Gerenciar equipes

As equipes facilitam a organização dos membros do espaço de trabalho

As equipes agrupam os membros do espaço de trabalho por departamento, grupo de projeto, turma, núcleo de clientes, função ou comitê de trabalho. Elas tornam Equipes mais fácil de navegar e ajudam a entender quem trabalha com quem.

As equipes são diferentes das funções administrativas do espaço de trabalho e nem sempre correspondem às permissões de itens. Uma pessoa pode pertencer à equipe de Design e ainda assim precisar de permissão explícita para acessar um canvas privado. Um prestador de serviços externo pode editar um canvas específico sem pertencer a nenhuma equipe, caso tenha sido convidado como um colaborador externo.

Para compreender os perfis de membros, leia Membros, convidados e colaboradores externos. Para conhecer o uso do diretório, consulte Encontrar equipes em Membros.

Disponibilidade e permissões

Onde encontrar as equipes

Acesse Equipes no cabeçalho do espaço de trabalho no Início para navegar pelas listas. Em layouts compactos, Membros, Equipes e Organograma se movem para baixo da identidade do espaço de trabalho. Alguns espaços de trabalho também exibem informações de equipes no organograma ou nos perfis de membros.

Crie equipes pelo cabeçalho de Equipes. Para renomear, adicionar ou remover membros ou limpar uma equipe antiga, use a ação administrativa no cartão da equipe. Para apenas localizar um grupo ou uma pessoa, navegue por Equipes ou Membros sem alterar nada.

Em espaços de trabalho muito grandes, os dados das equipes e membros podem ser carregados dinamicamente conforme você digita ou abre uma equipe. Se uma equipe não listar todos os integrantes de imediato, faça uma busca dentro dela, limpe os filtros aplicados e confirme o espaço de trabalho ativo.

Casos de uso ideais para as equipes

Criar ou editar uma equipe

Abra o Início, escolha Equipes no cabeçalho do espaço de trabalho e use Adicionar equipe no cabeçalho de Equipes. Escolha um nome claro e adicione quem realmente pertence ao grupo. Edite uma equipe existente pela ação administrativa no cartão dela. Mantenha a descrição prática, quando disponível.

Após salvar as alterações, verifique a equipe em Equipes. Certifique-se de que os membros corretos aparecem e de que o nome não seja confundido com outra equipe.

Se essa opção estiver ausente, verifique o seu perfil de acesso. O gerenciamento de equipes geralmente é restrito a administradores ou gerentes. Equipes pode permitir que todos naveguem sem dar permissão de edição.

Adicionar ou remover membros

Adicione integrantes quando eles entrarem para o grupo ou precisarem constar naquela equipe em Equipes. Remova-os quando deixarem o grupo. Remover uma pessoa de uma equipe não remove automaticamente a associação dela ao espaço de trabalho: para isso, você deve desativar ou excluir o membro.

Quando um integrante deixar a organização, gerencie o acesso dele separadamente em Gerenciar membros do espaço de trabalho. Remover o usuário de uma equipe não bloqueia links antigos do espaço de trabalho.

Se alguém precisar de acesso a apenas um item compartilhado, não adicione essa pessoa a uma equipe como alternativa paliativa: compartilhe o item diretamente com ela aplicando a permissão de acesso adequada.

Equipes e permissões de acesso

As equipes ajudam os usuários a se localizarem, mas as permissões individuais dos itens ainda prevalecem. Um canvas privado, projeto, tarefa, painel, arquivo ou item de Metas/OKRs pode ter as suas próprias regras de acesso.

Se alguém ingressar em uma equipe e continuar sem conseguir abrir um canvas, abra a janela de Compartilhar desse canvas. A alteração da equipe é correta para fins de organização, mas o canvas individual ainda precisa da permissão correta.

Se uma equipe for selecionada em uma janela de compartilhamento (onde houver suporte), lembre-se de que adicionar a equipe concede acesso conforme as regras gerais daquele item. Revise a permissão cuidadosamente, especialmente no caso de equipes com muitos membros.

Exemplos práticos

Se uma equipe de Produto é responsável pelo planejamento trimestral, crie ou gerencie a equipe de Produto para que os seus integrantes sejam facilmente encontrados em Membros. Em seguida, compartilhe o canvas de planejamento ou os itens de Metas/OKRs com as pessoas ou equipes corretas.

Se um projeto de cliente possui profissionais de Design, Vendas e Sucesso, crie uma equipe apenas se esse grupo for atuar junto de forma contínua. Caso contrário, compartilhe o projeto ou canvas de forma direta.

Se um aluno não conseguir abrir um canvas de aula, adicioná-lo à equipe pode não ser suficiente. Confirme se ele é um membro ativo do espaço de trabalho e se o canvas concede permissão para visualizar, fazer comentários ou editar.

Erros comuns

Não trate equipes como um sistema universal de permissões. Elas servem principalmente para diretório e agrupamento. Use as configurações de compartilhamento do item quando o problema estiver em apenas um canvas ou projeto.

Não mantenha equipes antigas ativas por tempo indeterminado. Equipes desatualizadas prejudicam a confiabilidade da lista. Renomeie ou arquive grupos obsoletos, onde houver suporte, e remova membros que não fazem mais parte deles.

Não adicione convidados ou clientes às equipes de trabalho só para facilitar a busca. Se eles não forem membros do workspace, gerencie-os no próprio item compartilhado. Consulte Convidar convidados e colaboradores externos.

Como recuperar dados de equipes incorretos

Se um integrante está ausente de uma equipe, confirme se ele é membro ativo do workspace e verifique os filtros e a lista de integrantes cadastrados na equipe.

Se uma equipe sumiu de Equipes, confirme o workspace ativo, verifique a ortografia da busca e veja se ela foi renomeada, arquivada ou excluída recentemente.

Se a alteração de equipe não atualizou as permissões de um canvas, abra a janela de Compartilhar do item e atualize o acesso diretamente. Consulte Compartilhar trabalho com colegas de equipe para as etapas de compartilhamento.

Se a opção de editar equipes não aparece, peça a um administrador do workspace para confirmar sua função. Visualizar e gerenciar equipes são permissões diferentes.