Modifier le rôle d'un membre

Modifier les rôles lorsque les responsabilités dans l'espace de travail changent

Les rôles de l'espace de travail contrôlent les responsabilités globales au sein de l'espace. Modifiez un rôle lorsque quelqu'un doit commencer ou cesser de gérer les membres, les paramètres, les zones liées à la facturation, la configuration de l'espace de travail ou d'autres actions d'administration. N'utilisez pas la modification du rôle de l'espace de travail comme première solution pour un canvas en lecture seule.

Si le problème concerne un seul document de travail, modifiez l'autorisation de cet élément. Si le problème concerne l'administration de l'espace de travail, modifiez le rôle au sein de l'espace de travail. Cette distinction est importante car l'accès administrateur est plus large que l'accès en modification. Consultez Membres, invités et collaborateurs externes pour comprendre le modèle d'accès.

Disponibilité et autorisations

Où modifier un rôle

1. Confirmez que vous êtes dans le bon espace de travail.
2. Ouvrez Paramètres de l'espace de travail → Membres, ou l'interface de gestion des membres disponible dans votre espace de travail.
3. Recherchez le membre par son nom ou son adresse e-mail.
4. Ouvrez le menu des rôles ou les actions des membres.
5. Choisissez le nouveau rôle.
6. Confirmez la modification si ALLO vous demande une confirmation.
7. Demandez au membre d'actualiser sa page si ses options d'affichage ne se mettent pas à jour immédiatement.

Si vous ne trouvez pas la personne, vérifiez s'il s'agit d'un collaborateur externe, d'un Invité, d'un utilisateur invité ou d'un membre désactivé. Seuls les membres actifs de l'espace de travail peuvent avoir des rôles au sein de l'espace de travail.

Avant d'élever un rôle

Avant d'abaisser un rôle

Abaissez un rôle lorsque quelqu'un n'a plus besoin de responsabilités d'administration. Avant de procéder, vérifiez si cette personne est le seul administrateur capable de gérer la facturation, la récupération des membres ou les paramètres de l'espace de travail. Si elle est la seule à connaître un processus de travail, transférez d'abord la responsabilité.

L'abaissement d'un rôle ne supprime pas leur travail. Cela peut simplement masquer les options d'administration et réduire ce qu'ils peuvent gérer. S'ils perdent l'accès à un élément spécifique après un changement de rôle, vérifiez l'autorisation de l'élément de manière distincte.

Rôle de l'espace de travail ou autorisation d'élément

Les changements de rôles sont un instrument imprécis pour gérer l'accès aux éléments. Utilisez-les avec précaution.

Exemples

Si un chef de service est désormais responsable de l'adhésion à l'espace de travail, nommez-le administrateur de l'espace de travail ou attribuez-lui le rôle que votre espace utilise pour la gestion des membres.

Si un concepteur doit mettre à jour un seul canvas, donnez-lui un accès en modification sur ce canvas. Ne le nommez pas administrateur à moins qu'il n'ait également besoin des paramètres de l'espace de travail.

Si un ancien administrateur a changé d'équipe, abaissez son rôle après avoir confirmé qu'un autre administrateur peut gérer les membres, la facturation et les chemins de récupération.

Si un Invité a besoin d'un accès en Commentaire, modifiez le lien de partage ou l'autorisation de l'invitation. Les invités ne deviennent pas administrateurs de l'espace de travail.

Erreurs courantes

Ne nommez pas quelqu'un administrateur simplement parce qu'il ne peut pas modifier un canvas. Cela lui accorde trop de pouvoir au niveau de l'espace de travail et ne résout peut-être pas pour autant son problème d'autorisation d'élément.

N'abaissez pas le rôle du dernier administrateur fiable sans avoir effectué de transfert. Quels'un doit être en mesure de gérer les invitations, les paramètres de facturation sensibles, la récupération après désactivation et les rôles des membres.

Ne recherchez pas les collaborateurs externes dans le menu des rôles. Les collaborateurs externes ne sont pas membres de l'espace de travail, ils sont donc gérés depuis l'élément partagé.

Ne supposez pas qu'un changement de rôle met à jour instantanément chaque onglet de navigateur ouvert. Demandez au membre d'actualiser sa page si l'option attendue reste masquée après la modification.

Résoudre les problèmes lorsqu'un changement de rôle ne corrige pas la situation

Si le membre ne peut toujours pas ouvrir un élément, vérifiez l'autorisation de cet élément. Utilisez les guides Partager un canvas, Partager le travail avec des collaborateurs ou la gestion des membres du projet.

Si une option d'administration est toujours masquée, confirmez que le membre se trouve dans le bon espace de travail et qu'il est connecté avec le compte dont le rôle a été modifié. Actualisez ensuite la page ou redémarrez l'application de bureau.

Si la personne a disparu de la gestion des membres, vérifiez si elle a été supprimée, désactivée ou invitée sous une autre adresse e-mail. Utilisez Gérer les membres de l'espace de travail.

Si le changement de rôle a affecté l'accès à la facturation et que la personne ne peut pas y accéder, vérifiez si le forfait et le rôle de l'espace de travail permettent la gestion de la facturation. Consultez Ouvrir la facturation.

Si la modification de rôle est incorrecte, rétablissez promptement l'ancien rôle et examinez les récentes actions des membres ou de facturation si le rôle donnait accès à des options sensibles.