Fechas, estado y notificaciones del proyecto

Las fechas y el estado del proyecto indican cómo se está desarrollando el proyecto en su totalidad. Las fechas de los canvases informan cuándo requieren atención los elementos de trabajo individuales. Al mantener estas dos capas separadas, el proyecto resultará mucho más fácil de comprender.

Consulte este artículo si una fecha de proyecto parece incorrecta, si un cambio de estado sorprende al equipo o si los miembros no están seguros de por qué apareció una notificación de proyecto en la Bandeja de entrada.

Para obtener información sobre el progreso y el gráfico de trabajo pendiente (burndown), lea Panel de control y progreso del proyecto. Para canvases con fecha en el calendario, consulte Usar un calendario de proyecto. Para realizar una limpieza de las notificaciones, revise Administrar las notificaciones de la Bandeja de entrada.

Fechas del proyecto frente a fechas de los canvases

El encabezado del proyecto puede mostrar un rango de fechas del proyecto, que suele utilizarse como el período de inicio y finalización general del proyecto. Un canvas dentro del proyecto también puede tener su propia fecha de vencimiento o rango de fechas.

Utilice la fecha del proyecto para definir el marco general: el período de lanzamiento, el período de participación, el plazo de entrega de tareas, el transcurso de una campaña o el ciclo de entrega.

Utilice las fechas de los canvases para el trabajo en sí: la revisión creativa que vence el viernes, la sesión de retroalimentación con el cliente del próximo martes, la verificación de control de calidad antes del lanzamiento o la retrospectiva posterior a la publicación.

Si la fecha del proyecto cambia, se modifica toda la línea de tiempo del proyecto. Si cambia la fecha de un solo canvas, solo se verá afectada esa parte específica del trabajo del proyecto.

Establecer o cambiar la fecha del proyecto

Abra el proyecto y utilice el control de fecha en el encabezado del proyecto. Seleccione la fecha de inicio y de finalización que definen el período del proyecto y, a continuación, guarde los cambios.

Utilice fechas reales. Una fecha de finalización de proyecto ficticia reduce la confiabilidad de las listas de proyectos, los recordatorios y las revisiones. Si desconoce la fecha límite, es preferible dejar la fecha sin definir hasta que el equipo disponga de un período real.

La modificación de la fecha del proyecto puede registrarse en la actividad del proyecto para que el equipo disponga de un historial del cambio. Esto no completa automáticamente los canvases, ni mueve las secciones, ni modifica el progreso en el panel de control.

Establecer fechas de canvases para el trabajo dentro del proyecto

Abra la fila de canvases del proyecto, los detalles, el elemento del calendario o el control de fecha admitido y establezca la fecha del canvas donde se realiza el trabajo. Utilice las fechas de los canvases para los plazos de revisión, los días de publicación, las entregas, las reuniones y los seguimientos.

El Calendario y la Línea de tiempo dependen de las fechas de los canvases. Un proyecto puede tener una fecha de finalización perfectamente válida mientras que el Calendario se muestra vacío debido a que los canvases individuales no tienen fechas asignadas.

Si una fecha es relevante para el trabajo diario de una persona, asígnela al canvas. Si es relevante para el proyecto en su totalidad, asígnela al proyecto.

Estado del proyecto

El estado del proyecto describe la situación de todo el proyecto. Los estados principales son En progreso, Pausado y Completado.

Utilice En progreso mientras el equipo mueva de forma activa los canvases a lo largo del proyecto.

Utilice Pausado cuando el proyecto se encuentre en espera de forma intencionada: por una decisión del cliente, la aprobación del presupuesto, un período de receso en el aula, un cambio de personal o una dependencia externa al equipo.

Utilice Completado cuando el proyecto en sí haya finalizado. Completar el proyecto es diferente a mover canvases individuales a secciones completadas. Un proyecto puede tener un progreso del 100% y, aun así, permanecer abierto para notas finales, archivos, retrospectivas o informes.

Cambios de estado y notificaciones en la Bandeja de entrada

Cuando alguien cambia el estado de un proyecto, los demás miembros que se han unido al proyecto pueden recibir una notificación en su Bandeja de entrada. El usuario que realizó el cambio no es el destinatario de dicha notificación, ya que está al tanto de la acción realizada.

Realice cambios de estado con moderación. El estado Pausado debe indicar que el equipo debe dejar de esperar actividad. El estado Completado debe significar que el proyecto ha finalizado lo suficiente como para que los miembros dejen de supervisarlo en busca de actualizaciones habituales.

Si un compañero de equipo indica que no recibió una notificación de estado, verifique si se ha unido al proyecto, si tiene acceso al mismo, si sus configuraciones de notificación lo permiten y si está consultando el espacio de trabajo correcto.

Recordatorios de la fecha de vencimiento del proyecto

Los recordatorios de la fecha de vencimiento son diferentes de la actividad de cambio de fecha. La edición de una fecha de proyecto puede aparecer en la Actividad, pero esto no significa que cada edición envíe un recordatorio.

Los recordatorios de la fecha de vencimiento del proyecto están dirigidos a los miembros del proyecto que se han unido, siempre que los recordatorios estén habilitados y el proyecto siga siendo relevante. Los proyectos archivados o completados no deben comportarse como trabajos activos que requieran atención.

Si los recordatorios resultan excesivos, verifique si la fecha del proyecto es real, si el proyecto debe marcarse como Completado y si los proyectos antiguos deben archivarse o limpiarse.

El estado, el progreso y el panel de control están relacionados, pero son independientes

Modificar el estado no altera el progreso. Marcar una sección como completada puede cambiar el progreso. Mover un canvas a una sección completada puede cambiar el progreso. Modificar la fecha de vencimiento del proyecto puede cambiar los recordatorios y la actividad, pero no el progreso.

Esta separación es de gran utilidad:

• Un proyecto puede estar Pausado al 80% de progreso porque la revisión final está en espera de la respuesta de un cliente.
• Un proyecto puede estar En progreso al 100% de progreso debido a que el equipo trasladó todos los canvases a una sección completada, pero aún necesita realizar una retrospectiva.
• Un proyecto puede marcarse como Completado con algunos canvases incompletos si el propietario cerró el proyecto de forma intencionada y dejó notas de archivo.

Ejemplo: reunión de estado

El propietario de un proyecto abre el panel de control antes de la revisión semanal. El progreso es del 71%, el gráfico de trabajo pendiente es plano y dos canvases están vencidos. El proyecto en sí sigue En progreso.

El equipo determina que el proyecto está a la espera de una aprobación externa. El propietario cambia el estado a Pausado, deja un comentario en el canvas de aprobación y actualiza el rango de fechas del proyecto. Los miembros que se han unido pueden ver el cambio de estado en su Bandeja de entrada o en la Actividad, y la siguiente persona que abra el proyecto comprenderá por qué se detuvo el progreso.

Cuando se recibe la aprobación, el propietario vuelve a cambiar el estado a En progreso, traslada los canvases aprobados a una sección completada y el progreso del panel de control se actualiza debido al movimiento de la sección.

Ejemplo: proyecto de aula o capacitación

Un docente o instructor puede utilizar el rango de fechas del proyecto para el período de clases y las fechas de los canvases para cada tarea, taller o sesión de revisión.

Al finalizar las clases, cambiar el estado del proyecto a Completado aclara la situación general. Si algunos canvases permanecen incompletos debido a que los estudiantes no entregaron trabajos o se omitieron actividades opcionales, esto no significa necesariamente que el estado del proyecto sea incorrecto. El estado del proyecto explica la situación del programa, mientras que el progreso en el panel de control explica cómo se movieron los canvases.

Qué puede salir mal

• La fecha del proyecto cambió, pero el calendario no se actualizó: Verifique las fechas de los canvases. El calendario se basa en los canvases de proyecto que tienen una fecha asignada, no únicamente en la fecha del encabezado del proyecto.
• El progreso en el panel de control cambió, pero el estado no se modificó: Verifique las configuraciones de finalización de sección. El progreso y el estado de un proyecto son elementos independientes.
• El estado del proyecto cambió, pero nadie recibió una notificación: Compruebe la membresía del proyecto, el acceso a la Bandeja de entrada, las configuraciones de notificación y el espacio de trabajo. Tenga en cuenta que el usuario que realiza el cambio no recibe una notificación sobre su propia acción.
• Un proyecto antiguo continúa enviando recordatorios recurrentes: Confirme si el proyecto debe marcarse como Completado, archivarse o si se le debe asignar una fecha real actualizada.