Приватные ссылки и ссылки общего доступа на холсте

Ссылки на холст выполняют две разные задачи. Одни ссылки отправляют человека в точное место внутри холста: на страницу, объект, ветку комментариев или сообщение чата. Другие помогают человеку сначала получить доступ к холсту. Путаница между этими задачами является одной из самых частых причин, почему получатель говорит, что ссылка не работает, хотя URL скопирован правильно.

Используйте приватные ссылки для точного перехода, когда доступ уже выдан. Используйте ссылки общего доступа, когда получателю сначала нужно пройти вход, гостевой сценарий или проверку разрешений перед открытием холста.

Слово «приватная» здесь не означает отдельный режим приватности или секретный формат URL. Оно означает, что ссылка следует обычным правилам доступа к холсту. Если у получателя еще нет доступа через холст, проект, рабочее пространство или прямое приглашение, приватная ссылка все равно может привести к ошибке доступа.

На практике Копировать ссылку на страницу, Копировать ссылку на объект, Копировать ссылку на комментарий и Копировать ссылку на сообщение чата холста являются приватными ссылками. Они ведут на обычный маршрут холста и фокусируют нужное место после открытия. Они не приглашают получателя, не меняют его права и не делают холст публичным.

Доступность и права

Гости не видят обычную кнопку Поделиться. Если гостю нужно добавить другого человека, участник рабочего пространства или владелец холста должен управлять доступом через Поделиться.

Приватные ссылки ведут в конкретное место

Приватные ссылки лучше всего работают, когда получатель уже принадлежит к холсту, проекту или рабочему пространству и должен попасть в нужную точку.

Используйте приватную ссылку, когда нужно сказать:

1. «Проверьте именно эту страницу».
2. «Посмотрите на этот файловый объект».
3. «Ответьте в этой ветке комментариев».
4. «Откройте скриншот, который я отметил».
5. «Продолжите с этой страницы во время воркшопа».

На холсте такие ссылки обычно создаются через Копировать ссылку на страницу, Копировать ссылку на объект, Копировать ссылку на комментарий или Копировать ссылку на сообщение чата. Они сохраняют точность разговора. Они не добавляют человека на холст, не меняют его права и не делают холст публичным.

Почему после копирования приватной ссылки появляется Поделиться

После того как ALLO копирует точную ссылку на страницу, объект, комментарий или сообщение чата, он может показать сообщение о скопированной ссылке с действием Поделиться. Это сделано намеренно. Скопированная ссылка знает, куда перейти. Поделиться помогает проверить, сможет ли получатель действительно туда попасть.

Используйте это действие перед отправкой ссылки за пределы подтвержденной аудитории холста. Это особенно важно, если получатель является клиентом, подрядчиком, гостем, внешним соавтором или коллегой вне проекта. Открытие настроек общего доступа является проверкой доступа, которая не дает точной ссылке превратиться в сообщение «доступ запрещен».

Если вы уверены, что у получателя уже есть доступ, отправляйте приватную ссылку сразу. Если не уверены, сначала поделитесь холстом или подтвердите доступ, затем отправьте точную ссылку.

Передача двумя ссылками

Во внешней работе самый чистый сценарий часто использует две ссылки намеренно.

Сначала отправьте ссылку общего доступа. Это ссылка для входа. Она отвечает на вопрос: «Может ли этот человек войти на холст и с какими правами?» Именно ее стоит использовать в письмах, заметках для онбординга, сообщениях клиентского старта, брифах подрядчиков и приглашениях на воркшоп, если вы не уверены, что у получателя уже есть доступ.

Затем отправьте точную приватную ссылку. Это ссылка для навигации. Она отвечает на вопрос: «Куда человеку смотреть после входа?» Используйте ссылку на страницу для раздела обзора, ссылку на объект для конкретного файла или скриншота, ссылку на комментарий для ветки, где нужен ответ.

Хорошее сообщение на практике выглядит так: «Используйте эту ссылку общего доступа, чтобы войти с правами комментирования. После открытия перейдите по этой ссылке на страницу, чтобы сразу попасть в раздел обзора цен». Эта дополнительная фраза предотвращает классическую проблему, когда клиент получает точный URL объекта, входит не тем аккаунтом и решает, что холст сломан.

Если внешнему получателю можно отправить только одну ссылку, выбирайте ссылку общего доступа. Получатель сможет сориентироваться после входа. Если доступ не пройдет на пороге, навигация уже не поможет.

Ссылки общего доступа открывают путь входа

Используйте ссылку общего доступа, когда у получателя может еще не быть доступа. Это более безопасный вариант по умолчанию для внешних соавторов, клиентов, подрядчиков, участников воркшопа и всех, чьи аккаунт и разрешения еще не подтверждены.

Ссылки общего доступа создаются через Поделиться. В зависимости от видимых настроек и правил рабочего пространства ссылка общего доступа может выдать доступ с выбранным разрешением, попросить получателя пройти гостевой вход, запросить PIN-код холста или проверить, разрешено ли человеку войти, перед открытием холста. Не считайте, что ссылка общего доступа обходит правила рабочего пространства. Ориентируйтесь на итоговое разрешение, показанное в Поделиться.

Ссылки общего доступа подходят, когда нужно:

1. Отправить холст клиенту для обзора только с комментированием.
2. Пригласить подрядчика редактировать конкретный рабочий холст.
3. Дать гостям воркшопа войти без добавления в рабочее пространство.
4. Выдать рецензенту доступ перед отправкой точной ссылки на страницу или комментарий.
5. Подтвердить, что ссылка имеет права просмотра, комментирования или редактирования, прежде чем отправлять ее широкой аудитории.

Для внешнего обзора доступ на комментирование лучше доступа на редактирование. Давайте редактирование только тогда, когда получатель должен менять контент холста.

Форматы URL

ALLO генерирует эти значения автоматически. Копируйте ссылку из продукта и не вводите её вручную.

Учитывайте следующие правила:

• Ключ в ссылке общего доступа отвечает за доступ. Параметры запроса указывают ALLO точное место перехода, поэтому такой же запрос может идти после ссылки общего доступа (/s/{share-key}?req=obj&cid=...&perm=...).
• Значения после page, cid, comment_p_name, comment_id и chat_message_id являются сгенерированными идентификаторами. Это не названия, понятные пользователю; их нельзя переносить между холстами или редактировать.
• Ссылки на объекты могут вести на другие или вложенные холсты. Для места назначения всё равно нужен доступ.
• Используйте скопированный URL без изменений, даже если ALLO скопировал его из другого маршрута входа.

Как выбрать правильную ссылку

Внутренний обзор с коллегой

Для обычного обзора с коллегой начинайте с самой узкой полезной ссылки. Если коллега уже работает в проекте или холсте, используйте Копировать ссылку на страницу для обзора страницы, Копировать ссылку из меню элемента для выбранного объекта, Копировать ссылку на комментарий из комментариев и упоминаний для ветки или ссылку на сообщение чата, когда сам разговор является опорной точкой.

Если коллега не может открыть ссылку, не отправляйте ту же точную ссылку снова и снова. Откройте Совместный доступ к холсту, подтвердите его доступ и затем отправьте точную ссылку заново. Первая ссылка правильно выполняла задачу точности, но ей не хватало задачи доступа.

Внешний клиентский обзор

Для клиента начинайте с Поделиться. Выбирайте доступ на просмотр, если клиенту нужно только изучить холст. Выбирайте доступ на комментирование, если он должен оставить обратную связь на страницах или объектах. Не давайте редактирование, если клиент не должен напрямую менять работу.

После того как у клиента появился доступ, отправьте ссылку на страницу или комментарий для конкретного раздела обзора. Так клиент не попадет в начало большого холста без понимания, где начинается нужный разбор.

Подрядчики и гостевой доступ

Используйте совместную работу с гостями, когда человеку вне рабочего пространства нужен временный или ограниченный доступ. Гость может увидеть экран входа, ввести имя и продолжить работу на холсте, если общий доступ это разрешает. Гостевой интерфейс может скрывать инструменты уровня владельца: Поделиться, Презентация, модерацию веток и метаданные рабочего пространства.

Для подрядчика, который будет работать на холсте долго, решите, кем он должен быть: гостем, внешним соавтором или участником рабочего пространства. Не используйте точную ссылку на объект как обходной путь для отсутствующего доступа. Сначала выдайте правильный доступ, затем используйте точные ссылки, чтобы направлять человека к нужной работе.

Точные ссылки после выдачи доступа

Когда человек уже может открыть холст, точные ссылки ускоряют обзор.

Для больших холстов совмещайте обе задачи в сообщении:

1. Сначала отправьте или подтвердите ссылку общего доступа.
2. Второй отправьте точную ссылку на страницу, объект, комментарий или сообщение чата.
3. Напишите, какое действие нужно от получателя: просмотр, комментарий или редактирование.

Что может пойти не так