Настройка совместного доступа к холсту

Настраивайте совместный доступ к холсту, когда другим пользователям необходимо просмотреть, прокомментировать, отредактировать или оценить результаты работы в ALLO. Поделиться холстом — это не просто скопировать его URL-адрес. Самое важное здесь — выбрать правильный уровень прав доступа, чтобы люди могли выполнять свои задачи без риска случайно изменить материалы, которые они должны были только просмотреть.

Доступ к холсту может быть получен из нескольких источников. Пользователь может открыть холст, поскольку является участником рабочей области, соавтором проекта, непосредственным участником холста, внешним партнером или гостем, перешедшим по ссылке общего доступа. Анализируя права доступа, учитывайте как настройки самого холста, так и параметры связанного с ним проекта или рабочей области. Перекрытие одного пути доступа может не закрыть доступ по другим каналам.

Где настраивается доступ

Откройте холст и нажмите Поделиться (или значок совместного доступа) в заголовке. Окно настроек может содержать вкладки Доступ, Встроить и Экспорт в зависимости от типа холста, настроек рабочей области и контекста. Некоторые типы холстов или шаблонов автоматически скрывают неиспользуемые вкладки. Если доступна только одна опция, ALLO отображает её сразу, скрывая панель вкладок.

Вкладка Доступ предназначена для управления разрешениями. Используйте её, чтобы приглашать пользователей, просматривать текущий список соавторов, включать или отключать доступ по ссылке, выбирать уровень прав для ссылки, копировать сгенерированную ссылку общего доступа, выводить QR-код (при наличии поддержки) и контролировать текущий статус ссылки.

Гости не видят стандартную кнопку «Поделиться». Если гостю требуется подключить к работе другого человека, участник рабочей области или владелец холста должен сделать это самостоятельно через окно настроек доступа.

«Доступ», «Встроить» и «Экспорт» решают разные задачи

Эти три вкладки представляют собой разные форматы вывода данных, а не три версии одной и той же ссылки.

Используйте вкладку Доступ, когда людям нужен интерактивный доступ к живому холсту в ALLO. Здесь настраивается, кто может просматривать, комментировать, редактировать, заходить в режиме гостя или открывать холст по ссылке общего доступа. Если пользователю предстоит продолжить работу над проектом, оставить отзывы или отслеживать последующие обновления, используйте этот раздел.

Используйте вкладку Встроить, когда страничный холст должен отображаться внутри другого веб-сайта или страницы. ALLO генерирует код iframe на основе ссылки встраивания и показывает предварительный просмотр (если текущий холст поддерживает данную функцию). Отображение встроенных холстов зависит от сгенерированной ссылки, настроек целевого веб-сайта и поведения iframe в конкретном браузере. Если ссылка общего доступа была обновлена, отключена или срок её действия истек, существующие встроенные фреймы со старой ссылкой перестанут работать.

Используйте вкладку Экспорт, когда требуется получить статический PDF-файл. Экспорт не предоставляет интерактивного доступа к холсту. Он создает статический PDF-документ, который можно отправить по почте, скачать, прикрепить к задаче, заархивировать или переслать за пределы ALLO. Как только PDF-файл покидает платформу ALLO, последующие изменения прав доступа к холсту никак не повлияют на эту копию. Подробнее об особенностях выбора диапазона страниц, качестве и доставке читайте в статье Экспорт холста в PDF.

На бесконечных досках может отображаться меньше вариантов вывода. Настройка совместного доступа к ним по-прежнему доступна, однако встраивание и экспорт требуют чёткой постраничной структуры, которой бесконечные доски по умолчанию не обладают.

Уровни прав доступа

Роли в рабочей области и проекте также влияют на то, какие действия может совершать пользователь. Если членство в проекте уже дает доступ к холсту, окно настроек доступа к холсту будет не единственным определяющим фактором; подробнее о проектных разрешениях читайте в статье Управление холстами в проектах.

Всегда проверяйте список участников в окне разрешений перед тем, как отправить ссылку внешним партнерам. Личная ссылка не позволит открыть холст пользователю, который не был напрямую приглашен, в то время как ссылка общего доступа специально создана для людей, которым требуется доступ извне.

Прямое приглашение пользователей

Используйте поле приглашения, чтобы добавить участников рабочей области, текущих соавторов или ввести адреса электронной почты. В списке предложений приоритет отдается активным участникам рабочей области и существующим соавторам. Деактивированные пользователи исключаются из подсказок, чтобы Вы случайно не пригласили человека, который не может принять участие в работе.

Выберите уровень прав доступа перед отправкой приглашения. Нажмите Cmd+Enter на Mac или Ctrl+Enter в Windows и Linux для быстрой отправки приглашения (если диалоговое окно поддерживает данный ярлык). Нажмите Escape, чтобы закрыть окно.

Если Вы приглашаете пользователя по адресу электронной почты, который не зарегистрирован в Вашей рабочей области, он сможет войти через гостевой интерфейс или внешнее соавторство в зависимости от общих настроек рабочей области и разрешений ссылки.

Доступ по ссылке общего доступа

Используйте доступ по ссылке, когда у Вас нет возможности вручную вводить адрес каждого получателя. Включите или сгенерируйте ссылку общего доступа, выберите соответствующий уровень прав для нее, а затем скопируйте. Окно настроек также может предложить вариант с QR-кодом (при наличии поддержки), что крайне удобно для воркшопов, учебных занятий и личного командного взаимодействия.

Разрешение для ссылки имеет решающее значение. Ссылка только для просмотра идеальна для ознакомления с результатами. Ссылка на комментирование отлично подходит для сбора обратной связи. Ссылка с правами редактирования позволяет любому получателю изменять холст, поэтому используйте её только в том случае, если Вы полностью доверяете всем, у кого она окажется.

Ссылки общего доступа отличаются от ссылок на конкретные страницы, объекты и комментарии, скопированных внутри холста. Ссылки общего доступа помогают получить первичный доступ. Точечные скопированные ссылки нужны для того, чтобы направить человека в конкретное место на холсте, когда доступ у него уже имеется. Подробнее обо всех различиях читайте в статье Личные ссылки и ссылки общего доступа на холсте.

ALLO может запоминать выбранный Вами уровень прав доступа при первичной настройке ссылки и корректировать его, если сервер возвращает другое доступное разрешение. Если уровень прав, отображаемый после создания ссылки, отличается от ожидаемого, ориентируйтесь на итоговое видимое в интерфейсе значение и при необходимости измените его вручную (если у Вас есть на это права).

Если отключить доступ по ссылке, ранее скопированная ссылка общего доступа перестанет работать. Если Вы обновите или сбросите ссылку общего доступа, обязательно отправьте новую ссылку всем соавторам, которым по-прежнему нужен доступ. Старые ссылки после обновления полностью аннулируются.

Управление участниками

Используйте инструменты управления участниками для контроля списка тех, кто имеет доступ к холсту, и их ролей. Удаляйте пользователей, которым доступ больше не требуется, понижайте уровень разрешений после завершения обзора материалов и внимательно проверяйте список внешних соавторов перед отправкой конфиденциальной информации. Подробнее о процессах управления соавторами читайте в статье Управление участниками холста.

Если пользователь имеет доступ к холсту благодаря роли в проекте или рабочей области, удаление его прямого приглашения на холст не перекроет ему доступ полностью. Проверяйте членство пользователей в проектах, если доступ сохраняется даже после удаления соавтора на уровне холста.

Если холст находится внутри общего проекта, доступ к проекту автоматически делает пользователя соавтором холста, даже если он не приглашался напрямую через окно «Поделиться». Если пользователю нужен доступ только к одному конкретному холсту, предоставьте его напрямую, избегая приглашения пользователя в общий проект.

Совместная работа с гостями

Гости могут открыть общий холст через специальный гостевой интерфейс входа, если это разрешено настройками холста. Перед полной загрузкой редактора они могут увидеть предпросмотр холста, ввести свое имя и продолжить работу в качестве гостя. Гостям недоступны инструменты владельца, а ряд ключевых действий, таких как настройка доступа, запуск презентации, управление шаблонами, создание субхолстов и модерация веток обсуждения, для них ограничены.

Используйте совместную работу с гостями при отправке материалов за пределы Вашей рабочей области. Если гостю предстоит редактировать контент, выберите уровень прав, поддерживающий редактирование. Если гость должен только оценивать и согласовывать материалы, выберите доступ на комментирование.

Внешнее соавторство шире, чем просто гостевой вход. Пользователя из другой компании можно пригласить к работе над конкретным холстом или проектом без полноценного добавления его в качестве участника Вашей рабочей области. Его права в этом случае должны управляться непосредственно в настройках совместного доступа к данному объекту.

Использование PIN-кода холста

Если Ваша рабочая область поддерживает данную функцию и у Вас есть необходимые права, выберите пункт Управление PIN-кодом холста в верхнем меню холста для настройки защиты входа с помощью пароля или PIN-кода. Это действие не зависит от выбора прав на просмотр, комментирование или редактирование. PIN-код защищает сам момент входа, однако то, какие действия пользователь сможет совершать после входа, по-прежнему определяется его индивидуальной ролью.

Если кто-то сообщает об ошибке ввода пароля или PIN-кода, убедитесь, что у него открыта актуальная ссылка, он вводит правильный код и имеет права доступа к холсту. Ошибки ввода пароля удерживают пользователя на этапе авторизации входа и не позволяют открыть редактор холста.

PIN-код или пароль не заменяют собой настройки разрешений. Он защищает только границу входа, но не определяет, сможет ли пользователь просматривать, комментировать, делать правки, экспортировать материалы или изменять права доступа после авторизации. Подробнее о настройке, владении и устранении неполадок читайте в статье Использование PIN-кода холста.

Отправка ссылок на точное местоположение

Используйте функции Копировать ссылку на страницу в меню страницы, Копировать ссылку в меню элемента или Копировать ссылку на комментарий в разделе комментариев и упоминаний, когда пользователя нужно направить в конкретную точку холста.

Использование точечных ссылок по-прежнему требует от получателя наличия общих прав доступа к холсту. Если Вы не уверены, есть ли у коллеги доступ, сначала настройте совместный доступ к холсту в целом, а уже затем отправляйте ссылку на страницу, объект или комментарий.

Доступ только для чтения и ограничения совместного доступа

Доступ только для чтения крайне полезен, когда холст должен быть доступен для ознакомления без возможности внесения каких-либо изменений соавторами. Используйте его для финальных презентаций, клиентских обзоров, демонстрации материалов заинтересованным лицам или архивации данных. Если Вам нужна обратная связь от коллег, предоставьте доступ на комментирование.

Некоторые операции, такие как скачивание вложенных файлов или изображений, экспорт материалов и изменение настроек владельца, могут оставаться заблокированными для соавторов, даже если у них есть права на просмотр холста. Это сделано намеренно для рабочих областей, где важно защищать исходные файлы и ограничивать несанкционированное копирование корпоративных данных.

Возможные проблемы и их решение

Если пользователь видит ошибку «Нет прав доступа», «Холст не найден» или аналогичное сообщение об ошибке, проверьте учетную запись, под которой он вошел в систему, правильность ссылки, права доступа к проекту, наличие прямого приглашения на холст, настройки гостевого входа, а также не был ли этот холст перемещен, заархивирован, удален или закрыт для совместного использования.

Если пользователь может открыть родительский холст, но не может открыть субхолст, настройте совместный доступ к субхолсту напрямую или убедитесь, что он расположен внутри проекта, к которому у Вашего коллеги есть доступ. Доступ к родительскому холсту не гарантирует автоматического доступа ко всем вложенным в него субхолстам.

Если кнопка Поделиться (совместный доступ) отсутствует, возможно, Вы зашли в режиме гостя, используете интерфейс, не поддерживающий управление доступом, или у Вас недостаточно прав для изменения параметров общего доступа.

Если соавторы могут только просматривать контент, но не могут комментировать или редактировать его, измените их роль в окне настроек совместного доступа или параметрах доступа к проекту. Обычное обновление страницы в браузере не превратит права на просмотр в права на комментирование или редактирование.

Если внешнему пользователю не удается войти в режиме гостя, проверьте, включен ли доступ по ссылке, активен ли гостевой вход, правильно ли введен пароль или PIN-код и разрешено ли внешнее соавторство для данного холста на уровне рабочей области.