Vorlagen vorschauen, bearbeiten und duplizieren

Vorlagen vor dem Erstellen oder Ändern vorschauen

Die Vorschau ermöglicht es Ihnen, die Struktur einer Vorlage zu überprüfen, bevor Sie ein neues Canvas erstellen oder die Vorlage bearbeiten. Nutzen Sie die Vorschau, wenn Vorlagen ähnliche Namen haben, Sie sich unsicher sind, welche Version aktuell ist, oder wenn Sie bestätigen möchten, dass die Prompts und Seiten zur jeweiligen Arbeit passen.

Die Vorschau ist sicherer als das Erstellen temporärer Test-Canvases, nur um das Layout zu überprüfen. Dadurch bleibt der Arbeitsbereich übersichtlicher und Vorlagenbesitzer können veraltete Inhalte leichter erkennen.

Grundlegende Informationen zu Vorlagen finden Sie unter Übersicht über Canvas-Vorlagen.

Vorschau einer Vorlage anzeigen

Öffnen Sie die Canvas-Vorlagen, suchen Sie nach der gewünschten Vorlage und wählen Sie Vorschau auf der Karte, in der Zeile oder im Menü. Überprüfen Sie den Vorlagentitel, die Seiten, Abschnitte, Prompts, Beispielinhalte sowie alle Notizen zur Verwendung.

Wenn die Vorschau Ihren Vorstellungen entspricht, erstellen Sie ein Canvas aus der Vorlage. Wenn sie dem gewünschten Zweck nahekommt, aber für Ihren einmaligen Gebrauch nicht ganz passt, erstellen Sie das Canvas und passen Sie dieses nach der Erstellung an. Wenn die Vorlage selbst veraltet ist, bitten Sie den Besitzer, die Vorlage zu bearbeiten.

Falls die Vorschau nicht geladen werden kann, prüfen Sie, ob Sie die Berechtigung zum Anzeigen der Vorlageninhalte haben. Bei benutzerdefinierten Vorlagen ist das Quell-Canvas möglicherweise nicht verfügbar oder eingeschränkt. Siehe Berechtigungen und Sichtbarkeit von Vorlagen.

Eine benutzerdefinierte Vorlage bearbeiten

Bearbeiten Sie eine Vorlage, wenn sich die wiederverwendbare Ausgangsstruktur für zukünftige Canvases ändern soll. Dies unterscheidet sich vom Bearbeiten eines Canvases, das aus der Vorlage erstellt wurde. Änderungen an Vorlagen wirken sich nur auf die zukünftige Nutzung aus. Sie führen nicht dazu, dass bereits aus der alten Version erstellte Canvases überschrieben werden.

Öffnen Sie das Vorlagenmenü und wählen Sie Bearbeiten (oder die entsprechende verfügbare Aktion). Aktualisieren Sie die Quellinhalte, Prompts, Seiten, Beispiele, den Namen, die Tags oder die Einstellungen über die Steuerelemente der Vorlage. Speichern Sie die Änderungen und rufen Sie anschließend die Vorschau auf, um das Ergebnis aus Sicht der Nutzer zu prüfen.

Wenn die Option Bearbeiten fehlt, handelt es sich möglicherweise um eine Standard-ALLO-Vorlage, Ihnen fehlen die erforderlichen Berechtigungen, die Vorlage ist eingeschränkt oder das Quell-Canvas ist nicht verfügbar.

Entscheiden, ob Sie bearbeiten oder duplizieren möchten

Bearbeiten Sie die bestehende Vorlage, wenn die alte Struktur künftig für alle Beteiligten ersetzt werden soll. Aktualisieren Sie beispielsweise die Vorlage Wochenplanung, wenn das Team die Standard-Agenda ändert.

Duplizieren Sie die Vorlage, wenn die bisherige Struktur weiterhin nützlich ist, Sie jedoch eine neue Variante benötigen. Duplizieren Sie beispielsweise Design-Kritik als Design-Kritik (Führungskräfte-Review), falls für Reviews mit Führungskräften andere Prompts erforderlich sind.

Erstellen Sie einfach ein Canvas aus der Vorlage, wenn Sie diese nur einmalig nutzen möchten. Duplizieren Sie eine Vorlage nicht bloß, um ein einzelnes Meeting durchzuführen.

Eine Vorlage duplizieren

Öffnen Sie das Vorlagenmenü und wählen Sie, sofern verfügbar, Duplizieren. Benennen Sie das Duplikat sofort um. Aktualisieren Sie Tags, Beschreibung, Vorschauinhalte und Sichtbarkeit, damit andere Teammitglieder den Zweck des Duplikats nachvollziehen können.

Zeigen Sie nach dem Duplizieren eine Vorschau der ursprünglichen sowie der neuen Vorlage an, wenn diese ähnliche Namen tragen. Stellen Sie sicher, dass die neue Vorlage keine verwirrende Kopie darstellt.

Wenn die Option Duplizieren fehlt, überprüfen Sie den Vorlagentyp, Ihre Berechtigungen, den Auswahlstatus und die Einstellungen des Arbeitsbereichs. Standardvorlagen erlauben möglicherweise nicht in jedem Arbeitsbereich eine Duplizierung.

Ein Canvas aus der Vorschau erstellen

Bei vielen Vorschau-Abläufen können Sie direkt ein Canvas erstellen. Nutzen Sie diese Option, wenn Sie die Vorlage geprüft haben und wissen, dass sie der passende Ausgangspunkt ist. Benennen Sie das neue Canvas eindeutig und wählen Sie den richtigen Projekt- oder Arbeitsbereichs-Speicherort aus, falls Sie danach gefragt werden. Wenn Sie stattdessen über den Erstellungs-Ablauf des Canvases starten, siehe Canvas-Vorlagen verwenden.

Bearbeiten Sie nach der Erstellung das neue Canvas für die eigentliche Arbeit. Nehmen Sie nachträglich keine Änderungen an der Vorlage selbst vor, es sei denn, der wiederverwendbare Ausgangspunkt muss grundsätzlich angepasst werden.

Siehe Ein Canvas aus einer Vorlage erstellen.

Eine Vorlage löschen oder archivieren

Löschen Sie eine Vorlage nur dann, wenn daraus keine neuen Canvases mehr erstellt werden sollen. Das Löschen einer Vorlage führt nicht dazu, dass bereits daraus erstellte Canvases gelöscht werden. Diese verbleiben als eigenständige Arbeitsergebnisse.

Suchen Sie vor dem Löschen nach Duplikaten oder Alternativen. Wenn ein Ersatz existiert, stellen Sie sicher, dass dieser eindeutig benannt und für die richtigen Personen sichtbar ist. Falls die alte Vorlage noch von einer kleinen Gruppe benötigt wird, schränken Sie stattdessen die Sichtbarkeit ein, sofern Ihr Arbeitsbereich diese Funktion unterstützt.

Falls eine Vorlage versehentlich gelöscht wurde, wenden Sie sich umgehend an den Besitzer oder Administrator. Je nachdem, wie die Vorlage gespeichert war, kann die Wiederherstellung über das Quell-Canvas oder den Papierkorb erfolgen.

Massenbearbeitung und Aktionen für ausgewählte Elemente

Im Vorlagen-Manager werden bestimmte Aktionen eventuell erst sichtbar, wenn Sie eine oder mehrere Vorlagen auswählen. Massenaktionen können bei der Verwaltung von Tags, der Sichtbarkeit, beim Löschen oder beim Aufräumen helfen, sofern diese Funktionen unterstützt werden.

Gehen Sie bei Massenaktionen vorsichtig vor. Wählen Sie Vorlagen gezielt nach Name aus und nutzen Sie bei Bedarf die Vorschau, bevor Sie unwiderrufliche Änderungen vornehmen. Eine fehlerhafte Massenänderung der Sichtbarkeit kann dazu führen, dass Vorlagen für Personen ausgeblendet werden, die darauf angewiesen sind.

Wenn eine Massenaktion nicht verfügbar ist, prüfen Sie Ihre Rolle im System und ob es sich bei den ausgewählten Vorlagen um bearbeitbare, benutzerdefinierte Vorlagen handelt.

Berechtigungen und Verfügbarkeit von Aktionen

Die verfügbaren Vorlagenaktionen hängen vom Vorlagentyp, Ihrer Rolle, dem Zugriff auf das Quell-Canvas und den Einstellungen des Arbeitsbereichs ab. Eine Standardvorlage erlaubt beispielsweise das Erstellen, jedoch nicht das Bearbeiten. Eine benutzerdefinierte Vorlage gestattet eventuell vielen Nutzern die Vorschau und das Erstellen von Canvases, während das Bearbeiten auf die Besitzer beschränkt bleibt.

Wenn Sie eine Vorlage zwar sehen, aber keine Vorschau anzeigen können, sind die Quellinhalte möglicherweise eingeschränkt. Können Sie die Vorschau aufrufen, die Vorlage aber nicht bearbeiten, verfügen Sie wahrscheinlich über die Nutzungsberechtigung, nicht jedoch über die Verwaltungsberechtigung.

Siehe Berechtigungen und Sichtbarkeit von Vorlagen.

Wildwuchs in der Vorlagenbibliothek vermeiden

Testen Sie die Vorlage nach dem Bearbeiten oder Duplizieren, indem Sie ein neues Canvas daraus erstellen. Stellen Sie sicher, dass Name, Layout, Prompts, Seiten und Berechtigungen für reguläre Nutzer verständlich und sinnvoll sind.

Informieren Sie Ihr Team, sobald eine Vorlage zum neuen Standard wird. Andernfalls arbeiten Teammitglieder aus Gewohnheit möglicherweise weiterhin mit der veralteten Version.

Wenn mehrere nahezu identische Vorlagen existieren, entscheiden Sie, welche Version aktuell ist, benennen Sie diese eindeutig und archivieren Sie die restlichen. Eine kleine, vertrauenswürdige Bibliothek ist weitaus besser als eine große Sammlung mit unklarem Aktualitätsstatus.