Экспорт холста в PDF

Экспортируйте холст в PDF, когда страничный холст необходимо превратить в стабильный файл: копию для автономного просмотра, архив, пакет для передачи клиенту, протокол встречи, учебный раздаточный материал или единый документ, заменяющий множество отдельных скриншотов и исходных файлов.

Экспорт в PDF фиксирует страничный холст в виде многостраничного документа. Он в точности воспроизводит структуру страниц холста, выбранный диапазон, размеры страниц, состояние свернутых страниц, загруженные медиафайлы, активную тему оформления и настройки качества на момент начала экспорта. Результатом является готовый к скачиванию PDF-файл, который можно отправить по электронной почте, сохранить, прикрепить к другой системе или передать за пределы ALLO.

Используйте экспорт в PDF для создания артефактов, которые люди будут читать позже. Используйте функцию Предоставление совместного доступа к холсту, когда пользователям нужен живой рабочий доступ внутри ALLO. Используйте Встраивание (Embed), если страничный холст должен отображаться в реальном времени внутри другого веб-сайта. Используйте функцию Скачать все изображения, когда команде требуются графические файлы, а не страничный документ.

Для чего полезен экспорт в PDF

Экспорт в PDF является ключевым рабочим процессом передачи результатов, поскольку он дает пользователям один файл, который можно открыть без необходимости заходить в редактор холста. Это удобно, когда получателю нужно прочитать, архивировать, утвердить, напечатать, подшить или распространить результат.

Используйте экспорт в PDF, когда Вам необходимо:

1. Отправить результаты воркшопа или обзора заинтересованным сторонам, которых не было на холсте.
2. Архивировать принятые решения после встреч, обзоров спринтов, учебных занятий или презентаций клиентам.
3. Передать страничный холст юристам, операционному или финансовому отделу, клиентам либо внешним партнерам.
4. Сохранить датированную запись того, как холст выглядел в определенный момент времени.
5. Поделиться одним PDF вместо того, чтобы просить кого-то открывать множество файлов, ссылок, изображений и комментариев.
6. Предоставить рецензентам статичное изображение более высокого разрешения, чем обычный скриншот.

Экспорт в PDF не является резервной копией редактируемого холста. Он не сохраняет историю изменений, живые комментарии, роли в рабочем пространстве, функции редактирования на уровне объектов или возможность изменять расположение контента в будущем. Используйте историю версий, резервное копирование, восстановление или обычный совместный доступ к холсту, если Ваша задача — восстановить или продолжить редактирование живого холста.

Доступность

Перед началом экспорта

Подготовьте страничный холст перед началом экспорта. PDF-файл представляет собой снимок экрана на момент экспорта, поэтому мелкие недочеты на холсте станут постоянными проблемами в документе.

Проверьте порядок страниц на панели страниц или в режиме обзора. PDF будет в точности следовать выбранной последовательности страниц, поэтому переместите страницы перед экспортом, если логика повествования нарушена.

Переименуйте важные страницы. Заголовки страниц не выводятся на печать в экспортируемом PDF, но понятные названия упрощают изучение исходного холста перед экспортом, его последующую проверку и сопоставление с номерами страниц, если кто-то позже спросит, из какого раздела взята страница PDF.

Разверните страницы, которые должны отображаться в документе. Оставьте страницы свернутыми, если их не должно быть в экспортируемом файле. Сворачивание полезно для заметок фасилитатора, резервных материалов, старых версий или черновиков, но это также означает, что эти страницы будут исключены из видимого потока страниц.

Проверьте Размер страницы. Размер страниц влияет на пропорции PDF, поля, масштабирование и вывод страниц разного формата. Если все страницы должны иметь одинаковый формат бумаги или экрана, воспользуйтесь функцией Изменить размер всех страниц холста до того, как пользователи выровняют итоговый контент. Если особый формат нужен только для одного раздела, измените размер выбранных страниц или отдельной страницы.

Дождитесь завершения обработки файлов. Загрузка или обработка крупных изображений, PDF, файлов Office, миниатюр, предпросмотров файлов и изображений с удаленным фоном может занять некоторое время. Выполняйте экспорт только тогда, когда холст выглядит полностью готовым, а не в процессе изменения временных заглушек или индикаторов загрузки.

Проверьте наличие конфиденциального контента. Файл PDF может выйти за пределы ALLO. Удалите личные заметки, внутренние резервные страницы, временные комментарии, видимые на холсте, и специфические данные клиентов, которые не должны передаваться вместе с файлом.

Экспорт всех страниц

Откройте страничный холст, затем откройте меню заголовка холста и выберите Экспорт в PDF (Export to PDF). Вы также можете открыть меню общего доступа (Share) и выбрать вкладку Экспорт (Export), когда она доступна.

В форме экспорта по умолчанию выбрано действие Все страницы (All pages). Оставьте этот выбор активным, если PDF должен включать весь видимый поток страниц. Выберите уровень качества, подтвердите список адресов электронной почты получателей, а затем нажмите кнопку Отправить (Send).

ALLO запустит задачу по генерации PDF и отправит готовый файл после завершения обработки. Для больших холстов экспорт может занять несколько минут. Вы можете отслеживать прогресс прямо на холсте во время подготовки страниц. По окончании экспорта ALLO доставит файл по электронной почте, в виде уведомления для скачивания внутри приложения или в раздел Входящие (Inbox), в зависимости от получателя и настроек рабочего пространства.

Экспорт выбранных страниц

Используйте экспорт выбранных страниц, когда в PDF должна войти только часть страничного холста: раздел для клиентов, раздаточный материал для занятий, итоги воркшопа, приложение или несколько страниц из длинного рабочего холста.

На вкладке экспорта снимите флажок Все страницы (All pages). Введите номера и диапазоны страниц в поле Страницы (Pages), ориентируясь на нумерацию, которую соавторы видят в потоке страниц. Примеры:

1. 1-3
2. 1-3, 5
3. 1-3, 5, 7-9

ALLO обрабатывает это поле как стандартный диапазон печати. Нераспознанные символы и значения игнорируются. Если поле пустое или ни одно из введенных значений невозможно использовать, будет экспортирован весь холст целиком. Обязательно проверьте диапазон перед нажатием кнопки Отправить (Send), особенно на длинных холстах, где пропуск даже одной страницы может нарушить структуру.

Экспорт выбранных страниц основан на номерах страниц, а не на их заголовках. Если порядок страниц изменился после того, как Вы ввели диапазон, но до момента отправки задачи на экспорт, подтвердите диапазон еще раз.

Выбор качества

На вкладке экспорта представлены следующие параметры качества PDF:

Используйте Высокое качество для большинства обзоров клиентов, внутреннего архивирования, обучения и передачи материалов заинтересованным сторонам. Используйте Максимальное качество, когда PDF содержит сложные диаграммы, детальные скриншоты продуктов, мелкий текст внутри изображений или материалы, которые планируется увеличивать или печатать. Используйте Стандартное качество, когда скорость, размер файла или доставка по электронной почте важнее высокой детализации.

Выбор качества меняет параметры рендеринга итогового файла. Он не исправит изначально размытые исходные изображения, скриншоты низкого разрешения, поврежденные миниатюры, устаревшие ссылки или текст, который изначально был слишком мелким на холсте.

Поведение файлов, ссылок и встраиваемых объектов в PDF

При экспорте в PDF система старается сохранять полезные ссылки кликабельными, если это поддерживается типом объекта и программой чтения PDF. Объекты файлов, встраиваемые элементы, кнопки со ссылками и объекты вложенных холстов могут создавать активные кликабельные области в экспортированном PDF. Это очень удобно при передаче материалов: файл PDF наглядно показывает макет холста, одновременно позволяя читателям открывать исходные файлы, веб-сайты, встроенные ресурсы или связанные вложенные холсты.

Кликабельные ссылки лучше воспринимать как дополнительное удобство, а не как единственный способ хранения важных исходных материалов. Их работоспособность может зависеть от доступности исходного файла, настроек рабочего пространства, ограничений тарифного плана, политик хранения, удаления файлов, устаревания ссылок, прав доступа соавторов к целевому ресурсу и приложения для чтения PDF, которое использует получатель. Некоторые программы просмотра PDF сохраняют области ссылок лучше других.

Если объект файла критически важен для передачи материалов, подумайте, достаточно ли только одного файла PDF. Для официальной отправки приложите исходные файлы отдельно или убедитесь, что целевые ссылки будут постоянно доступны получателям.

Разные инструменты общего доступа, встраивания и экспорта

Окно общего доступа может включать вкладки Поделиться (Share), Встроить (Embed) и Экспорт (Export). Они взаимосвязаны, но не заменяют друг друга.

Используйте общий доступ (Share), когда получатель должен продолжать работу на холсте. Используйте встраивание (Embed), когда холст должен отображаться в реальном времени на другой веб-странице. Используйте экспорт (Export), когда получателю нужен отдельный файл.

Отключение, обновление или прекращение действия ссылки общего доступа или кода встраивания может повлиять на отображение встроенных холстов. Однако это никак не повлияет на файлы PDF, которые уже были скачаны или пересланы.

Доступ после экспорта

Воспринимайте экспортированный PDF как самостоятельный независимый файл. После того как файл PDF покинет ALLO, доступ к нему будет регулироваться правилами той среды, где он хранится или куда пересылается: электронной почтой, локальными папками скачивания, общими дисками, тикет-системами, инструментами управления документами или другими приложениями.

Последующее изменение прав доступа к холсту не приведет к удалению файла PDF, который кто-то уже получил. Если документ содержит конфиденциальные материалы, делитесь им только с теми соавторами, которым действительно положено иметь эту копию.

Ссылки внутри PDF ведут себя иначе. Кликабельная ссылка на файл, холст или веб-сайт все равно потребует наличия у получателя соответствующих прав в месте назначения. Экспортированный PDF-файл может оставаться читаемым, в то время как связанный файл или холст ALLO больше не откроется, поскольку изменились права доступа, файл был удален, удален политикой хранения или истек срок действия подписанной ссылки для скачивания.

Ссылки для скачивания PDF, отправляемые по электронной почте, могут иметь ограниченный срок действия. Действия по скачиванию в разделе Входящие (Inbox) могут запрашивать свежий путь для скачивания, если у пользователя все еще есть доступ к исходному холсту. Если доступ к холсту был отозван, сама по себе запись во Входящих не дает права скачать PDF повторно.

Доставка и уведомления

Когда Вы нажимаете кнопку Отправить (Send), ALLO ставит задачу экспорта в PDF в очередь. Маленькие холсты могут быть обработаны очень быстро. Сложные холсты с большим количеством страниц, разными размерами страниц, высоким качеством рендеринга, тяжелыми изображениями, PDF, файлами Office и встроенным контентом потребуют больше времени.

В зависимости от настроек и получателя, готовый файл может быть доставлен в несколько мест:

1. Письмо на электронную почту со ссылкой на скачивание PDF.
2. Уведомление внутри приложения или всплывающее окно о готовности файла.
3. Запись в разделе Входящие (Inbox) со ссылкой Скачать PDF для пользователей, у которых сохраняется доступ к холсту.
4. Уведомление об ошибке, если экспорт не удалось завершить.

Не спешите закрывать вкладку браузера сразу после закрытия диалогового окна. Экспорт выполняется на стороне сервера после принятия запроса, однако если холст остается открытым, Вы сможете отслеживать прогресс и быстрее принять меры в случае сбоя задачи.

Практические сценарии использования

Для обзора проекта клиентом создайте страничный холст с разбивкой «одна страница на каждый раздел обзора». Сверните внутренние рабочие заметки, экспортируйте только предназначенные для клиента страницы с параметрами Высокого или Максимального качества и отправьте PDF-файл представителю клиента. Отдельную живую ссылку общего доступа отправляйте только в том случае, если им необходимо оставлять комментарии внутри ALLO.

Для подведения итогов воркшопа наведите порядок в расположении страниц, оставьте видимыми принятые решения и итоговые заметки, сверните подготовительные материалы фасилитатора, экспортируйте все страницы и прикрепите PDF-файл к отчету о встрече. Если участникам требуются исходные файлы, приложите их отдельно или убедитесь, что ссылки внутри PDF останутся активными.

Для создания архива выполняйте экспорт после того, как команда закроет все ветки комментариев и утвердит финальное состояние работы. Перед экспортом дайте холсту понятное название, так как имя PDF-файла формируется на основе названия холста. Сохраните готовый PDF в системе учета документов, принятой в Вашей команде.

Для передачи материалов с большим количеством ссылок используйте PDF в качестве удобного пакета для ознакомления, а холст — в качестве редактируемого источника. PDF избавляет получателя от необходимости открывать множество разрозненных файлов, однако он не должен оставаться единственным способом восстановления исходных документов, если критически важны политики хранения или уровни доступа.

Что может пойти не так

Если кнопка Экспорт в PDF отсутствует, проверьте, не является ли холст бесконечной доской. Экспорт с разметкой страниц недоступен для бесконечных досок. Если это страничный холст, проверьте свои права доступа, поддержку функции Вашим тарифом и ограничения на скачивание в рабочем пространстве.

Если вкладка экспорта отсутствует в окне общего доступа, текущий холст может поддерживать совместную работу, но не экспорт в PDF. Доступ по ссылке может оставаться активным даже тогда, когда функции встраивания и экспорта отключены.

Если экспорт в PDF занимает больше времени, чем ожидалось, дождитесь завершения задачи и проверьте почту, внутренние уведомления и раздел Входящие. Сложные холсты с большим объемом медиафайлов и экспорт в Максимальном качестве требуют больше времени для обработки.

Если в готовом PDF не хватает страницы, проверьте выбранный диапазон, свернутые страницы и порядок страниц. Разверните страницы, которые должны быть видимы, и повторите экспорт.

Если страница выглядит обрезанной или масштабированной некорректно, проверьте выбранный размер страниц, наличие страниц разного формата, автоматическую высоту, а также не была ли исходная страница слишком широкой или высокой для выбранного формата вывода.

Если изображения или предварительный просмотр файлов выглядят некорректно, откройте холст и убедитесь, что все файлы полностью загрузились и обработались. Экспорт не исправляет незавершенные загрузки или поврежденные миниатюры.

Если ссылка внутри PDF не открывается, проверьте Ваши права доступа к целевому ресурсу, не был ли файл удален, не истекли ли ограничения тарифа или хранения, а также параметры Вашей программы просмотра PDF. Попробуйте открыть холст или файл напрямую из ALLO, чтобы убедиться, что источник по-прежнему доступен.

Если получатель не может скачать файл по ссылке из электронного письма, возможно, срок действия ссылки истек или она была заблокирована его почтовым клиентом. Попросите его открыть ALLO и проверить раздел Входящие (Inbox), если у него есть доступ к холсту, либо отправьте задачу на экспорт повторно.

Если экспорт завершился ошибкой, обновите холст, дождитесь загрузки всех медиафайлов и повторите попытку один раз. Если это не помогло, ознакомьтесь с рекомендациями в статье Устранение ошибок экспорта холста и отправьте службе поддержки ссылку на холст, время попытки экспорта, диапазон страниц, параметры качества, тип браузера или десктопного приложения, а также укажите, влияет ли сбой на весь холст или на одну конкретную страницу.