Exporter un canvas au format PDF

Exportez en PDF lorsqu'un canvas de page doit devenir un fichier figé : une copie de révision hors ligne, une archive, un livrable client, un compte rendu de réunion ou un document unique qui remplace de nombreuses captures d'écran et fichiers sources. Le PDF reprend la structure des pages du canvas, la plage sélectionnée, les dimensions des pages, l'état des pages repliées, les médias chargés, le thème visible et le réglage de qualité au moment où l'exportation démarre.

L'exportation PDF n'est pas une sauvegarde modifiable du canvas : elle ne conserve ni l'historique des modifications, ni les commentaires en direct, ni les rôles, ni la possibilité de réorganiser le contenu. Utilisez Partager un canvas lorsque vos collaborateurs ont besoin d'un accès en direct dans ALLO, Intégrer lorsque le canvas doit rester en direct sur un autre site web, Sauvegarde et restauration lorsque l'équipe a besoin d'une copie de récupération .bee, et Télécharger toutes les images lorsqu'elle a besoin des images elles-mêmes plutôt que d'un document paginé.

Disponibilité

Avant d'exporter

Un PDF est une capture figée : le moindre défaut du canvas devient un défaut durable du fichier. Avant de commencer :

• Vérifiez l'ordre des pages dans le rail de diapositives ou l'aperçu général. Le PDF suit la séquence des pages.
• Dépliez les pages qui doivent apparaître et laissez repliées celles qui doivent rester à l'écart (notes de l'animateur, éléments de secours, anciennes versions).
• Vérifiez la taille de page, qui détermine le format du PDF, ses marges, son échelle et le rendu des formats mixtes. Utilisez Redimensionner toutes les pages si toutes les pages doivent partager le même format.
• Attendez la fin du chargement des images volumineuses, des fichiers, des vignettes et des aperçus. Exportez lorsque le canvas s'affiche correctement, pas pendant que des espaces réservés changent encore.
• Contrôlez les contenus sensibles. Un PDF peut quitter ALLO : supprimez les notes privées, les pages internes et les données clients qui ne doivent pas accompagner le fichier.

Exporter toutes les pages ou une sélection

Ouvrez le menu d'en-tête du canvas et choisissez Exporter en PDF, ou ouvrez Partager et utilisez l'onglet Exporter en PDF. Le formulaire s'ouvre avec Toutes les pages coché : gardez cette option pour tout le flux de pages visible, choisissez un niveau de qualité, vérifiez la liste des destinataires, puis sélectionnez Envoyer.

Pour une partie du canvas seulement (une section destinée au client, un document à distribuer, une annexe), décochez Toutes les pages et saisissez dans le champ Pages des numéros et des plages comme pour une impression, en utilisant les numéros visibles dans le flux de pages : par exemple 1-3, 1-3, 5 ou 1-3, 5, 7-9. Les valeurs qu'ALLO ne sait pas interpréter sont ignorées, et si le champ est vide ou qu'aucune valeur n'est exploitable, l'exportation reprend toutes les pages. La plage repose sur les numéros de page, pas sur les titres : si l'ordre des pages change avant l'envoi, vérifiez-la de nouveau.

ALLO met la tâche PDF en file d'attente et livre le fichier à la fin du traitement. Les grands canvas peuvent demander quelques minutes, et vous pouvez suivre la progression dans le canvas. Le nom du fichier exporté reprend le nom du canvas : donnez-lui un nom clair avant d'exporter une copie d'archive.

Choisir la qualité

Choisissez Haute qualité pour la plupart des révisions, archives et livrables, Qualité maximale pour les diagrammes denses, le texte fin intégré aux images ou les contenus qui seront zoomés ou imprimés, et Qualité standard lorsque la rapidité, la taille du fichier ou l'envoi par e-mail priment. La qualité modifie le rendu final, mais ne répare pas les images sources floues, les captures de faible résolution, les vignettes défectueuses, les fichiers expirés ni le texte déjà trop petit sur le canvas.

Liens, accès et livraison

L'exportation PDF conserve les liens utiles cliquables lorsque le type d'objet et le lecteur PDF le permettent : les objets de fichier, les intégrations, les boutons de lien et les objets sous-canvas peuvent créer des zones cliquables. Considérez ces liens comme une commodité, pas comme l'unique copie de sources importantes : ils dépendent de la disponibilité des fichiers, des paramètres de l'espace de travail, des limites d'abonnement et de conservation, des autorisations à destination et du lecteur PDF du destinataire. Pour une livraison formelle, joignez les fichiers sources séparément.

Traitez le PDF exporté comme un fichier à part entière. Une fois sorti d'ALLO, son accès dépend de l'endroit où il est stocké ou transféré, et modifier ensuite les autorisations du canvas n'efface pas un PDF déjà reçu : ne partagez donc un PDF sensible qu'avec les personnes qui doivent en avoir une copie. Les liens du PDF vérifient toujours les autorisations à destination. Le PDF reste lisible indéfiniment, mais un fichier ALLO lié peut cesser de s'ouvrir : l'accès a changé, le fichier a été supprimé ou a expiré, ou le lien de téléchargement a expiré. Les liens de téléchargement envoyés par e-mail peuvent expirer. L'action Télécharger le PDF de la boîte de réception peut demander une nouvelle copie pour les personnes qui ont encore accès au canvas. Elle ne permet pas de contourner un accès révoqué.

La livraison peut prendre la forme d'un e-mail avec une action de téléchargement, d'une notification dans l'application lorsque le PDF est prêt, d'un élément de boîte de réception pour les personnes qui ont encore accès au canvas, ou d'une notification d'échec. L'exportation s'exécute côté serveur une fois la demande acceptée : la fenêtre peut donc se fermer, mais garder le canvas ouvert vous permet de suivre la progression et de réagir si la tâche échoue.

Résolution des problèmes

• Exporter en PDF est absent ou grisé. Vérifiez si le canvas est un tableau blanc libre (pas d'exportation paginée). S'il s'agit d'un canvas de page, vérifiez si vous l'avez ouvert en tant qu'invité ou dans une vue contextuelle plutôt que sur sa propre page, puis ouvrez le canvas lui-même en étant connecté. Si l'onglet Exporter en PDF est absent de la fenêtre Partager, les mêmes vérifications s'appliquent.
• Il manque une page dans le PDF. Vérifiez la plage de pages sélectionnée, les pages repliées et l'ordre des pages. Dépliez les pages qui doivent apparaître, puis relancez l'exportation.
• Une page semble rognée ou mise à l'échelle. Vérifiez la taille de page, les dimensions mixtes, la hauteur automatique et si la page était trop large ou trop haute pour le format de sortie.
• Les images ou les aperçus sont incorrects. Vérifiez que les médias ont fini de se charger ou d'être traités. L'exportation ne corrige ni les importations inachevées ni les vignettes défectueuses.
• Un lien du PDF ne s'ouvre pas. Vérifiez les autorisations à destination, les fichiers supprimés ou expirés, les limites d'abonnement ou de conservation et le lecteur PDF. Ouvrez directement le canvas ou le fichier pour confirmer que la source existe toujours.
• Un destinataire ne parvient pas à télécharger depuis l'e-mail. Le lien a pu expirer ou être bloqué par sa messagerie. Demandez-lui d'ouvrir ALLO et de consulter sa boîte de réception s'il a accès au canvas, ou renvoyez l'exportation.
• L'exportation échoue. Réessayez une fois après avoir actualisé la page et attendu le chargement des médias. Si l'échec persiste, consultez Résoudre un échec d'exportation de canvas et transmettez au support le lien du canvas, l'heure de l'exportation, la plage de pages, la qualité, l'application utilisée et si l'échec touche toutes les pages ou une seule.