Partager un canvas

Partagez un canvas lorsqu'un collaborateur a besoin d'afficher, de commenter, de modifier ou de passer en revue votre travail dans ALLO. Partager ne consiste pas simplement à copier une URL. L'essentiel réside dans le choix de l'autorisation appropriée afin que chacun puisse accomplir sa tâche sans risquer de modifier accidentellement un contenu qu'il devait uniquement relire.

L'accès à un canvas peut provenir de plusieurs sources. Une personne peut être autorisée à ouvrir le canvas parce qu'elle est membre de l'espace de travail, collaboratrice sur le projet, collaboratrice directe sur le canvas, collaboratrice externe ou invitée disposant d'un lien de partage. Lorsque vous passez en revue les accès, prenez en compte le canvas lui-même ainsi que le projet ou l'espace de travail qui l'entoure. Supprimer un chemin d'accès ne supprime pas nécessairement toutes les voies d'accès existantes.

Où effectuer le partage

Ouvrez le canvas et sélectionnez Partager dans l'en-tête. La boîte de dialogue de partage peut inclure les onglets Partager (Share), Intégrer (Embed) et Exporter (Export) selon le type de canvas, les paramètres de l'espace de travail et le contexte. Certains types de canvas ou modèles masquent les onglets non applicables. Si un seul onglet s'applique, ALLO l'affiche directement sans la barre d'onglets.

L'onglet Partager constitue votre surface de gestion des autorisations. Utilisez-le pour inviter des personnes, examiner la liste des collaborateurs actuels, activer ou désactiver le partage par lien, choisir l'autorisation du lien, copier le lien de partage généré, afficher un code QR s'il est disponible, et consulter le statut du lien actuel.

Les invités ne voient pas la commande normale de partage. Si un invité souhaite ajouter un autre utilisateur, un membre de l'espace de travail ou le propriétaire du canvas doit s'en charger depuis l'option de partage.

Partager, Intégrer et Exporter : des fonctions bien distinctes

Ces trois onglets représentent des options de restitution différentes et non trois variantes d'un même lien.

Utilisez l'option Partager lorsque vos collaborateurs ont besoin d'accéder au canvas en direct dans ALLO. Elle permet de déterminer qui peut lire, commenter, modifier, accéder en tant qu'invité ou ouvrir un lien. Si un utilisateur doit continuer à travailler, laisser des retours ou consulter les futures mises à jour, commencez par ici.

Utilisez l'option Intégrer lorsqu'un canvas de page doit s'afficher en direct au sein d'un autre site web ou d'une page externe. ALLO génère alors un code iframe à partir d'un lien d'intégration et affiche un aperçu si le canvas actuel le permet. Les canvases intégrés dépendent du lien généré, du site web de destination et du comportement de l'iframe du navigateur. Si le lien est renouvelé, désactivé ou expire, les intégrations existantes utilisant l'ancien lien cesseront de fonctionner.

Utilisez l'option Exporter lorsqu'un utilisateur a besoin d'un fichier PDF statique. L'exportation n'accorde aucun accès en direct au canvas. Elle génère un fichier PDF pouvant être envoyé par e-mail, téléchargé, joint, archivé ou transféré en dehors d'ALLO. Une fois le PDF sorti d'ALLO, les modifications ultérieures des autorisations du canvas n'auront aucun impact sur cette copie. Consultez le guide Exporter un canvas au format PDF pour connaître les détails concernant les plages de pages, la qualité, la livraison et les restrictions d'accès.

Les tableaux blancs libres peuvent présenter moins d'options de restitution. Le partage y reste disponible car les droits d'accès s'appliquent toujours, tandis que l'intégration (Embed) et l'exportation (Export) requièrent la structure de page propre aux canvases de page.

Niveaux d'autorisation

Les rôles au sein de l'espace de travail et du projet influent également sur les actions qu'un utilisateur peut accomplir. Si l'appartenance à un projet accorde déjà un accès, la boîte de dialogue de partage du canvas n'est pas l'unique voie d'autorisation ; consultez le guide Gérer les canvases dans les projets pour en savoir plus sur l'accès au niveau projet.

Considérez l'écran des autorisations comme votre source de vérité absolue avant de transmettre un lien en dehors de votre équipe. Un lien privé n'autorisera pas l'accès à une personne qui n'a pas été invitée, tandis qu'un lien de partage est conçu spécifiquement pour donner accès aux personnes externes aux limites habituelles des membres.

Inviter des personnes directement

Utilisez le champ d'invitation pour ajouter des membres de l'espace de travail, des collaborateurs actuels ou des adresses e-mail. Les suggestions privilégient les membres actifs de l'espace de travail et les collaborateurs existants. Les utilisateurs désactivés sont exclus des suggestions pour éviter d'inviter par inadvertance une personne qui ne peut pas participer.

Choisissez l'autorisation souhaitée avant d'envoyer l'invitation. Utilisez le raccourci Cmd+Enter sur Mac ou Ctrl+Enter sur Windows et Linux pour envoyer l'invitation si la boîte de dialogue prend en charge ce raccourci. Appuyez sur Échap pour fermer la boîte de dialogue.

Si vous invitez une adresse e-mail qui n'appartient à aucun membre de l'espace de travail, la personne concernée pourra accéder au document via un parcours d'invité ou de collaboration externe selon les paramètres de l'espace de travail et les droits associés au lien.

Partager un lien

Utilisez le partage par lien si vous souhaitez accorder un accès sans avoir à saisir manuellement l'adresse de chaque destinataire. Activez ou générez le lien, déterminez son niveau d'autorisation, puis copiez-le. La boîte de dialogue de partage peut également afficher une option de code QR si elle est disponible, ce qui s'avère très pratique pour les ateliers, les salles de classe ou la collaboration en présentiel.

L'autorisation du lien est cruciale. Un lien en lecture seule convient parfaitement aux présentations finales. Un lien en commentaire est idéal pour les phases de retours. Un lien en édition permet aux destinataires de modifier le canvas ; ne l'utilisez donc que si toutes les personnes disposant du lien ont vocation à travailler sur le document.

Les liens de partage sont distincts des liens de page, d'objet ou de commentaire copiés au sein même du canvas. Les liens de partage servent à réguler les accès. Les liens précis copiés servent quant à eux à diriger un utilisateur vers un emplacement exact une fois que son accès est validé. Reportez-vous au guide Liens privés et liens de partage de canvas pour comprendre l'intégralité de ces distinctions.

ALLO peut mémoriser une autorisation de lien préférée lors de la configuration et l'ajuster si le serveur renvoie une autorisation différente autorisée. Si l'autorisation qui s'affiche après la création du lien diffère de celle attendue, fiez-vous au paramètre final visible et modifiez-le délibérément si vous disposez des droits requis.

Si vous désactivez le partage par lien, le lien de partage copié prétendument ne constituera plus un chemin d'accès valide. Si vous renouvelez ou réinitialisez un lien de partage, transmettez le nouveau lien aux personnes qui ont encore besoin d'un accès. Les anciens liens cessent de fonctionner dès lors qu'un renouvellement est effectué.

Gérer les membres

Utilisez la gestion des membres pour examiner qui a accès au document et avec quel rôle. Supprimez les personnes qui n'ont plus besoin d'accéder au document, réduisez les autorisations une fois les révisions terminées, et contrôlez les collaborateurs externes avant de partager des documents sensibles. Consultez le guide Gérer les membres d'un canvas pour découvrir le processus complet, incluant les invitations directes, la collaboration externe et d'invités, les accès par lien et la consultation des listes de membres.

Si un utilisateur accède au canvas via un rôle lié au projet ou à l'espace de travail, l'exclure d'une invitation directe au canvas ne coupera pas nécessairement toutes ses voies d'accès. Contrôlez l'appartenance au projet si un collaborateur conserve un accès malgré sa suppression au niveau du canvas.

Si un canvas se situe au sein d'un projet partagé, l'accès au projet fait automatiquement de l'utilisateur un collaborateur sur ce canvas, même s'il n'a pas été invité depuis la boîte de dialogue de partage du document. Si une personne doit avoir accès à un seul et unique canvas, partagez ce canvas directement au lieu de l'inviter dans un projet plus large.

Partager avec des invités

Les invités peuvent ouvrir un canvas partagé via un écran d'accueil d'invité si le canvas l'autorise. Ils peuvent y consulter un aperçu, saisir leur nom et poursuivre en tant qu'invité avant le chargement complet de l'éditeur. Les invités ne disposent pas de l'intégralité des commandes de propriétaire : certaines actions comme le partage, la présentation, la gestion des modèles, la création de sous-canvases et la modération des discussions leur sont restreintes.

Utilisez la collaboration d'invités pour tout partage en dehors de l'espace de travail. Si l'invité doit effectuer des modifications, attribuez-lui une autorisation permettant l'édition. S'il doit uniquement relire, optez pour un accès en commentaire.

La collaboration externe est plus large que le seul écran d'accès invité. Une personne externe à l'espace de travail peut être invitée sur un canvas ou un projet précis sans avoir à devenir membre de plein droit de l'espace de travail. Ses autorisations se gèrent alors directement depuis l'élément partagé et non depuis la section People (Membres).

Utiliser un code PIN ou un mot de passe

Si votre espace de travail le permet et que vous disposez des droits requis, utilisez l'option Gérer le code PIN du canvas depuis le menu d'en-tête pour ajouter ou administrer une protection d'accès par code PIN. Cette option est indépendante du choix des autorisations de lecture, de commentaire ou d'édition. Le code PIN protège l'accès physique au document, mais le rôle de l'utilisateur détermine ses actions une fois entré.

Si un utilisateur signale une erreur de mot de passe ou de code PIN, vérifiez qu'il possède le lien le plus récent, le bon code PIN et les droits d'accès correspondants. Un échec de mot de passe maintient l'utilisateur sur l'écran d'accueil sans ouvrir le canvas.

Un code PIN ou un mot de passe ne remplace pas une autorisation d'accès. Il protège l'entrée sur le canvas, mais ne décide pas si l'utilisateur peut lire, commenter, modifier, exporter ou administrer les accès par la suite. Consultez le guide Utiliser un code PIN de canvas pour obtenir tous les détails de configuration, de propriété, d'accès invité et de dépannage.

Partager des emplacements précis

Utilisez l'option Copier le lien de la page depuis le menu de page, Copier le lien depuis le menu d'élément ou Copier le lien du commentaire depuis Commentaires et mentions lorsqu'un utilisateur doit atterrir à un endroit extrêmement précis.

Ces liens de précision exigent toujours que l'utilisateur dispose d'un droit d'accès préalable au canvas. Partagez d'abord le canvas si vous avez un doute sur ses accès, puis envoyez-lui le lien précis de la page, de l'objet ou du commentaire.

Partage en lecture seule et accès restreints

Le partage en lecture seule est utile lorsque le canvas doit être visible mais préservé de toute modification. Servez-vous-en pour vos restitutions finales, vos aperçus clients, les validations de parties prenantes ou le contenu archivé. Si des retours sont nécessaires, optez plutôt pour un accès en commentaire.

Certains téléchargements de fichiers, téléchargements d'images, exports ou paramètres de propriétaire peuvent rester inaccessibles même si l'utilisateur est autorisé à consulter le canvas. Ce comportement est intentionnel au sein des espaces de travail qui protègent les fichiers sources ou limitent l'extraction externe des données.

Résolution des problèmes

Si un utilisateur rencontre un message d'erreur du type « Autorisation refusée », « Canvas introuvable » ou tout autre problème d'accès, vérifiez le compte avec lequel il s'est connecté, le lien utilisé, l'accès au projet parent, son appartenance directe aux membres du canvas, son accès invité, et assurez-vous que le canvas n'a pas été déplacé, archivé, supprimé ou retiré du partage.

Si un utilisateur parvient à ouvrir le canvas parent mais pas un sous-canvas, partagez directement le sous-canvas avec lui ou vérifiez que ce dernier fait partie d'un projet auquel il a accès. L'accès au canvas parent ne garantit pas automatiquement l'accès à l'ensemble des sous-canvases associés.

Si le bouton Partager n'apparaît pas, il est possible que vous soyez connecté en tant qu'invité, que vous utilisiez une interface de consultation qui ne gère pas les droits d'accès, ou que vous ne disposiez pas des autorisations requises pour administrer le partage.

Si vos collaborateurs peuvent uniquement lire le document mais ni le commenter ni le modifier, modifiez leur rôle depuis la boîte de dialogue de partage ou les paramètres d'accès du projet parent. Actualiser la page ne transformera pas un accès en lecture seule en accès en commentaire ou en édition.

Si une personne externe ne parvient pas à se connecter en tant qu'invité, vérifiez l'activation du partage par lien, l'accès invité, l'exactitude du code PIN ou mot de passe, et assurez-vous que l'espace de travail autorise bien la collaboration externe pour ce canvas.