Importer et créer des projets avec l'IA

Utilisez l'IA lorsque la structure du projet existe déjà

L'IA de projet est utile lorsque votre travail est déjà dispersé dans un plan, un export, un compte rendu de réunion ou un brief approximatif, et que vous souhaitez qu'ALLO le transforme en un projet structuré contenant des sections et des canvases de projet. Au lieu de copier les lignes une par une, vous fournissez la source, vérifiez la structure générée, puis créez le projet lorsqu'elle vous convient.

Ce processus reste un flux de création de projet et ne garantit pas un résultat final parfait. L'IA peut regrouper le travail, suggérer des sections, créer des canvases, appliquer des étiquettes, ajouter des dates lorsqu'elle parvient à les lire, et inclure des sous-tâches de canvas si la source présente des détails sous forme de liste de contrôle.

C'est à vous de décider si la structure correspond au flux de travail réel de votre équipe. Si vous souhaitez d'abord comprendre le modèle de projet, veuillez lire Comprendre les projets and Créer un projet.

Disponibilité

Si l'option d'importation ou l'option d'IA est manquante, vérifiez si vous pouvez créer des projets dans l'espace de travail actuel et si les fonctionnalités d'IA sont disponibles pour votre compte ou votre forfait. Les actions manquantes sont généralement liées à des questions d'autorisations, de forfait ou de paramètres d'espace de travail, et non à une perte de données.

Choisir entre l'importation ou la création assistée par l'IA

Importer un plan ou une source existante

Depuis le flux de création de projet, choisissez l'option d'importation, puis sélectionnez la catégorie de source qui correspond à votre document.

Les types de fichiers exacts acceptés dépendent de la source que vous sélectionnez.

Si vous effectuez une importation depuis Trello, Asana ou Monday.com :

1. Exportez d'abord le projet depuis ce service.
2. Téléversez le fichier exporté sur ALLO.
3. Examinez le brouillon créé par ALLO à partir des noms de tâches, des descriptions, des listes, des sections, des dates et des contenus sous forme de listes de contrôle exportés.

Les pièces jointes de ces outils ne deviennent pas automatiquement des pièces jointes ALLO. Si la source d'origine comprend des fichiers importants, ajoutez-les séparément sous forme d'objets de fichier (objets de fichier) ou joignez-les au canvas concerné après la création du projet.

Pour les notes de réunion, utilisez la source la plus propre possible. Une transcription contenant des bavardages, des horodatages répétés et des phrases inachevées risque de générer des canvases désordonnés. Si la transcription est confuse, collez plutôt les points d'action ou un résumé propre au lieu de l'intégralité du compte rendu de réunion.

Créer à partir d'une consigne ou d'un modèle

Lorsque vous choisissez la création assistée par l'IA, commencez par décrire le projet ou choisissez un modèle. Une excellente consigne donne à ALLO la structure opérationnelle du projet : l'objectif, les phases majeures, les livrables, les rôles ou équipes, les dates importantes et tous les éléments de liste de contrôle connus.

Consigne insuffisante : Planifier notre lancement.

Consigne plus efficace : Créer un projet pour le lancement partenaire du T3. Sections : planification, création, examen partenaire, semaine de lancement, suivi. Inclure des canvases pour le brief de lancement, le texte de la page d'atterrissage, la vidéo de démonstration, la révision des e-mails, l'approbation juridique, l'activation des partenaires, l'analyse des données et la rétrospective. Ajouter des dates d'échéance en août là où elles sont mentionnées.

Les modèles sont utiles lorsque le travail suit un schéma connu mais doit tout de même être adapté. Choisissez un modèle proche de votre besoin, examinez le texte qu'ALLO place dans la zone de saisie, ajustez-le pour votre équipe, puis générez le brouillon. Ne laissez pas le texte générique du modèle s'il ne correspond pas au projet, car les canvases génériques deviennent encombrants une fois que le travail réel commence.

Examiner le brouillon avant de créer le projet

Les projets générés par l'IA doivent être traités comme des brouillons. Examinez l'aperçu avant de créer le projet.

Vérifiez d'abord le nom du projet, car il apparaîtra dans Projets, Recherche, Accueil, Activité et les liens partagés. Utilisez un nom précis que l'équipe pourra facilement identifier plus tard.

Examinez ensuite les sections. Elles doivent correspondre à la progression du travail et non à la manière dont la source a été formatée. Si une feuille de calcul contient des colonnes nommées Propriétaire, Échéance et Notes, celles-ci doivent généralement devenir des champs ou des détails de canvas, et non des sections de projet. Des sections bien définies représentent des phases, des états, des groupes de livrables ou des étapes de révision.

Examinez les canvases pour identifier :

• les doublons
• les titres vagues
• les verbes d'action manquants
• les canvases générés qui ne correspondent pas à un travail réel

Par exemple, un titre comme Tarification est moins précis que Réviser la page des tarifs. Si ALLO crée trop de micro-canvases à partir d'un compte rendu de réunion, ne conservez que ceux qu'un membre de l'équipe peut prendre en charge et déplacez les détails d'accompagnement dans les notes, les sous-tâches ou les sous-canvases après la création. Consultez la page Créer un canvas dans un projet.

Examinez les étiquettes. L'IA peut créer des étiquettes à partir de mots répétés dans la source, mais les mots répétés ne font pas toujours des étiquettes utiles. Conservez les étiquettes qui aident l'équipe à filtrer par :

• priorité
• équipe
• canal de communication
• risque
• client
• type de travail

Nettoyez les étiquettes au niveau du projet à l'aide de Gérer les étiquettes de projet, et utilisez Gérer les étiquettes de canvas lorsque les canvases du projet nécessitent leur propre organisation.

Examinez les dates. Les dates importées peuvent être manquantes, ambiguës ou copiées à partir de textes sans rapport. Confirmez que les dates d'échéance correspondent à de véritables engagements avant de rendre le projet visible pour l'équipe.

Examinez les sections terminées avant de vous fier au Tableau de bord. L'IA peut suggérer un flux de travail, mais c'est à votre équipe de décider quelles sections comptent comme du travail accompli. Ne marquez des sections telles que Approuvé, Prêt, Publié ou Terminé comme complétées que si les canvases qu'elles contiennent doivent être comptabilisés dans la progression et le diagramme de flux (burndown) du projet.

Autorisations, accès et stockage

La création d'un projet avec l'IA utilise les autorisations de votre espace de travail. Si vous ne pouvez pas créer de projets, ajouter des membres, modifier des étiquettes ou modifier certains champs dans des projets ordinaires, la création par IA ne contournera pas ces limites. Une fois le projet créé, invitez les personnes concernées et vérifiez les accès via la page Gérer les membres du projet.

L'appartenance à un projet et l'accès aux canvases sont liés mais ne sont pas identiques :

• Un collaborateur peut voir le projet mais ne pas avoir accès à un canvas restreint à l'intérieur de celui-ci.
• Un collaborateur externe peut avoir besoin d'accéder à un canvas spécifique plutôt qu'à l'ensemble du projet.

Partagez le niveau d'accès minimal requis, puis confirmez que les collaborateurs peuvent ouvrir le travail dont ils ont besoin à l'aide de la page de Dépannage de l'accès au projet et au canvas si un élément semble bloqué.

Les fichiers sources importés servent uniquement de sources temporaires pour l'importation. Ils ne deviennent pas des éléments de fichiers standards que l'équipe peut prévisualiser, télécharger, afficher en miniature ou réutiliser plus tard depuis la section des fichiers.

Si la source d'origine doit rester enregistrée dans l'espace de travail, téléversez-la séparément sur un canvas ou dans l'espace fichiers après la création du projet. Les téléversements de fichiers standards, les objets de fichier de canvas et les fichiers conservés dans l'espace de travail suivent les règles présentées dans Stockage et quota.

Ce qui peut poser problème

Le fichier est bloqué avant l'importation.

• Le type de fichier n'est pas pris en charge pour cette source.
• Le fichier est trop volumineux. Solution : Choisissez un fichier plus petit, exportez un format plus propre ou divisez la source en plusieurs importations plus petites. Si un PDF contient principalement des images numérisées, ALLO risque de mal lire la structure. Exportez-le en CSV, feuille de calcul, JSON, Markdown ou texte brut si l'outil source le permet.

Le projet importé semble cohérent mais manque de contexte.

• La source utilise des noms de colonnes flous ou des abréviations.
• La source contient des cellules fusionnées, des feuilles masquées ou des exports incomplets.
• La source comporte des liens privés qu'ALLO ne peut pas lire.
• Les notes de réunion contiennent des discussions mais aucune décision claire. Solution : Ajoutez le contexte manquant dans la consigne ou dans la source avant de réessayer.

Le brouillon contient des canvases sans propriétaires, sans dates ou manquant de détails.

• L'IA ne peut pas deviner les responsabilités si la source n'indique pas qui réalise le travail. Solution : Attribuez des propriétaires après la création, ou incluez explicitement les noms des propriétaires dans la source avant d'importer.

Un import depuis Trello, Asana ou Monday.com est incomplet.

• Les exports de ces services séparent souvent les tâches des pièces jointes, des commentaires, des automatisations, des champs privés ou des fichiers connectés. Solution : Utilisez le projet ALLO comme structure de travail de base, puis ajoutez manuellement les éléments d'accompagnement importants.

Récupération et dépannage

Si le téléversement échoue, vérifiez le type et la taille du fichier, puis essayez un export plus petit ou plus propre :

• Pour les notes de réunion : Collez le résumé des points d'action plutôt que de téléverser l'intégralité de la transcription.
• Pour les données de feuille de calcul : Supprimez les lignes vides, les feuilles d'aide masquées, les anciens onglets d'archive et les colonnes qui ne décrivent pas le projet.

Si la génération par l'IA prend trop de temps ou échoue, commencez par fournir moins d'éléments sources. Un plan plus restreint avec des noms de canvases, des phases et des dates bien clairs est préférable à un export gigantesque contenant tout l'historique des commentaires. Vous pouvez également créer un projet vide, ajouter les premiers canvases manuellement, puis utiliser Utiliser les vues de projet pour organiser le travail une fois qu'il existe.

Si le projet est créé mais que sa structure semble incorrecte, corrigez-la avant d'inviter l'ensemble de l'équipe :

• renommez les sections
• supprimez les canvases en double
• ajoutez des étiquettes utiles
• assurez-vous que les briefs, fichiers, notes ou livrables importants se trouvent sur les bons canvases

Si un projet incorrect a été créé et que personne n'a commencé à l'utiliser, archivez-le ou supprimez-le conformément aux règles de votre espace de travail, puis créez une version plus propre.

Si vous ne parvenez toujours pas à importer, créer, ouvrir ou récupérer le projet, rassemblez les informations suivantes : le type de source, le nom du fichier, sa taille approximative, le nom de l'espace de travail et une description du problème rencontré, puis contactez le support d'ALLO via la page Contacter le support.

Après la création du projet

Ouvrez le projet et effectuez une vérification en tant que propriétaire du projet. Confirmez les éléments suivants :

• le nom du projet
• les sections
• les dates
• les étiquettes
• les paramètres de complétion des sections
• les premiers canvases

N'ajoutez des membres via la page Gérer les membres du projet qu'une fois que la structure est bien compréhensible. Utilisez les canvases comme espaces de travail pour vos notes, fichiers, designs, décisions ou documents de révision.

Conservez un projet de taille modeste jusqu'à ce que l'équipe commence à l'utiliser. L'IA est efficace pour ébaucher une structure, mais la qualité du projet dépend de la révision qui s'ensuit : des canvases clairs, des propriétaires clairement identifiés, des vues utiles, des paramètres de progression réalistes et des documents sources faciles à retrouver ultérieurement.