Поиск и систематизация шаблонов

Полезная библиотека шаблонов должна быть простой в поиске и вызывать доверие

Шаблоны экономят время только в том случае, если пользователи могут легко найти нужный вариант и быть уверены в его актуальности. Поиск, теги, названия, предварительный просмотр и очистка библиотеки работают взаимосвязанно. Если библиотека перегружена неопределенными названиями и устаревшими копиями, пользователи вернутся к ручному дублированию старых холстов.

Используйте диспетчер шаблонов холстов для поиска, предварительного просмотра, создания на основе шаблона, редактирования, дублирования, добавления тегов, удаления и управления видимостью шаблонов, если ваша роль позволяет выполнять эти действия.

Чтобы узнать больше о модели шаблонов, изучите Обзор шаблонов холстов.

Поиск шаблонов

Откройте шаблоны холстов и используйте поле поиска. Вы можете выполнять поиск по рабочему процессу, типу встречи, команде, шаблону работы с клиентом или названию шаблона. Подходящие поисковые запросы включают в себя retro, kickoff, launch, design review, lesson, interview, planning или brief.

На экране могут появиться поисковые подсказки или недавние поисковые запросы. Используйте их, если они соответствуют нужному рабочему процессу. Очистите поле запроса, чтобы вернуться к полному списку библиотеки шаблонов.

Поиск шаблонов предназначен исключительно для работы с шаблонами. Если вам требуется найти конкретный холст, проект, файл, пользователя, панель мониторинга или цель, используйте Поиск по всему ALLO.

Использование тегов и категорий

Теги помогают пользователям находить шаблоны по рабочим процессам. В число полезных групп тегов входят тип встречи, команда, бизнес-процесс, этап работы с клиентом, учебное занятие, этап проекта или тип обзора.

Старайтесь делать теги предсказуемыми. Избегайте одновременного использования тегов Retrospective и Retro, если только для этого нет особых причин в вашем рабочем пространстве. Теги вроде Launch, Go-to-market и GTM следует стандартизировать, чтобы пользователи могли уверенно выполнять поиск.

Не используйте теги для информации, которая должна содержаться в названии шаблона. Например, шаблону с названием Еженедельное планирование не требуется тег еженедельное планирование, за исключением случаев, когда теги используются для настройки особого режима просмотра.

Называйте шаблоны в соответствии с задачами пользователей

Названия шаблонов должны описывать работу, которую пользователь планирует начать. Такие названия, как Интервью с клиентом, Ретроспектива спринта, Анализ дизайна, Бриф запуска и Вводная встреча по проекту, эффективны, поскольку они точно соответствуют намерениям пользователей.

Избегайте технических названий вроде Team Ops Template v3 copy, Sarah draft, New template или Canvas template final. Подобные названия усложняют поиск и вызывают сомнения в том, какой шаблон действительно актуален.

Если шаблон привязан к конкретной команде или процессу, добавьте этот контекст: Бриф запуска маркетинга, Планирование спринта продукта или Вводный звонок отдела продаж.

Предварительный просмотр перед систематизацией

Перед переименованием, удалением или дублированием шаблона воспользуйтесь функцией предварительного просмотра. Название может быть неясным, но структура шаблона все еще может оказаться полезной. Предварительный просмотр позволяет проверить наличие актуальных подсказок, отсутствие устаревших примеров, пропущенных страниц или нарушений структуры.

Если предварительный просмотр недоступен, сначала проверьте свои права доступа и доступ к исходному холсту, прежде чем делать вывод о том, что шаблон пуст. Подробности приведены в разделе Права доступа и видимость шаблонов.

Дублирование шаблонов для создания вариантов

Дублируйте шаблон, когда для рабочего процесса требуется отдельный, постоянный вариант. Например, дублируйте шаблон Интервью с клиентом для создания варианта Интервью с клиентом: крупный бизнес, если интервью на уровне крупных корпораций требуют иных подсказок.

Не создавайте дубликаты только для разового использования холста. Вместо этого создайте новый холст на основе существующего шаблона. Слишком большое количество почти идентичных шаблонов подрывает доверие к библиотеке.

После дублирования сразу переименуйте новый шаблон и обновите теги, параметры видимости и содержимое предварительного просмотра, чтобы другие пользователи понимали его назначение.

Редактирование или архивирование устаревших шаблонов

Если шаблон устарел, но все еще полезен, отредактируйте его. Обновите подсказки, удалите старые примеры, исправьте названия страниц и приведите структуру в соответствие с текущей практикой работы.

Если шаблон больше не должен использоваться, удалите или ограничьте его, если ваша роль позволяет это сделать. Удаление шаблона не приводит к удалению холстов, созданных на его основе. Эти холсты представляют собой самостоятельную работу.

Если вы не уверены, нужен ли шаблон, переименуйте его, явно указав имя владельца в контексте, или проконсультируйтесь с командой перед удалением. Не оставляйте неясные устаревшие шаблоны в основной библиотеке на неопределенный срок.

Систематизация шаблонов по владельцам

Каждый пользовательский шаблон должен иметь владельца или группу владельцев. Владелец отвечает за поддержание его актуальности, выбор параметров видимости и решение проблем с правами доступа. Без явного владельца старые шаблоны незаметно превращаются в ловушки для пользователей.

Для общекомандных шаблонов включайте видимость на уровне рабочего пространства только тогда, когда шаблон действительно готов к широкому использованию. Сохраняйте черновики личными или ограниченными, пока они не будут протестированы.

Для личных шаблонов используйте такие названия и параметры видимости, которые ясно указывают на их личный характер, а не на стандарты рабочего пространства.

Групповые действия и выбранные шаблоны

Выберите несколько шаблонов, и диспетчер шаблонов покажет, сколько из них выбрано, а также предложит Очистить всё, Выбрать всё и Удалить. Удаление здесь единственное групповое действие. Теги и видимость меняются по одному шаблону в разделе Настройки шаблона.

Перед подтверждением группового удаления проверьте выбранные названия. Удаленные шаблоны не попадают в корзину, поэтому ошибочный выбор безвозвратно уничтожит нужные заготовки.

Если шаблон отсутствует

Очистите поле поиска, сбросьте фильтры тегов и убедитесь, что вы находитесь в правильном рабочем пространстве. Проверьте, что именно вы ищете: стандартный шаблон ALLO, пользовательский шаблон рабочего пространства или вариант создания вроде чистого холста или импорта PDF.

Уточните у владельца шаблона, не был ли он переименован, сделан личным, удален или заменен. У удаленного пользовательского шаблона нет обычного способа восстановления: он не попадает в Корзину. Холсты, уже созданные из него, это не затрагивает.

Если другой пользователь видит шаблон, а вы нет, скорее всего, дело в правах доступа или в несовпадении рабочего пространства либо учетной записи. Подробный контрольный список для восстановления приведен в статье Если материалы не отображаются.

Примеры обслуживания библиотеки

Для библиотеки шаблонов запуска поддерживайте один актуальный Бриф запуска, один Контрольный список запуска, одну Ретроспективу запуска и создавайте отдельные варианты только при реальной необходимости для команд.

Для сферы образования или обучения добавляйте теги по классам, типам уроков или форматам проведения занятий. Используйте названия, которые преподаватели и студенты будут вводить при поиске.

Для команд дизайнеров разделяйте шаблоны на Анализ дизайна, Синтез результатов интервью и Обзор концепта, избегая создания одного общего и неясного шаблона под названием Шаблон дизайна.