Canvas-Vorlagen verwenden

Eine Canvas-Vorlage ist eine wiederverwendbare Ausgangsstruktur für Arbeit, die Ihr Team regelmäßig erledigt. Vorlagen eignen sich für wiederkehrende Besprechungen, Design-Reviews, Retrospektiven, Rechercheauswertungen, Onboarding, Workshops, Customer Journeys, Schulungen und Planungsrunden.

Der Wert einer Vorlage liegt nicht in einer besonders ansprechenden Optik. Sie nimmt Einrichtungsentscheidungen ab und bewahrt gleichzeitig die richtige Form für die Aufgabe. Eine gute Vorlage gibt genug Struktur für den Einstieg und tritt danach in den Hintergrund.

Kurzfassung

Wählen Sie zuerst Freiform-Canvas oder Seiten-Canvas und suchen Sie anschließend nach Name oder Kategorie. Mit Vorschau prüfen Sie den vollständigen Aufbau. Verwenden auf der Karte oder Vorlage verwenden in der Vorschau erstellt einen eigenen, bearbeitbaren Canvas. PDF/Office importieren beginnt mit einem Datei-Upload, leere Varianten werden sofort erstellt.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Vorlagen bilden Abläufe ab, keine Dekoration

Beginnen Sie mit einer Vorlage, wenn die Arbeit einem bekannten Muster folgt. Eine Retrospektive hat Phasen. Ein Design-Review braucht Kontext, Material, Feedback, Entscheidungen und Folgeaufgaben. Ein Workshop umfasst Fragen, Übungen, Zeitplanung und Hinweise für die Moderation. Eine Planungssitzung braucht Grundlagen, Risiken, Verantwortliche und nächste Schritte.

Lassen Sie die Vorlage dieses Muster tragen. Wählen Sie sie nicht nur wegen eines schönen Vorschaubilds, wenn der Ablauf nicht zur Aufgabe passt. Eine ansprechende Vorlage mit den falschen Schritten erzeugt zusätzliche Aufräumarbeit und macht die Zusammenarbeit unnötig kompliziert.

Passen Sie den neuen Canvas an die tatsächliche Sitzung an. Benennen Sie ihn um, entfernen Sie irrelevante Abschnitte, aktualisieren Sie Fragen, ersetzen Sie Beispiele und richten Sie die Freigabe ein. Wenn der Canvas beim Eintreffen der Beteiligten noch wie eine allgemeine Vorlage aussieht, ist die Vorbereitung nicht abgeschlossen.

Die richtige Vorlagenform wählen

Wählen Sie die Form danach aus, welche Aufgabe der Canvas erfüllen soll:

Wählen Sie eine Freiform-Vorlage für eine große, offene Übersicht. Eine Seiten- oder Folienvorlage passt, wenn Reihenfolge, Export oder Präsentation wichtig sind. Ist ein Dokument das Ausgangsmaterial, verwenden Sie PDF- und Office-Dateien importieren. Starten Sie leer, wenn das Team die Struktur erst gemeinsam entwickeln soll.

Den vollständigen Vergleich finden Sie unter Freiform-Whiteboards und Seiten-Canvases.

Canvas aus einer Vorlage erstellen

Öffnen Sie Neuer Canvas, wählen Sie Freiform-Canvas oder Seiten-Canvas und anschließend die Vorlage, die am besten zur Aufgabe passt. Danach können Sie einen neuen Canvas aus der Vorlage erstellen. ALLO kopiert die gewählte Formatvariante in einen eigenen, bearbeitbaren Canvas. Änderungen am neuen Canvas verändern die Vorlage nicht.

Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Vorlagenkarte. Wählen Sie Verwenden, um den Canvas sofort zu erstellen, oder Vorschau, um zuerst den vollständigen Aufbau zu prüfen. In der Vorschau erstellt Vorlage verwenden den neuen Canvas. Beim PDF-/Office-Import öffnet sich der Datei-Upload, leere Varianten werden direkt erstellt.

Nach dem Öffnen:

1. Benennen Sie den Canvas nach der tatsächlichen Besprechung, dem Projekt oder Ergebnis.
2. Prüfen Sie räumliche Bereiche oder die Seitenreihenfolge.
3. Entfernen Sie unpassende Beispielinhalte.
4. Ersetzen Sie Platzhalter durch konkrete Fragen und Anweisungen.
5. Löschen Sie private Inhalte, die nicht mitkopiert werden dürfen.
6. Prüfen Sie, ob Freiform- oder Seitenformat zur Aufgabe passt.
7. Richten Sie die Freigabe für Moderation, Teilnehmende, Review und Gäste ein.
8. Ergänzen Sie erste Anweisungen, bevor Sie eine größere Gruppe einladen.

Den allgemeinen Erstellungsablauf beschreibt Canvas erstellen. Für die Vorlagenbibliothek lesen Sie Canvas-Vorlagen im Überblick.

Vorlagen gezielt finden

Suchen Sie nach dem Arbeitsablauf, nicht nach der Optik. Verwenden Sie Begriffe wie Retrospektive, Kick-off, Design-Review, Customer Journey, Rechercheauswertung, Planung, Onboarding, Review, Unterricht oder Workshop.

Prüfen Sie beim Vergleich:

1. Handelt es sich um Freiform, Seiten oder Folien?
2. Hat die Vorlage die richtige Anzahl an Phasen?
3. Passen die Anweisungen zur Zielgruppe?
4. Bleibt genug Platz für echte Beiträge?
5. Helfen die Beispiele oder lenken sie ab?
6. Sind Kommentare, Verantwortliche, Termine oder Bezeichnungen veraltet?
7. Muss der fertige Canvas exportiert, gedruckt oder präsentiert werden?

Erstellen Sie nicht mehrere Test-Canvases, nur um Vorlagen zu vergleichen. Öffnen Sie zuerst die Vorschau, erstellen Sie den Canvas einmal und passen Sie anschließend die Kopie an.

Canvas als Vorlage speichern

Wenn Sie die nötigen Rechte haben und der Canvas-Typ unterstützt wird, öffnen Sie das Kopfzeilenmenü und wählen Sie Als Vorlage speichern. Am besten speichern Sie eine Struktur erst, nachdem sie sich ein- oder zweimal in echter Arbeit bewährt hat.

Speichern Sie nicht jeden Entwurf als Vorlage. Eine Bibliothek wird unbrauchbar, wenn einmalige Workshops, unfertige Reviews und aufgegebene Experimente versehentlich als wiederverwendbare Strukturen enden.

Bereinigen Sie den Canvas vor dem Speichern:

1. Entfernen Sie private Kommentare, Namen von Teilnehmenden, Kundendaten, Zugangsdaten und einmalige Dateien.
2. Ersetzen Sie fertige Antworten durch freie Flächen oder neutrale Beispiele.
3. Benennen Sie Seiten nach wiederverwendbaren Schritten.
4. Entfernen Sie veraltete Fälligkeitsdaten, Verantwortliche, Tags und Entscheidungen.
5. Prüfen Sie, ob gesperrte Objekte, Gruppen und Hintergründe beabsichtigt sind.
6. Kontrollieren Sie Seitenreihenfolge und eingeklappte Seiten für die nächste Verwendung.
7. Löschen Sie private Vorbereitungsinhalte, die nicht in jede Kopie gehören.
8. Prüfen Sie die Freigabe, damit die Vorlage kein falsches Ausgangsmaterial offenlegt.

Freiform-Canvases erscheinen als Vorlagen- und Erstellungsoptionen, lassen sich aber nicht über das Kopfzeilenmenü als wiederverwendbare Vorlage speichern. Als Vorlage speichern ist ein Ablauf für Seiten-Canvases. Fehlt die Aktion, prüfen Sie Canvas-Typ, Berechtigungen, Gaststatus und Workspace-Einstellungen.

Vorlagen nach der Nutzung weiterentwickeln

Behandeln Sie Vorlagen als lebendige Werkzeuge des Teams. Wenn eine Seite regelmäßig übersprungen wird, entfernen Sie sie. Wenn die Moderation immer dieselbe fehlende Frage ergänzt, nehmen Sie sie in die Vorlage auf. Wenn Teilnehmende an derselben Stelle stocken, formulieren Sie die Anweisung neu. Wenn Beispiele zum Kopieren alter Antworten verleiten, ersetzen Sie sie durch neutrale Platzhalter.

Benennen Sie Vorlagen nach der Arbeit, die damit beginnt, nicht nach dem Team, das sie erstellt hat. „Design-Review“, „Kundeninterview“ und „Sprint-Retrospektive“ sind leichter einzuordnen als „Team A Vorlage v3 final final“.

Ist eine Vorlage veraltet, erstellen Sie einen bereinigten Ersatz, verweisen Sie das Team auf die neue Version und löschen Sie die alte Vorlage. Sonst beginnen weiterhin neue Canvases mit überholten Inhalten.

Wann eine Vorlage nicht die richtige Wahl ist

Verwenden Sie einen Freiform-Canvas ohne umfangreiche Vorlage, wenn die Arbeit offen erkundet werden soll. Zwanzig vorbereitete Bereiche zwingen ein Thema oft in eine Ordnung, bevor klar ist, welche Ordnung gebraucht wird.

Verwenden Sie einen leeren Seiten- oder Folien-Canvas, wenn eine Reihenfolge wichtig ist, aber die wiederverwendbare Struktur noch nicht feststeht.

Verwenden Sie PDF/Office importieren, wenn ein vorhandenes Dokument den Ausgangspunkt bildet. Ein Dokumentenreview ist keine wiederverwendbare Canvas-Vorlage.

Beginnen Sie leer, wenn das Team die Struktur gemeinsam herausfinden soll. Eine Vorlage kann die Diskussion zu früh festlegen.

Erstellen Sie einen Projekt-Canvas statt einer Vorlage, wenn vor allem Verbindlichkeit zählt: Verantwortliche, Fälligkeitsdatum, Status und Folgeaufgaben. Sie können den Canvas direkt im Projekt erstellen, sobald die visuelle Arbeit beginnt.

Verwenden Sie einen früheren Canvas nur mit Bedacht. Eine Kopie ist schnell erstellt, übernimmt aber häufig alte Kommentare, Verantwortliche, private Dateien und überholte Entscheidungen. Wenn Ihr Team oft ältere Canvases kopiert, machen Sie aus der bereinigten Struktur eine echte Vorlage.

Zusammenarbeit und Freigabe

Aus einer Vorlage entsteht ein neuer Canvas. Dieser übernimmt nicht automatisch die gewünschte Zielgruppe. Teilen Sie ihn mit genau den Personen, die Lese-, Kommentar- oder Bearbeitungsrechte benötigen.

Erstellen Sie Workshop-Canvases frühzeitig und teilen Sie sie zunächst mit den Personen, die moderieren. So können diese Fragen, Berechtigungen und Zeitplanung prüfen. Laden Sie die übrigen Teilnehmenden erst ein, wenn konkrete Anweisungen vorhanden und Vorlagenreste entfernt sind.

Testen Sie bei externen Gästen den Zugriff vor der Sitzung. Gäste können den neuen Canvas öffnen oder kommentieren, wenn die Freigabe dies erlaubt. Sie verwalten keine Vorlagen. Einzelheiten finden Sie unter Canvas teilen und Zusammenarbeit mit Gästen.

Export und Präsentation

Die Vorlagenform bestimmt, was sich exportieren lässt. Freiform-Vorlagen sind für räumliche Arbeit gedacht. Ein Seiten-Canvas lässt sich präsentieren oder exportieren, wenn Seitenreihenfolge und Titel stimmen. Seitenbasierter Export, Druck und Präsentation gehören zum Seitenformat.

Prüfen Sie vor einer Live-Präsentation die Reihenfolge in der Folienschiene oder Übersicht. Entfernen Sie ungenutzte Vorlagenseiten, klappen Sie interne Hinweise ein und aktualisieren Sie Seitentitel. Weitere Hinweise finden Sie unter Folienschiene und Übersicht verwenden.

Warten Sie vor dem Export, bis Uploads und importierte Dateien vollständig verarbeitet sind. Platzhalter und veraltete Bilder werden sonst unverändert in die Ausgabe übernommen.

Beispiele

Für eine Sprint-Retrospektive eignet sich eine Seitenvorlage mit Check-in, Notizen, Themen, Maßnahmen und Folgeaufgaben. Sperren Sie Anweisungen, die während der Sitzung nicht verschoben werden sollen.

Für ein Design-Review eignet sich eine Seiten- oder Folienvorlage mit Kontext, Bereichen für Entwürfe, Feedback-Seiten, Entscheidungsprotokoll und abschließender Aktionsseite. Nutzen Sie Kommentare für Rückmeldungen, statt Reviewende direkt am Entwurf arbeiten zu lassen.

Für das Onboarding eignet sich eine Seitenvorlage, die durch Team, Werkzeuge, Erwartungen und Fragen führt. Vertiefendes Material kann in Unter-Canvases liegen.

Für die Rechercheauswertung eignet sich eine Freiform-Vorlage mit Bereichen für Rohnotizen, thematische Gruppen, Erkenntnisse, Risiken und nächste Experimente. Große, gut sichtbare Beschriftungen helfen bei der Orientierung ohne Moderation.

Wenn Vorlagen nicht wie erwartet funktionieren

Als Vorlage speichern fehlt. Prüfen Sie Gaststatus, Bearbeitungsrechte, Canvas-Typ, Workspace-Einstellungen und ob der aktuelle Kontext das Speichern unterstützt.

Eine Vorlage erzeugt überladene Canvases. Vereinfachen Sie sie. Eine Vorlage soll Einrichtungsentscheidungen abnehmen und nicht jedes künftige Team zwingen, zuerst die Hälfte zu löschen.

Vertrauliche Daten sind in einer Vorlage gelandet. Entfernen Sie sie sofort und erstellen Sie die Vorlage aus einem sauberen Canvas neu. Vorlagen werden absichtlich wiederverwendet, deshalb verbreiten sich private Inhalte darin besonders weit.

Im neuen Canvas fehlen Seitenaktionen. Prüfen Sie den resultierenden Canvas-Typ. Freiform-Vorlagen bieten keinen seitenbasierten Export, Druck, Präsentationsmodus oder die üblichen Seitenmenüs.

Teilnehmende bearbeiten die Vorlage statt des Sitzungs-Canvas. Unterbrechen Sie die Arbeit und prüfen Sie, welcher Canvas geöffnet ist. Der sichere Ablauf ist, zuerst einen neuen Canvas aus der Vorlage zu erstellen und nur diesen mit den Teilnehmenden zu teilen.

Eine Vorlage ist nicht auffindbar. Prüfen Sie Suchbegriffe, Workspace, Sichtbarkeit, Tags und ob es sich um eine Erstellungsoption statt einer gespeicherten Vorlage handelt. Vorlagen suchen und organisieren erklärt die Funktionen des Vorlagen-Managers.