Autorisations et visibilité des modèles

La visibilité et la gestion des modèles sont des autorisations distinctes

Les autorisations de modèle répondent à plusieurs questions : qui peut voir le modèle, qui peut créer un canvas à partir de celui-ci, qui peut prévisualiser le contenu, qui peut modifier la structure réutilisable, qui peut le dupliquer, qui peut le supprimer et qui peut modifier sa visibilité ou ses étiquettes.

Une personne peut être autorisée à créer un canvas à partir d'un modèle sans pour autant avoir le droit de le modifier ou de le supprimer. Cela est tout à fait normal. Dans de nombreux espaces de travail, l'autorisation de réutilisation est plus large que l'autorisation de gestion.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement des modèles, consultez la Présentation des modèles de canvas.

Comprendre le canvas source pour les modèles personnalisés

Les modèles personnalisés d'un espace de travail reposent sur un canvas source. La carte du modèle, ses paramètres et l'accès au canvas source doivent être parfaitement alignés. Si ce n'est pas le cas, un utilisateur pourra voir le modèle dans la bibliothèque sans parvenir à le prévisualiser ou à créer un canvas à partir de celui-ci.

Par exemple, le propriétaire d'un modèle peut rendre un modèle personnalisé visible pour l'espace de travail, tout en oubliant que le canvas source est toujours privé. Le modèle semble alors disponible, mais les autres utilisateurs ne peuvent pas en charger le contenu.

Si l'accès à un modèle personnalisé semble incohérent, vérifiez à la fois la visibilité du modèle et le partage du canvas source. Ne résolvez pas ce problème en créant des doublons au hasard : les modèles dupliqués risquent de reproduire la même confusion.

Modèles de visibilité courants

Les libellés exacts peuvent varier, mais le principe reste le même : afficher la carte, prévisualiser le contenu, créer un canvas à partir de celui-ci et gérer le modèle sont des fonctionnalités distinctes.

Qui peut créer un canvas à partir d'un modèle

Les utilisateurs peuvent créer des canvases à partir des modèles auxquels ils ont accès et qu'ils peuvent utiliser dans l'espace de travail actuel ou dans le contexte de création. Les modèles standards peuvent être largement disponibles. Les modèles personnalisés dépendent de la visibilité au sein de l'espace de travail et de l'accès à la source.

La création d'un canvas à partir d'un modèle ne garantit pas un accès étendu au nouveau canvas. Celui-ci suit les règles de partage de l'emplacement où il a été créé. S'il est créé au sein d'un projet, le contexte de ce projet peut s'appliquer. S'il est autonome, le créateur devra peut-être le partager.

Si l'un de vos collaborateurs peut créer un canvas à partir d'un modèle mais ne parvient pas à ouvrir le canvas que vous avez créé, partagez ce nouveau canvas ou le projet associé. Consultez Partager un canvas.

Qui peut modifier les modèles

La modification d'un modèle est généralement réservée aux propriétaires ou aux personnes disposant d'une autorisation de gestion. Modifier un modèle change le point de départ réutilisable pour les futurs canvases. Cela ne réécrit pas les canvases déjà créés à partir de ce modèle.

Si l'option de modification est manquante, vérifiez s'il s'agit d'un modèle ALLO standard, si vous possédez ou gérez ce modèle personnalisé, si le modèle fait l'objet de restrictions ou si le canvas source existe toujours.

Si vous avez besoin d'une variante mais ne pouvez pas modifier l'original, demandez au propriétaire de le dupliquer ou créez un nouveau modèle personnalisé si votre rôle vous y autorise.

Qui peut dupliquer les modèles

L'option de duplication peut être disponible pour les modèles personnalisés et, parfois, pour d'autres modèles réutilisables selon les paramètres de l'espace de travail. La duplication est utile pour créer de véritables variantes, et non pour un usage unique.

Si l'option de duplication est manquante, il est possible que vous ne disposiez pas des autorisations nécessaires, que le type de modèle ne la prenne pas en charge ou que votre espace de travail restreigne la gestion des modèles. Si vous avez seulement besoin d'un canvas, créez-le directement à partir du modèle.

Après avoir dupliqué un modèle, mettez à jour son nom, ses étiquettes, sa visibilité et son aperçu de contenu pour éviter toute confusion avec l'original.

Qui peut supprimer les modèles

La suppression d'un modèle est généralement restreinte car elle retire un point de départ réutilisable de la bibliothèque. Supprimer un modèle ne supprime pas les canvases déjà créés à partir de celui-ci, mais cela peut perturber les équipes qui s'appuient dessus pour leurs travaux futurs.

Avant de procéder à une suppression, confirmez que le modèle est obsolète, qu'il a été mal dupliqué ou qu'il a été remplacé par un modèle plus adapté. Si le modèle doit simplement être masqué pour certains utilisateurs, modifiez sa visibilité plutôt que de le supprimer, si cette option est disponible.

Si l'option de suppression est manquante, contactez le propriétaire du modèle ou un administrateur de l'espace de travail.

Qui peut modifier la visibilité et les étiquettes

Les modifications de visibilité et d'étiquettes affectent la découverte des modèles. Un modèle rendu visible dans l'espace de travail peut devenir un point de départ standard pour de nombreuses personnes. Un modèle rendu privé peut disparaître de la bibliothèque des autres utilisateurs. Les étiquettes peuvent rendre les modèles plus ou moins faciles à trouver.

Considérez la visibilité et les étiquettes comme des tâches de maintenance de la bibliothèque, et non comme de simples ajustements esthétiques. Si un modèle est destiné à un usage général, choisissez des étiquettes claires et veillez à ce que le canvas source soit accessible. S'il s'agit d'un brouillon, gardez-le privé ou restreint.

Pour obtenir des conseils d'organisation, consultez Rechercher et organiser les modèles.

Dépannage : modèles manquants

• Le modèle n'apparaît pas dans la bibliothèque :
  • Vérifiez d'abord que vous êtes connecté au bon espace de travail.
  • Vérifiez les termes de Recherche et les étiquettes saisis.
  • Vérifiez si le modèle a été renommé ou supprimé par son propriétaire.
• Un collaborateur voit le modèle mais pas vous :
  • Comparez les rôles et les types de comptes au sein de l'espace de travail.
  • Le modèle peut être privé ou faire l'objet de restrictions d'accès.
  • Le canvas source est peut-être configuré avec des accès restreints auxquels vous n'avez pas droit.
• Un modèle ALLO standard est invisible pour tout le monde :
  • L'entrée du catalogue n'est peut-être pas disponible pour votre espace de travail.
  • Le catalogue nécessite peut-être une révision de la part du support technique.

Dépannage : échecs de prévisualisation ou de création

• Le modèle est visible mais la prévisualisation échoue :
  • Le problème provient généralement de l'accès au canvas source.
  • Demandez au propriétaire d'ouvrir le canvas source et de confirmer que les utilisateurs ciblés possèdent les droits de lecture.
• La prévisualisation fonctionne mais la création échoue :
  • Actualisez votre page et réessayez.
  • Vérifiez si le contexte de création est autorisé (canvas autonome, projet spécifique ou autre emplacement).
  • Si l'échec se produit uniquement dans un projet, le problème peut venir des autorisations de ce projet.
• La création fonctionne pour le propriétaire mais pas pour les autres :
  • Comparez la visibilité du modèle et l'accès au canvas source.
  • Vérifiez et comparez les rôles dans l'espace de travail des utilisateurs concernés.

Dépannage : échecs de modification et de suppression

• Les options Modifier, Paramètres, Dupliquer ou Supprimer n'apparaissent pas :
  • Vérifiez d'abord le type de modèle. Les modèles standards ne permettent généralement pas l'édition au sein de l'espace de travail.
  • Vérifiez votre rôle dans l'espace de travail ainsi que l'accès au canvas source.
  • Vérifiez l'état de sélection et si le modèle fait l'objet de restrictions.
• Le bouton de l'action s'affiche mais l'action échoue :
  • Actualisez la page et réessayez.
  • Le modèle a peut-être été modifié, supprimé, ou les autorisations de son canvas source ont été mises à jour depuis un autre onglet.
• L'accès à un modèle important est défectueux :
  • Contactez un administrateur de l'espace de travail ou le support ALLO.
  • Fournissez le nom du modèle, l'espace de travail, les utilisateurs concernés, l'action qui a échoué, et indiquez si la prévisualisation ou la création fonctionne toujours.

Exemples d'autorisations

Un membre de l'espace de travail peut créer un canvas à partir de "Rétrospective de sprint" mais ne peut pas le modifier car le propriétaire du modèle gère sa structure standard.

Un chef d'équipe peut modifier "Entretien client - recherche" parce qu'il possède ce modèle personnalisé, mais un Invité externe peut uniquement créer un canvas à partir de celui-ci si cet Invité dispose des droits de visibilité et d'accès au canvas source.

Un modèle apparaît lors d'une Recherche mais sa prévisualisation échoue pour la plupart des utilisateurs car le canvas source est privé. Pour résoudre ce problème, il convient d'ajuster l'accès au canvas source ou la visibilité du modèle afin qu'ils correspondent.

Un canvas créé à partir d'un modèle reste privé pour son créateur jusqu'à ce qu'il soit partagé, même si le modèle en lui-même est visible par tout l'espace de travail.