Rechercher et organiser des templates

Une bibliothèque de templates utile est facile à rechercher et fiable

Les templates ne font gagner du temps que si les utilisateurs parviennent à trouver le bon et à s'assurer qu'il est à jour. La Recherche, les étiquettes, les noms, les aperçus et le nettoyage fonctionnent tous ensemble. Si la bibliothèque est remplie de noms vagues et de copies obsolètes, les collaborateurs recommenceront à dupliquer manuellement d'anciens canvases.

Utilisez le gestionnaire de templates de canvas pour effectuer une Recherche, prévisualiser, créer à partir d'un template, modifier, dupliquer, étiqueter, supprimer et gérer la visibilité des templates lorsque votre rôle vous y autorise.

Pour en savoir plus sur le modèle de template, consultez l'article Présentation des templates de canvas.

Rechercher des templates

Ouvrez les templates de canvas et utilisez le champ de Recherche. Effectuez une Recherche par flux de travail, type de réunion, équipe, modèle de client ou nom de template. Les termes de Recherche recommandés incluent retro, kickoff, launch, design review, lesson, interview, planning ou brief.

Des suggestions ou des historiques de Recherche de templates récents peuvent s'afficher. Utilisez-les lorsqu'ils correspondent au flux de travail dont vous avez besoin. Effacez la requête pour revenir à la bibliothèque de templates complète.

La Recherche de templates est réservée aux templates. Utilisez l'article Recherche globale dans ALLO lorsque vous recherchez un véritable canvas, un projet, un fichier, une personne, un tableau de bord ou un objectif.

Utiliser les étiquettes et les catégories

Les étiquettes aident les utilisateurs à trouver des templates par flux de travail. Les groupes d'étiquettes utiles incluent le type de réunion, l'équipe, le processus métier, la phase client, la classe, la phase du projet ou le type de revue.

Veillez à ce que vos étiquettes restent prévisibles. Les étiquettes Retrospective et Retro ne doivent pas coexister sans raison précise dans votre espace de travail. Normalisez les étiquettes comme Launch, Go-to-market et GTM afin que les utilisateurs puissent effectuer leur Recherche en toute confiance.

N'utilisez pas d'étiquettes pour des informations qui ont déjà leur place dans le nom du template. Un template nommé Weekly planning n'a pas besoin d'une étiquette weekly planning, sauf si les étiquettes sont indispensables pour piloter une expérience de navigation spécifique.

Prévisualiser avant d'organiser

Avant de renommer, de supprimer ou de dupliquer un template, prévisualisez-le. Même si le nom est vague, sa structure peut s'avérer utile. L'aperçu vous permet de vérifier si le template contient des invites à jour, des exemples obsolètes, des pages manquantes ou une structure endommagée.

Si la prévisualisation échoue, vérifiez vos autorisations ainsi que l'accès au canvas source avant de supposer que le template est vide. Consultez l'article Autorisations et visibilité des templates.

Dupliquer les templates pour de vraies variantes

Dupliquez un template lorsqu'un flux de travail nécessite une variante distincte et durable. Pour exemple, dupliquez Customer interview pour créer Customer interview - enterprise si les entretiens avec de grandes entreprises requièrent des invites différentes.

Ne dupliquez pas un template uniquement pour créer un canvas à usage unique. Créez plutôt un canvas à partir du template existant. Une accumulation de templates presque identiques nuit à la fiabilité globale de la bibliothèque.

Après avoir dupliqué un template, renommez immédiatement la nouvelle version et mettez à jour ses étiquettes, sa visibilité ainsi que son contenu d'aperçu afin que les utilisateurs comprennent sa raison d'être.

Modifier ou retirer les templates obsolètes

Si un template est obsolète mais reste utile, modifiez-le. Mettez à jour les invites, supprimez les exemples anciens, corrigez les noms de pages et adaptez sa structure aux pratiques actuelles.

Si un template ne doit plus être utilisé, supprimez-le ou limitez son accès si votre rôle vous y autorise. La suppression d'un template ne supprime pas les canvases déjà créés à partir de celui-ci. Ces canvases constituent des espaces de travail distincts.

Si vous hésitez sur l'utilité d'un template, renommez-le en précisant clairement son propriétaire ou consultez votre équipe avant de le supprimer. Ne laissez pas indéfiniment un template obsolète et vague dans la bibliothèque principale.

Organiser les templates par propriété

Chaque template personnalisé doit être associé à un propriétaire ou à un groupe de propriétaires. Celui-ci est chargé de le maintenir à jour, de définir sa visibilité et de résoudre les éventuels problèmes d'autorisation. Sans gestion active, les anciens templates peuvent rapidement devenir des sources d'erreurs.

Pour les templates destinés à l'ensemble d'une équipe, n'activez les paramètres de visibilité globale que lorsque le template est prêt pour une large réutilisation. Conservez les brouillons privés ou restreints jusqu'à ce qu'ils soient testés.

Pour templates personnels, utilisez des noms et des paramètres de visibilité qui indiquent clairement qu'ils sont personnels et qu'ils ne constituent pas des standards de l'espace de travail.

Actions groupées et templates sélectionnés

Le gestionnaire de templates peut afficher des actions supplémentaires après la sélection d'un ou plusieurs templates. Les actions groupées sont utiles pour ajouter des étiquettes, supprimer, déplacer ou modifier la visibilité, selon les fonctionnalités prises en charge par votre espace de travail.

Soyez prudent lors des suppressions groupées ou des modifications de visibilité en masse. Une erreur peut masquer des templates utiles pour votre équipe ou supprimer un point de départ réutilisable important. Prévisualisez ou vérifiez les noms sélectionnés avant de confirmer.

Si une action groupée n'est pas disponible, il est possible que votre rôle, votre état de sélection, le type de template ou les paramètres de l'espace de travail ne l'autorisent pas.

Si un template est manquant

• Vous ne parvenez pas à localiser un template :
  • Effacez le champ de Recherche et réinitialisez les filtres d'étiquettes.
  • Confirmez que vous êtes connecté au bon espace de travail.
  • Vérifiez si vous recherchez un template ALLO standard, un template personnalisé ou un autre mode de création (comme un canvas vierge ou une importation PDF).
• Le template a disparu de la bibliothèque :
  • Contactez le propriétaire pour savoir si le template a été renommé, restreint, supprimé ou remplacé.
  • S'il a été supprimé par erreur, vérifiez s'il est possible de le restaurer depuis le canvas d'origine ou la Corbeille.
• Un collègue voit le template mais pas vous :
  • Il s'agit probablement d'un problème d'autorisations.
  • Vérifiez s'il y a un décalage entre votre compte ou votre espace de travail actuel.
  • Consultez l'aide Lorsque votre travail semble avoir disparu pour obtenir une liste complète des étapes de récupération.

Exemples de maintenance

Pour une bibliothèque de templates de lancement, conservez une version unique et à jour de Launch brief, de Launch checklist et de Launch retrospective. Ne créez des variantes distinctes que si les équipes en ont un réel besoin.

Pour l'enseignement ou la formation, ajoutez des étiquettes par classe, type de cours ou format d'animation. Utilisez des noms intuitifs que les formateurs et les apprenants sont susceptibles d'entrer dans la Recherche.

Pour les équipes de conception, distinguez clairement Design critique, User interview synthesis et Concept review, plutôt que d'utiliser un unique template vague nommé Design template.