Permissões e visibilidade de templates

Visibilidade e gerenciamento de templates são permissões diferentes

As permissões de template determinam quem pode ver o template, criar um canvas a partir dele, visualizar previamente o conteúdo, editar a estrutura reutilizável, duplicar, excluir ou alterar a visibilidade e as tags.

É comum que uma pessoa tenha permissão para criar a partir de um template, mas não para editá-lo ou excluí-lo. Na maioria dos espaços de trabalho, a permissão de reutilização é mais abrangente do que a permissão de gerenciamento.

Para conhecer o modelo de template, consulte a Visão geral dos templates de canvas.

Entenda o canvas de origem para templates personalizados

Os templates personalizados de um espaço de trabalho são baseados em um canvas de origem, e o ALLO mantém os dois sincronizados. Um template personalizado tem duas opções de visibilidade em Configurações do modelo: Todos os membros de [espaço de trabalho] ou Apenas eu. Quando o proprietário escolhe a visibilidade do espaço de trabalho, o ALLO dá a todos os membros do espaço de trabalho acesso ao canvas de origem. Quando o proprietário escolhe Apenas eu, o ALLO remove todas as outras pessoas desse canvas. Não existe uma etapa de compartilhamento separada que possa ser esquecida.

Se alguém consegue ver um template do espaço de trabalho na biblioteca, mas ainda não consegue visualizá-lo nem criar a partir dele, não tente contornar o problema compartilhando o canvas de origem manualmente ou criando duplicatas; templates duplicados carregam o mesmo problema adiante. Peça a um administrador do espaço de trabalho que confirme a visibilidade do template e, se a falha continuar, entre em contato com o suporte.

Padrões comuns de visibilidade

Não existe uma configuração restrita a equipes ou funções para um template personalizado. Ver o cartão, visualizar previamente o conteúdo, criar a partir dele e gerenciá-lo continuam sendo permissões distintas.

Quem pode criar a partir de um template

Você pode criar a partir dos templates que consegue acessar e usar no espaço de trabalho atual ou no contexto de criação. Os templates padrão costumam estar amplamente disponíveis, enquanto os templates personalizados dependem da visibilidade do espaço de trabalho e do acesso de origem.

Criar um canvas a partir de um template não concede acesso amplo ao novo canvas. O novo canvas segue as regras de compartilhamento do local de criação. Se ele for criado dentro de um projeto, as regras do projeto serão aplicadas. Se for independente, o criador precisará compartilhá-lo.

Se um colega de equipe conseguir criar a partir de um template, mas não conseguir abrir o canvas que você criou, compartilhe o novo canvas ou projeto. Consulte Compartilhar um canvas.

Quem pode editar templates

A edição de templates costuma ser limitada aos proprietários ou a usuários com permissão de gerenciamento. Editar um template altera o ponto de partida reutilizável para futuros canvases, mas não reescreve os canvases que já foram criados a partir dele.

Se a opção Iniciar edição estiver ausente, verifique se o template é um modelo padrão do ALLO, se você é proprietário ou gerente do template personalizado e se há mais de um template selecionado.

Se você precisar de uma variação, mas não puder editar o original, peça ao proprietário para duplicá-lo ou crie um novo template personalizado, caso sua função permita.

Quem pode duplicar templates

A opção de duplicar pode estar disponível para templates personalizados e, às vezes, para outros templates reutilizáveis, dependendo das configurações do espaço de trabalho. A duplicação é útil para criar variações reais, não para uso único.

Se a opção Criar modelo a partir deste estiver ausente, você pode não ter permissão, o tipo de template pode não ser compatível com essa ação ou seu espaço de trabalho pode restringir o gerenciamento de templates. Se você precisar apenas de um canvas, crie-o diretamente a partir do template.

Após duplicar, atualize o nome, as tags, a visibilidade e a visualização prévia do conteúdo para que a duplicata não seja confundida com o original.

Quem pode excluir templates

A exclusão costuma ser restrita, pois remove um ponto de partida reutilizável da biblioteca. Excluir um template não exclui os canvases que já foram criados a partir dele, mas pode afetar as equipes que dependem desse modelo para trabalhos futuros.

Antes de excluir, confirme se o template está obsoleto, se foi duplicado incorretamente ou se foi substituído por uma versão melhor. Se apenas o proprietário ainda precisa dele, defina-o como Apenas eu em vez de excluí-lo.

Se a opção de excluir estiver ausente, fale com o proprietário do template ou com o administrador do espaço de trabalho.

Quem pode alterar a visibilidade e as tags

As alterações de visibilidade e tags afetam a descoberta de itens. Um template visível no espaço de trabalho pode se tornar o ponto de partida padrão para muitos usuários. Um template tornado privado desaparecerá da biblioteca de outras pessoas. As tags podem tornar os templates mais fáceis ou mais difíceis de encontrar.

Trate a visibilidade e as tags como uma manutenção da biblioteca, e não apenas como ajustes estéticos. Se um template for destinado ao uso amplo, escolha tags claras antes de mudá-lo para a visibilidade do espaço de trabalho. Se for um rascunho, mantenha-o em Apenas eu.

Para orientações sobre organização, consulte Buscar e organizar templates.

Solucionar problemas: templates ausentes

• O template não está visível para um usuário:
  • Verifique se você está no espaço de trabalho correto.
  • Verifique os termos de busca, as tags, a visibilidade e o tipo do template.
  • Confirme se o template não foi renomeado ou excluído.
• Apenas alguns usuários conseguem visualizar o template:
  • Compare as funções e as contas dos usuários.
  • O template pode estar definido como Apenas eu, ou o usuário pode estar conectado a outro espaço de trabalho ou a outra conta.
• Um template padrão do ALLO está ausente para todos:
  • O espaço de trabalho pode não ter essa entrada de catálogo disponível.
  • O catálogo pode precisar de uma revisão do suporte.

Solucionar problemas: falhas na visualização ou criação

• O usuário consegue ver um template do espaço de trabalho, mas não consegue visualizá-lo:
  • Atualize a página uma vez.
  • A visibilidade do espaço de trabalho já compartilha o canvas de origem. Se a visualização continuar falhando, um administrador do espaço de trabalho ou o suporte precisa investigar; não altere o compartilhamento manualmente.
• A visualização prévia funciona, mas a criação do canvas falha:
  • Atualize a página e tente novamente.
  • Verifique se o local de criação é permitido (canvas independente, canvas do projeto ou outro local).
  • Se a falha ocorrer apenas em um projeto, o problema pode estar nas permissões do projeto.
• A criação funciona para o proprietário, mas falha para outros usuários:
  • Compare a visibilidade do template.
  • Verifique as funções no espaço de trabalho dos usuários afetados.

Solucionar problemas: falhas ao editar ou excluir

• As opções Iniciar edição, Configurações do modelo, Criar modelo a partir deste ou Remover estão ausentes:
  • Verifique o tipo do template. Os templates padrão do ALLO geralmente não permitem edição no espaço de trabalho.
  • Verifique a sua função no espaço de trabalho e o estado de seleção.
  • Iniciar edição, Criar modelo a partir deste e Configurações do modelo ficam ocultas enquanto houver mais de um template selecionado.
• A ação aparece disponível, mas apresenta falha ao ser executada:
  • Atualize a página e tente novamente.
  • O template pode ter sido alterado ou excluído em outra aba, ou ter tido a visibilidade alterada.
• O acesso está com erro em um template importante:
  • Entre em contato com um administrador do espaço de trabalho ou com o suporte.
  • Informe o nome do template, o espaço de trabalho, os usuários afetados, a ação que falhou e se a visualização prévia ou a criação de canvas está funcionando.

Exemplos de permissões

Um membro do espaço de trabalho pode criar a partir de Sprint retro, mas não pode editá-lo porque o proprietário do template gerencia a estrutura padrão.

Um líder de equipe pode editar Customer interview - pesquisa porque é o proprietário do template personalizado, mas um Convidado externo não pode usá-lo, porque a visibilidade do espaço de trabalho abrange apenas os membros do espaço de trabalho.

Um líder de equipe muda Onboarding checklist de Apenas eu para a visibilidade do espaço de trabalho. Agora todos os membros do espaço de trabalho podem visualizá-lo e criar a partir dele, sem que ninguém precise compartilhar o canvas de origem separadamente.

Um canvas criado a partir de um template é privado para o criador até ser compartilhado, mesmo que o próprio template esteja visível no espaço de trabalho.