Совместная работа на холсте в реальном времени

Совместная работа в реальном времени помогает участникам одновременно работать на одном холсте, не теряя друг друга из виду. Индикаторы присутствия, аватары, курсоры, указатели страниц, активность в комментариях, чат и звонки — все это отвечает на один и тот же практический вопрос: «Где сейчас все находятся и чем они занимаются?»

Используйте совместную работу в реальном времени для проведения воркшопов, разборов дизайна, сессий планирования, пересекающихся во времени асинхронных обзоров, а также для обсуждений в службе поддержки, когда кому-то необходимо указать на одну и ту же область холста.

Совместная работа в реальном времени — это процесс, ограниченный текущим сеансом. Она не является журналом аудита, отчетом о правах доступа или доказательством того, что кто-то ознакомился с работой. Если Вам нужен долгосрочный архив, используйте вкладку «Активность», комментарии, обновления проекта или протоколы встреч.

Функции совместной работы в реальном времени

Подготовка к совместной работе

Перед началом работы предоставьте доступ к холсту с правильными разрешениями. Для обычного обзора достаточно доступа к комментированию. Доступ к редактированию требуется для воркшопов, в ходе которых участники будут добавлять заметки, перемещать объекты или заполнять таблицы. Приглашенным гостям следует проверить ссылку и процесс ввода имени до начала встречи.

Наведите на холсте порядок, чтобы участники сразу понимали, где они находятся. Добавьте заголовки страниц, сверните неактуальные страницы, заблокируйте инструкции и разместите стартовые заметки или подсказки. Пустой или хаотичный холст вынуждает фасилитатора тратить первые пять минут на объяснение интерфейса, а не на саму работу.

Если на холсте используются тяжелые медиафайлы, загрузите их до начала совместной работы. Дайте время для завершения обработки предварительного просмотра и миниатюр. Большие PDF-файлы, изображения, таблицы и встроенные файлы могут влиять на то, насколько быстро соавторы увидят изменения.

Использование присутствия во время работы

Используйте аватары и курсоры, чтобы понимать, в каких областях активны Ваши коллеги. Если кто-то обсуждает часть холста, которую Вы не видите, нажмите на его индикатор присутствия или воспользуйтесь функцией «Следовать», чтобы мгновенно перейти к его экрану.

На холсте со страницами следите за слайд-рейлом для понимания контекста. Если все участники находятся на странице 3, а Вы редактируете страницу 1, возможно, Вы работаете за пределами текущей области обсуждения.

На бесконечной доске используйте пространственные текстовые метки, области и комментарии для поддержания ориентации. Бесконечные доски могут быстро разрастаться; индикаторы присутствия показывают, где находятся люди, а метки объясняют всем, для чего создана та или иная зона.

Индикаторы присутствия могут отображать гостей и внешних соавторов, когда они заходят на общий холст. Их имена или аватары берутся из формы гостевого входа или данных учетной записи. Отображение присутствия не делает этих людей участниками Вашего рабочего пространства.

На менее производительных устройствах или при быстром масштабировании и панорамировании некоторые детали присутствия могут отображаться с задержкой или отключаться ради стабильной работы холста. Если курсоры временно исчезают, внеэкранные указатели не отображаются или миниатюры страниц упрощаются, используйте названия страниц, ссылки, комментарии или аудиосвязь для поддержания ориентации группы.

Совместное использование комментариев и чата

Используйте чат для оперативной координации в реальном времени: «Все переходим на страницу 2» или «Я запускаю таймер». Используйте комментарии для отзывов, которые должны сохраниться после завершения встречи: решений, вопросов, согласований, возражений и поручений.

После завершения совместной работы просмотрите открытые ветки комментариев на боковой панели совместной работы. Закройте решенные вопросы и упомяните ответственных в задачах, требующих дальнейших действий.

Использование звонков во время совместной работы

Нажимайте Позвонить или Присоединиться в заголовке холста, если в Вашем рабочем пространстве поддерживаются звонки на холсте. Состояние кнопки показывает, пуста ли комната или звонок уже идет. После подключения в интерфейсе звонка появятся элементы управления микрофоном, камерой, завершением звонка и выбором устройств.

Звонки полезны, когда долгая переписка замедляет группу. Однако они не заменяют фиксацию принятых решений. Если в ходе звонка рождается задача, обязательно зафиксируйте ее прямо на холсте или в комментарии.

Используйте командный чат параллельно со звонком для отправки ссылок, заметок на полях, уточняющих вопросов и быстрой координации. Используйте комментарии для фиксации итоговых изменений.

Презентация во время совместной работы

Используйте режим Презентация, когда одному человеку необходимо последовательно провести остальных по страницам холста. В режиме презентации скрывается интерфейс редактирования и используется заданная очередность страниц. Эта функция недоступна для бесконечных досок, мобильных устройств и гостей.

Если всей группе необходимо редактировать холст одновременно, оставайтесь в обычном режиме работы. Презентация больше подходит для демонстрации результатов, а не для совместного редактирования.

Режим следования отличается от презентации. Следование удерживает всех на интерактивном холсте, при этом перемещения одного участника направляют экраны других соавторов. Презентация удобнее для структурированного доклада; следование лучше подходит, когда участникам все еще требуется активно взаимодействовать с холстом.

Производительность и большие холсты

Большие холсты, обилие изображений, тяжелые PDF-файлы, плотные ветки комментариев и множество одновременно работающих соавторов могут снижать производительность. Чтобы сохранить плавность навигации, ALLO может временно отключать второстепенные визуальные элементы, например отображение присутствия на миниатюрах слайдов.

При снижении производительности во время работы закройте неактуальные вкладки браузера, дождитесь окончания загрузки всех файлов, избегайте резкого масштабирования на перегруженных медиафайлами страницах и переносите детализированную работу на вложенные холсты, если одна из страниц стала слишком тяжелой.

Что может пойти не так

Вы не видите курсор коллеги. Он может находиться на другой странице, вне Вашей области видимости, отключиться от сети или использовать устройство с ограничением передачи движений курсора.

Соавторы не могут редактировать холст. Проверьте следующие причины:

• Обладает ли участник правами на редактирование холста.
• Зашли ли они в качестве гостей с соответствующей ролью.
• Не заблокированы ли элементы холста, которые они пытаются изменить.

Участники теряют ориентиры на холсте. Используйте названия страниц, прямые ссылки на страницы, объекты и комментарии или режим следования. Такие фразы, как «объект слева», перестают работать, как только люди переходят на разные страницы, уровни масштаба или удаленные области большого холста.

Изменения отображаются с задержкой. Проверьте стабильность интернет-соединения и дождитесь завершения обработки тяжелых медиафайлов. Фиксируйте любые важные решения в комментариях: так они гарантированно сохраняются, даже если отображение присутствия временно задерживается.