Экспорт холста в PDF

Экспортируйте холст в PDF, когда холст со страницами нужно превратить в стабильный файл: копию для просмотра без подключения, архив, пакет для передачи клиенту, протокол встречи или единый документ вместо множества скриншотов и исходных файлов. PDF повторяет структуру страниц холста, выбранный набор страниц, размеры страниц, состояние свернутых страниц, загруженные медиафайлы, видимую тему оформления и настройку качества на момент начала экспорта.

Экспорт в PDF не является резервной копией редактируемого холста: в нем не сохраняются история изменений, живые комментарии, роли и возможность перестраивать содержимое. Если людям нужен живой доступ внутри ALLO, используйте совместный доступ к холсту. Если холст должен оставаться живым на другом сайте, используйте встраивание. Если команде нужна копия для восстановления в формате .bee, используйте резервную копию и восстановление, а если нужны сами изображения, а не страничный документ, используйте Скачать все изображения.

Доступность

Перед началом экспорта

PDF фиксирует состояние холста, поэтому мелкие недочеты на холсте превращаются в постоянные недочеты файла. Перед началом:

• Проверьте порядок страниц на панели слайдов или в обзоре. PDF следует последовательности страниц.
• Разверните страницы, которые должны попасть в файл, и оставьте свернутыми те, которых в нем быть не должно (заметки фасилитатора, резервные материалы, старые версии).
• Проверьте размер страницы: от него зависят пропорции PDF, поля, масштабирование и вывод страниц разного формата. Если у всех страниц должен быть один формат, используйте Изменить размер всех страниц.
• Дождитесь, пока загрузятся крупные изображения, файлы, миниатюры и предпросмотры. Экспортируйте, когда холст выглядит правильно, а не пока меняются заполнители.
• Проверьте конфиденциальное содержимое. PDF может покинуть ALLO, поэтому удалите личные заметки, внутренние страницы и данные клиентов, которые не должны уходить вместе с файлом.

Экспорт всех или выбранных страниц

Откройте меню заголовка холста и выберите Экспорт в PDF или откройте Поделиться и перейдите на вкладку Экспорт в PDF. В форме по умолчанию выбран вариант Все страницы. Оставьте его, если нужен весь видимый поток страниц, выберите уровень качества, проверьте список адресов получателей и нажмите Отправить.

Если нужна только часть холста (раздел для клиента, раздаточный материал, приложение), снимите флажок Все страницы и введите в поле Страницы номера и диапазоны, как при печати, по той нумерации, которую люди видят в потоке страниц: например, 1-3, 1-3, 5 или 1-3, 5, 7-9. Значения, которые ALLO не может распознать, игнорируются. Если поле пустое или ни одно значение не подходит, экспортируются все страницы. Диапазон опирается на номера страниц, а не на их названия, поэтому если порядок страниц изменится до отправки, проверьте диапазон еще раз.

ALLO ставит задачу на создание PDF в очередь и доставляет файл, когда обработка завершится. Для больших холстов это может занять несколько минут, а за ходом работы можно следить на холсте. Имя файла берется из названия холста, поэтому перед экспортом архивной копии задайте холсту понятное название.

Выбор качества

Для большинства проверок, архивов и передачи материалов выбирайте высокое качество. Максимальное подходит для плотных схем, мелкого текста внутри изображений и материалов, которые будут увеличивать или печатать. Стандартное выбирайте, когда важнее скорость, размер файла или отправка по почте. Качество меняет итоговый рендеринг, но не исправляет размытые исходные изображения, скриншоты низкого разрешения, сломанные миниатюры, файлы с истекшим сроком хранения или текст, который уже был слишком мелким на холсте.

Ссылки, доступ и доставка

При экспорте в PDF полезные ссылки остаются кликабельными там, где это поддерживают тип объекта и программа просмотра PDF: объекты файлов, встроенные объекты, кнопки со ссылками и объекты вложенных холстов могут создавать кликабельные области. Считайте такие ссылки удобством, а не единственной копией важных исходных материалов: их работа зависит от доступности файла, настроек рабочего пространства, ограничений тарифа и срока хранения, прав доступа к целевому ресурсу и программы просмотра PDF у получателя. Для официальной передачи прикладывайте исходные файлы отдельно.

Относитесь к экспортированному PDF как к самостоятельному файлу. Когда он покидает ALLO, доступ к нему определяется тем, где его хранят или кому пересылают, а последующее изменение прав на холст не удаляет PDF, который кто-то уже получил. Поэтому PDF с конфиденциальным содержимым отправляйте только тем, у кого должна быть эта копия. Ссылки внутри PDF по-прежнему проверяют права доступа на стороне цели. Сам PDF остается читаемым всегда, но связанный файл ALLO со временем может перестать открываться: изменился доступ, файл удален или истек срок его хранения, либо истекла ссылка для скачивания. Ссылки для скачивания в письмах могут истекать. Действие Скачать PDF во Входящих может запросить свежую копию для тех, у кого еще есть доступ к холсту. Обойти отозванный доступ с его помощью нельзя.

Доставка может прийти письмом с кнопкой скачивания, уведомлением в приложении о готовности PDF, элементом во Входящих для пользователей, у которых еще есть доступ к холсту, или уведомлением об ошибке. После того как запрос принят, экспорт выполняется на сервере, поэтому окно можно закрыть, но если оставить холст открытым, вы увидите ход работы и сможете отреагировать, если задача завершится ошибкой.

Устранение неполадок

• Экспорт в PDF отсутствует или неактивен. Проверьте, не является ли холст доской свободного формата (постраничного экспорта у нее нет). Если это холст со страницами, проверьте, не открыли ли вы его как гость или во всплывающем окне вместо отдельной страницы, затем откройте сам холст, войдя в аккаунт. Если в окне Поделиться нет вкладки Экспорт в PDF, проверьте то же самое.
• В PDF не хватает страницы. Проверьте выбранный диапазон, свернутые страницы и порядок страниц. Разверните страницы, которые должны попасть в файл, и экспортируйте снова.
• Страница обрезана или неверно масштабирована. Проверьте размер страницы, разные размеры страниц, автоматическую высоту и то, не слишком ли широкой или высокой была страница для вывода.
• Изображения или предпросмотры выглядят неправильно. Убедитесь, что медиафайлы загрузились или обработались: экспорт не исправляет незавершенные загрузки и сломанные миниатюры.
• Ссылка в PDF не открывается. Проверьте права доступа к целевому ресурсу, удаленные или истекшие файлы, ограничения тарифа или срока хранения и программу просмотра PDF. Откройте холст или файл напрямую, чтобы убедиться, что источник еще существует.
• Получатель не может скачать файл из письма. Возможно, ссылка истекла или ее заблокировал почтовый клиент. Попросите получателя открыть ALLO и проверить Входящие, если у него есть доступ, или отправьте файл повторно.
• Экспорт завершается ошибкой. Обновите страницу, дождитесь загрузки медиа и попробуйте еще раз. Если ошибка повторится, прочитайте статью Устранение ошибок при экспорте холста и отправьте в поддержку ссылку на холст, время экспорта, диапазон страниц, качество, приложение и то, затрагивает ли ошибка все страницы или одну.