AI로 프로젝트 가져오기 및 만들기

프로젝트 형태가 이미 어딘가에 있을 때 AI를 사용합니다

프로젝트 AI는 작업이 계획서, 내보낸 파일, 회의 기록, 거친 브리프에 흩어져 있고, 그 내용을 ALLO의 섹션과 프로젝트 캔버스로 정리한 초안이 필요할 때 씁니다. 행을 하나씩 옮기는 대신 소스를 제공하고, 생성된 구조를 검토한 뒤 맞다고 판단될 때 프로젝트를 만듭니다.

그래도 이 흐름은 프로젝트를 만드는 과정이지, 완성된 프로젝트를 보장하는 과정은 아닙니다. AI는 작업을 묶고, 섹션을 제안하고, 캔버스를 만들고, 태그를 적용합니다. 소스에서 읽을 수 있는 날짜가 있으면 마감일을 넣고, 체크리스트처럼 보이는 세부 항목이 있으면 캔버스 하위 작업으로 포함할 수 있습니다.

생성된 구조가 팀의 실제 업무 흐름과 맞는지는 사람이 결정해야 합니다. 프로젝트 모델을 먼저 이해하려면 프로젝트 이해하기와 프로젝트 만들기를 참고하세요.

사용 가능 여부

가져오기나 AI 옵션이 보이지 않으면 현재 워크스페이스에서 프로젝트를 만들 수 있는지, 계정이나 요금제에서 AI 기능을 사용할 수 있는지 확인하세요. 메뉴가 사라진 것처럼 보이는 문제는 대개 권한, 요금제, 워크스페이스 설정 문제입니다. 데이터가 없어진 것은 아닙니다.

가져오기와 AI 지원 생성 중 고르기

기존 계획이나 소스 가져오기

프로젝트 생성 흐름에서 가져오기 옵션을 선택한 다음, 자료에 맞는 소스 종류를 고르세요.

정확히 어떤 파일 형식을 받을 수 있는지는 선택한 소스에 따라 다릅니다.

Trello, Asana, Monday.com에서 가져올 때는 이렇게 진행합니다.

1. 먼저 해당 서비스에서 프로젝트를 내보냅니다.
2. 내보낸 파일을 ALLO에 업로드합니다.
3. ALLO가 작업 이름, 설명, 목록, 섹션, 날짜, 체크리스트 같은 내용을 바탕으로 만든 초안을 검토합니다.

해당 도구의 첨부 파일은 ALLO 첨부 파일로 자동 변환되지 않습니다. 원본 소스에 중요한 파일이 있다면 프로젝트를 만든 뒤 파일 오브젝트로 따로 추가하거나 관련 캔버스에 첨부하세요.

회의록은 가장 정돈된 소스를 쓰는 편이 좋습니다. 참석자 사담, 반복되는 타임스탬프, 끝나지 않은 문장이 많은 녹취록은 캔버스를 어수선하게 만들 수 있습니다. 녹취록이 지저분하다면 회의 전체 기록 대신 실행 항목이나 정리된 요약을 붙여넣으세요.

프롬프트나 템플릿에서 만들기

AI 지원 생성을 고르면 프로젝트 설명을 입력하거나 템플릿을 선택해서 시작합니다. 좋은 프롬프트는 프로젝트의 운영 형태를 알려줍니다. 목표, 주요 단계, 산출물, 역할이나 팀, 중요한 날짜, 이미 알고 있는 체크리스트 항목을 넣으세요.

약한 프롬프트: 출시 계획을 세워줘.

더 나은 프롬프트: Q3 파트너 출시 프로젝트를 만들어줘. 섹션은 기획, 크리에이티브, 파트너 검토, 출시 주간, 후속 작업으로 구성해줘. 캔버스는 출시 브리프, 랜딩 페이지 카피, 데모 영상, 이메일 검토, 법무 승인, 파트너 온보딩 자료, 분석 점검, 회고를 포함해줘. 8월 안의 마감일이 언급된 곳에는 마감일을 추가해줘.

템플릿은 일이 익숙한 패턴을 따르지만 팀에 맞게 조정이 필요할 때 좋습니다. 작업에 가까운 템플릿을 고르고, ALLO가 프롬프트 영역에 넣은 문장을 검토한 뒤, 팀 상황에 맞게 바꿔 초안을 생성하세요. 프로젝트와 맞지 않는 템플릿 문구를 그대로 두지 마세요. 실제 작업이 시작되면 일반적인 캔버스는 금방 잡음이 됩니다.

프로젝트를 만들기 전에 초안 검토하기

AI가 만든 프로젝트는 초안입니다. 프로젝트를 만들기 전에 미리보기를 검토하세요.

프로젝트 이름부터 확인합니다. 이 이름은 프로젝트, 검색, 홈, 활동, 공유 링크에 표시됩니다. 팀이 나중에 알아볼 수 있는 구체적인 이름을 쓰세요.

다음은 섹션입니다. 섹션은 소스가 우연히 가진 형식이 아니라 일이 흘러가는 방식과 맞아야 합니다. 스프레드시트 열 이름이 담당자, 마감일, 메모라면 보통 프로젝트 섹션이 아니라 캔버스 필드나 세부 정보가 되어야 합니다. 좋은 섹션은 단계, 상태, 산출물 묶음, 검토 단계입니다.

캔버스에서는 다음을 확인하세요.

• 중복
• 모호한 제목
• 동작이 없는 제목
• 실제 일이 아닌 생성 캔버스

가격보다 가격 페이지 검토가 낫습니다. ALLO가 회의 녹취록에서 너무 작은 캔버스를 많이 만들었다면, 누군가 맡아 진행할 수 있는 캔버스만 남기고 나머지 세부 내용은 프로젝트 생성 후 캔버스 노트, 하위 작업, 하위 캔버스로 옮기세요. 프로젝트에서 캔버스 만들기를 참고하세요.

태그도 확인합니다. AI는 소스에서 반복되는 단어로 태그를 만들 수 있지만, 반복되는 단어가 항상 좋은 태그는 아닙니다. 필터링에 도움이 되는 태그만 남기세요.

• 우선순위
• 팀
• 채널
• 리스크
• 고객
• 작업 유형

프로젝트 수준 태그는 프로젝트 태그 관리하기로 정리하고, 프로젝트 캔버스마다 별도 분류가 필요하면 캔버스 태그 관리하기를 사용하세요.

날짜를 확인하세요. 가져온 날짜는 빠져 있거나, 애매하거나, 관련 없는 텍스트에서 복사되었을 수 있습니다. 프로젝트가 팀에 보이기 전에 마감일이 실제 약속인지 확인합니다.

대시보드에 기대기 전에 완료 섹션을 검토하세요. AI가 워크플로우를 제안할 수는 있지만, 어떤 섹션이 완료된 작업으로 집계되는지는 팀이 정합니다. 승인됨, 준비됨, 게시됨, 완료 같은 섹션은 그 안의 캔버스가 프로젝트 진행률과 번다운에 들어가야 할 때만 완료 섹션으로 표시하세요.

권한, 접근, 저장 공간

AI로 프로젝트를 만들 때도 워크스페이스 권한이 그대로 적용됩니다. 일반 프로젝트에서 프로젝트를 만들거나, 멤버를 추가하거나, 태그를 바꾸거나, 특정 필드를 편집할 수 없다면 AI 생성도 그 제한을 우회하지 않습니다. 프로젝트를 만든 뒤에는 프로젝트 멤버 관리하기로 필요한 사람을 초대하고 접근 권한을 확인하세요.

프로젝트 멤버십과 캔버스 접근 권한은 연결되어 있지만 같은 것은 아닙니다.

• 팀원이 프로젝트는 볼 수 있지만 그 안의 제한된 캔버스는 보지 못할 수 있습니다.
• 외부 협업자는 프로젝트 전체가 아니라 특정 캔버스 접근 권한만 필요할 수 있습니다.

필요한 만큼만 공유 범위를 정한 뒤, 협업자가 필요한 작업을 열 수 있는지 확인하세요. 막히는 부분이 있으면 프로젝트와 캔버스 접근 문제 해결하기를 참고합니다.

가져온 소스 파일은 임시 가져오기 소스로 사용됩니다. 나중에 파일에서 미리보기, 다운로드, 썸네일 확인, 재사용을 할 수 있는 일반 파일 항목으로 자동 등록되지 않습니다.

원본 소스가 워크스페이스 기록으로 남아야 한다면 프로젝트를 만든 뒤 캔버스나 파일에 따로 업로드하세요. 일반 파일 업로드, 캔버스 파일 오브젝트, 보관되는 워크스페이스 파일은 저장 공간과 할당량을 따릅니다.

발생할 수 있는 문제

가져오기 전에 파일이 차단됩니다. 해당 소스에서 지원하지 않는 형식이거나 파일이 너무 클 수 있습니다. 더 작은 파일을 선택하거나, 더 정돈된 형식으로 내보내거나, 소스를 여러 개로 나눠 가져오세요.

PDF가 대부분 스캔 이미지라면 ALLO가 구조를 잘 읽지 못할 수 있습니다. 원본 도구가 지원한다면 CSV, 스프레드시트, JSON, Markdown, 일반 텍스트로 내보내세요.

가져온 프로젝트가 그럴듯하지만 맥락이 빠져 있습니다. 소스에 불분명한 열 이름, 약어, 병합된 셀, 보이지 않는 시트, 불완전한 내보내기, ALLO가 읽을 수 없는 비공개 링크가 있는지 확인하세요.

회의록에 결정이 아니라 토론만 있을 때도 이런 결과가 나올 수 있습니다. 다시 시도하기 전에 프롬프트나 소스에 빠진 맥락을 추가하세요.

초안에 담당자, 마감일, 충분한 세부 정보가 없습니다. AI는 소스에 없는 책임자를 추측해서 넣으면 안 됩니다. 프로젝트를 만든 뒤 담당자를 추가하거나, 가져오기 전에 소스에 담당자 이름을 넣으세요.

Trello, Asana, Monday.com 가져오기가 불완전합니다. 내보내기는 작업 기록과 첨부 파일, 댓글, 자동화, 비공개 필드, 연결 파일을 따로 다루는 경우가 많습니다. ALLO 프로젝트를 작업 구조로 삼고, 중요한 참고 자료는 직접 추가하세요.

복구 및 문제 해결

업로드가 실패하면 파일 형식과 크기를 확인한 뒤 더 작거나 정돈된 내보내기로 다시 시도하세요.

• 회의록은 전체 녹취록 대신 실행 항목 요약을 붙여넣습니다.
• 스프레드시트 데이터는 빈 행, 보이지 않는 보조 시트, 오래된 보관 탭, 프로젝트 구조를 설명하지 않는 열을 제거합니다.

AI 생성이 너무 오래 걸리거나 실패하면 소스 양을 줄이세요. 모든 과거 댓글이 들어간 거대한 내보내기보다 캔버스 이름, 단계, 날짜가 분명한 작은 계획이 더 낫습니다. 빈 프로젝트를 만들고 첫 캔버스 몇 개를 직접 추가한 다음, 프로젝트가 생긴 뒤 프로젝트 보기 사용하기로 작업을 정리해도 됩니다.

프로젝트가 만들어졌지만 구조가 맞지 않으면 더 넓은 팀을 초대하기 전에 구조부터 고치세요.

• 섹션 이름 바꾸기
• 중복 캔버스 제거하기
• 유용한 태그 추가하기
• 중요한 브리프, 파일, 노트, 산출물이 알맞은 캔버스에 있는지 확인하기

잘못된 프로젝트가 만들어졌고 아직 아무도 사용하지 않았다면 워크스페이스 규칙에 따라 보관하거나 삭제한 뒤 더 정돈된 버전을 만드세요.

그래도 프로젝트를 가져오거나, 만들거나, 열거나, 복구할 수 없다면 소스 종류, 파일 이름, 대략적인 파일 크기, 워크스페이스 이름, 발생한 일을 정리한 뒤 지원팀에 문의하기로 ALLO 지원팀에 연락하세요.

프로젝트를 만든 뒤

프로젝트를 열고 프로젝트 담당자로서 한 번 검토하세요. 다음을 확인합니다.

• 이름
• 섹션
• 날짜
• 태그
• 완료 섹션 설정
• 첫 캔버스

구조가 이해될 만큼 정리된 뒤에 프로젝트 멤버 관리하기로 멤버를 추가하세요. 팀이 노트, 파일, 디자인, 결정, 검토 자료를 함께 다뤄야 하는 곳에는 캔버스를 사용합니다.

팀이 실제로 사용하기 전까지는 프로젝트를 작게 유지하세요. AI는 구조 초안을 만드는 데 강하지만 프로젝트 품질은 그 뒤의 검토에서 나옵니다. 명확한 캔버스, 실제 담당자, 쓸모 있는 보기, 정직한 진행률 설정, 나중에 찾을 수 있는 소스 자료가 프로젝트를 제대로 작동하게 만듭니다.