Gerenciar equipes

As equipes facilitam a organização dos membros do espaço de trabalho

As equipes agrupam os membros do espaço de trabalho por departamento, grupo de projeto, turma, núcleo de clientes, função ou comitê de trabalho. Elas tornam o diretório de Pessoas mais fácil de navegar e ajudam a entender quem trabalha com quem.

As equipes são diferentes das funções administrativas do espaço de trabalho e nem sempre correspondem às permissões de itens. Uma pessoa pode pertencer à equipe de Design e ainda assim precisar de permissão explícita para acessar um canvas privado. Um prestador de serviços externo pode editar um canvas específico sem pertencer a nenhuma equipe, caso tenha sido convidado como um colaborador externo.

Para compreender os perfis de membros, leia Membros, convidados e colaboradores externos. Para conhecer o uso do diretório, consulte Encontrar equipes em Pessoas.

Disponibilidade e permissões

Onde encontrar as equipes

Acesse Home → Pessoas → Equipes para navegar pelas listas de equipes disponíveis no seu espaço de trabalho. Alguns espaços de trabalho também exibem informações de equipes no organograma o nos perfis de membros.

Utilize as Configurações do espaço de trabalho ou o gerenciamento administrativo de membros quando a sua tarefa for operacional, como alterar o nome de uma equipe, adicionar/remover membros ou excluir equipes antigas. Se você precisa apenas localizar pessoas, comece pelo diretório de Pessoas.

Em espaços de trabalho muito grandes, os dados das equipes e membros podem ser carregados dinamicamente conforme você digita ou abre uma equipe. Se uma equipe não listar todos os integrantes de imediato, faça uma busca dentro dela, limpe os filtros aplicados e confirme o espaço de trabalho ativo.

Casos de uso ideais para as equipes

Criar ou editar uma equipe

Comece na interface de gerenciamento de equipes disponível no seu espaço de trabalho. Escolha um nome claro o suficiente para que os usuários o identifiquem facilmente através da busca, de menções ou em Pessoas. Adicione os membros que realmente pertencem àquele grupo. Se o seu espaço de trabalho utilizar descrições, escreva algo prático: o que a equipe gerencia, quem deve contatá-la ou que tipo de trabalho eles realizam habitualmente.

Após salvar as alterações, verifique a equipe na seção Pessoas. Certifique-se de que os membros corretos aparecem e de que o nome não seja confundido com outra equipe.

Se essa opção estiver ausente, verifique o seu perfil de acesso. O gerenciamento de equipes geralmente é restrito a administradores ou gerentes. A seção Pessoas pode permitir que todos naveguem pelas equipes, mas sem dar permissão de edição global.

Adicionar ou remover membros

Adicione integrantes quando eles entrarem para o grupo ou precisarem constar naquela equipe no diretório de Pessoas. Remova-os quando deixarem o grupo. Remover uma pessoa de uma equipe não remove automaticamente a associação dela ao espaço de trabalho: para isso, você deve desativar ou excluir o membro.

Quando um integrante deixar a organização, gerencie o acesso dele separadamente em Gerenciar membros do espaço de trabalho. Remover o usuário de uma equipe não bloqueia links antigos do espaço de trabalho.

Se alguém precisar de acesso a apenas um item compartilhado, não adicione essa pessoa a uma equipe como alternativa paliativa: compartilhe o item diretamente com ela aplicando a permissão de acesso adequada.

Equipes e permissões de acesso

As equipes ajudam os usuários a se localizarem, mas as permissões individuais dos itens ainda prevalecem. Um canvas privado, projeto, tarefa, painel, arquivo ou item de Metas/OKRs pode ter as suas próprias regras de acesso.

Se alguém ingressar em uma equipe e continuar sem conseguir abrir um canvas, abra la janela de Compartilhar daquele canvas. A alteração da equipe é correta para fins de organização, mas o canvas individual ainda necessita da permissão correta.

Se uma equipe for selecionada em uma janela de compartilhamento (onde houver suporte), lembre-se de que adicionar a equipe concede acesso conforme as regras gerais daquele item. Revise a permissão cuidadosamente, especialmente no caso de equipes com muitos membros.

Exemplos práticos

Se uma equipe de Produto é responsável pelo planejamento trimestral, crie ou gerencie a equipe de Produto para que os seus integrantes sejam facilmente encontrados em Pessoas. Em seguida, compartilhe o canvas de planejamento ou os itens de Metas/OKRs com as pessoas ou equipes corretas.

Se um projeto de cliente possui profissionais de Design, Vendas e Sucesso, crie uma equipe apenas se esse grupo for atuar junto de forma contínua. Caso contrário, compartilhe o projeto ou canvas de forma direta.

Se um aluno não conseguir abrir um canvas de aula, adicioná-lo à equipe pode não ser suficiente. Confirme se ele é um membro ativo do espaço de trabalho e se o canvas concede permissão para visualizar, fazer comentários ou editar.

Erros comuns

• Tratar equipes como um sistema universal de permissões de acesso: As equipes servem prioritariamente para fins de diretório e agrupamento. Utilize as configurações de compartilhamento individuais do item quando o problema estiver em apenas um canvas ou projeto.
• Manter equipes antigas ativas por tempo indeterminado: Equipes desatualizadas prejudicam a confiabilidade do diretório de Pessoas. Renomeie ou arquive grupos obsoletos (onde houver suporte) e remova membros que não façam mais parte deles.
• Adicionar convidados ou clientes às equipes de trabalho para facilitar a busca: Se eles não forem membros do espaço de trabalho, gerencie-os a partir do próprio item compartilhado. Consulte Convidar convidados e colaboradores externos.

Como recuperar dados de equipes incorretos

• Um integrante está ausente de uma equipe:
  • Confirme se ele é um membro ativo do espaço de trabalho.
  • Verifique os filtros e a lista de integrantes cadastrados na equipe.
• Uma equipe sumiu do diretório de Pessoas:
  • Confirme o espaço de trabalho ativo no aplicativo.
  • Verifique a ortografia do termo buscado.
  • Verifique se a equipe foi renomeada, arquivada ou excluída recentemente.
• A alteração de equipe não atualizou as permissões de um canvas:
  • Abra la janela de Compartilhar do item desejado e atualize as permissões de acesso de forma direta.
  • Consulte o artigo Compartilhar trabalho com colegas de equipe para conhecer as etapas de compartilhamento.
• A opção de editar equipes não aparece:
  • Peça a um administrador do espaço de trabalho para confirmar o seu perfil. Visualizar e gerenciar equipes são permissões diferentes.