Alterar a função de um membro

Altere funções quando as responsabilidades no espaço de trabalho mudarem

As funções do espaço de trabalho controlam as responsabilidades gerais do espaço de trabalho. Altere uma função quando alguém precisar começar ou deixar de gerenciar membros, configurações, áreas críticas de faturamento, configurações do espaço de trabalho ou outras ações administrativas. Não use uma alteração de função no espaço de trabalho como a primeira solução para resolver o problema de um canvas somente leitura.

Se o problema for um único trabalho específico, altere a permissão desse item. Se o problema for a administração do espaço de trabalho, altere a função no nível do espaço de trabalho. Essa distinção é crucial porque o acesso de administrador é muito mais amplo do que a permissão de edição. Consulte o modelo de acesso em Membros, Convidados e colaboradores externos.

Disponibilidade e permissões

Onde alterar uma função

1. Confirme se você está no espaço de trabalho correto.
2. Abra Configurações do espaço de trabalho → Membros, ou a tela de gerenciamento de membros disponível em seu espaço de trabalho.
3. Busque o membro pelo nome ou e-mail.
4. Abra o menu de funções ou as ações do membro.
5. Escolha a nova função.
6. Confirme a alteração se o ALLO solicitar confirmação.
7. Peça para o membro atualizar a tela se os controles exibidos para ele não atualizarem imediatamente.

Se você não conseguir encontrar a pessoa, verifique se ela é um colaborador externo, Convidado, usuário convidado ou membro desativado. Apenas membros ativos do espaço de trabalho podem possuir funções atribuídas no espaço de trabalho.

Antes de aumentar o nível de uma função

Antes de diminuir o nível de uma função

Diminue o nível de uma função quando alguém não precisar mais de responsabilidades administrativas. Antes de fazer isso, verifique se essa pessoa é a única administradora capaz de gerenciar o faturamento, a recuperação de membros ou as configurações do espaço de trabalho. Se ela for a única pessoa que conhece um fluxo de trabalho, transfira essa responsabilidade primeiro.

Diminuir o nível de uma função não exclui o trabalho dessa pessoa. Apenas oculta os controles de administrador e reduz o que ela pode gerenciar. Se ela perder o acesso a um item específico após a alteração de função, verifique a permissão do item separadamente.

Função no espaço de trabalho versus permissão no nível do item

As alterações de função são instrumentos muito abrangentes para gerenciar acessos a itens individuais. Use-as com cuidado.

Exemplos

Se um líder de departamento passar a gerenciar a associação ao espaço de trabalho, torne-o um administrador do espaço de trabalho ou atribua a função que seu espaço de trabalho utiliza para o gerenciamento de membros.

Se um designer precisa atualizar um único canvas, conceda permissão de edição nesse canvas. Não faça dele um administrador, a menos que ele também precise gerenciar as configurações do espaço de trabalho.

Se um ex-administrador mudar de equipe, diminua o nível de sua função depois de confirmar que outro administrador pode gerenciar membros, faturamento e caminhos de recuperação de conta.

Se um Convidado precisa de acesso para fazer comentários, altere o link de compartilhamento ou a permissão do convite. Convidados não se tornam administradores do espaço de trabalho.

Erros comuns

Não torne alguém administrador apenas porque essa pessoa não consegue editar um canvas. Isso concede muito controle administrativo e pode ainda não resolver a permissão de acesso ao item específico.

Não remova o nível administrativo do último administrador ativo de confiança sem realizar uma transferência de responsabilidades. Alguém precisa ser capaz de gerenciar convites, configurações de faturamento, recuperação de membros desativados e funções de membros.

Não procure por colaboradores externos no menu de funções. Colaboradores externos não são membros do espaço de trabalho, portanto, seu acesso é gerenciado a partir do item compartilhado.

Não presuma que uma alteração de função atualize instantaneamente todas as abas abertas do navegador. Peça para o membro atualizar a página se o controle esperado continuar oculto após a alteração.

Recuperar quando uma alteração de função não resolve o problema

• O membro ainda não consegue abrir um item: verifique as permissões de acesso do item. Use as opções Compartilhar um canvas, Compartilhar trabalho com colegas de equipe ou Gerenciar membros do projeto.
• Um controle de administrador ainda está oculto: confirme se o membro está no espaço de trabalho correto e se fez login com a mesma conta que teve a função alterada. Em seguida, atualize a página ou reinicie o aplicativo desktop.
• A pessoa desapareceu do gerenciamento de membros: verifique se ela foi removida, desativada ou convidada por outro endereço de e-mail. Utilize a opção Gerenciar membros do espaço de trabalho.
• A alteração de função afetou o acesso ao faturamento e a pessoa não consegue acessar a área: verifique se o plano do espaço de trabalho e a função correspondente concedem permissão de acesso ao faturamento. Consulte Abrir o faturamento.
• A alteração de função foi realizada incorretamente: reverta a alteração o quanto antes e examine as últimas ações de membros ou faturamento se a função expôs controles confidenciais.