Usar la Bandeja de entrada

La Bandeja de entrada reúne las actualizaciones que requieren atención

La Bandeja de entrada es el espacio dentro de la aplicación destinado a las actualizaciones de ALLO que pueden requerir una respuesta: menciones, respuestas, invitaciones, solicitudes de acceso, recordatorios, actualizaciones de asignaciones, registros de progreso de OKR (Check-ins), avisos de fechas de vencimiento, cambios en el estado de los proyectos, resultados de exportación de archivos y decisiones sobre invitaciones al espacio de trabajo.

El Inicio puede mostrar vistas previas, pero la Bandeja de entrada gestiona la lista completa de notificaciones y sus acciones. Utilícela cuando necesite decidir qué elementos son nuevos, completar tareas, reabrir elementos completados, revisar una solicitud, responder a un hilo de conversación, aceptar o rechazar una invitación, o regresar directamente al trabajo original.

Para configurar las notificaciones, consulte Administrar notificaciones. Para conocer el comportamiento de las menciones en un canvas, consulte Mencionar personas y colaboradores de canvas. Para un flujo de trabajo de comentarios más amplio, consulte Trabajar con comentarios y menciones.

Disponibilidad y permisos

Dónde encontrar la Bandeja de entrada

Abra la Bandeja de entrada desde el encabezado de la aplicación, la vista previa del Inicio, el icono de notificaciones o el punto de acceso de la Bandeja de entrada disponible en su espacio de trabajo. El panel lateral es la interfaz principal de notificaciones dentro de la aplicación.

Si el Inicio muestra una vista previa, considérela como un acceso directo. Abra la Bandeja de entrada para consultar la lista completa, las pestañas de estado, las acciones de fila, las respuestas, la revisión de solicitudes de acceso, las decisiones sobre invitaciones y los elementos completados.

Qué puede aparecer en la Bandeja de entrada

Las acciones exactas dependerán del tipo de notificación, del estado del recurso y de sus permisos.

Nuevos y Completados

La Bandeja de entrada separa el trabajo activo del completado.

La pestaña Nuevos contiene las notificaciones que aún requieren atención o que no han sido marcadas como completadas. Completados contiene los elementos que usted ya ha finalizado o marcado como completadas. Si desea atender un asunto más tarde, déjelo en la pestaña Nuevos hasta que esté listo para marcarlo como completado.

Los contadores pueden actualizarse mientras usted trabaja. Si un contador cambia después de abrir la Bandeja de entrada, por lo general significa que ALLO recibió una actualización en vivo o reparó una notificación cuyo recurso subyacente ya no está disponible.

Algunas listas de la Bandeja de entrada incluyen un divisor de "Visto anteriormente". Este divisor le ayuda a separar los elementos más nuevos de los que ya se habían cargado en su última visita.

Acciones comunes de la Bandeja de entrada

Utilice la opción Marcar todo como completado con precaución. Es ideal para limpiar notificaciones de poco valor o que ya han sido atendidas, no para ignorar solicitudes que requieran una acción activa de su parte.

Cómo gestiona la Bandeja de entrada el trabajo no disponible

La Bandeja de entrada no debe mostrar información de trabajos privados o eliminados solo porque exista una notificación. Si el recurso original fue eliminado, trasladado, se dejó de compartir o pertenece a un espacio de trabajo en el cual su acceso fue desactivado, ALLO puede ocultar la notificación, repararla o impedir que se abra.

Las invitaciones a espacios de trabajo son un caso especial porque la invitación misma representa la ruta de acceso. Es posible que usted pueda actuar sobre una invitación incluso antes de disponer de un acceso normal al espacio de trabajo.

Si una notificación proviene de otro espacio de trabajo, cambie a ese espacio antes de volver a intentarlo. Si el elemento continúa sin abrirse, consulte Cuando no se puede acceder al trabajo.

Ejemplos

Si un colaborador le menciona en un comentario de un canvas, abra el elemento de la Bandeja de entrada, lea el hilo de conversación en su contexto, responda si es necesario y, finalmente, marque el elemento como completado una vez que se haya resuelto el asunto.

Si alguien solicita acceso a un canvas que usted administra, abra la solicitud de acceso desde la Bandeja de entrada. Evalúe quién realiza la petición, qué necesita y si debe concederle permisos de visualización, de comentarios, de edición, o denegar el acceso.

Si una exportación a PDF está lista, utilice la acción correspondiente en la Bandeja de entrada para descargar el archivo. Si la URL ha caducado, el archivo no está disponible o la exportación ha fallado, consulte Solucionar una exportación de canvas fallida y vuelva a ejecutar la exportación desde el canvas.

Si un registro de progreso de un Resultado clave cambia de estado, abra la notificación para revisar el Resultado clave y el contexto que motivó la actualización. Consulte Registrar el progreso para comprender el funcionamiento de los registros de progreso.

Errores comunes

No considere la Bandeja de entrada como un registro completo de auditoría de actividad. Utilice Actividad cuando requiera un historial de cambios más amplio.

No asuma que un elemento ha sido eliminado solo porque una notificación antigua ya no se abra. Puede encontrarse en otro espacio de trabajo, haberse dejado de compartir con usted, haber sido archivado, desactivado o filtrado.

No marque todos los elementos como completados si aún tiene pendiente revisar solicitudes de acceso o decisiones sobre invitaciones. Ábralas primero.

No confíe únicamente en el correo electrónico. La Bandeja de entrada es la fuente oficial dentro de la aplicación para las notificaciones de ALLO, incluso si las opciones de correo electrónico o las notificaciones push se encuentran desactivadas.

Qué puede salir mal

• La Bandeja de entrada está vacía pero usted esperaba actualizaciones: Compruebe el espacio de trabajo activo, la configuración de notificaciones y si el trabajo aún existe. Consulte Administrar notificaciones para revisar sus configuraciones.
• Un elemento no se abre: Verifique sus permisos de acceso al trabajo original. Si es necesario, solicite al propietario que lo comparta de nuevo.
• Los contadores parecen desactualizados o no cambian: Actualice la aplicación. Las actualizaciones en vivo pueden llegar mientras el panel lateral está abierto, y los elementos completados o reparados pueden moverse entre pestañas.
• Falta una solicitud de acceso: Solicite al remitente que intente de nuevo utilizando el enlace actual y confirme la dirección de correo electrónico con la que ha iniciado sesión.
• Aparece una notificación sobre un trabajo confidencial que ya no debería ver: Póngase en contacto con el propietario o con el administrador del espacio de trabajo. Es posible que se deba corregir el permiso de acceso correspondiente.