Solucionar problemas de acceso compartido

Los problemas de acceso compartido suelen deberse a la cuenta, el espacio de trabajo, los permisos o la eliminación

Si un canvas o proyecto compartido no se abre, comience con las comprobaciones más sencillas:

• ¿Tiene iniciada la sesión con el correo electrónico correcto?
• ¿Se encuentra en el espacio de trabajo correcto?
• ¿Está utilizando un enlace compartido que aún existe?

La mayoría de los problemas de acceso compartido no son complejos. Es probable que el elemento se haya compartido con otra cuenta, que el propietario haya modificado los permisos, que el trabajo se haya eliminado, que el enlace sea antiguo o que el acceso compartido le otorgue un nivel de acceso inferior al esperado.

La sección Compartido conmigo es un espacio de recuperación, pero no puede anular los permisos establecidos en el trabajo original. Si usted ya no tiene acceso al canvas o al proyecto, es posible que la lista muestre menos información, no logre abrir el elemento o deje de mostrarlo después de actualizar la página.

Para conocer los pasos habituales de apertura, consulte Abrir trabajo compartido.

Compruebe primero la cuenta

Asegúrese de haber iniciado sesión con el correo electrónico que recibió la invitación para compartir. Si un compañero de equipo compartió un trabajo con usted@empresa.com, iniciar sesión con usted@gmail.com no le otorgará acceso, aunque ambas cuentas le pertenezcan.

Si usted utiliza múltiples espacios de trabajo de ALLO, emplee la función Cambiar de espacio de trabajo. El trabajo compartido pertenece a un espacio de trabajo específico. Por ejemplo, un canvas compartido en el espacio de trabajo de "Revisión de clientes" no aparecerá en el espacio de trabajo del "Equipo de producto".

Si abrió un enlace directo desde el correo electrónico o el chat, cierre la sesión e inicie sesión de nuevo con la cuenta correspondiente, y luego vuelva a abrir el enlace. Si esto soluciona el problema, significará que el acceso compartido era válido pero estaba vinculado a una cuenta diferente a la que estaba utilizando en ese momento.

Verifique qué se compartió realmente

Consulte con el remitente para saber si compartió un canvas, un proyecto, una invitación al espacio de trabajo o si solo copió un enlace. Estas son vías de acceso diferentes.

El acceso compartido a un canvas puede permitirle abrir ese canvas individual sin darle permiso para explorar todo el proyecto. Por otro lado, compartir un proyecto puede permitirle abrir las vistas de este, pero algunos canvases podrían seguir estando restringidos si cuentan con accesos independientes. Una invitación al espacio de trabajo otorga una membresía más amplia, aunque el acceso final seguirá dependiendo de su rol.

Si esperaba tener acceso a un proyecto pero recibió un canvas, pídale al remitente que comparta el proyecto. Si esperaba permisos de edición pero solo recibió permisos de visualización, pídale que modifique los permisos. Si esperaba ver todos los canvases de un proyecto y uno de ellos no se abre, solicite acceso para ese canvas en específico.

Verifique el estado de solo lectura

El estado de solo lectura no siempre es un error. Muchos canvases se comparten deliberadamente solo para su revisión. Si puede abrir el trabajo pero no puede editar, añadir un Comentario, descargar, exportar o eliminar archivos, es posible que su rol actual no incluya estas acciones.

Busque las opciones o herramientas de configuración dentro del canvas o proyecto abierto. Si no dispone de acciones de edición, consulte con el propietario para confirmar si su intención era otorgarle permisos de visualización, Comentario o edición. Para solucionar problemas generales sobre el estado de solo lectura, consulte Acceso de solo lectura.

No solicite al equipo de soporte técnico que "solucione" el estado de solo lectura hasta que el propietario confirme el nivel de permiso previsto. ALLO debe respetar la configuración de uso compartido establecida por el propietario.

Compruebe si el trabajo se ha eliminado o movido

Si un elemento compartido se abría correctamente antes pero ahora falla, es posible que el propietario lo haya eliminado, movido, restaurado en otra ubicación o que haya revocado su acceso. Pida al remitente que intente abrir el elemento desde su propia cuenta. Si tampoco logra encontrarlo, deberá revisar la Papelera antes de que finalice el período de retención de datos.

Si el elemento se eliminó de forma permanente o se borró automáticamente tras el período de retención, el acceso compartido habitual no podrá restaurarlo. El propietario o administrador debe revisar el Período de retención y las indicaciones sobre Cuando el trabajo parece haber desaparecido.

Si un proyecto se ha movido o renombrado, es posible que su antiguo enlace siga funcionando, pero el título o la ubicación en Compartido conmigo podrían haber cambiado. Utilice la función Buscar con el título actual si el título anterior ya no aparece.

Verifique las limitaciones de invitados y colaboradores externos

Los colaboradores externos y los usuarios con rol de Invitado pueden tener un acceso más restringido que los miembros del espacio de trabajo. Es posible que solo puedan ver el canvas o el proyecto que se les ha compartido explícitamente, sin tener visibilidad sobre todos los archivos del espacio de trabajo, los miembros, los paneles o las listas de proyectos.

Si usted es un Invitado y necesita un acceso más amplio, consulte con el propietario del espacio de trabajo para que lo invite como miembro o le conceda acceso a trabajos adicionales. Para obtener más información sobre la configuración, consulte Invitar a invitados y colaboradores externos y Colaboración de invitados.

Si colabora con personas de otras empresas, asegúrese de que el remitente haya enviado la invitación a la dirección de correo electrónico que utiliza habitualmente para iniciar sesión. Los alias de correo electrónico externos suelen ser una causa habitual de bucles de "acceso denegado".

Compruebe su membresía y posible desactivación

Si su membresía en el espacio de trabajo ha cambiado, los elementos compartidos podrían dejar de abrirse. Esto puede ocurrir tras modificaciones en su rol, cambios de equipo, desvinculaciones de la empresa, desactivación del espacio de trabajo o el vencimiento de una invitación de Invitado.

Solicite al administrador del espacio de trabajo que confirme si su cuenta está activa y posee el rol adecuado. Si su acceso se ha desactivado, consulte Acceso desactivado. Si es necesario cambiar su rol, consulte Cambiar el rol de un miembro.

Si ha aceptado una invitación recientemente, actualice ALLO o cierre la sesión e inicie sesión de nuevo para que la aplicación cargue su membresía actualizada del espacio de trabajo.

Si el elemento aparece en Compartido conmigo pero no se abre

Si ve el elemento en su lista de compartidos pero no logra abrirlo, siga estos pasos de diagnóstico:

• La vista está desactualizada: Actualice la página e intente abrir el elemento desde su enlace directo si dispone de uno. Si el enlace directo funciona, la vista de la sección Compartido conmigo estaba obsoleta.
• Acceso revocado o eliminado: Si ni la tarjeta ni el enlace directo funcionan, pida al remitente que confirme que usted sigue teniendo acceso. El remitente debe verificar la configuración de uso compartido y comprobar si el elemento está en la Papelera.
• El elemento se movió o renombró: Si la tarjeta muestra un proyecto o remitente incorrecto, es posible que el elemento se haya renombrado, movido o compartido por otra vía. Utilice el título y la fecha en que se compartió para confirmar que se trata del mismo archivo.

Si el enlace directo se abre pero el elemento no aparece en Compartido conmigo

Si logra acceder al enlace directo pero no encuentra el elemento en su lista de compartidos, verifique las siguientes causas:

• Espacio de trabajo incorrecto: Confirme que se encuentra en el mismo espacio de trabajo al que pertenece el enlace. El contenido compartido se organiza por espacios individuales.
• El elemento ya fue leído: Utilice la función de Buscar en Compartido conmigo para buscar el título del elemento. Revise si el elemento se marcó como leído en lugar de aparecer como no leído.
• Método de uso compartido indirecto: El elemento no aparecerá en Compartido conmigo si se compartió mediante un método que no genera automáticamente una entrada en la lista para su cuenta, o si la lista aún no se ha actualizado. Conserve el enlace directo y solicite al remitente que comparta el elemento directamente con su cuenta de correo si necesita que aparezca allí.

También puede marcar con una estrella el canvas o el proyecto abierto para acceder rápidamente en el futuro. Consulte Usar elementos destacados.

Qué información proporcionar al solicitar ayuda

Si necesita ponerse en contacto con el propietario, un administrador o el equipo de soporte técnico, proporcióneles los siguientes detalles para resolver el problema rápidamente:

• El nombre del espacio de trabajo.
• El correo electrónico con el que ha iniciado sesión.
• El título del elemento (canvas o proyecto).
• El nombre del remitente que compartió el elemento.
• El enlace directo al elemento (si dispone de él).
• El mensaje de error exacto que se muestra.
• Si puede abrir otros trabajos compartidos correctamente.
• Si el inconveniente es por acceso de solo lectura, indique qué acción específica esperaba realizar.

Facilitar esta información permitirá identificar la causa real con rapidez, ya sea una cuenta incorrecta, un espacio de trabajo erróneo, la falta de permisos adecuados, la eliminación del trabajo, una invitación de Invitado vencida o una lista de elementos compartidos desactualizada.