Importare e creare progetti con l'IA

Utilizzate l'IA quando la struttura del progetto è già esistente

L'IA dei progetti è utile quando il lavoro è già distribuito tra un piano, un'esportazione, un verbale di riunione o una bozza sommaria e desiderate che ALLO lo trasformi in una bozza di progetto completa di sezioni e canvases di progetto. Invece di copiare le righe una per una, potete fornire la sorgente, esaminare la struttura generata e infine creare il progetto non appena il risultato appare corretto.

Questo processo rappresenta una procedura di creazione del progetto, non una garanzia di un progetto finale perfetto. L'IA può raggruppare le attività, suggerire sezioni, creare canvases, applicare tag, inserire scadenze dove riesce a leggerle e includere sotto-attività del canvas quando la sorgente include dettagli sotto forma di elenchi di controllo.

Spetta comunque a voi decidere se la struttura corrisponde al flusso di lavoro reale del team. Se desiderate comprendere prima il modello di progetto, consultate Comprendere i progetti e Creare un progetto.

Disponibilità

Se l'opzione di importazione o l'opzione IA non è visibile, verificate se disponete dei permessi per creare progetti nello spazio di lavoro corrente e se le funzionalità IA sono abilitate per il vostro account o piano. L'assenza di determinate opzioni è solitamente dovuta a questioni di autorizzazione, al piano sottoscritto o alle impostazioni dello spazio di lavoro, e non a una perdita di dati.

Scegliere l'importazione o la creazione assistita da IA

Importare un piano o una sorgente esistente

All'interno del flusso di creazione del progetto, selezionate l'opzione di importazione, quindi scegliete la tipologia di sorgente corrispondente al vostro materiale.

I tipi di file esatti supportati dipendono dalla sorgente selezionata.

Se importate da Trello, Asana o Monday.com:

1. Esportate innanzitutto il progetto dal servizio di origine.
2. Caricate il file esportato su ALLO.
3. Esaminate la bozza creata da ALLO a partire dai nomi dei lavori, dalle descrizioni, dagli elenchi, dalle sezioni, dalle date e dai contenuti strutturati sotto forma di elenco di controllo esportati.

Gli allegati di tali strumenti non diventano automaticamente allegati in ALLO. Se la sorgente originale include file importanti, aggiungeteli separatamente come oggetti file o allegateli al canvas di riferimento dopo la creazione del progetto.

Per le note di riunione, utilizzate la sorgente più pulita a vostra disposizione. Una trascrizione contenente conversazioni informali tra i relatori, timestamp ripetuti e frasi lasciate a metà potrebbe generare canvases disordinati. Se la trascrizione risulta poco chiara, incollate un elenco delle azioni da intraprendere o un riepilogo rielaborato anziché l'intero verbale della riunione.

Creare da un prompt o da un modello

Quando si sceglie la creazione assistita da IA, iniziate fornendo una descrizione del progetto o selezionando un modello. Il prompt migliore fornisce ad ALLO la struttura operativa del progetto: l'obiettivo, le fasi principali, i risultati attesi, i ruoli o i team coinvolti, le date importanti ed eventuali elementi noti dell'elenco di controllo.

Prompt debole: Pianifica il nostro lancio.

Prompt migliore: Crea un progetto per il lancio dei partner del terzo trimestre. Sezioni: pianificazione, creatività, revisione dei partner, settimana di lancio, follow-up. Includi canvases per la sintesi del lancio, il testo della landing page, il video dimostrativo, la revisione dell'e-mail, l'approvazione legale, l'abilitazione dei partner, l'analisi dei dati e la retrospettiva. Inserisci le date di scadenza ad agosto laddove vengono menzionate.

I modelli sono particolarmente utili quando il lavoro segue uno schema noto ma richiede comunque degli adattamenti. Scegliete un modello affine alle vostre esigenze, esaminate il testo proposto da ALLO nell'area del prompt, adattatelo per il vostro team e infine generate la bozza. Evitate di lasciare il testo predefinito del modello si non corrisponde al progetto reale; l'inserimento di canvases generici rischia di generare confusione non appena inizierà il lavoro vero e proprio.

Esaminare la bozza prima di creare il progetto

I progetti generati dall'IA devono essere considerati come bozze. Esaminate l'anteprima prima di procedere con la creazione definitiva del progetto.

Controllate innanzitutto il nome del progetto, poiché verrà visualizzato in Progetti, Cerca, Home, Attività e nei link condivisi. Utilizzate un nome specifico affinché il team possa riconoscerlo facilmente in seguito.

Successivamente, esaminate le sezioni. Dovrebbero rispecchiare l'effettivo avanzamento dei lavori e non la formattazione originaria della sorgente. Ad esempio, se un foglio di calcolo presenta colonne denominate Proprietario, Scadenza e Note, queste dovrebbero solitamente essere convertite in campi o dettagli del canvas, piuttosto che in sezioni del progetto. Sezioni efficaci sono rappresentate da fasi, stati, gruppi di risultati o fasi di revisione.

Esaminate i canvases alla ricerca di:

• elementi duplicati
• titoli generici o poco chiari
• mancanza di verbi d'azione
• canvases generati che non corrispondono a lavori reali

Ad esempio, un titolo come Prezzi è meno chiaro rispetto a Revisionare la pagina dei prezzi. Se ALLO crea troppi canvases di piccole dimensioni a partire dalla trascrizione di una riunione, conservate i canvases che possono essere effettivamente assegnati a un responsabile e spostate i dettagli di supporto nelle note del canvas, nelle sotto-attività o nei sotto-canvases dopo la creazione. Consultate Creare un canvas in un progetto.

Esaminate i tag. L'IA potrebbe generare tag basandosi su termini ripetuti nella sorgente, ma le parole ripetute non si rivelano sempre tag utili. Conservate solo i tag che aiutano gli utenti a filtrare per:

• priorità
• team
• canale
• rischio
• cliente
• tipologia di lavoro

Potete gestire e ripulire i tag a livello di progetto tramite la guida Gestire i tag del progetto e utilizzare Gestire i tag del canvas qualora i canvases del progetto richiedano una propria organizzazione interna.

Esaminate le date. Le date importate possono risultare mancanti, ambigue o copiate da testi non pertinenti. Verificate che le date di scadenza rappresentino impegni reali prima di rendere visibile il progetto al resto del team.

Esaminate le sezioni completate prima di fare affidamento sulla Dashboard. L'IA può proporre un flusso di lavoro, ma spetta al vostro team definire quali sezioni rappresentino attività effettivamente concluse. Contrassegnate sezioni quali Approvato, Pronto, Pubblicato o Completato come completate solo quando i relativi canvases devono essere conteggiati ai fini dell'avanzamento del progetto e del grafico di burndown.

Permessi, accesso e archiviazione

La creazione di un progetto tramite l'IA si basa sulle autorizzazioni associate al vostro spazio di lavoro. Se non disponete dell'autorizzazione per creare progetti, aggiungere membri, modificare tag o aggiornare determinati campi nei progetti ordinari, la creazione assistita da IA non consentirà di aggirare tali limitazioni. Dopo aver creato il progetto, invitate le persone appropriate e verificate gli accessi consultando Gestire i membri del progetto.

L'appartenenza al progetto e l'accesso al canvas sono correlati ma non identici:

• Un collega potrebbe essere in grado di visualizzare il progetto ma non un canvas con accesso limitato al suo interno.
• Un collaboratore esterno potrebbe necessitare dell'accesso a uno specifico canvas piuttosto che all'intero progetto.

Condividete l'ambito minimo necessario, quindi confermate che i collaboratori possano aprire gli elementi di cui hanno bisogno facendo riferimento alla guida Risoluzione dei problemi di accesso a progetti e canvases qualora l'accesso sembri bloccato.

I file sorgente importati vengono utilizzati esclusivamente come fonti temporanee per l'importazione. Non vengono convertiti in normali elementi di File che gli utenti possono visualizzare in anteprima, scaricare, visualizzare come miniatura o riutilizzare in un secondo momento dalla sezione File.

Se la sorgente originale deve rimanere registrata nello spazio di lavoro, caricatela separatamente su un canvas o nella sezione File dopo la creazione del progetto. I caricamenti di file standard, gli oggetti file del canvas e i file conservati nello spazio di lavoro seguono le regole descritte in Spazio di archiviazione e quota.

Cosa può andare storto

• Il file viene bloccato prima dell'importazione:

  • Il tipo di file potrebbe non essere supportato per la sorgente selezionata.
  • Il file potrebbe superare le dimensioni massime consentite.
  • Soluzione: Scegliete un file di dimensioni inferiori, esportate un formato più pulito o suddividete la sorgente in importazioni più piccole. Se un PDF è composto principalmente da immagini scansionate, ALLO potrebbe riscontrare difficoltà nel leggerne la struttura. In tal caso, esportate in CSV, foglio di calcolo, JSON, Markdown o testo normale se lo strumento di origine lo consente.

• Il progetto importato sembra plausibile ma mancano informazioni di contesto:

  • La sorgente potrebbe contenere nomi di colonna poco chiari, abbreviazioni, celle unite o fogli nascosti.
  • Potrebbero essere presenti esportazioni incomplete o collegamenti privati che ALLO non è in grado di leggere.
  • Le note della riunione potrebbero riportare la discussione ma non le decisioni finali.
  • Soluzione: Aggiungete il contesto mancante nel prompt o nella sorgente prima di riprovare.

• La bozza presenta canvases senza proprietari, date o dettagli sufficienti:

  • L'IA non definisce l'assegnazione delle responsabilità se la sorgente non specifica chi si occupa di ciascuna attività.
  • Soluzione: Assegnate i proprietari dopo la creazione o inserite i loro nomi nella sorgente prima di procedere all'importazione.

• L'importazione da Trello, Asana o Monday.com risulta incompleta:

  • Le esportazioni di queste piattaforme spesso separano i record di lavoro da allegati, commenti, automazioni, campi privati o file collegati.
  • Soluzione: Utilizzate il progetto ALLO come struttura di lavoro di base e procedete ad aggiungere manualmente il materiale di supporto importante e i relativi Commenti.

Ripristino e risoluzione dei problemi

Se il caricamento non va a buon fine, verificate la tipologia e le dimensioni del file, quindi provate a effettuare un'esportazione di dimensioni ridotte o più pulita:

• Per le note di riunione, incollate un riepilogo delle attività da svolgere invece di caricare l'intera trascrizione.
• Per i dati di un foglio di calcolo, rimuovete le righe vuote, i fogli di supporto nascosti, le vecchie schede di archivio e le colonne che non descrivono il progetto.

Se la generazione tramite IA richiede troppo tempo o non va a buon fine, iniziate fornendo una quantità inferiore di materiale sorgente. Un piano più circoscritto con nomi dei canvases, fasi e date chiari è preferibile rispetto a un'esportazione di grandi dimensioni contenente tutti i commenti storici. Potete anche creare un progetto vuoto, aggiungere manualmente i primi canvases e utilizzare la guida Utilizzare le viste del progetto per organizzare il lavoro una volta configurato.

Se il progetto viene creato ma presenta errori strutturali, correggeteli prima di invitare il resto del team:

• rinominate le sezioni
• eliminate i canvases duplicati
• aggiungete tag utili
• assicuratevi che le sintesi, i file, le note o i risultati importanti siano inseriti nei canvases corretti

Se è stato creato un progetto errato e nessuno ha ancora iniziato a utilizzarlo, potete archiviarlo o eliminarlo in base alle regole del vostro spazio di lavoro e crearne una versione corretta.

Se riscontrate ancora problemi nell'importazione, nella creazione, nell'apertura o nel ripristino del progetto, raccogliete le informazioni sul tipo di sorgente, il nome e le dimensioni approssimative del file, il nome dello spazio di lavoro e la descrizione del problema riscontrato, quindi contattate l'assistenza ALLO tramite la guida Contattare l'assistenza.

Dopo la creazione del progetto

Aprite il progetto ed effettuate una verifica preliminare in qualità di proprietari del progetto. Verificate:

• il nome
• le sezioni
• le date
• i tag
• le impostazioni delle sezioni completate
• i primi canvases

Aggiungete i membri tramite la guida Gestire i membri del progetto solo dopo che la struttura del progetto risulta chiara e comprensibile. Utilizzate i canvases laddove il team necessita di uno spazio di lavoro collaborativo per note, file, progetti grafici, decisioni o materiale da sottoporre a revisione.

Mantenete il progetto circoscritto fino a quando il team non inizierà a utilizzarlo attivamente. L'IA è uno strumento eccellente per delineare una bozza di struttura, ma la qualità del progetto deriva dalla successiva revisione umana: canvases chiari, responsabili reali, viste utili, impostazioni di avanzamento accurate e materiale sorgente facilmente reperibile in un secondo momento.