Gestionar equipos

Los equipos facilitan la comprensión de los miembros del espacio de trabajo

Los equipos agrupan a los miembros del espacio de trabajo por departamento, grupo de proyecto, clase, unidad de cliente, función o grupo de trabajo. Hacen que Personas sea más sencillo de explorar y ayudan a los compañeros de equipo a entender quiénes trabajan en conjunto.

Los equipos no son lo mismo que los roles del espacio de trabajo y no siempre coinciden con los permisos de los elementos. Una persona puede pertenecer al equipo de Diseño y, aun así, requerir un permiso explícito en un canvas privado. Un contratista puede editar un canvas sin figurar en absoluto en ningún equipo si fue invitado como colaborador externo.

Para conocer los roles de los miembros, lea Miembros, invitados y colaboradores externos. Para la experiencia del directorio, lea Buscar equipos en Personas.

Disponibilidad y permisos

Dónde encontrar los equipos

Abra Inicio → Personas → Equipos para explorar las listas de equipos donde su espacio de trabajo las exponga. Algunos espacios de trabajo también muestran información de los equipos en el organigrama o en las áreas de perfil de los miembros.

Utilice las configuraciones del espacio de trabajo o la gestión administrativa de miembros cuando su tarea sea de carácter administrativo, como editar el nombre de un equipo, añadir o eliminar miembros, o realizar la limpieza de equipos antiguos. Si solo necesita buscar personas, comience en Personas.

En espacios de trabajo de gran tamaño, la expansión de equipos y miembros puede cargarse a medida que busca o abre un equipo. Si un equipo no muestra a todas las personas de forma inmediata, busque dentro del equipo, borre los filtros y confirme el espacio de trabajo activo.

Para qué sirven los equipos

Crear o editar un equipo

Comience desde la pantalla de gestión de equipos disponible en su espacio de trabajo. Asigne al equipo un nombre lo suficientemente claro como para que las personas puedan reconocerlo desde la búsqueda, las menciones o la sección Personas. Añada a los miembros que realmente pertenecen a ese grupo. Si su espacio de trabajo utiliza descripciones, mantenga la descripción práctica: qué posee el equipo, quién debe ponerse en contacto con ellos o qué trabajo manejan habitualmente.

Después de guardar, verifique el equipo desde la sección Personas. Asegúrese de que aparezcan las personas correctas y de que el nombre no se confunda fácilmente con el de otro equipo.

Si la acción no está disponible, verifique su rol. La gestión de equipos suele ser una acción reservada para administradores o gestores. Es posible que Personas permita a todos explorar los equipos sin autorizar a todos a editarlos.

Añadir o eliminar miembros

Añada miembros cuando se incorporen al grupo o necesiten aparecer con ese equipo en Personas. Elimine miembros cuando abandonen el grupo. Eliminar a una persona de un equipo no debe retirarla automáticamente del espacio de trabajo, a menos que también desactive o elimine su membresía en el espacio de trabajo.

Cuando alguien abandone la empresa, gestione su acceso como miembro del espacio de trabajo por separado en Gestionar miembros del espacio de trabajo. La limpieza de equipos por sí sola no bloquea los enlaces antiguos del espacio de trabajo.

Cuando alguien solo necesite un elemento compartido, no le añada a un equipo como solución temporal. Comparta el elemento con el permiso adecuado.

Equipos y permisos

Los equipos ayudan a que las personas se encuentren entre sí, pero el permiso del elemento sigue siendo de suma importancia. Un canvas privado, proyecto, tarea, panel de control, archivo o elemento de Objetivos/OKRs puede conservar sus propias reglas de acceso.

Si alguien se une a un equipo y aún no puede abrir un canvas, abra el diálogo Compartir del canvas. El cambio de equipo puede ser correcto para fines organizativos, pero el canvas sigue requiriendo el acceso adecuado.

Si se utiliza un equipo en un selector de uso compartido donde esté admitido, recuerde que añadir al equipo otorga acceso de acuerdo con las reglas de uso compartido de ese elemento. Revise el permiso detalladamente, especialmente cuando el equipo sea grande.

Ejemplos

Si un equipo de Producto lidera la planificación trimestral, cree o mantenga un equipo de Producto para que los miembros sean fáciles de localizar en Personas. A continuación, comparta el canvas de planificación o los elementos de Objetivos y OKRs con las personas o equipos correctos.

Si un proyecto de cliente cuenta con personas de Diseño, Ventas y Éxito del Cliente, cree un equipo de unidad de cliente únicamente si ese grupo seguirá trabajando en conjunto. De lo contrario, comparta el proyecto o canvas de forma directa.

Si un estudiante no puede abrir el canvas de una clase, añadirle a un equipo podría no ser suficiente. Confirme si es miembro del espacio de trabajo y si el canvas otorga acceso para ver, realizar un comentario o editar.

Errores comunes

El error más común consiste en tratar a los equipos como un sistema de permisos universal. Son, ante todo, una herramienta de directorio y agrupación. Utilice las configuraciones de uso compartido del elemento cuando el problema se limite a un canvas o proyecto.

Otro error es conservar los equipos antiguos de forma indefinida. Los equipos obsoletos hacen que sea más difícil confiar en la sección Personas. Cambie el nombre o archive los grupos antiguos donde esté admitido, y elimine a los miembros que ya no pertenezcan a ellos.

No añada a invitados o clientes a los equipos únicamente para que sean más fáciles de encontrar. Si no son miembros del espacio de trabajo, gestiónelos desde el elemento compartido. Consulte Invitar a invitados y colaboradores externos.

Recuperar el acceso cuando los datos del equipo parecen incorrectos

Si falta un miembro en un equipo, confirme en primer lugar que es miembro activo del espacio de trabajo. Luego, verifique la lista de miembros del equipo y los filtros.

Si falta un equipo en Personas, compruebe el espacio de trabajo activo, la ortografía de la búsqueda y si el equipo fue renombrado, archivado o eliminado.

Si un cambio de equipo no alteró el acceso al canvas, abra el diálogo Compartir del elemento y actualice el permiso allí. Utilice Compartir trabajo con compañeros de equipo para el flujo de uso compartido del elemento.

Si no puede editar equipos, solicite a un administrador del espacio de trabajo que confirme su rol. Explorar los equipos y gestionar los equipos son responsabilidades distintas.