テンプレートの検索と整理

便利なテンプレートライブラリは、検索しやすく信頼できるものです

テンプレートは、ユーザーが適切なものをすぐに見つけ、それが最新であると信頼できるときに初めて時間を節約できます。検索、タグ、名前、プレビュー、および整理はすべて連動しています。もしライブラリが曖昧な名前や古いコピーで溢れてしまうと、ユーザーは再び過去のキャンバスを手動で複製するようになってしまいます。

権限を持つロール（役割）のユーザーは、キャンバステンプレートマネージャーを使用して、テンプレートの検索、プレビュー、テンプレートからの作成、編集、複製、タグ付け、削除、および公開範囲の管理を行うことができます。

テンプレートの仕組みについては、キャンバステンプレートの概要をご参照ください。

テンプレートの検索

「キャンバステンプレート」を開き、検索フィールドを使用します。ワークフロー、ミーティングの種類、チーム、クライアントのパターン、またはテンプレート名で検索できます。効果的な検索キーワードの例として、retro、kickoff、launch、design review、lesson、interview、planning、brief などのキーワードが効果的です。

おすすめのテンプレートや最近の検索履歴が表示される場合があります。必要なワークフローに一致する場合は、これらを選択してご利用ください。入力をクリアすると、テンプレートライブラリの全件表示に戻ります。

テンプレートの検索はテンプレート専用の機能です。実際のキャンバス、プロジェクト、ファイル、メンバー、ダッシュボード、または目標をお探しの場合は、ALLO全体の検索をご利用ください。

タグとカテゴリの活用

タグを使用すると、ワークフローに基づいてテンプレートを簡単に見つけることができます。効果的なタググループの例として、ミーティングの種類、チーム、ビジネスプロセス、顧客ステージ、クラス、プロジェクトのフェーズ、レビューの種類などがあります。

タグの命名ルールを一貫したものに保ちます。ワークスペース内で特別な理由がない限り、Retrospective と Retro の両方が混在しないようにしてください。Launch、Go-to-market、GTM などの表記は、ユーザーが確信を持って検索できるように統一（標準化）する必要があります。

テンプレート名に含めるべき情報をタグに指定することは避けてください。たとえば、「週次計画」という名前のテンプレートに、ブラウズ体験を特定化するなどの具体的な目的がない限り、weekly planning タグを重ねて付与する必要はありません。

ユーザーの目的に合わせたテンプレート命名

テンプレート名は、ユーザーがこれから始めようとする業務を具体的に表すものであるべきです。「顧客インタビュー」、「スプリントレトロスペクティブ」、「デザイン批評」、「ローンチ概要」、「クライアントキックオフ」といった名前は、ユーザーの意図に直結しているため優れた命名例です。

「Team Ops Template v3 copy」、「Sarah draft」、「New template」、「Canvas template final」といった、内部的な作業用と見られる名前は避けてください。これらの名前は検索の妨げになり、どのテンプレートが最新であるか判断しづらくなります。

特定のチームやプロセスに関連するテンプレートの場合は、そのコンテキストを含めます（例：「マーケティング・ローンチ概要」、「プロダクト・スプリント計画」、「セールス・ディスカバリーコール」）。

整理する前のプレビュー確認

テンプレート名の変更、削除、または複製を行う前に、プレビューで内容を確認してください。名前が曖昧であっても、構造自体は有用な場合があります。プレビューを使用すると、最新のプロンプトが設定されているか、古いサンプルが残っていないか、必要なページが欠落していないか、または構成が崩れていないかなどを確認できます。

プレビューが表示されない場合は、テンプレートが空であると判断する前に、権限や元のキャンバスへのアクセス権を確認してください。詳細は テンプレートの権限と公開範囲 をご参照ください。

必要なバリエーションに応じたテンプレートの複製

ワークフローにおいて、恒久的な別のバリエーションが必要な場合にのみ、テンプレートを複製します。たとえば、エンタープライズ向けのインタビューに異なるプロンプトが必要な場合は、「顧客インタビュー」を複製して「顧客インタビュー - エンタープライズ」を作成します。

1回限りのキャンバスを作成する目的でテンプレートを複製しないでください。その場合は、テンプレートから新しいキャンバスを作成します。類似したテンプレートが乱立すると、ライブラリ全体の信頼性が低下してしまいます。

複製後はすぐに新しいテンプレートの名前を変更し、タグ、公開範囲、プレビューコンテンツを更新して、そのテンプレートが存在する理由を他のユーザーが理解できるようにします。

古くなったテンプレートの編集と整理

テンプレートの内容が古くなっているものの、引き続き有用な場合は、編集を行ってください。プロンプトの更新、古いサンプルの削除、ページ名の修正を行い、現在の業務プロセスに適合するように構成を整えます。

今後は使用しないテンプレートは、権限を持つロールの場合、削除するかアクセスを制限してください。テンプレートを削除しても、そのテンプレートから既に作成されたキャンバスが削除されることはありません。既存のキャンバスは独立したデータとして維持されます。

テンプレートがまだ必要かどうか判断がつかない場合は、所有者のコンテキストを明確にした名前に変更するか、チームに確認してから削除してください。不鮮明で古いテンプレートをメインライブラリに無期限に残したままにしないでください。

所有者に基づくテンプレートの整理

すべてのカスタムテンプレートには、所有者または所有者グループを設定する必要があります。所有者は、テンプレートを最新に維持し、公開範囲を決定し、権限に関する問題に対処する責任を負います。所有者が曖昧なまま放置されると、古いテンプレートが知らぬ間に混乱を招く原因になります。

チーム全体で共有するテンプレートについては、広く再利用できる状態が整ってから「ワークスペースに公開」する設定を適用してください。テストが完了するまでは、下書きとして非公開にするか、アクセスを制限した状態に保ちます。

個人用のテンプレートについては、ワークスペースの標準テンプレートではなく、個人用であることが一目でわかる名前と公開範囲を設定してください。

複数選択したテンプレートに対する一括操作

テンプレートマネージャーで1つ以上のテンプレートを選択すると、追加の操作メニューが表示される場合があります。ワークスペースの設定内容に応じて、タグ付け、削除、移動、公開範囲の変更などの一括操作を行うことができます。

一括削除や一括での公開範囲の変更は慎重に行ってください。誤って操作すると、チームに必要なテンプレートが非表示になったり、再利用すべきテンプレートが失われたりする可能性があります。確定する前に、選択したテンプレート名に間違いがないかプレビューなどで再確認してください。

一括操作のオプションが表示されない場合は、ユーザーのロール、選択状態、テンプレートの種類、またはワークスペースの設定によって制限されている可能性があります。

テンプレートが見つからない場合

症状：探しているテンプレートが表示されない、またはライブラリに見つからない

この問題が発生した場合、以下の原因と解決策が考えられます。

• 検索条件やフィルターの設定： 検索欄をクリアし、設定されているタグフィルターを解除した上で、正しいワークスペースを選択しているかご確認ください。また、標準のALLOテンプレート、カスタムテンプレート、または「空のキャンバス」や「PDFインポート」などの他の作成オプションを探していないか再度確認してください。
• テンプレートの変更または削除： テンプレートの所有者に、名前の変更、アクセス制限、削除、または差し替えが行われていないか確認してください。誤って削除された場合は、該当するキャンバス履歴、または ゴミ箱 から復元できる可能性があります。
• 権限やアカウントの不一致： 他のユーザーには表示されているのに自分には表示されない場合、アクセス権限の不足、あるいは接続中のワークスペースやアカウントの不一致が原因であると考えられます。詳細な復元手順については、データが見つからない場合 のトラブルシューティングをご確認ください。

メンテナンスの実践例

ローンチ用テンプレートライブラリの例：最新の「ローンチ概要」、「ローンチチェックリスト」、「ローンチふりかえり」をそれぞれ1点ずつ維持し、チームが本当に必要とする場合のみ明確なバリエーションを追加します。

教育やトレーニングの例：授業、レッスンの種類、または進行形式（ファシリテーションフォーマット）ごとにタグを付けます。講師や学生が実際に検索しやすい名前を付けます。

デザインチームの例：曖昧な「デザインテンプレート」という名前のものを1つだけ置くのではなく、「デザイン批評」、「ユーザーインタビュー分析」、「コンセプトレビュー」のように目的ごとに切り分けて管理します。