템플릿 검색하고 정리하기

잘 관리된 템플릿 목록은 찾기 쉽고 믿을 수 있습니다

템플릿으로 시간을 아끼려면 알맞은 템플릿을 찾을 수 있어야 하고, 그 템플릿이 최신이라고 믿을 수 있어야 합니다. 검색, 태그, 이름, 미리보기, 정리가 모두 함께 맞아야 합니다. 이름이 모호하고 오래된 사본이 가득한 목록이라면 사람들은 결국 예전 캔버스를 직접 복제해서 씁니다.

내 역할에서 허용하는 범위 안에서 캔버스 템플릿 관리 화면에서 템플릿을 검색하고, 미리 보고, 템플릿으로 캔버스를 만들고, 편집, 복제, 태그 지정, 삭제, 공개 범위 관리를 할 수 있습니다.

템플릿의 구분은 캔버스 템플릿 한눈에 보기를 참고하세요.

템플릿 검색하기

캔버스 템플릿을 열고 검색창을 사용하세요. 업무 흐름, 회의 종류, 팀, 고객사 작업 유형, 템플릿 이름으로 검색할 수 있습니다. 회고, 킥오프, 출시, 디자인 리뷰, 수업, 인터뷰, 계획, 브리프 같은 검색어가 잘 맞습니다.

추천 검색어나 최근 템플릿 검색어가 표시될 수 있습니다. 찾는 업무와 맞으면 선택하세요. 전체 템플릿 목록으로 돌아가려면 검색어를 지웁니다.

템플릿 검색은 템플릿만 찾습니다. 실제 캔버스, 프로젝트, 파일, 사람, 대시보드, 목표를 찾는다면 ALLO 전체 검색을 사용하세요.

태그와 카테고리 활용하기

태그를 붙여 두면 업무 흐름별로 템플릿을 찾기 쉽습니다. 회의 종류, 팀, 업무 프로세스, 고객 단계, 수업, 프로젝트 단계, 리뷰 유형이 태그 기준으로 쓰기 좋습니다.

태그는 누구나 예상할 수 있게 정하세요. 특별한 이유가 없다면 회고와 레트로를 함께 두지 않습니다. 출시, 시장 진출, GTM처럼 같은 뜻의 태그도 하나로 통일해야 사람들이 헷갈리지 않고 검색할 수 있습니다.

템플릿 이름에 들어갈 정보를 태그로 따로 만들지 마세요. 태그로 목록을 탐색하는 화면을 따로 쓰는 경우가 아니라면 주간 계획 템플릿에 주간 계획 태그를 붙일 필요는 없습니다.

하려는 일이 드러나게 이름 짓기

템플릿 이름에는 사용자가 시작하려는 일을 쓰세요. 고객 인터뷰, 스프린트 회고, 디자인 크리틱, 출시 브리프, 고객사 킥오프는 사람들이 찾는 목적과 바로 맞아떨어지는 좋은 이름입니다.

팀 운영 템플릿 v3 사본, 민지 초안, 새 템플릿, 캔버스 템플릿 최종처럼 만든 사람만 알아볼 수 있는 이름은 피하세요. 이런 이름은 검색을 어렵게 하고 어느 템플릿이 최신인지 헷갈리게 만듭니다.

특정 팀이나 프로세스에서 쓰는 템플릿이라면 이름에 그 정보를 넣으세요. 마케팅 출시 브리프, 제품 스프린트 계획, 영업 첫 미팅처럼 씁니다.

정리하기 전에 미리보기로 확인하기

템플릿 이름을 바꾸거나, 삭제하거나, 복제하기 전에 미리보기로 확인하세요. 이름은 모호해도 구조는 여전히 쓸 만할 수 있습니다. 미리보기를 보면 작성 안내가 최신인지, 오래된 예시가 남아 있는지, 빠진 페이지나 깨진 구조가 있는지 알 수 있습니다.

미리보기가 열리지 않으면 템플릿이 비어 있다고 판단하기 전에 권한과 원본 캔버스 접근 권한을 확인하세요. 템플릿 권한과 공개 범위를 참고하세요.

따로 쓸 버전이 필요할 때만 복제하기

한 업무에서 오래 따로 쓸 버전이 필요할 때 템플릿을 복제하세요. 예를 들어 기업 고객 인터뷰에 다른 질문이 필요하다면 고객 인터뷰를 복제해 고객 인터뷰 - 기업 고객을 만듭니다.

한 번 쓸 캔버스를 만들려고 템플릿을 복제하지 마세요. 그럴 때는 템플릿으로 캔버스를 만들면 됩니다. 거의 같은 템플릿이 많아지면 어떤 템플릿을 믿고 써야 할지 알기 어려워집니다.

복제했다면 새 템플릿의 이름을 바로 바꾸고 태그, 공개 범위, 미리보기 내용을 수정하세요. 그래야 다른 사람도 이 템플릿이 왜 있는지 알 수 있습니다.

오래된 템플릿 고치거나 정리하기

오래됐지만 아직 쓸 만한 템플릿이라면 편집하세요. 작성 안내를 최신 내용으로 바꾸고, 오래된 예시를 지우고, 페이지 이름을 고치고, 지금 일하는 방식에 맞게 구조를 정리합니다.

더 이상 쓰지 않아야 하는 템플릿이라면 역할이 허용하는 경우 삭제하거나 공개 범위를 제한하세요. 템플릿을 삭제해도 그 템플릿으로 이미 만든 캔버스는 삭제되지 않습니다. 그 캔버스들은 별개의 작업물입니다.

아직 필요한 템플릿인지 확실하지 않다면 삭제하기 전에 관리하는 사람이 드러나도록 이름을 바꾸거나 팀에 확인하세요. 모호하고 오래된 템플릿을 기본 목록에 그대로 두지 마세요.

관리하는 사람 정해 두기

모든 커스텀 템플릿에는 관리하는 사람이나 그룹이 있어야 합니다. 템플릿 소유자는 내용을 최신으로 유지하고, 공개 범위를 정하고, 권한 문제를 처리합니다. 관리하는 사람이 없으면 오래된 템플릿이 아무도 모르는 사이에 잘못된 시작점이 됩니다.

팀 전체가 쓸 템플릿은 여러 사람이 재사용할 준비가 됐을 때만 워크스페이스에 공개하세요. 초안은 충분히 확인할 때까지 비공개로 두거나 공개 범위를 제한합니다.

개인용 템플릿은 이름과 공개 범위만 봐도 워크스페이스 표준이 아니라 개인용이라는 것을 알 수 있게 하세요.

여러 템플릿을 선택해 한 번에 작업하기

템플릿 관리 화면에서 템플릿을 하나 이상 선택하면 추가 작업이 표시될 수 있습니다. 워크스페이스에서 지원하는 범위에 따라 태그 지정, 삭제, 이동, 공개 범위 변경을 한 번에 처리할 수 있습니다.

일괄 삭제나 공개 범위 변경은 조심해서 사용하세요. 실수하면 팀에 필요한 템플릿이 보이지 않게 되거나 엉뚱한 템플릿이 삭제될 수 있습니다. 확정하기 전에 미리보기로 확인하거나 선택한 템플릿 이름을 다시 확인하세요.

일괄 작업이 보이지 않는다면 역할, 선택 상태, 템플릿 종류, 워크스페이스 설정 때문에 해당 작업을 쓸 수 없는 상태일 수 있습니다.

템플릿이 보이지 않을 때

검색어를 지우고, 태그 필터를 해제하고, 워크스페이스가 맞는지 확인하세요. 찾는 것이 ALLO 표준 템플릿인지, 워크스페이스 커스텀 템플릿인지, 빈 캔버스나 PDF 가져오기 같은 만들기 방법인지도 구분합니다.

템플릿 소유자에게 이름이 바뀌었는지, 공개 범위가 제한됐는지, 삭제됐는지, 다른 템플릿으로 대체됐는지 문의하세요. 실수로 삭제됐다면 관련 캔버스나 휴지통에서 복구할 수 있는지 확인합니다.

다른 사람에게는 보이는데 나에게만 보이지 않는다면 권한 문제이거나 워크스페이스나 계정이 다를 가능성이 큽니다. 더 자세한 확인 순서는 작업이 보이지 않을 때를 참고하세요.

정리 예시

출시 관련 템플릿이라면 지금 쓰는 출시 브리프, 출시 체크리스트, 출시 회고를 하나씩만 두고, 팀에 꼭 필요할 때만 알아보기 쉬운 변형을 추가합니다.

교육이나 연수용 템플릿은 수업, 수업 유형, 진행 방식으로 태그를 붙이세요. 강사와 학생이 실제로 검색할 만한 이름을 씁니다.

디자인 팀이라면 모호한 디자인 템플릿 하나보다 디자인 크리틱, 사용자 인터뷰 정리, 콘셉트 리뷰를 따로 두는 편이 좋습니다.