Esportare una canvas in PDF

Esportate in PDF quando una canvas a pagine deve diventare un file definitivo: una copia per la revisione offline, un archivio, un documento da consegnare a un cliente, il verbale di una riunione, una dispensa per la formazione o un pacchetto unico che sostituisca screenshot multipli e file sorgente separati.

L'esportazione in PDF cattura la canvas a pagine sotto forma di documento strutturato a pagine. Segue la struttura delle pagine della canvas, l'intervallo di pagine selezionato, le dimensioni delle pagine, lo stato delle pagine compresse, gli elementi multimediali caricati, il tema visibile e l'impostazione della qualità al momento dell'avvio dell'esportazione. Il risultato è un file PDF scaricabile che può essere inviato via email, memorizzato, allegato ad altri sistemi o condiviso al di fuori di ALLO.

Utilizzate l'esportazione in PDF per generare il documento finale che le persone dovranno leggere in seguito. Utilizzate Condividere una canvas quando gli utenti hanno bisogno di accedere alla versione attiva all'interno di ALLO. Utilizzate Elemento incorporato (Embed) se la canvas a pagine deve apparire attiva all'interno di un altro sito web. Utilizzate Scarica tutte le immagini se il team ha bisogno delle singole risorse d'immagine anziché di un documento strutturato a pagine.

A cosa serve l'esportazione in PDF

L'esportazione in PDF è un flusso di lavoro fondamentale per la consegna di progetti perché fornisce un unico file che le persone possono aprire direttamente, senza dover navigare all'interno dell'editor della canvas. È utile quando il destinatario deve leggere, archiviare, approvare, stampare, depositare o diffondere il risultato.

Utilizzatela quando dovete:

1. Inviare l'esito di un workshop o di una revisione agli stakeholder che non hanno partecipato direttamente alla canvas.
2. Archiviare le decisioni al termine di una riunione, della revisione di uno sprint, di una lezione o di una presentazione a un cliente.
3. Consegnare una canvas a pagine all'ufficio legale, alle operazioni, alla finanza, ai clienti o a partner esterni.
4. Conservare un registro datato dell'aspetto della canvas in un momento specifico.
5. Condividere un unico file PDF anziché chiedere a un utente di aprire numerosi file, link, immagini e commenti.
6. Fornire ai revisori un output statico ad alta risoluzione, decisamente superiore a un semplice screenshot.

L'esportazione in PDF non costituisce un backup della canvas modificabile: non preserva infatti la cronologia delle modifiche, i commenti attivi, i ruoli dell'area di lavoro, i comportamenti di modifica a livello di oggetto o la possibilità di riorganizzare i contenuti in un secondo momento. Utilizzate la cronologia delle versioni, il backup, il ripristino o la normale condivisione della canvas quando l'obiettivo è ripristinare o continuare a modificare la canvas attiva.

Disponibilità

Prima di esportare

Preparate accuratamente la canvas a pagine prima di avviare l'esportazione. Il PDF è un output istantaneo, pertanto i piccoli difetti della canvas diventeranno elementi permanenti nel file.

Verificate l'ordine delle pagine nella barra laterale delle diapositive o nella panoramica. Il file PDF segue la sequenza di pagine selezionata; se l'ordine logico non è corretto, riorganizzate le pagine prima di avviare l'esportazione.

Rinominate le pagine più rilevanti. I titoli delle pagine non vengono stampati all'interno del PDF esportato, ma disporre di titoli chiari rende la canvas sorgente più facile da controllare prima dell'esportazione, da verificare successivamente e da confrontare con i numeri di pagina qualora qualcuno chiedesse da quale sezione provenga una determinata pagina del PDF.

Mostrate le pagine che devono essere visibili nel file finale. Lasciate compresse quelle che devono rimanere escluse dal flusso di esportazione. Comprimere (piegare) le pagine si rivela utile per note del facilitatore, materiali di backup, vecchie versioni o bozze interne, ma significa anche che queste pagine non faranno parte del flusso visibile esportato.

Verificate le Dimensioni delle pagine. La dimensione della pagina influisce sulla forma, sui margini, sul ridimensionamento e sugli output a dimensioni miste nel file PDF. Se desiderate che tutte le pagine abbiano lo stesso formato cartaceo o orientamento dello schermo, utilizzate l'azione Ridimensiona tutte le pagine della canvas prima di allineare i contenuti definitivi. Se solo una sezione è particolare, ridimensionate le pagine selezionate o una singola pagina.

Attendete il completamento dell'elaborazione multimediale. Immagini di grandi dimensioni, file PDF, documenti Office, miniature, anteprime dei file e immagini private dello sfondo richiedono tempo per il caricamento o l'elaborazione. Avviate l'esportazione solo quando la canvas appare corretta, evitando di farlo mentre i segnaposto o le anteprime di caricamento sono ancora in fase di aggiornamento.

Controllate la presenza di contenuti riservati. Ricordate che un PDF può essere condiviso al di fuori di ALLO. Rimuovete note private, pagine di backup interne, commenti temporanei visibili sulla canvas e dati sensibili dei clienti che non devono essere inclusi nel file.

Esportare tutte le pagine

Aprite la canvas a pagine, quindi aprite il menu di intestazione della canvas e selezionate Esporta in PDF. Potete anche aprire la finestra Condividi e scegliere la scheda Esporta, se disponibile.

Il modulo di esportazione si apre con l'opzione Tutte le pagine predefinita. Mantenetela selezionata se il file PDF deve comprendere l'intero flusso di pagine visibile. Scegliete il livello di qualità, verificate l'elenco degli indirizzi email dei destinatari e fate clic su Invia.

ALLO avvierà la procedura di generazione e invierà il file PDF non appena l'elaborazione sarà completata. Per le canvas più grandi, l'esportazione può richiedere alcuni minuti: potrete monitorare lo stato di avanzamento sulla canvas mentre le pagine vengono preparate. Al termine dell'esportazione, ALLO recapiterà il file tramite email, notifica di download in-app o nella cartella Inbox, a seconda del destinatario e del percorso dell'area di lavoro.

Esportare pagine selezionate

Utilizzate l'esportazione delle pagine selezionate quando solo una parte della canvas a pagine deve essere inclusa nel PDF: una sezione destinata ai clienti, una dispensa per un corso, un riepilogo di un workshop, un'appendice o alcune pagine specifiche estratte da una canvas di lavoro più lunga.

Nella scheda Esporta, deselezionate l'opzione Tutte le pagine. Inserite i numeri di pagina e gli intervalli desiderati nel campo Pagine, basandovi sui numeri visualizzati nel flusso di pagine. Esempi:

1. 1-3
2. 1-3, 5
3. 1-3, 5, 7-9

ALLO interpreta questo campo come un normale intervallo di stampa. I valori non riconoscibili vengono ignorati. Se il campo viene lasciato vuoto o se nessuno dei valori inseriti è utilizzabile, l'esportazione predefinita includerà tutte le pagine. Verificate attentamente l'intervallo specificato prima di fare clic su Invia, in particolare sulle canvas lunghe in cui l'omissione anche di una sola pagina può compromettere la consegna.

L'esportazione delle pagine selezionate si basa sui numeri delle pagine, non sui relativi titoli. Se l'ordine delle pagine cambia dopo aver specificato l'intervallo ma prima di inviare l'esportazione, verificate nuovamente la correttezza dell'intervallo.

Scegliere la qualità

La scheda Esporta include diverse opzioni di qualità per il file PDF:

Utilizzate l'Alta qualità per la maggior parte delle revisioni con i clienti, l'archiviazione interna, la formazione e le consegne formali agli stakeholder. Utilizzate la Massima qualità quando il PDF contiene diagrammi densi, screenshot dettagliati di prodotto, testi molto piccoli all'interno di immagini o materiali che dovranno essere ingranditi o stampati. Utilizzate infine la Qualità standard quando la velocità, le dimensioni ridotte del file o la facilità di invio via email sono prioritari rispetto alla definizione dei minimi dettagli.

La scelta della qualità influisce esclusivamente sull'output generato; non corregge immagini sorgente sfuocate, screenshot a bassa risoluzione, miniature danneggiate, file scaduti o testi che erano già illeggibili sulla canvas originale.

Comportamento di file, link ed elementi incorporati nel PDF

L'esportazione in PDF tenta di mantenere attivi e cliccabili i link utili laddove il tipo di oggetto e il lettore PDF utilizzato lo consentano. Gli oggetti file, gli elementi incorporati, i pulsanti link e gli oggetti sub-canvas possono generare aree cliccabili all'interno del PDF esportato. Si tratta di una funzione comoda per le consegne: il PDF mostra il layout visivo della canvas offrendo al contempo ai lettori la possibilità di aprire direttamente un file sorgente, un sito web, un riferimento incorporato o una canvas collegata.

I link cliccabili devono essere considerati una comodità aggiuntiva, e non l'unica copia disponibile di documenti sorgente importanti. Il loro funzionamento può infatti dipendere dalla disponibilità dei file, dalle impostazioni dell'area di lavoro, dai limiti del piano, dalle politiche di conservazione, dall'eventuale eliminazione di elementi, dalla scadenza dei link, dai permessi di destinazione e dall'applicazione PDF utilizzata dal destinatario (alcuni lettori PDF preservano le aree di collegamento meglio di altri).

Se un oggetto file è essenziale per la consegna del progetto, valutate se il solo file PDF sia sufficiente. In caso di consegne formali, includete separatamente i file sorgente o accertatevi che i link di destinazione rimangano accessibili ai destinatari nel tempo.

Condividere, Incorporare ed Esportare: funzioni distinte per esigenze diverse

La finestra di condivisione può includere le schede Condividi, Incorpora ed Esporta: sono strettamente correlate, ma non intercambiabili.

Utilizzate la condivisione se il destinatario deve continuare a collaborare sulla canvas. Utilizzate l'incorporamento (Embed) se desiderate che la canvas rimanga attiva e visibile all'interno di un'altra pagina. Utilizzate l'esportazione (Export) quando il destinatario ha bisogno di ricevere un file.

Disabilitare, rinnovare o far scadere un link di condivisione o incorporamento influirà sulla visibilità delle canvas incorporate, ma non consentirà di ritirare o annullare l'accesso a un file PDF che è già stato scaricato o inoltrato.

Accesso dopo l'esportazione

Considerate il PDF esportato come un file autonomo. Una volta che il PDF esce da ALLO, l'accesso ad esso sarà regolato esclusivamente dalle politiche del sistema in cui viene memorizzato o inoltrato: email, download locali, unità condivise, sistemi di ticket, strumenti di gestione documentale o altre applicazioni.

Modificare i permessi della canvas in un secondo momento non eliminerà o modificherà un file PDF che qualcuno ha già ricevuto. Se il PDF contiene informazioni riservate, condivideteelo esclusivamente con gli utenti autorizzati a disporre di quella copia specifica.

Il funzionamento dei link presenti all'interno del PDF segue regole diverse. Un link cliccabile a un file, a una canvas o a un sito web potrebbe richiedere comunque che il destinatario disponga dei relativi permessi per accedere alla destinazione. Il PDF esportato rimarrà perfettamente leggibile anche quando un file o una canvas di ALLO collegati non risulteranno più accessibili a causa di variazioni nei permessi, eliminazione dell'elemento, rimozione dovuta alle politiche di conservazione o scadenza del link di download firmato.

I link di download inviati via email per i file PDF esportati possono scadere. Le azioni di download nella cartella Inbox consentono di richiedere un nuovo percorso di download aggiornato, a condizione che l'utente disponga ancora dell'accesso alla canvas sorgente. Se l'accesso è stato revocato, la semplice presenza della riga nella cartella Inbox non deve essere considerata un'autorizzazione per scaricare nuovamente il PDF.

Recapito e notifiche

Quando fate clic su Invia, ALLO inserisce il processo di esportazione in coda. Le canvas di piccole dimensioni vengono completate rapidamente; le canvas più estese, con molte pagine, formati misti, qualità elevata o che includono numerose immagini pesanti, file PDF, documenti Office ed elementi incorporati possono richiedere tempi di elaborazione più lunghi.

A seconda del destinatario e della procedura configurata, la notifica di completamento e il file possono essere recapitati in diversi modi:

1. Un'email contenente un link o un'azione per scaricare il PDF.
2. Una notifica in-app o un avviso visivo (toast) non appena il PDF è pronto.
3. Un elemento nella cartella Inbox con l'opzione Scarica PDF per gli utenti che mantengono i permessi di accesso alla canvas.
4. Una notifica di errore qualora l'esportazione non vada a buon fine.

Non chiudete il browser semplicemente perché la finestra di dialogo si è chiusa. L'esportazione viene eseguita come processo lato server dopo l'accettazione della richiesta, ma mantenere aperta la schermata della canvas vi consentirà di monitorare l'avanzamento e intervenire rapidamente in caso di errore.

Flussi di lavoro pratici

Per la revisione con un cliente, create una canvas a pagine strutturando una pagina per ciascuna sezione da esaminare. Nascondete le note interne comprimendo le relative pagine, esportate solo le pagine destinate al cliente, selezionate l'Alta qualità o la Massima qualità e inviate il PDF al vostro referente. Inviate separatamente un link di condivisione alla canvas attiva solo se il cliente deve inserire commenti direttamente in ALLO.

Per il riepilogo di un workshop, riordinate le pagine, lasciate visibili le decisioni e le note finali, comprimete le pagine di preparazione del facilitatore, esportate l'intero documento e allegate il file PDF al messaggio di follow-up della riunione. Se i partecipanti necessitano dei file sorgente, includeteli separatamente o verificate che i link all'interno del PDF rimangano attivi.

Per l'archiviazione di un progetto, avviate l'esportazione dopo che il team ha risolto tutti i commenti e confermato lo stato definitivo. Assegnate un nome chiaro alla canvas prima dell'esportazione, poiché il nome del file PDF generato si baserà sul nome della canvas. Archiviate quindi il PDF nel sistema di gestione documentale utilizzato dal vostro team.

Per una consegna che include numerosi riferimenti, utilizzate il PDF as pacchetto di lettura principale e la canvas come sorgente modificabile. Il PDF semplifica la consultazione riducendo il numero di file che l'utente deve aprire, ma non deve essere considerato l'unico strumento di conservazione dei file sorgente, specialmente nei contesti regolati da requisiti di conformità, conservazione o autorizzazioni.

Cosa può andare storto

Se l'opzione Esporta in PDF non è visibile, verificate se la canvas sia una whiteboard freeform: l'esportazione basata su pagine non è infatti disponibile in questo formato. Se si tratta di una canvas a pagine, controllate i vostri permessi, il livello del piano e le eventuali restrizioni sui download configurate nell'area di lavoro.

Se la scheda Esporta non compare nella finestra Condividi, la canvas corrente potrebbe consentire la condivisione ma non l'esportazione in PDF (la condivisione può rimanere attiva anche quando l'incorporamento e l'esportazione sono disabilitati).

Se l'elaborazione del PDF richiede più tempo del previsto, attendete il completamento del processo lato server e controllate la vostra email, le notifiche in-app e la cartella Inbox. Le canvas molto estese, ricche di elementi multimediali pesanti e le esportazioni in Massima qualità possono richiedere più tempo.

Se nel PDF generato manca una pagina, verificate l'intervallo di pagine selezionato, lo stato delle pagine compresse e l'ordine delle pagine stesse. Rendete visibili le pagine che devono apparire, quindi avviate una nuova esportazione.

Se una pagina appare tagliata o ridimensionata in modo anomalo, controllate le dimensioni delle pagine, la presenza di formati misti, l'altezza automatica e verificate se la pagina sia eccessivamente larga o alta rispetto al formato di output previsto.

Se le immagini o le anteprime dei file non appaiono corrette, aprite la canvas e verificate che gli elementi multimediali abbiano completato il caricamento o l'elaborazione. L'esportazione non corregge caricamenti incompleti o miniature danneggiate.

Se un link all'interno del PDF non si apre, verificate i permessi del sito di destinazione, l'eventuale eliminazione o scadenza dei file, i limiti del piano o di conservazione e il lettore PDF utilizzato. Provate ad aprire la canvas o il file direttamente all'interno di ALLO per confermare che la sorgente sia effettivamente disponibile.

Se un destinatario non riesce ad avviare il download dall'email, il link potrebbe essere scaduto o bloccato dal suo client di posta. Suggeritegli di accedere ad ALLO e verificare la propria cartella Inbox (se dispone dei permessi di accesso alla canvas) oppure eseguite un nuovo invio dell'esportazione.

In caso di fallimento del processo, aggiornate la pagina della canvas, attendete il caricamento completo dei contenuti multimediali e riprovate una volta. Se l'errore persiste, consultate la guida Risolvere un'esportazione della canvas non riuscita e inviate all'assistenza tecnica il link della canvas, l'ora del tentativo, l'intervallo di pagine specificato, l'impostazione di qualità, il browser o l'app desktop utilizzata e l'indicazione se il problema riguardi l'intero documento o una pagina specifica.