Date, stato e notifiche del progetto

Le date e lo stato del progetto indicano l'andamento complessivo delle attività. Le date dei canvas segnalano invece quando le singole parti di lavoro richiedono attenzione. Mantenendo separati questi due livelli, la lettura del progetto risulterà molto più semplice.

Consultate questo articolo quando la data di un progetto sembra errata, una modifica dello stato ha sorpreso il team o quando gli utenti non sono sicuri del motivo per cui sia apparsa una notifica del progetto nella Inbox.

Per informazioni sul progresso e sul grafico burndown, consultate Dashboard e progresso del progetto. Per i canvas dotati di data nel Calendario, consultate Utilizzare un calendario del progetto. Per la rimozione delle notifiche, consultate Gestire le notifiche della Inbox.

Date del progetto e date dei canvas a confronto

L'intestazione del progetto può mostrare un intervallo di date, spesso utilizzato come finestra temporale complessiva di inizio e fine del progetto. Anche un canvas all'interno del progetto può avere la propria data di scadenza o un proprio intervallo di date.

Utilizzate la data del progetto per la cornice generale: la finestra di lancio, il periodo di attività, il periodo di assegnazione delle lezioni, lo svolgimento della campagna o il ciclo di consegna.

Utilizzate le date dei canvas per il lavoro vero e proprio: la revisione creativa prevista per venerdì, la sessione di feedback del cliente martedì prossimo, il controllo di qualità (QA) prima del lancio o la retrospettiva dopo il rilascio.

Se la data del progetto cambia, cambia l'intera sequenza temporale del progetto. Se cambia la data di un singolo canvas, cambia solo quella specifica parte di lavoro del progetto.

Impostare o modificare la data del progetto

Aprite il progetto e utilizzate lo strumento di selezione della data nell'intestazione del progetto. Scegliete la data di inizio e di fine che descrivono la finestra temporale del progetto, quindi salvate.

Utilizzate date reali. Una data di fine progetto fittizia rende le liste dei progetti, i promemoria e le revisioni meno affidabili. Se la scadenza non è nota, è preferibile lasciare la data non impostata finché il team non disporrà di una finestra temporale reale.

La modifica della data del progetto può apparire nell'attività del progetto in modo che il team ne abbia traccia. Questa operazione non completa automaticamente i canvases, non sposta le sezioni e non modifica il progresso della Dashboard.

Impostare le date dei canvas per il lavoro all'interno del progetto

Aprite la riga del canvas di progetto, i dettagli, l'elemento del Calendario o lo strumento di data supportato e impostate la data del canvas in cui si svolge il lavoro. Utilizzate le date dei canvas per le scadenze di revisione, i giorni di pubblicazione, i passaggi di consegne, le riunioni e i controlli successivi.

Il Calendario e la Timeline dipendono dalle date dei canvas. Un progetto può avere una data di fine perfettamente valida mentre il Calendario appare vuoto perché i singoli canvases non hanno date impostate.

Se una data è importante per il lavoro quotidiano di una persona, inseritela sul canvas. Se è importante per il progetto nel suo complesso, inseritela sul progetto.

Stato del progetto

Lo stato del progetto descrive la condizione dell'intero progetto. Gli stati principali sono In progress, Paused e Completed.

Utilizzate In progress quando il team sta spostando attivamente i canvases all'interno del progetto.

Utilizzate Paused quando il progetto è intenzionalmente in attesa: una decisione del cliente, l'approvazione del budget, una pausa didattica, un cambio di personale o una dipendenza esterna al team.

Utilizzate Completed quando il progetto stesso è terminato. Il completamento del progetto è diverso dallo spostamento dei singoli canvases nelle sezioni completate. Un progetto può avere un progresso al 100% e rimanere comunque aperto per note finali, file, retrospettive o report.

Modifiche di stato e notifiche della Inbox

Quando qualcuno modifica lo stato di un progetto, gli altri membri iscritti al progetto possono ricevere una notifica nella Inbox. La persona che ha effettuato la modifica non riceverà tale notifica, poiché è già a conoscenza dell'azione svolta.

Utilizzate le modifiche di stato con moderazione. Lo stato Paused deve indicare che il team non deve più attendersi progressi nell'immediato. Lo stato Completed deve significare che il progetto è sufficientemente concluso da consentire agli utenti di smettere di monitorarlo per i normali aggiornamenti.

Se un collega riferisce di non aver ricevuto una notifica di stato, verificate se sia iscritto al progetto, se possa accedervi, se le sue impostazioni di notifica lo consentano e se stia controllando lo spazio di lavoro corretto.

Promemoria della data di scadenza del progetto

I promemoria della data di scadenza sono diversi dalle attività di modifica delle date. Una modifica della data del progetto può apparire nell'Attività, ma ciò non significa che ogni modifica invii un promemoria.

I promemoria della data di scadenza del progetto sono destinati ai membri iscritti al progetto quando i promemoria sono abilitati e il progetto è ancora attivo. I progetti archiviati o completati non devono comportarsi come attività in corso che richiedono attenzione.

Se i promemoria risultano eccessivi, verificate che la data del progetto sia reale, valutate se il progetto debba essere contrassegnato come Completed e se i vecchi progetti debbano essere archiviati o rimossi.

Stato, progresso e Dashboard sono correlati ma distinti

La modifica dello stato non modifica il progresso. Contrassegnare una sezione come completata può modificare il progresso. Lo spostamento di un canvas in una sezione completata può modificare il progresso. La modifica della data di scadenza del progetto può variare i promemoria e l'attività, ma non il progresso.

Questa distinzione è utile:

• Un progetto può trovarsi nello stato Paused con un progresso dell'80% perché la revisione finale è in attesa di un feedback da parte del cliente.
• Un progetto può trovarsi nello stato In progress al 100% perché il team ha spostato ogni canvas in una sezione completata, ma è ancora necessaria una sessione di retrospettiva.
• Un progetto può essere contrassegnato come Completed anche in presenza di alcuni canvases non completati, qualora il proprietario abbia chiuso intenzionalmente il progetto inserendo note d'archivio.

Esempio: riunione sullo stato del progetto

Il proprietario di un progetto apre la Dashboard prima della revisione settimanale. Il progresso è al 71%, il grafico burndown è piatto e due canvases sono scaduti. Il progetto stesso è ancora nello stato In progress.

Il team stabilisce che il progetto è in attesa di un'approvazione esterna. Il proprietario modifica lo stato in Paused, lascia un Commento sul canvas di approvazione e aggiorna l'intervallo di date del progetto. I membri iscritti possono visualizzare la modifica dello stato nella Inbox o in Attività, e la persona successiva che aprirà il progetto comprenderà il motivo per cui il progresso si è arrestato.

Una volta ricevuta l'approvazione, il proprietario reimposta lo stato su In progress, sposta i canvases approvati in una sezione completata e il progresso della Dashboard si aggiorna in base allo spostamento della sezione.

Esempio: progetto scolastico o di formazione

Un docente o un formatore può utilizzare l'intervallo di date del progetto per la durata del corso e le date dei canvas per ciascun compito, workshop o sessione di revisione.

Al termine delle lezioni, l'aggiornamento dello stato del progetto su Completed rende chiaro lo stato complessivo. Se alcuni canvases rimangono non completati perché gli studenti hanno saltato delle attività o delle esercitazioni opzionali, ciò non significa necessariamente che lo stato del progetto sia errato. Lo stato del progetto spiega la condizione del programma, mentre il progresso della Dashboard illustra come si sono spostati i canvases.

Risoluzione dei problemi

• La data del progetto è cambiata ma il Calendario non mostra modifiche
  • Verificate le date dei canvas. Il Calendario si basa sui canvases dotati di data all'interno del progetto, non solo sulla data presente nell'intestazione del progetto.
• Il progresso della Dashboard è cambiato ma lo stato del progetto è rimasto lo stesso
  • Controllate le impostazioni di completamento delle sezioni. Il progresso e lo stato sono due elementi indipendenti.
• Lo stato del progetto è cambiato ma nessun utente ha ricevuto la notifica
  • Verificate i membri del progetto.
  • Controllate l'accesso alla Inbox e le impostazioni di notifica.
  • Assicuratevi che gli utenti stiano visualizzando lo spazio di lavoro corretto.
  • Ricordate che la persona che effettua la modifica non riceve una notifica automatica per la propria azione.
• Un vecchio progetto continua a inviare promemoria agli utenti
  • Verificate se il progetto debba essere contrassegnato come Completed o archiviato.
  • In alternativa, inserite una data reale aggiornata per evitare segnalazioni non necessarie.