AI로 프로젝트 가져오기와 만들기

프로젝트의 뼈대가 이미 어딘가에 있을 때

계획서, 다른 도구에서 내보낸 파일, 회의 녹취록, 간단한 브리프에 작업 내용이 흩어져 있다면 프로젝트 AI를 사용하세요. ALLO가 그 내용을 섹션과 프로젝트 캔버스로 나눈 프로젝트 초안으로 만들어 줍니다. 행을 하나씩 옮겨 적을 필요 없이 원본 자료를 넣고, 만들어진 구조를 검토한 뒤, 괜찮으면 프로젝트를 만들면 됩니다.

다만 이 기능은 프로젝트를 만드는 과정을 돕는 것이지, 완성된 프로젝트를 보장하지는 않습니다. AI는 작업을 묶고, 섹션을 제안하고, 캔버스를 만들고, 태그를 붙입니다. 원본에서 날짜를 읽을 수 있으면 날짜를 넣고, 체크리스트처럼 세부 항목이 있으면 캔버스 하위 작업으로 포함합니다.

그 구조가 팀의 실제 업무 흐름과 맞는지는 직접 판단해야 합니다. 프로젝트의 구성 방식부터 알고 싶다면 프로젝트 이해하기와 프로젝트 만들기를 먼저 읽으세요.

지원 범위

가져오기나 AI 옵션이 보이지 않는다면 현재 워크스페이스에서 프로젝트를 만들 수 있는지, 내 계정이나 플랜에서 AI 기능을 쓸 수 있는지 확인하세요. 메뉴가 보이지 않는 것은 대개 권한, 플랜, 워크스페이스 설정 때문이며 데이터가 사라진 것은 아닙니다.

가져오기와 AI 생성 중 선택하기

기존 계획이나 자료 가져오기

프로젝트 만들기 화면에서 가져오기를 선택한 다음, 가진 자료에 맞는 원본 종류를 고르세요.

정확히 어떤 파일 형식을 받는지는 선택한 원본 종류에 따라 다릅니다.

Trello, Asana, Monday.com에서 가져오려면 다음 순서로 진행하세요.

1. 해당 서비스에서 프로젝트를 먼저 내보냅니다.
2. 내보낸 파일을 ALLO에 업로드합니다.
3. 작업 이름, 설명, 목록, 섹션, 날짜, 체크리스트 등을 바탕으로 ALLO가 만든 초안을 검토합니다.

원래 도구의 첨부 파일은 ALLO 첨부 파일로 자동으로 옮겨지지 않습니다. 중요한 파일이 있다면 프로젝트를 만든 뒤 파일 오브젝트로 따로 올리거나 관련 캔버스에 첨부하세요.

회의록은 최대한 정리된 자료를 쓰세요. 잡담, 반복되는 타임스탬프, 중간에 끊긴 문장이 많은 녹취록은 캔버스를 어수선하게 만듭니다. 녹취록이 정리되어 있지 않다면 회의 전체 기록 대신 실행 항목이나 요약본을 붙여 넣으세요.

프롬프트나 템플릿으로 만들기

AI 생성을 선택하면 프로젝트 설명을 입력하거나 템플릿을 골라 시작합니다. 좋은 프롬프트에는 프로젝트가 어떻게 운영되는지가 담겨 있습니다. 목표, 주요 단계, 결과물, 역할이나 팀, 중요한 날짜, 이미 정해진 체크리스트 항목을 적으세요.

부족한 프롬프트: 출시 계획 세워 줘.

더 나은 프롬프트: 3분기 파트너 출시 프로젝트를 만들어 줘. 섹션은 기획, 크리에이티브, 파트너 검토, 출시 주간, 후속 작업으로 나눠 줘. 캔버스는 출시 브리프, 랜딩 페이지 문구, 데모 영상, 이메일 검토, 법무 승인, 파트너 교육 자료, 분석 점검, 회고로 만들어 줘. 8월 중 마감일이 언급된 항목에는 마감일을 넣어 줘.

템플릿은 익숙한 패턴을 따르되 팀에 맞게 고쳐야 하는 일에 유용합니다. 하려는 일과 가장 가까운 템플릿을 고르고, ALLO가 프롬프트 입력란에 넣은 문장을 팀 상황에 맞게 고친 뒤 초안을 생성하세요. 프로젝트와 맞지 않는 템플릿 문구를 그대로 두지 마세요. 실제 작업이 시작되면 두루뭉술한 캔버스는 방해만 됩니다.

프로젝트를 만들기 전에 초안 검토하기

AI가 만든 프로젝트는 초안으로 보고, 프로젝트를 만들기 전에 미리보기를 검토하세요.

프로젝트 이름부터 확인합니다. 이 이름은 프로젝트 목록, 검색, 홈, 활동, 공유 링크에 그대로 표시됩니다. 나중에 팀이 봐도 알아볼 수 있는 구체적인 이름으로 정하세요.

다음은 섹션입니다. 섹션은 원본 자료의 형식이 아니라 일이 진행되는 순서에 맞아야 합니다. 스프레드시트에 담당자, 마감, 메모 열이 있었다면 이 열들은 대개 프로젝트 섹션이 아니라 캔버스의 필드나 세부 내용이 되어야 합니다. 좋은 섹션은 단계, 상태, 결과물 묶음, 검토 단계입니다.

캔버스는 다음을 확인하세요.

• 중복된 캔버스
• 모호한 제목
• 무엇을 해야 하는지 드러나지 않는 제목
• 실제 작업이 아닌 캔버스

가격보다 가격 페이지 검토가 좋은 제목입니다. 회의 녹취록에서 너무 잘게 쪼갠 캔버스가 많이 만들어졌다면, 누군가 맡아서 진행할 수 있는 캔버스만 남기세요. 나머지 세부 내용은 프로젝트를 만든 뒤 캔버스 메모, 하위 작업, 하위 캔버스로 옮기면 됩니다. 프로젝트에서 캔버스 만들기를 참고하세요.

태그도 확인합니다. AI는 원본에 자주 나온 단어로 태그를 만들기도 하지만, 자주 나온 단어가 모두 쓸모 있는 태그는 아닙니다. 다음 기준으로 필터링할 때 도움이 되는 태그만 남기세요.

• 우선순위
• 팀
• 채널
• 리스크
• 고객
• 업무 유형

프로젝트 태그는 프로젝트 태그 관리하기에서 정리하고, 프로젝트 안의 캔버스를 따로 분류해야 한다면 캔버스 태그 관리하기를 사용하세요.

날짜를 확인하세요. 가져온 날짜는 빠져 있거나, 해석이 애매하거나, 관련 없는 문장에서 잘못 가져온 것일 수 있습니다. 팀에 공개하기 전에 마감일이 실제로 약속된 날짜인지 확인하세요.

대시보드를 보기 전에 완료 섹션도 검토하세요. AI가 작업 흐름을 제안할 수는 있지만, 어떤 섹션을 끝난 일로 볼지는 팀이 정합니다. 승인됨, 준비 완료, 발행 완료, 완료 같은 섹션은 그 안의 캔버스를 프로젝트 진행률과 번다운에 포함해야 할 때만 완료로 표시하세요.

권한, 접근, 저장 공간

AI로 프로젝트를 만들 때도 내 워크스페이스 권한이 그대로 적용됩니다. 평소 프로젝트에서 프로젝트를 만들거나, 멤버를 추가하거나, 태그를 바꾸거나, 특정 필드를 편집할 수 없다면 AI로 만들어도 그 제한은 똑같습니다. 프로젝트를 만든 뒤 프로젝트 멤버 관리하기에서 필요한 사람을 초대하고 접근 권한을 확인하세요.

프로젝트 멤버와 캔버스 접근 권한은 서로 연결되어 있지만 같지는 않습니다.

• 팀원이 프로젝트는 볼 수 있어도 그 안의 접근이 제한된 캔버스는 보지 못할 수 있습니다.
• 외부 협업자에게는 프로젝트 전체가 아니라 특정 캔버스 접근 권한만 필요할 수 있습니다.

필요한 최소 범위로 공유한 뒤, 협업자가 필요한 작업을 열 수 있는지 확인하세요. 막히는 부분이 있다면 프로젝트와 캔버스 접근 문제 해결하기를 참고하세요.

가져올 때 올린 원본 파일은 가져오기에만 임시로 사용됩니다. 나중에 파일에서 미리 보거나, 내려받거나, 썸네일을 보거나, 다시 활용할 수 있는 일반 파일로 남지 않습니다.

원본 파일을 워크스페이스 기록으로 남겨야 한다면 프로젝트를 만든 뒤 캔버스나 파일에 따로 업로드하세요. 일반 파일 업로드, 캔버스 파일 오브젝트, 보관되는 워크스페이스 파일에는 저장 공간과 용량 기준이 적용됩니다.

문제 해결

가져오기 전에 파일이 차단됩니다. 선택한 원본 종류에서 지원하지 않는 형식이거나 파일이 너무 클 수 있습니다. 더 작은 파일을 고르거나, 더 깔끔한 형식으로 내보내거나, 자료를 나눠서 여러 번 가져오세요.

PDF가 대부분 스캔 이미지라면 ALLO가 구조를 제대로 읽지 못할 수 있습니다. 원래 도구에서 지원한다면 CSV, 스프레드시트, JSON, Markdown, 일반 텍스트로 내보내세요.

가져온 프로젝트가 그럴듯해 보이지만 맥락이 빠져 있습니다. 원본에 뜻이 불분명한 열 이름, 약어, 병합된 셀, 숨긴 시트, 일부만 내보낸 데이터, ALLO가 읽을 수 없는 비공개 링크가 있는지 확인하세요.

회의록에 결정 사항 없이 논의만 담겨 있을 때도 이런 결과가 나옵니다. 빠진 맥락을 프롬프트나 원본에 보충한 뒤 다시 시도하세요.

초안의 캔버스에 담당자, 날짜, 세부 내용이 부족합니다. 원본에 누가 맡는지 적혀 있지 않으면 AI가 책임자를 추측해서 넣지 않습니다. 프로젝트를 만든 뒤 담당자를 지정하거나, 가져오기 전에 원본에 담당자 이름을 적어 두세요.

Trello, Asana, Monday.com에서 가져온 내용이 일부 빠져 있습니다. 이런 서비스의 내보내기 파일에는 첨부 파일, 댓글, 자동화, 비공개 필드, 연결된 파일이 작업 기록과 분리되어 있는 경우가 많습니다. ALLO 프로젝트는 작업 구조로 활용하고, 중요한 참고 자료는 직접 추가하세요.

복구하기

업로드에 실패하면 파일 형식과 크기를 확인한 뒤, 더 작거나 정리된 파일로 다시 시도하세요.

• 회의록은 전체 녹취록 대신 실행 항목 요약을 붙여 넣습니다.
• 스프레드시트는 빈 행, 숨긴 보조 시트, 지난 기록용 탭, 프로젝트와 관련 없는 열을 지웁니다.

AI 생성이 너무 오래 걸리거나 실패하면 원본 분량을 줄이세요. 지난 댓글까지 전부 들어간 방대한 내보내기 파일보다 캔버스 이름, 단계, 날짜가 분명한 짧은 계획이 더 좋은 결과를 냅니다. 빈 프로젝트를 만들어 첫 캔버스를 직접 추가한 뒤, 프로젝트 뷰 사용하기를 참고해 정리하는 방법도 있습니다.

프로젝트는 만들어졌지만 구조가 맞지 않는다면, 팀 전체를 초대하기 전에 먼저 고치세요.

• 섹션 이름 바꾸기
• 중복된 캔버스 삭제하기
• 필요한 태그 추가하기
• 중요한 브리프, 파일, 메모, 결과물이 알맞은 캔버스에 있는지 확인하기

잘못 만든 프로젝트를 아직 아무도 쓰지 않았다면 워크스페이스 규칙에 따라 보관하거나 삭제하고, 더 정리된 자료로 다시 만드세요.

그래도 프로젝트를 가져오거나, 만들거나, 열거나, 복구할 수 없다면 원본 종류, 파일 이름, 대략적인 파일 크기, 워크스페이스 이름, 발생한 문제를 정리해 고객 지원 문의하기를 참고해 ALLO 고객 지원팀에 문의하세요.

프로젝트를 만든 뒤

프로젝트를 열고 프로젝트 소유자의 입장에서 한 번 검토하세요. 다음을 확인합니다.

• 이름
• 섹션
• 날짜
• 태그
• 완료 섹션 설정
• 첫 캔버스

구조가 이해하기 쉬울 만큼 정리된 뒤에 프로젝트 멤버 관리하기에서 멤버를 추가하세요. 메모, 파일, 디자인, 결정 사항, 검토 자료를 함께 다뤄야 하는 곳에는 캔버스를 활용합니다.

팀이 본격적으로 쓰기 전까지는 프로젝트를 작게 유지하세요. AI는 구조의 초안을 잡는 데 유용하지만, 프로젝트의 완성도는 그다음 검토에서 결정됩니다. 분명한 캔버스, 실제 담당자, 쓸모 있는 뷰, 실제와 맞는 진행률 설정, 나중에 다시 찾을 수 있는 원본 자료가 갖춰져야 합니다.