Exporter un canvas au format PDF

Exportez au format PDF lorsqu'un canvas de page doit faire l'objet d'un fichier figé : une copie de révision hors ligne, une archive, un support client, un compte rendu de réunion, un document de formation ou un livrable unique remplaçant de nombreuses captures d'écran et fichiers sources distincts.

L'exportation PDF capture le canvas de page sous forme de document paginé. Elle respecte la structure des pages du canvas, la plage sélectionnée, la dimension des pages, l'état des pages repliées, les médias chargés, le thème visible et les réglages de qualité choisis au moment où l'exportation commence. Le résultat est un fichier PDF téléchargeable qui peut être envoyé par e-mail, enregistré, associé à un autre outil ou partagé en dehors d'ALLO.

Utilisez l'exportation PDF pour les livrables que vos collaborateurs devront lire plus tard. Utilisez l'option de partage de canvas lorsque vos collaborateurs ont besoin d'un accès en direct au sein d'ALLO. Utilisez l'option d'intégration lorsqu'un canvas doit s'afficher en direct sur un autre site web. Utilisez l'option de téléchargement de toutes les images lorsque votre équipe a besoin des fichiers d'image eux-mêmes plutôt que d'un document paginé.

Cas d'usage de l'exportation PDF

L'exportation PDF est un flux de travail incontournable pour le partage d'informations, car elle fournit un document unique que n'importe qui peut ouvrir sans avoir à utiliser l'éditeur de canvas. C'est idéal lorsque le destinataire doit lire, archiver, valider, imprimer ou diffuser les résultats.

Utilisez cette option pour :

1. Envoyer les livrables d'un atelier ou d'une révision à des parties prenantes n'ayant pas participé à la session sur le canvas.
2. Archiver les décisions prises après une réunion, une revue de sprint, un cours ou une présentation client.
3. Transmettre un canvas de page aux services juridiques, opérationnels, financiers, à des clients ou à des partenaires externes.
4. Conserver un historique daté de l'état visuel du canvas à un instant précis.
5. Partager un PDF unique plutôt que de demander à vos destinataires d'ouvrir de multiples fichiers, liens, images et commentaires.
6. Fournir aux réviseurs un document statique d'une résolution bien supérieure à celle d'une simple capture d'écran.

L'exportation PDF ne constitue pas une sauvegarde modifiable du canvas. Elle ne conserve pas l'historique des modifications, les commentaires en direct, les rôles des utilisateurs, les comportements d'édition des objets ou la possibilité de réorganiser le contenu. Utilisez l'historique des versions, la sauvegarde, la restauration ou le partage standard de canvas si vous souhaitez restaurer ou continuer à éditer le canvas actif.

Disponibilité

Avant d'exporter

Préparez soigneusement le canvas de page avant de lancer l'exportation. Le PDF étant une capture figée, les moindres défauts du canvas se retrouveront sur le fichier final.

Vérifiez l'ordre des pages dans le rail de diapositives ou l'aperçu général. Le PDF respecte précisément la séquence des pages, déplacez-les donc avant d'exporter si la logique de lecture n'est pas correcte.

Renommez les pages importantes. Bien que les titres de page ne soient pas imprimés sur le PDF exporté, des intitulés clairs facilitent l'inspection du canvas source avant export, sa vérification ultérieure et la correspondance avec les numéros de page si un lecteur vous demande ultérieurement d'où provient une section du PDF.

Dépliez les pages devant s'afficher. Laissez les pages repliées si elles doivent être exclues du PDF. Cette option est utile pour masquer les notes de l'animateur, les éléments de secours, les anciennes versions ou les brouillons internes, mais cela signifie également qu'elles n'apparaîtront pas dans le flux des pages exportées.

Vérifiez le format de taille de page. Les dimensions des pages influent sur le format du PDF, ses marges, son échelle et la gestion des formats mixtes. Si toutes les pages doivent respecter les mêmes dimensions de papier ou d'écran, utilisez l'option Redimensionner toutes les pages avant d'ajuster le contenu. Si seule une section nécessite un format spécial, redimensionnez uniquement les pages sélectionnées.

Attendez la fin du traitement des médias. Le chargement et le traitement d'images volumineuses, de fichiers PDF ou Office, de vignettes, d'aperçus de fichiers et d'images détourées peuvent prendre du temps. Lancez l'exportation lorsque le canvas s'affiche correctement, et non lorsque des indicateurs de chargement ou des aperçus temporaires sont encore visibles.

Faites attention aux informations sensibles. Un PDF exporté est destiné à être diffusé en dehors d'ALLO. Supprimez les notes privées, les pages de brouillon internes, les commentaires visibles à l'écran et les données spécifiques de clients qui ne doivent pas figurer dans le document.

Exporter toutes les pages

Ouvrez le canvas de page, puis accédez au menu d'en-tête du canvas et choisissez Exporter au format PDF. Vous pouvez également ouvrir le panneau de partage et sélectionner l'onglet Exporter s'il est disponible.

Par défaut, l'option Toutes les pages est sélectionnée dans le formulaire d'exportation. Conservez-la pour inclure l'intégralité du flux des pages visibles. Choisissez le niveau de qualité, vérifiez la liste de diffusion des e-mails des destinataires, puis cliquez sur Envoyer.

ALLO initie la tâche de génération et transmet le PDF dès que le traitement est terminé. Pour les grands canvases, l'exportation peut prendre quelques minutes. Vous pouvez suivre la progression à l'écran pendant la préparation des pages. Une fois l'exportation finalisée, ALLO livre le fichier par e-mail, sous forme de notification de téléchargement dans l'application et dans votre boîte de réception, selon les destinataires et la configuration de l'espace.

Exporter les pages sélectionnées

Utilisez l'exportation sélective de pages lorsqu'une partie seulement du canvas doit figurer dans le PDF : une section destinée à des clients, un document de cours, la synthèse d'un atelier, des annexes ou quelques pages clés d'un long canvas de travail.

Dans l'onglet Exporter, décochez l'option Toutes les pages. Saisissez les numéros et plages de pages de votre choix dans le champ Pages, en utilisant les numéros de page réels affichés dans le flux. Exemples :

1. 1-3
2. 1-3, 5
3. 1-3, 5, 7-9

ALLO traite ce champ comme une plage d'impression standard. Les valeurs qu'il ne parvient pas à interpréter sont ignorées. Si le champ reste vide, ou si aucune des valeurs saisies n'est exploitable, l'exportation se fait automatiquement sur toutes les pages. Vérifiez bien la plage saisie avant de cliquer sur Envoyer, en particulier sur les longs canvases où l'absence d'une page peut altérer la qualité du livrable.

L'exportation sélective se base sur les numéros de page, et non sur leurs titres. Si l'ordre des pages est modifié entre le moment où vous saisissez la plage et celui où vous lancez l'exportation, vérifiez à nouveau votre sélection.

Choisir la qualité

L'onglet d'exportation propose plusieurs options de qualité pour votre PDF :

Utilisez la Haute Qualité pour la plupart des révisions de clients, des archives internes, des documents de formation et des livrables de projet. Choisissez la Qualité Maximale lorsque le PDF contient des diagrammes denses, des captures d'écran techniques ou des éléments textuels devant supporter des zooms d'impression importants. Utilisez la Qualité Standard si la légèreté ou la rapidité de transfert constituent des critères essentiels.

La qualité d'exportation modifie le rendu final du document généré. Elle ne répare pas les images sources floues, les captures de faible résolution, les vignettes corrompues ou les textes déjà trop petits sur le canvas d'origine.

Comportement des fichiers, liens et intégrations dans le PDF

L'exportation PDF s'efforce de maintenir les liens utiles cliquables, dans la mesure où le type d'objet et le lecteur PDF utilisé le permettent. Les objets de fichier, les intégrations, les boutons de lien et les sous-canvases peuvent ainsi créer des zones interactives dans le PDF exporté. C'est pratique pour vos livrables : le PDF montre la mise en page générale du canvas tout en permettant aux lecteurs d'ouvrir un fichier source, un site web, une référence intégrée ou un canvas connecté.

Considérez ces liens cliquables comme une commodité d'accès complémentaire et non comme l'unique moyen d'accéder à des documents importants. Leur fonctionnement dépend de la disponibilité des fichiers, des paramètres de l'espace de travail, des limites de l'abonnement, des durées de conservation, des fichiers supprimés, de l'expiration des liens, des droits d'accès des destinataires et de l'application de lecture PDF utilisée. Certains lecteurs PDF conservent mieux ces zones interactives que d'autres.

Si un objet de fichier est crucial pour votre livrable, déterminez si le PDF seul s'avère suffisant. Pour un transfert officiel de projet, joignez les fichiers sources séparément ou assurez-vous que les liens d'accès resteront actifs et disponibles pour vos destinataires.

Partager, Intégrer et Exporter : des fonctionnalités distinctes

La fenêtre de partage peut comporter les onglets Partager, Intégrer et Exporter. Bien qu'ils soient liés, ils répondent à des besoins distincts :

Utilisez l'option Partager lorsque le destinataire doit continuer à travailler sur le canvas. Utilisez l'option Intégrer lorsque le canvas doit s'afficher en direct sur une autre page web. Utilisez l'option Exporter lorsque le destinataire a besoin de récupérer un fichier physique.

Désactiver, renouveler ou laisser expirer un lien de partage ou d'intégration peut affecter l'affichage des canvases intégrés. En revanche, cela n'a aucun effet sur un fichier PDF qui a déjà été téléchargé ou transféré par e-mail.

Accès au document après l'exportation

Considérez le PDF exporté comme un fichier totalement autonome. Une fois que le PDF quitte ALLO, son accès est régi par son mode de stockage ou de diffusion : e-mails, téléchargements locaux, dossiers partagés, outils de tickets, outils de gestion documentaire ou autres applications externes.

Modifier ultérieurement les autorisations du canvas ne supprime pas un fichier PDF déjà reçu par un tiers. Si le PDF contient des données sensibles, veillez à ne le partager qu'avec les personnes habilitées.

Le cas des liens internes au PDF est différent. Un lien cliquable vers un fichier, un canvas ou un site web requiert toujours que le lecteur possède les autorisations d'accès nécessaires sur la plateforme de destination. Un PDF exporté peut être parfaitement lisible, tandis qu'un fichier ou canvas ALLO associé à un lien interne refuse de s'ouvrir parce que les droits d'accès ont changé, que l'élément a été supprimé, qu'une politique de conservation l'a retiré ou qu'un lien de téléchargement sécurisé a expiré.

Les liens de téléchargement par e-mail des PDF exportés peuvent expirer. Les actions de téléchargement de la boîte de réception permettent de générer un nouveau chemin d'accès si l'utilisateur possède toujours un accès au canvas source. Si l'accès a été révoqué, la ligne d'historique de la boîte de réception ne doit pas être considérée comme un droit de téléchargement de fichier permanent.

Transmission et notifications

Lorsque vous cliquez sur Envoyer, ALLO planifie le traitement de génération du PDF. Les petits canvases se traitent rapidement. Les canvases volumineux comportant de nombreuses pages, des formats mixtes, une qualité maximale ou des médias lourds (images, PDF, fichiers Office, contenus intégrés) peuvent nécessiter plus de temps.

Selon la configuration et le destinataire, la livraison peut se faire à plusieurs endroits :

1. Un e-mail contenant un lien de téléchargement du PDF.
2. Une notification ou un message éphémère dans l'application lorsque le PDF est prêt.
3. Un élément dans votre boîte de réception avec l'action Télécharger le PDF pour les utilisateurs disposant d'un droit d'accès actif au canvas.
4. Une notification d'échec si le traitement d'exportation n'a pas pu aboutir.

Ne fermez pas immédiatement votre navigateur web lorsque la fenêtre se referme. Bien que l'exportation s'effectue en arrière-plan sur les serveurs une fois la demande acceptée, maintenir le canvas ouvert vous permet de suivre la progression et de réagir rapidement en cas d'erreur de traitement.

Flux de travail recommandés

Pour une révision client, créez un canvas de page avec une page par section de révision. Repliez les notes de travail internes, exportez uniquement les pages destinées au client, choisissez la qualité Haute ou Maximale et transmettez le PDF à votre contact. N'envoyez un lien de partage actif vers ALLO que si le client doit y déposer directement des commentaires.

Pour la synthèse d'un atelier, nettoyez l'ordre des pages, laissez visibles les décisions et notes finales, repliez les pages de préparation de l'animateur, exportez l'intégralité des pages et joignez le PDF au compte rendu de réunion. Si les participants ont besoin d'accéder aux fichiers sources, joignez-les séparément ou assurez-vous que les liens du PDF resteront actifs.

Pour l'archivage d'un projet, lancez l'exportation après que l'équipe a traité l'ensemble des commentaires et validé l'état final du travail. Donnez un nom clair à votre canvas avant d'exporter, car le nom du fichier PDF généré s'aligne automatiquement sur le titre du canvas. Enregistrez ensuite le PDF dans l'outil de stockage utilisé par votre équipe pour ses archives.

Pour une livraison de projet comportant de nombreuses références, utilisez le PDF comme document de synthèse et le canvas comme source modifiable. Le PDF évite à vos lecteurs d'ouvrir de nombreux fichiers distincts, mais il ne doit pas se substituer à une gestion rigoureuse des documents sources si la durée de conservation ou les autorisations d'accès constituent des enjeux majeurs.

Résolution des problèmes

Si l'option Exporter au format PDF est absente, assurez-vous que le canvas n'est pas un tableau blanc libre. L'exportation paginée n'est pas disponible pour ce format. S'il s'agit d'un canvas de page, vérifiez vos droits d'accès, votre abonnement et les éventuelles restrictions de téléchargement de l'espace de travail.

Si l'onglet Exporter est absent de la fenêtre de partage, il est possible que le canvas actif prenne en charge le partage mais pas l'exportation PDF. Le partage peut rester actif même si l'intégration et l'exportation ne sont pas disponibles.

Si la génération du PDF prend plus de temps que prévu, patientez et vérifiez vos e-mails, vos notifications et votre boîte de réception. Les grands canvases chargés en médias ou les exportations en qualité Maximale nécessitent un traitement plus long.

S'il manque une page dans le PDF, vérifiez la plage de pages sélectionnée, les pages repliées et l'ordre des pages. Dépliez les pages devant apparaître, puis relancez l'exportation.

Si une page s'affiche rognée ou déformée, vérifiez la taille de page choisie, la présence de dimensions de pages mixtes, la fonction de hauteur automatique et si la page d'origine n'était pas trop large ou haute pour le format d'exportation.

Si le rendu d'une image ou d'un aperçu de fichier est incorrect, ouvrez le canvas pour vérifier que le média a fini de se charger ou d'être traité. L'exportation ne résout pas les téléversements inachevés ni les vignettes défectueuses.

Si un lien interne au PDF ne s'ouvre pas, vérifiez les droits d'accès de l'espace de destination, la présence de fichiers supprimés ou expirés, les limites de conservation de votre formule d'abonnement et le lecteur PDF utilisé. Essayez d'ouvrir le canvas ou le fichier directement depuis ALLO pour vérifier que la source est toujours en ligne.

Si un destinataire ne parvient pas à télécharger le fichier depuis son e-mail, le lien de téléchargement a pu expirer ou être bloqué par son outil de messagerie. Demandez-lui d'ouvrir ALLO et d'utiliser sa boîte de réception s'il possède un accès au canvas, ou renvoyez-lui l'exportation.

En cas d'échec de l'exportation, réessayez une fois après avoir actualisé le canvas et attendu le chargement complet des médias. Si l'échec persiste, consultez le guide de résolution d'un échec d'exportation de canvas et transmettez à l'assistance le lien du canvas, l'heure de la tentative, la plage de pages, le réglage de qualité, le navigateur ou l'application de bureau utilisé, et si le problème concerne toutes les pages ou une page spécifique.