Compartilhar trabalho com colegas de equipe

Compartilhe o trabalho que as pessoas realmente precisam revisar

O compartilhamento é a forma de trazer alguém para um trabalho específico: um canvas, projeto, tarefa, painel, arquivo ou item de Metas/OKRs. Um bom compartilhamento oferece à pessoa o acesso necessário para realizar a tarefa sem torná-la um membro completo do espaço de trabalho quando ela precisa apenas de um único item.

O hábito mais seguro é decidir a tarefa primeiro. Eles precisam inspecionar, comentar, editar ou fazer parte do espaço de trabalho a longo prazo? A resposta determina se você deve usar o compartilhamento de itens, comentários, um convite para o espaço de trabalho ou o acesso de Convidado.

Para entender os perfis de acesso, comece com Membros, convidados e colaboradores externos. Para compartilhamento específico de canvas, use Compartilhar um canvas. Para revisores externos, consulte Convidar convidados e colaboradores externos.

Disponibilidade e permissões

Onde encontrar as opções de compartilhamento

Os controles de compartilhamento geralmente ficam próximos ao trabalho em questão.

Se a opção de compartilhar não estiver visível, o item pode estar definido como somente leitura para você, arquivado, indisponível, ou sua função pode não permitir o compartilhamento. Consulte Quando o trabalho é somente leitura antes de achar que o botão está com problemas.

Escolha a permissão

Utilize o acesso de Comentário para a maioria das revisões. Isso mantém o feedback anexado ao trabalho sem permitir edições acidentais. Use o acesso de edição quando for esperado que a pessoa altere o trabalho diretamente.

Um link nem sempre garante permissão

Copiar um link ajuda a pessoa a navegar até o trabalho, mas nem sempre garante acesso. Essa é uma das causas mais comuns para mensagens de “Sem permissão”.

Antes de enviar um link, verifique se ele é apenas um atalho de navegação ou se realmente concede acesso de acordo com as configurações de compartilhamento do item. Se o destinatário for um membro do espaço de trabalho, o link o levará ao item somente se ele já tiver permissão. Se ele estiver fora do espaço de trabalho, poderá precisar de acesso como Convidado ou colaborador externo.

Se alguém solicitar acesso após abrir um link, revise a solicitação de acesso em vez de enviar o mesmo link novamente. A solicitação informará qual conta a pessoa está utilizando e qual trabalho tentou abrir.

Compartilhar com um colega de equipe

1. Abra o item que você deseja compartilhar.
2. Abra o menu de Compartilhar ou o controle de acesso do item.
3. Use a opção Buscar para encontrar o colega de equipe por nome ou e-mail.
4. Escolha entre visualizar, usar a permissão de Comentário ou editar com base no trabalho que ele precisa realizar.
5. Adicione uma mensagem curta fora do ALLO ou na linha de comentários explicando o que você precisa dele.
6. Peça para ele abrir o link enquanto estiver conectado à conta correta do espaço de trabalho.

Se não for possível encontrar o colega de equipe, verifique se ele é um membro do espaço de trabalho. Ele pode precisar de um convite para o espaço de trabalho antes de aparecer na busca de membros. Consulte Convidar membros para o espaço de trabalho.

Se o colega de equipe precisar encontrar o trabalho novamente mais tarde, use o caminho correspondente a como ele o recebeu: Compartilhado comigo para itens compartilhados, Caixa de entrada para notificações ou Trabalhos recentes da página inicial para trabalhos abertos recentemente.

Compartilhar com uma pessoa externa

Utilize o acesso restrito para clientes, fornecedores, freelancers, parceiros, estudantes de uma atividade única e pessoas que não devem se tornar membros do espaço de trabalho.

Comece pelo canvas ou projeto de que eles precisam. Escolha o acesso como Convidado ou colaborador externo onde estiver disponível. Conceda permissão de visualização, Comentário ou edição de acordo com a tarefa real. Se precisarem de acesso contínuo a vários projetos, pergunte a um administrador do espaço de trabalho se eles devem se tornar membros.

Para conhecer o modelo completo de colaboração externa, consulte Convidar convidados e colaboradores externos.

Adicione contexto ao compartilhar

Um link compartilhado sem contexto gera trabalho extra. Informe ao destinatário o que você precisa e onde ele deve focar.

Notas de compartilhamento úteis incluem:

Notas sobre permissão e visibilidade

Compartilhar um único item não torna o destinatário um membro do espaço de trabalho. Colaboradores externos e convidados geralmente não aparecem em Pessoas ou equipes. Gerencie o acesso deles a partir do item compartilhado.

A associação ao espaço de trabalho não garante acesso de edição a todos os itens. Um membro pode ter acesso apenas para visualização em um canvas e ser editor em outro.

Se um item pertencer a outro espaço de trabalho, o espaço de trabalho ativo é o que importa. Uma pessoa pode ser membro de um espaço de trabalho, mas não do espaço de trabalho proprietário do trabalho vinculado.

Se uma notificação ou link compartilhado abrir com um erro, o item original pode ter sido excluído, movido, arquivado, ter seu compartilhamento cancelado ou ter sido bloqueado devido à desativação da associação ao espaço de trabalho.

Erros comuns

Evite os seguintes equívocos comuns ao compartilhar seu trabalho:

• Enviar apenas a URL do link: Não envie uma URL direta achando que o compartilhamento está concluído. Abra a opção Compartilhar e confirme a permissão necessária.
• Convidar clientes para o espaço de trabalho: Não convide clientes para todo o espaço de trabalho quando o acesso de Comentário em um único canvas for suficiente. A associação ao espaço de trabalho é mais ampla e afeta o gerenciamento de licenças.
• Promover membros a administradores desnecessariamente: Não mude a função de alguém para administrador do espaço de trabalho só porque a pessoa precisa editar um canvas. Use o acesso de edição diretamente no canvas.
• Achar que convidados têm permissão automática: Não presuma que um Convidado pode comentar se o link estiver configurado como somente visualização. A identidade de Convidado não se sobrepõe à permissão do link.
• Duplicar ou recriar o trabalho: Não recrie o trabalho do zero quando um colega de equipe disser que não consegue abri-lo. Verifique o espaço de trabalho ativo, o e-mail da conta dele e as permissões do item primeiro.

Como resolver problemas de compartilhamento

Se um usuário encontrar um erro de acesso, siga estas etapas para solucionar o problema:

1. Colete as informações básicas: Peça à pessoa o e-mail com o qual ela está conectada, o link exato que está tentando acessar e uma captura de tela da mensagem de erro. Em seguida, verifique as configurações em Compartilhar.
2. Ajuste o tipo de acesso:
   • Se a pessoa for um membro do espaço de trabalho: Conceda acesso direto ao item.
   • Se ela não for um membro e deveria ser: Use a opção Convidar membros para o espaço de trabalho.
   • Se ela deve continuar fora do espaço de trabalho: Use o acesso de Convidado ou de colaborador externo.
3. Verifique a validade do item: Se o link foi aberto a partir da Caixa de entrada, de um e-mail ou de um chat antigo, verifique se o item ainda existe ou se as permissões foram alteradas. Consulte Quando você não consegue acessar o trabalho para ver a lista de verificação completa.
4. Trate de contas desativadas: Se um ex-membro desativado precisar de um item, peça a um administrador do espaço de trabalho para resolver o status da conta dele primeiro. A desativação pode bloquear links antigos antes mesmo de as permissões de compartilhamento do item serem aplicadas.