Acceder a un espacio de trabajo desactivado

La desactivación bloquea la relación con el espacio de trabajo

Si el acceso de su cuenta como miembro de un espacio de trabajo ha sido desactivado, los enlaces antiguos no deberán permitirle volver a abrir dicho espacio de trabajo. Esto es un estado más estricto que el acceso de solo lectura. El acceso de solo lectura significa que usted puede abrir el trabajo pero no puede editarlo. Desactivado significa que su relación de membresía con el espacio de trabajo está bloqueada.

Este límite protege los datos privados del espacio de trabajo. Un antiguo miembro no debe ser capaz de seguir utilizando un enlace antiguo de un canvas, una dirección URL de un proyecto, una notificación o una conexión en vivo una vez que la relación con el espacio de trabajo ha sido desactivada.

Para conocer el modelo de acceso general, consulte Miembros, invitados y colaboradores externos. Para los controles de gestión de miembros disponibles para los administradores, consulte Gestionar miembros del espacio de trabajo.

Disponibilidad y permisos

Qué es y qué no es la desactivación

El caso extremo importante corresponde a una persona que solía ser miembro del espacio de trabajo y ahora solo debe acceder a un elemento compartido. Si aún conserva un registro de miembro desactivado en el espacio de trabajo, esa desactivación puede bloquear su acceso antes de que el uso compartido de elementos sea de ayuda. Un administrador puede requerir resolver primero el estado del miembro antiguo y luego compartir el trabajo específico como colaborador externo o invitado.

Dónde deben realizar las comprobaciones los administradores

Los administradores deben comenzar en Configuraciones del espacio de trabajo → Miembros o en la pantalla de gestión de miembros disponible en el espacio de trabajo. Realice la búsqueda utilizando el correo electrónico exacto de la persona. Verifique si el miembro se encuentra activo, invitado, eliminado o desactivado.

Posteriormente, determine qué acceso debe tener la persona en la actualidad:

Qué deben intentar primero los usuarios afectados

Si visualiza un error de acceso, cierre la sesión e inicie sesión de nuevo con la cuenta que pertenece al espacio de trabajo. Si dispone de múltiples cuentas de Google, Microsoft, de trabajo, de escuela o personales, es posible que el navegador haya abierto ALLO utilizando la identidad equivocada.

A continuación, confirme el nombre del espacio de trabajo y el enlace que está intentando abrir. Si el enlace proviene de un correo electrónico antiguo, de un elemento antiguo de la Bandeja de entrada o de un marcador guardado, es posible que el trabajo se haya movido, eliminado o que sus permisos hayan cambiado.

Si aún no puede acceder al espacio de trabajo, póngase en contacto con un administrador del espacio de trabajo. Envíe el nombre del espacio de trabajo, su correo electrónico con el que inició sesión, el enlace que intentó abrir y la hora del intento fallido. No envíe contraseñas, códigos de verificación ni credenciales privadas.

Por qué los enlaces antiguos permanecen bloqueados

Los enlaces antiguos son útiles para la navegación, pero no deben anular la desactivación. Si la relación con el espacio de trabajo está bloqueada, ALLO no debe recurrir a un modo de solo lectura más permisivo a través de la URL de un proyecto o canvas antiguo. De lo contrario, el proceso de salida de miembros no sería confiable.

Esto también significa que el equipo de soporte podría necesitar diferenciar a un antiguo miembro desactivado de un colaborador externo real. Un colaborador externo real no posee una relación activa de membresía con el espacio de trabajo y se le puede otorgar acceso específico a un elemento. Un miembro desactivado cuenta con una relación con el espacio de trabajo bloqueada que debe gestionarse en primer lugar.

Ejemplos

Un antiguo empleado hace clic en un enlace de un canvas antiguo y visualiza un error de acceso. Esto es el comportamiento esperado si su cuenta fue desactivada. Un administrador no debe compartir capturas de pantalla ni solicitarle que siga intentándolo. El administrador debe determinar si el usuario debe regresar como miembro o permanecer bloqueado.

Un cliente solía ser miembro del espacio de trabajo durante el desarrollo de un proyecto y posteriormente necesita revisar un canvas final. Si su acceso como miembro fue desactivado, el administrador podría necesitar resolver ese estado y compartir el canvas como colaborador externo en lugar de reactivar una membresía completa en el espacio de trabajo.

Un compañero de equipo se encuentra activo en el espacio de trabajo pero visualiza un canvas en modo de solo lectura. Esto no se trata de una desactivación. Verifique el cuadro de diálogo Compartir del canvas y otorgue acceso de edición de ser apropiado.

Un usuario no puede ver ningún espacio de trabajo después de iniciar sesión. Es posible que esté utilizando un correo electrónico incorrecto, que su invitación no haya sido aceptada o que su acceso como miembro esté desactivado. Verifique primero el inicio de sesión y luego solicite a un administrador que revise el estado de su membresía.

Errores comunes

No trate la desactivación como un problema de contraseña o del navegador. Actualizar la página, borrar la caché o abrir la aplicación de escritorio no solucionará una relación con el espacio de trabajo bloqueada de forma deliberada.

No envíe una nueva invitación antes de verificar el estado del miembro antiguo. Las invitaciones duplicadas pueden dificultar la comprensión del historial de la cuenta.

No convierta a un antiguo miembro desactivado en colaborador externo sin reflexionar antes sobre los límites de seguridad de los datos. Si esa persona no debe acceder a los datos del espacio de trabajo, manténgala bloqueada. Si debe acceder a un solo elemento, otorgue el permiso más restringido para ese elemento tras una revisión de administración.

No confunda el acceso de invitado con el acceso desactivado. Un invitado puede no haber tenido nunca una relación de membresía con el espacio de trabajo. Un miembro desactivado contaba con una relación con el espacio de trabajo que en la actualidad se encuentra bloqueada.

Qué puede salir mal

• La persona debe regresar al espacio de trabajo pero no puede ingresar:
  • Es posible que la cuenta aún continúe desactivada o que esté intentando iniciar sesión con un correo electrónico incorrecto.
  • Solicite a un administrador del espacio de trabajo que reactive o invite al usuario, confirme su rol y le pida iniciar sesión con el correo electrónico correcto. Luego revise los equipos y permisos del elemento.
• La persona debe acceder únicamente a un elemento pero el acceso sigue bloqueado:
  • El registro histórico de miembro desactivado puede continuar interfiriendo con el acceso compartido al canvas o proyecto.
  • Resuelva cualquier bloqueo del miembro antiguo y, posteriormente, utilice la opción Invitar invitados y colaboradores externos o el cuadro de diálogo Compartir del elemento.
• El usuario cree que fue desactivado por error:
  • La desactivación suele ser una decisión interna de la organización, no un error técnico de ALLO.
  • El usuario afectado debe ponerse en contacto directamente con el administrador del espacio de trabajo, no únicamente con el equipo de soporte de ALLO. El propietario o administrador es la autoridad encargada de determinar la membresía.
• El administrador confirma que el acceso debería funcionar pero el inicio de sesión falla:
  • Puede deberse a un problema de almacenamiento en caché de la sesión o a una discrepancia en las identidades de las cuentas vinculadas.
  • Póngase en contacto con soporte técnico proporcionando el nombre del espacio de trabajo, el correo electrónico afectado, el enlace que intenta abrir, la hora del intento y una captura de pantalla del error. Consulte Contactar con soporte con los detalles adecuados.