Cambiar el rol de un miembro

Cambiar roles cuando la responsabilidad en el espacio de trabajo cambie

Los roles del espacio de trabajo controlan la responsabilidad general dentro de este. Cambie un rol cuando alguien deba comenzar o dejar de gestionar miembros, configuraciones, áreas vinculadas a la facturación, la configuración del espacio de trabajo u otras acciones de administración. No utilice un cambio de rol en el espacio de trabajo como la primera solución para un canvas de solo lectura.

Si el problema reside en una sola pieza de trabajo, modifique el permiso de ese elemento específico. Si el problema es la administración del espacio de trabajo, cambie el rol en el espacio de trabajo. Esta distinción es importante debido a que el acceso de administración es más amplio que el acceso de edición. Consulte Miembros, invitados y colaboradores externos para conocer el modelo de acceso.

Disponibilidad y permisos

Dónde cambiar un rol

1. Confirme que se encuentra en el espacio de trabajo correcto.
2. Abra Configuraciones del espacio de trabajo → Miembros, o la pantalla de gestión de miembros disponible en su espacio de trabajo.
3. Realice la búsqueda del miembro por nombre o correo electrónico.
4. Abra el menú de roles o de acciones del miembro.
5. Seleccione el nuevo rol.
6. Confirme el cambio si ALLO le solicita una confirmación.
7. Solicite al miembro que actualice la página si los controles visibles no se actualizan de inmediato.

Si no logra encontrar a la persona, verifique si es un colaborador externo, un invitado, un usuario invitado o un miembro desactivado. Solo los miembros activos del espacio de trabajo pueden tener roles asignados en el mismo.

Antes de asignar un rol superior

Revise los siguientes aspectos antes de confirmar:

Antes de asignar un rol inferior

Asigne un rol inferior cuando alguien ya no requiera responsabilidades de administración. Antes de hacerlo, verifique si esa persona es el único administrador que puede gestionar la facturación, la recuperación de miembros o las configuraciones del espacio de trabajo. Si es la única persona que conoce un flujo de trabajo, transfiera la responsabilidad primero.

Asignar un rol inferior no debe eliminar el trabajo realizado por esa persona. Podría ocultar los controles de administración y reducir lo que puede gestionar. Si pierde el acceso a un elemento específico después de un cambio de rol, verifique el permiso del elemento por separado.

Rol del espacio de trabajo frente a permiso de elemento

Los cambios de rol son un instrumento general para el acceso a elementos. Utilícelos con precaución.

Ejemplos

Si un director de departamento asume ahora la gestión de los miembros del espacio de trabajo, conviértalo en administrador del espacio de trabajo o en el rol que su espacio de trabajo utilice para la gestión de miembros.

Si un diseñador necesita actualizar un canvas, otórguele acceso de edición en ese canvas. No lo convierta en administrador a menos que también requiera acceder a las configuraciones del espacio de trabajo.

Si un antiguo administrador cambió de equipo, asígnele un rol inferior después de confirmar que otro administrador puede gestionar los miembros, la facturación y las vías de recuperación de acceso.

Si un invitado necesita acceso de comentario, modifique el enlace compartido o el permiso de invitación. Los invitados no se convierten en administradores del espacio de trabajo.

Errores comunes

No convierta a alguien en administrador únicamente porque no puede editar un canvas. Esto otorga demasiado control a nivel del espacio de trabajo y es posible que aun así no solucione el problema de permisos del elemento.

No asigne un rol inferior al último administrador confiable sin realizar antes un traspaso. Se requiere que alguien pueda gestionar las invitaciones, las configuraciones vinculadas a la facturación, la recuperación tras desactivación y los roles de los miembros.

No busque a colaboradores externos en el menú de roles. Los colaboradores externos no son miembros del espacio de trabajo, por lo que se gestionan directamente desde el elemento compartido.

No asuma que un cambio de rol actualiza cada pestaña abierta del navegador de forma instantánea. Solicite al miembro que actualice la página si el control esperado sigue oculto después de realizar el cambio.

Qué puede salir mal

• El miembro aún no puede abrir un elemento específico:
  • Esto puede deberse a que el cambio de rol del espacio de trabajo no modifica automáticamente los permisos individuales de canvases o proyectos.
  • Verifique los permisos del elemento por separado. Consulte Compartir un canvas, Compartir trabajo con compañeros de equipo o Gestionar miembros del proyecto.
• Un control de administración sigue oculto:
  • Es posible que el navegador o la aplicación de escritorio aún tengan cargada la sesión anterior o se encuentre en el espacio de trabajo equivocado.
  • Confirme que el miembro esté en el espacio de trabajo correcto y haya iniciado sesión con la cuenta cuyo rol fue modificado.
  • Actualice la página o reinicie la aplicación de escritorio.
• La persona desapareció de la sección de gestión de miembros:
  • La cuenta podría haber sido eliminada, desactivada o invitada utilizando una dirección de correo electrónico diferente.
  • Revise el estado del miembro. Consulte Gestionar miembros del espacio de trabajo.
• El miembro no puede acceder a la sección de Facturación tras el cambio de rol:
  • Es posible que el rol asignado o el plan del espacio de trabajo no admitan la gestión de la facturación.
  • Verifique los permisos del plan del espacio de trabajo. Consulte Abrir facturación.
• Se asignó un rol incorrecto por error:
  • Se puede haber expuesto temporalmente información o controles sensibles del espacio de trabajo.
  • Restablezca el rol correcto de inmediato y revise las acciones recientes de miembros o de facturación que se hayan realizado durante ese periodo.