テンプレートのプレビュー、編集、および複製

テンプレートを作成または変更する前のプレビュー

プレビュー機能を使用すると、新しいキャンバスを作成したり、テンプレートを編集したりする前に、テンプレートの構成（構造）を確認できます。テンプレートに似た名前が付けられている場合、どれが最新版であるか不確かな場合、またはプロンプトやページが実際の業務内容と一致しているかを確認したい場合に、プレビュー機能を活用してください。

プレビューを行うことは、レイアウトを確認するためだけに使い捨てのキャンバスを作成するよりも安全です。ワークスペースをクリーンに保つことができ、テンプレートの所有者が古いコンテンツに気づきやすくなります。

テンプレートの基本については、キャンバステンプレートの概要をご覧ください。

テンプレートをプレビューする

「キャンバステンプレート」を開き、該当するテンプレートを見つけて、カード、行、またはメニューから「プレビュー」を選択します。テンプレートのタイトル、ページ、セクション、プロンプト、サンプルのコンテンツ、および使用方法が記載されたノートなどを確認してください。

プレビューの内容に問題がなければ、それをもとにキャンバスを作成します。一回限りの用途として、プレビュー内容が希望に近いものの完全には一致しない場合は、一度キャンバスを作成してから、作成された新しいキャンバスを編集してください。テンプレート自体が古くなっている場合は、所有者にテンプレートの編集を依頼してください。

プレビューに失敗する場合は、テンプレートのコンテンツを表示する権限があるかどうかを確認してください。カスタムテンプレートの場合、元のソースキャンバスが利用できないか、制限されている可能性があります。詳細はテンプレートの権限と表示設定をご覧ください。

カスタムテンプレートを編集する

将来作成するキャンバスの、再利用可能な基本構造を変更したい場合は、テンプレートを編集します。これは、テンプレートから作成されたキャンバスを編集することとは異なります。テンプレートの編集は今後の使用に影響し、古いバージョンのテンプレートからすでに作成されているキャンバスが書き換えられることはありません。

テンプレートのメニューを開き、利用可能であれば「編集」またはそれに相当するアクションを選択します。テンプレートのコントロール画面に従って、元のコンテンツ、プロンプト、ページ、サンプル、名前、タグ、または設定を更新します。変更を保存した後、ユーザーと同じようにテンプレートをプレビューして確認してください。

「編集」オプションが表示されない場合、そのテンプレートはALLO標準テンプレートであるか、編集権限がないか、テンプレートが制限されているか、あるいは元のソースキャンバスが利用できない可能性があります。

編集するか複製するかの判断

今後、すべてのメンバーに対して古い構造を完全に置き換えるべきである場合は、既存のテンプレートを編集します。たとえば、チームが標準のアジェンダを変更した場合は、「週次プランニング」のテンプレートを更新します。

古い構造も引き続き有用でありながら、別のバリエーションが必要な場合は、テンプレートを複製します。たとえば、リーダーシップレビューで異なるプロンプトが必要な場合は、「デザイン批評」を複製して「デザイン批評 - リーダーシップレビュー」を作成します。

一回限りの使用のためにテンプレートが必要な場合は、そのテンプレートからキャンバスを作成してください。一度の会議を実行するためだけにテンプレートを複製することは避けてください。

テンプレートを複製する

テンプレートのメニューを開き、利用可能であれば「複製」を選択します。複製後は、すぐに名前を変更してください。他のユーザーが複製の目的を理解できるように、タグ、説明、プレビューコンテンツ、および表示設定を更新します。

複製が完了したら、名前が似ている場合はオリジナルと新しいテンプレートの両方をプレビューしてください。新しいテンプレートが、単に混乱を招く不必要なコピーになっていないことを確認します。

「複製」が表示されない場合は、テンプレートの種類、権限、選択状態、およびワークスペースの設定を確認してください。標準テンプレートは、一部のワークスペースで複製が許可されていない場合があります。

プレビューからキャンバスを作成する

多くのプレビュー画面から、直接キャンバスを作成できます。テンプレートを確認し、それが最適な開始点であると確信できた場合にこの操作を行ってください。新しいキャンバスにわかりやすい名前を付け、保存先のプロジェクトやワークスペースの場所を指定するよう求められた場合は、適切な場所を選択してください。キャンバス作成フローから開始する場合は、代わりにキャンバステンプレートの使用をご覧ください。

キャンバスを作成した後は、実際の業務に合わせて新しいキャンバスを編集します。再利用可能な開始点（テンプレート自体）を変更する必要がない限り、元のテンプレートに戻って編集を行わないように注意してください。

詳細はテンプレートからキャンバスを作成するをご覧ください。

テンプレートの削除または廃止

テンプレートから新しいキャンバスを作成する必要が完全になくなった場合にのみ、テンプレートを削除してください。テンプレートを削除しても、そのテンプレートからすでに作成されているキャンバスが削除されることはありません。それらのキャンバスは独立したファイルとして扱われます。

削除する前に、複製や代替テンプレートがないか検索してください。代替が存在する場合は、それがわかりやすく命名され、適切なメンバーに表示されていることを確認します。古いテンプレートが特定の少人数グループのみに引き続き必要な場合は、ワークスペースが対応していれば、削除する代わりに表示設定を制限することを検討してください。

誤ってテンプレートを削除してしまった場合は、速やかに所有者または管理者に連絡してください。テンプレートの保存方法に応じて、元のソースキャンバスまたはゴミ箱から復元できる可能性があります。

一括編集と選択アクション

テンプレートマネージャーでは、1つまたは複数のテンプレートを選択した後にのみアクションが表示される場合があります。一括操作は、対応しているワークスペースでタグ、表示設定、削除、またはクリーンアップを一括で行う際に役立ちます。

一括操作は慎重に行ってください。破壊的な変更を適用する前に、名前でテンプレートを選択し、必要に応じてプレビューを確認します。表示設定を一括で変更すると、そのテンプレートを必要としているユーザーからテンプレートが見えなくなる可能性があります。

一括操作が表示されない場合は、ご自身の役割（ロール）や、選択したテンプレートが編集可能なカスタムテンプレートであるかを確認してください。

権限とアクションの利用可能性

テンプレートに対する操作は、テンプレートの種類、ご自身の役割（ロール）、元のソースキャンバスへのアクセス権、およびワークスペースの設定によって決まります。標準テンプレートでは作成は許可されていても編集は許可されていない場合があります。カスタムテンプレートでは、多くのユーザーに対してプレビューと作成を許可し、編集権限を所有者のみに制限することができます。

テンプレートは表示されるもののプレビューができない場合は、元のコンテンツへのアクセスが制限されている可能性があります。プレビューはできるが編集ができない場合は、再利用（作成）権限はあっても管理（編集）権限がない可能性が考えられます。

詳細はテンプレートの権限と表示設定をご覧ください。

テンプレートライブラリの形骸化・乱立を防ぐ

編集または複製を行った後は、そこから新しいキャンバスを作成してテンプレートをテストしてください。名前、レイアウト、プロンプト、ページ、および権限が、一般的なユーザーにとって適切に設定されているかを確認します。

新しいテンプレートが新しい標準（基準）になった場合は、必ずチームに知らせてください。そうしないと、メンバーが使い慣れた古いテンプレートを習慣的に使い続けてしまう可能性があります。

ほぼ同じテンプレートが複数存在する場合は、どれが最新版であるかを決定し、それを明確にリネームした上で、残りの古いテンプレートを廃止してください。信頼性の低い不確かなテンプレートが大量にあるよりも、厳選された信頼できる少数のライブラリがある方が効果的です。