utilizzate l'accesso di modifica quando è previsto che l'utente intervenga direttamente sul lavoro.

Un link non garantisce sempre l'accesso

Copiare un link è utile per aiutare un utente a navigare verso un elemento di lavoro, ma non sempre ne garantisce l'accesso. Questa è una delle cause più frequenti dei messaggi di errore relativi alla mancanza di autorizzazioni.

Prima di inviare un link, verificate se si tratta di una semplice scorciatoia di navigazione o se concede l'accesso in base alle impostazioni di condivisione dell'elemento. Se il destinatario è un membro dello spazio di lavoro, il link consentirà l'apertura dell'elemento solo se l'utente dispone già delle autorizzazioni necessarie. Se si trova all'esterno dello spazio di lavoro, potrebbe essere necessario configurare un accesso come Ospite o collaboratore esterno.

Se un utente richiede l'accesso dopo aver aperto un link, verificate la richiesta anziché inviare nuovamente lo stesso link. La richiesta vi mostrerà l'account utilizzato dall'utente e l'elemento che ha tentato di aprire.

Condividere il lavoro con un collaboratore

1. Aprite l'elemento che desiderate condividere.
2. Selezionate il pulsante di condivisione o il controllo di accesso dell'elemento.
3. Cercate il collaboratore per nome o e-mail utilizzando la funzione Cerca.
4. Scegliete l'autorizzazione di visualizzazione, Commento o modifica in base alle attività che l'utente deve svolgere.
5. Aggiungete un breve messaggio (all'esterno di ALLO o direttamente nel thread del Commento) spiegando cosa richiedete.
6. Chiedete di aprire il link dopo aver effettuato l'accesso all'account corretto dello spazio di lavoro.

Se non riuscite a trovare il collaboratore, verificate se è iscritto come membro dello spazio di lavoro. Potrebbe essere necessario inviare un invito allo spazio di lavoro prima che possa apparire nei risultati di ricerca dei membri. Consultate la guida Invitare membri nello spazio di lavoro.

Se il collaboratore ha bisogno di ritrovare l'elemento in un second momento, indirizzatelo alla sezione corrispondente alla modalità di ricezione: Condivisi con me per gli elementi condivisi, Inbox per le notifiche, o Lavori recenti della Home per gli elementi aperti di recente.

Condividere il lavoro con un utente esterno

Utilizzate autorizzazioni limitate per clienti, fornitori, freelance, partner, studenti impegnati in una singola attività e per tutte le persone che non devono diventare membri dello spazio di lavoro.

Iniziate dal canvas o dal progetto necessario. Scegliete l'accesso come Ospite o collaboratore esterno, se disponibile. Concedete le autorizzazioni di visualizzazione, Commento o modifica in base alle effettive necessità lavorative. Se l'utente necessita di un accesso continuo a diversi progetti, valutate con un amministratore dello spazio di lavoro l'opportunità di aggiungerlo come membro.

Per comprendere nel dettaglio il modello di collaborazione esterna, consultate la guida Invitare ospiti e collaboratori esterni.

Aggiungere contesto alla condivisione

Un link condiviso senza contesto genera lavoro aggiuntivo. Specificate al destinatario le vostre esigenze e su quali elementi concentrarsi.

Esempi utili di note di condivisione includono:

Note su autorizzazioni e visibilità

La condivisione di un singolo elemento non rende il destinatario un membro dello spazio di lavoro. I collaboratori esterni e gli Ospiti di solito non compaiono nell'elenco delle persone o dei team. Potete gestire il loro accesso direttamente dall'elemento condiviso.

L'iscrizione allo spazio di lavoro non garantisce l'accesso di modifica a ogni elemento. Un membro può avere autorizzazioni di sola visualizzazione su un canvas e di modifica su un altro.

Se un elemento appartiene a un altro spazio di lavoro, lo spazio di lavoro attivo è fondamentale. Un utente può essere membro di uno spazio di lavoro ma non di quello che possiede l'elemento collegato.

Se una notifica o un link condiviso mostra un errore all'apertura, l'elemento originale potrebbe essere stato eliminato, spostato, archiviato, non più condiviso o bloccato a causa della disattivazione dell'iscrizione allo spazio di lavoro dell'utente.

Errori comuni

• Invio di un URL non elaborato: Non limitatevi a inviare l'indirizzo web. Aprite le impostazioni di condivisione e verificate le autorizzazioni.
• Invito dei clienti all'intero spazio di lavoro: Se è sufficiente l'accesso di tipo Commento su un singolo canvas, non invitate i clienti allo spazio di lavoro. L'iscrizione allo spazio di lavoro è più ampia e può influire sulla gestione della Licenza.
• Assegnazione del ruolo di amministratore: Non promuovete un utente ad amministratore solo perché deve modificare un canvas. Utilizzate l'accesso di modifica specifico sul canvas.
• Presumere che un ospite possa commentare: L'identità di un Ospite non supera le autorizzazioni del link. Se il link è di sola visualizzazione, l'Ospite non potrà commentare.
• Duplicazione del lavoro per problemi di accesso: Se un collaboratore non riesce ad aprire un elemento, non ricreatelo da zero. Verificate prima lo spazio di lavoro, l'e-mail dell'account e le autorizzazioni dell'elemento.

Risoluzione dei problemi di condivisione

Se un collaboratore riscontra un errore di accesso, procedete come segue per risolvere il problema:

• Errore di accesso generico: Richiedete l'e-mail con cui ha effettuato l'accesso, il link esatto e uno screenshot del messaggio di errore. Successivamente, verificate le impostazioni di condivisione dell'elemento.
• Membro dello spazio di lavoro che non riesce ad accedere: Verificate e concedete l'accesso specifico per l'elemento. Se non è ancora un membro ma dovrebbe esserlo, utilizzate la procedura per Invitare membri nello spazio di lavoro. Se deve rimanere esterno, utilizzate l'accesso come Ospite o collaboratore esterno.
• Link non funzionante da notifiche o chat: Se il link è stato aperto da Inbox, e-mail o da una vecchia chat, verificate se l'elemento esiste ancora e se le autorizzazioni sono state modificate. Per un elenco completo delle verifiche, consultate Cosa fare quando non si riesce ad accedere al lavoro.
• Accesso richiesto da un ex membro disattivato: Chiedete all'amministratore dello spazio di lavoro di ripristinare o verificare lo stato dell'utente. La disattivazione può bloccare i vecchi link prima che vengano applicate le impostazioni di condivisione dell'elemento.