Esportare una canvas in PDF

Esportate in PDF quando una canvas a pagine deve diventare un file stabile: una copia per la revisione offline, un archivio, un documento da consegnare a un cliente, il verbale di una riunione o un pacchetto unico che sostituisce tanti screenshot e file sorgente. Il PDF segue la struttura delle pagine della canvas, l'intervallo di pagine selezionato, le dimensioni delle pagine, lo stato delle pagine compresse, gli elementi multimediali caricati, il tema visibile e l'impostazione della qualità al momento dell'avvio dell'esportazione.

L'esportazione in PDF non è un backup della canvas modificabile: non conserva la cronologia delle modifiche, i commenti attivi, i ruoli né la possibilità di riorganizzare i contenuti. Usate Condividere una canvas quando le persone devono accedere alla versione attiva in ALLO, Incorpora quando la canvas deve restare live all'interno di un altro sito web, Backup e ripristino quando il team ha bisogno di una copia di recupero .bee e Scarica tutte le immagini quando servono i singoli asset immagine anziché un documento a pagine.

Disponibilità

Prima di esportare

Il PDF è un'istantanea, quindi i piccoli difetti della canvas diventano difetti permanenti del file. Prima di iniziare:

• Verificate l'ordine delle pagine nella barra laterale delle diapositive o nella panoramica. Il PDF segue la sequenza delle pagine.
• Mostrate le pagine che devono comparire e lasciate compresse quelle da escludere (note del facilitatore, materiali di riserva, vecchie versioni).
• Controllate le dimensioni delle pagine, che influiscono su forma, margini, ridimensionamento e output a dimensioni miste del PDF. Usate Ridimensiona tutte le pagine se tutte le pagine devono avere lo stesso formato.
• Attendete che immagini di grandi dimensioni, file, miniature e anteprime finiscano di caricarsi. Esportate quando la canvas appare corretta, non mentre i segnaposto stanno ancora cambiando.
• Controllate i contenuti riservati. Un PDF può uscire da ALLO, quindi rimuovete note private, pagine interne e dati dei clienti che non devono viaggiare con il file.

Esportare tutte le pagine o solo alcune

Aprite il menu di intestazione della canvas e selezionate Esporta in PDF, oppure aprite Condividi e usate la scheda Esporta in PDF. Il modulo si apre con Tutte le pagine selezionato: mantenetelo per l'intero flusso di pagine visibile, scegliete il livello di qualità, verificate l'elenco degli indirizzi email dei destinatari e selezionate Invia.

Per una parte della canvas (una sezione per il cliente, una dispensa, un'appendice), deselezionate Tutte le pagine e inserite nel campo Pagine numeri e intervalli in stile stampa, usando i numeri che compaiono nel flusso di pagine: per esempio 1-3, 1-3, 5 o 1-3, 5, 7-9. I valori che ALLO non riesce a interpretare vengono ignorati e, se il campo è vuoto o nessun valore è utilizzabile, l'esportazione include tutte le pagine. L'intervallo si basa sui numeri di pagina, non sui titoli, quindi se l'ordine delle pagine cambia prima dell'invio verificatelo di nuovo.

ALLO mette in coda l'esportazione e recapita il PDF al termine dell'elaborazione. Per le canvas più grandi possono servire alcuni minuti, e potete seguire l'avanzamento sulla canvas. Il nome del file esportato deriva dal nome della canvas, quindi assegnatele un nome chiaro prima di esportare una copia d'archivio.

Scegliere la qualità

Usate Alta qualità per la maggior parte delle revisioni, degli archivi e delle consegne; Massima qualità per diagrammi densi, testo minuto dentro le immagini o materiali che verranno ingranditi o stampati; Qualità standard quando velocità, dimensioni del file o invio via email contano di più. La qualità cambia l'output generato, ma non corregge immagini sorgente sfocate, screenshot a bassa risoluzione, miniature danneggiate, file scaduti o testo già troppo piccolo sulla canvas.

Link, accesso e recapito

L'esportazione in PDF mantiene cliccabili i link utili quando il tipo di oggetto e il lettore PDF lo consentono: oggetti file, elementi incorporati, pulsanti link e oggetti sotto-canvas possono generare aree cliccabili. Considerate i link cliccabili una comodità, non l'unica copia di materiale sorgente importante: dipendono dalla disponibilità dei file, dalle impostazioni dell'area di lavoro, dai limiti del piano e di conservazione, dai permessi di destinazione e dal lettore PDF del destinatario. Per le consegne formali, includete separatamente i file sorgente.

Trattate il PDF esportato come un file a sé. Una volta uscito da ALLO, l'accesso dipende dal luogo in cui viene memorizzato o inoltrato, e modificare in seguito i permessi della canvas non cancella un PDF che qualcuno ha già ricevuto: condividete un PDF con contenuti riservati solo con chi deve averne una copia. I link all'interno del PDF verificano comunque i permessi a destinazione. Il PDF resta sempre leggibile, ma un file ALLO collegato può smettere di aprirsi: l'accesso è cambiato, il file è stato eliminato o è scaduto, oppure il link di download non è più valido. I link di download inviati via email possono scadere. L'azione Scarica PDF nella Posta in arrivo può richiedere una copia aggiornata per chi ha ancora accesso alla canvas, ma non permette di aggirare un accesso revocato.

Il recapito può avvenire tramite un'email con un'azione di download, una notifica in-app quando il PDF è pronto, un elemento nella Posta in arrivo per chi può ancora accedere alla canvas oppure una notifica di errore. Dopo l'accettazione della richiesta l'esportazione viene eseguita lato server, quindi la finestra può chiudersi, ma tenere aperta la canvas vi aiuta a seguire l'avanzamento e a intervenire se il processo non va a buon fine.

Risoluzione dei problemi

• Esporta in PDF non compare o è disattivato. Verificate se la canvas è una lavagna a mano libera (nessuna esportazione basata su pagine). Se è una canvas a pagine, controllate di non averla aperta come ospite o in una vista a comparsa anziché nella sua pagina, quindi aprite la canvas stessa dopo aver effettuato l'accesso. Se in Condividi manca la scheda Esporta in PDF, valgono le stesse verifiche.
• Nel PDF manca una pagina. Controllate l'intervallo di pagine selezionato, le pagine compresse e l'ordine delle pagine. Mostrate le pagine che devono comparire, quindi esportate di nuovo.
• Una pagina appare tagliata o ridimensionata. Controllate le dimensioni delle pagine, i formati misti, l'altezza automatica e se la pagina fosse troppo larga o alta per l'output.
• Immagini o anteprime non appaiono corrette. Verificate che gli elementi multimediali abbiano finito di caricarsi o di essere elaborati: l'esportazione non corregge caricamenti incompleti o miniature danneggiate.
• Un link nel PDF non si apre. Controllate i permessi di destinazione, i file eliminati o scaduti, i limiti del piano o di conservazione e il lettore PDF. Aprite direttamente la canvas o il file per confermare che la sorgente esista ancora.
• Un destinatario non riesce a scaricare dall'email. Il link potrebbe essere scaduto o bloccato dal client di posta. Chiedetegli di aprire ALLO e controllare la Posta in arrivo, se ha accesso, oppure inviate di nuovo l'esportazione.
• L'esportazione non riesce. Aggiornate la pagina, attendete il caricamento dei contenuti multimediali e riprovate una volta. Se l'errore persiste, consultate Risolvere un'esportazione della canvas non riuscita e inviate all'assistenza il link della canvas, l'ora dell'esportazione, l'intervallo di pagine, la qualità, l'app utilizzata e se il problema riguarda tutte le pagine o una sola.