Créer un canvas dans un projet

Les projets se composent de canvases. Créez un canvas au sein d'un projet lorsque le travail nécessite un espace partagé pour des notes, des fichiers, des Commentaires, des décisions, des éléments de révision ou des présentations, et que l'équipe a également besoin d'une structure au niveau du projet pour encadrer ce canvas.

Un canvas de projet efficace possède un nom explicite en soi. Des titres tels que Brief de lancement, Révision du contenu de la page d'accueil, Notes de lancement client et Rétrospective du T3 sont plus faciles à parcourir que Notes, Révision ou Sans titre.

Pour comprendre l'ensemble du modèle de projet, consultez Comprendre les projets. Pour en savoir plus sur le comportement des sections et du glisser-déposer, consultez Organiser les canvases et les sections.

Créer à partir de la liste de projets

Ouvrez le projet et passez à la vue Liste. Choisissez la section à laquelle appartient le canvas, puis utilisez l'action d'ajout de ligne ou d'ajout dans cette section. Saisissez un nom clair et confirmez.

Si vous collez plusieurs lignes dans le champ d'ajout de ligne, ALLO peut créer un canvas pour chaque ligne non vide. Cela s'avère particulièrement utile pour transformer rapidement une liste de contrôle de lancement, un ordre du jour de réunion, un plan de contenu ou une liste de livrables clients en canvases de projet.

Ajoutez les premiers canvases là où le travail commence réellement. Par exemple, un projet de lancement peut débuter avec un Brief de lancement dans la section Planification, une Révision des ressources créatives dans la section Design et une Liste de contrôle de publication dans la section Assurance qualité.

Définir les champs qui modifient le comportement

Attribuez un propriétaire lorsqu'une personne est responsable du canvas. Ajoutez des collaborateurs lorsque d'autres membres de l'équipe doivent rester visibles dans la vue du projet.

Ajoutez une date d'échéance lorsque le calendrier détermine les prochaines étapes de l'équipe : dates limites de révision, réunions clients, dates de publication, jalons de lancement ou dates de suivi. Évitez les dates fictives, car elles nuisent à la fiabilité du calendrier et du tableau de bord.

Ajoutez des étiquettes lorsque les utilisateurs devront filtrer ou regrouper les éléments par catégorie. Des étiquettes pertinentes décrivent la priorité, l'équipe, le canal, le client, la région, le risque ou le type de travail. Consultez Utiliser les étiquettes et les filtres.

Placez le canvas dans la section correspondant à son état actuel dans le projet. Les sections constituent des groupes de flux de travail et peuvent également définir la progression globale du projet.

Choisir les sections en pensant à la progression

Une section peut être marquée comme terminée à partir de son menu contextuel. Chaque canvas de projet de premier niveau situé dans une section terminée est considéré comme accompli pour le calcul de la progression du projet et du graphique d'avancement du tableau de bord. Il est possible de marquer plusieurs sections comme terminées.

Par exemple, un projet peut marquer les sections Approuvé et Publié comme terminées. Un canvas dans l'une ou l'autre de ces sections sera considéré comme terminé. En revanche, un canvas situé dans Brouillon, Révision ou Bloqué est comptabilisé dans le nombre total d'éléments du projet, mais pas dans la progression terminée.

Vous pouvez marquer une section comme terminée même si elle contient déjà des canvases. L'historique de la section devient immédiatement exploitable : lors du rafraîchissement de la progression du projet, les canvases de premier niveau existant dans cette section sont comptabilisés comme terminés. Il n'est pas nécessaire de les recréer ou de les déplacer hors de la section puis d'y revenir.

Les sous-tâches d'un canvas sont gérées indépendamment. Les sous-tâches permettent d'organiser le travail à l'intérieur d'un canvas, mais la progression du projet est calculée sur la base de la section du canvas. De plus, les sous-canvases sont exclus du décompte des canvases de projet de premier niveau.

Créer des sous-canvases lorsque le travail nécessite une structure hiérarchique

Utilisez des sous-canvases lorsqu'un canvas principal nécessite des sous-éléments dépendants (par exemple, un canvas Révision du contenu de la page d'accueil avec des sous-canvases pour Bannière principale, Tarifs et FAQ, ou un canvas Intégration client comportant des sous-canvases Lancement, Accès et Formation).

Dans la liste de projets, le fait de glisser-déposer un canvas au milieu d'une autre ligne de canvas le transforme en sous-canvas du canvas cible, à condition que la vue active autorise ce type d'action. Vous pouvez également déplacer ou copier un canvas sous un autre canvas via les options de déplacement prises en charge. Consultez Utiliser les sous-canvases.

Utilisez la hiérarchie avec modération. Si tous vos canvases sont imbriqués, la lecture globale du projet devient difficile. Réservez le premier niveau pour les canvases de projet suivis le plus fréquemment par l'équipe.

Exemples

Pour un projet de lancement, créez des canvases pour le brief, la révision des ressources créatives, les notes d'assurance qualité, l'espace de lancement, la liste de contrôle de publication et la rétrospective. Ne marquez des sections comme Approuvé ou Publié comme terminées que lorsqu'elles représentent un travail effectivement accompli par votre équipe.

Pour un calendrier éditorial, créez un canvas par contenu ou unité de publication. Utilisez des étiquettes pour spécifier le canal et le type, attribuez des propriétaires pour identifier les rédacteurs et les réviseurs, et fixez des dates d'échéance pour le repérage des étapes de brouillon, de révision ou de publication.

Pour un projet client, créez des canvases dédiés aux notes de lancement, aux spécifications, aux cycles de révision, aux validations et à la livraison finale. Assurez-vous que les canvases destinés à l'externe portent des noms explicites afin qu'ils restent parfaitement compréhensibles lorsqu'ils sont partagés en dehors du projet.

Pour des opérations récurrentes, commencez par un ensemble restreint de sections et ajoutez des canvases au fur et à mesure que les tâches concrètes apparaissent. Les étiquettes permettent généralement de gérer les catégories transversales de manière plus efficace que la multiplication des sections.

Si le canvas n'apparaît pas à l'endroit prévu

Symptôme : Le canvas n'apparaît pas à l'endroit prévu

• Les filtres appliqués à la vue peuvent masquer le canvas.
• Le canvas a pu être déplacé vers une autre section.
• La date spécifiée sur le calendrier ou les droits d'accès au projet limitent la visibilité.

Symptôme : L'action d'ajout est manquante

• Le projet est configuré en lecture seule, archivé ou restreint.
• Votre rôle d'accès actuel ne vous permet pas d'ajouter des éléments.
• Consultez Résoudre les problèmes d'accès aux projets et aux canvases, Accès en lecture seule et Membres, Invités et collaborateurs externes.

Symptôme : Le canvas reste introuvable

• Utilisez la page Tous les canvases pour le localiser.
• Lancez une Recherche globale dans ALLO.
• Référez-vous aux instructions de l'article Lorsque le travail semble introuvable.