Ein Canvas in einem Projekt erstellen

Projekte bestehen aus Canvases. Erstellen Sie ein Canvas in einem Projekt, wenn die Arbeit einen gemeinsamen Ort für Notizen, Dateien, Kommentare, Entscheidungen, Review-Materialien oder Präsentationsergebnisse erfordert und das Team eine Struktur auf Projektebene um dieses Canvas herum benötigt.

Ein nützliches Projekt-Canvas hat einen Namen, der für sich selbst stehen kann. Launch-Briefing, Review der Homepage-Texte, Kickoff-Notizen für Kunden und Q3-Retrospektive lassen sich schneller erfassen als Notizen, Review oder Unbenannt.

Das vollständige Projektmodell finden Sie unter Projekte verstehen. Informationen zu Abschnitten und zum Verschieben per Drag-and-Drop finden Sie unter Canvases und Abschnitte organisieren.

Aus der Projektliste erstellen

Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie zur Listenansicht. Wählen Sie den Abschnitt, zu dem das Canvas gehört, und verwenden Sie dann die Aktion zum Hinzufügen einer Zeile oder eines Elements in diesem Abschnitt. Geben Sie einen eindeutigen Namen ein und bestätigen Sie die Eingabe.

Wenn Sie mehrere Zeilen in das Eingabefeld einfügen, kann ALLO für jede nicht leere Zeile ein eigenes Canvas erstellen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie eine Einführungs-Checkliste, eine Besprechungsagenda, einen Inhaltsplan oder eine Liste von Kundenleistungen in Projekt-Canvases umwandeln möchten.

Erstellen Sie die ersten Canvases dort, wo die eigentliche Arbeit beginnt. Beispielsweise könnte ein Einführungsprojekt mit Einführungs-Briefing im Abschnitt Planung, Review der kreativen Assets in Design und einer Freigabe-Checkliste in Qualitätssicherung beginnen.

Felder festlegen, die das Verhalten ändern

Weisen Sie einen Verantwortlichen zu, wenn eine Person für das Canvas verantwortlich ist. Fügen Sie Mitwirkende hinzu, wenn andere Personen in der Projektansicht sichtbar bleiben sollen.

Fügen Sie ein Fälligkeitsdatum hinzu, wenn der zeitliche Ablauf die nächsten Schritte beeinflusst: Review-Fristen, Kundentermine, Veröffentlichungsdaten, Meilensteine des Starts oder Folgetermine. Vermeiden Sie fiktive Termine, da diese die Zuverlässigkeit des Kalenders und des Dashboards beeinträchtigen.

Fügen Sie Tags hinzu, wenn Benutzer nach diesen filtern oder gruppieren sollen. Aussagekräftige Tags beschreiben Priorität, Team, Kanal, Kunde, Region, Risiko oder Arbeitsart. Siehe hierzu Tags und Filter verwenden.

Platzieren Sie das Canvas in dem Abschnitt, der seinem aktuellen Projektstatus entspricht. Abschnitte bilden Workflow-Gruppen und können auch den Projektfortschritt definieren.

Abschnitte im Hinblick auf den Fortschritt wählen

Ein Abschnitt kann über das Abschnittsmenü als abgeschlossen markiert werden. Jedes übergeordnete Projekt-Canvas in einem abgeschlossenen Abschnitt zählt als erledigt für den Projektfortschritt und das Dashboard-Burndown-Diagramm. Es können auch mehrere Abschnitte als abgeschlossen markiert werden.

Beispielsweise kann ein Projekt sowohl Genehmigt als auch Veröffentlicht als abgeschlossen markieren. Ein Canvas in einem dieser Abschnitte gilt dann als erledigt. Ein Canvas in Entwurf, Review oder Blockiert zählt zwar weiterhin zur Gesamtzahl des Projekts, nicht jedoch zum abgeschlossenen Fortschritt.

Sie können einen Abschnitt auch dann als abgeschlossen markieren, wenn dort bereits Canvases vorhanden sind. Dadurch wird der Abschnittsverlauf sofort wirksam: Sobald der Projektfortschritt aktualisiert wird, zählen die bestehenden übergeordneten Canvases in diesem Abschnitt als abgeschlossen. Sie müssen diese weder neu erstellen noch hin- und herverschieben.

Unteraufgaben eines Canvas sind separat zu betrachten. Unteraufgaben helfen zwar bei der Organisation der Arbeit innerhalb eines Canvas, der Projektfortschritt basiert jedoch auf dem jeweiligen Projekt-Abschnitt. Auch Sub-Canvases sind von der Zählung der übergeordneten Projekt-Canvases getrennt.

Sub-Canvases erstellen, wenn die Arbeit eine Hierarchie erfordert

Nutzen Sie Sub-Canvases, wenn ein Canvas untergeordnete Elemente benötigt, wie beispielsweise Review der Homepage-Texte mit untergeordneten Canvases für Hero-Bereich, Preise und FAQ oder Kunden-Onboarding mit untergeordneten Canvases für Kickoff, Zugang und Schulung.

In der Projektliste können Sie ein Canvas in die Mitte einer anderen Canvas-Zeile ziehen, um es als Sub-Canvas unter diesem Ziel-Canvas zu platzieren (sofern die aktuelle Ansicht das Ablegen erlaubt). Siehe hierzu Sub-Canvases verwenden.

Gehen Sie sparsam mit Hierarchien um. Wenn jedes Canvas verschachtelt wird, verliert das Projekt an Übersichtlichkeit. Nutzen Sie die oberste Ebene für die Projekt-Canvases, die am häufigsten nachverfolgt werden.

Beispiele

Erstellen Sie bei einem Einführungsprojekt Canvases für das Briefing, das Asset-Review, QA-Notizen, den Launch-Raum, die Release-Checkliste und die Retrospektive. Markieren Sie Abschnitte wie Genehmigt oder Veröffentlicht nur dann als abgeschlossen, wenn die Arbeit für Ihr Team tatsächlich beendet ist.

Erstellen Sie für einen Redaktionsplan ein Canvas pro Beitrag oder Veröffentlichungseinheit. Verwenden Sie Tags für Kanal und Typ, weisen Sie Autoren und Reviewern die Rolle des Verantwortlichen zu und legen Sie Fälligkeitstermine für Entwurf, Review oder Veröffentlichung fest.

Erstellen Sie bei einem Kundenprojekt Canvases für Kickoff-Notizen, Anforderungen, Review-Runden, Freigaben und die Übergabe. Achten Sie darauf, dass nach außen gerichtete Canvases verständlich benannt sind, damit sie auch bei einer Freigabe außerhalb des Projekts eindeutig bleiben.

Beginnen Sie bei wiederkehrenden Abläufen mit einer kleinen Anzahl von Abschnitten und fügen Sie Canvases hinzu, sobald konkrete Aufgaben anstehen. Tags eignen sich für übergreifende Kategorien in der Regel besser als zusätzliche Abschnitte.

Wenn das Canvas nicht am erwarteten Ort erscheint

Das Canvas wird nicht angezeigt:

• Überprüfen Sie aktive Filter, Ansichten, den Abschnitt und das Kalenderdatum.
• Prüfen Sie Ihre Zugriffsrechte. Ein Canvas kann durch Filter ausgeblendet oder nach dem Verschieben in einen anderen Abschnitt platziert worden sein.

Die Option zum Hinzufügen fehlt:

• Das Projekt ist möglicherweise schreibgeschützt, archiviert oder eingeschränkt.
• Ihre Rolle verfügt eventuell nicht über die erforderlichen Bearbeitungsrechte. Siehe hierzu Fehlerbehebung beim Projekt- und Canvas-Zugriff, Schreibgeschützter Zugriff sowie Mitglieder, Gast-Nutzer und externe Mitwirkende.

Das Canvas bleibt unauffindbar:

• Nutzen Sie die Option Alle Canvases oder führen Sie eine Suche in ALLO durch.
• Weitere Hinweise finden Sie unter Wenn Daten oder Elemente fehlen.