Colaborar en vivo en un canvas

La colaboración en vivo ayuda a las personas a trabajar en el mismo canvas al mismo tiempo sin perder el contacto. La presencia, los avatares, los cursores, los indicadores de página, la actividad de comentarios, el chat y las llamadas responden a la misma pregunta práctica: "¿Dónde está cada uno y qué está haciendo?"

Utilice la colaboración en vivo para talleres, revisiones de diseño, sesiones de planificación, revisiones asincrónicas que se superponen y conversaciones de soporte técnico donde alguien deba señalar el mismo contenido del canvas.

La colaboración en vivo es una experiencia que se limita a la sesión actual. No constituye un registro de auditoría, un informe de permisos ni una prueba de que alguien haya revisado el trabajo. Utilice la Actividad, los comentarios, las actualizaciones de proyectos o las notas de reuniones cuando requiera un registro duradero.

Funciones de colaboración en vivo

Preparación para una sesión en vivo

Comparta el canvas con los permisos adecuados antes de la sesión. El acceso de comentarios es suficiente para una revisión. El acceso de edición es necesario en los talleres donde los participantes añaden notas, mueven contenido o completan tablas. Los participantes invitados deben probar el enlace y el flujo de introducción de nombre antes de que comience la reunión.

Limpie el canvas lo suficiente para que las personas sepan dónde ubicarse. Añada títulos a las páginas, pliegue las páginas irrelevantes, bloquee las instrucciones y coloque notas iniciales o indicaciones. Un canvas en blanco o desordenado obliga al facilitador a dedicar los primeros cinco minutos a explicar la interfaz en lugar del trabajo en sí.

Si el canvas contiene archivos multimedia de gran tamaño, cárguelos antes de la sesión en vivo. Otorgue tiempo para que la generación de previsualizaciones y miniaturas finalice. Los archivos PDF, las imágenes, las hojas de cálculo y los archivos incrustados de gran tamaño pueden influir en la rapidez con la que los colaboradores ven el mismo estado.

Uso de la presencia durante el trabajo

Utilice los avatares y los cursores para comprender dónde están activos los colaboradores. Si alguien está debatiendo sobre una parte del canvas que usted no puede ver, utilice su indicador de presencia o la navegación de tipo seguimiento, cuando esté disponible, para saltar hacia su ubicación.

En un canvas de página, compruebe la barra deslizante para conocer el contexto de la página. Si todos se encuentran en la página 3 y usted está editando la página 1, es posible que esté trabajando fuera del área de revisión actual.

En una pizarra de formato libre, utilice etiquetas espaciales, regiones y comentarios para mantener la orientación. Las pizarras de formato libre pueden expandirse rápidamente; la presencia le indica dónde están las personas, pero las etiquetas explican a todos por qué existe esa área.

La presencia puede incluir a invitados y colaboradores externos cuando han ingresado al canvas compartido. Su nombre o avatar proviene del flujo de acceso de invitados o del estado de su cuenta. La presencia no convierte a estas personas en miembros del espacio de trabajo.

En dispositivos de menor rendimiento o durante gestos intensos de zoom e inclinación, algunos detalles de presencia pueden reducirse o retrasarse para que el canvas siga siendo utilizable. Si los cursores desaparecen brevemente, los indicadores fuera de pantalla no se muestran o la presencia en las miniaturas de las páginas se simplifica, utilice los nombres de las páginas, los enlaces, los comentarios o una llamada para mantener orientado al grupo.

Uso conjunto de comentarios y chat

Utilice el chat para la coordinación en vivo: «¿Pueden todos pasar a la página 2?» o «Voy a iniciar el temporizador». Utilice los comentarios para las valoraciones que deben conservarse después de la sesión: decisiones, preguntas, aprobaciones, objeciones y asignación de tareas.

Después de la sesión, revise los hilos de comentarios abiertos en el panel lateral de colaboración. Resuelva lo que esté finalizado y mencione a los responsables en todo lo que aún requiera atención.

Uso de llamadas durante la colaboración

Utilice Llamar o Unirse desde la cabecera del canvas si su espacio de trabajo admite llamadas de canvas. El estado de la llamada le indica si una sala está vacía o ya activa. Una vez que se haya unido, los controles de micrófono, cámara, finalizar llamada y selección de dispositivo aparecerán en la interfaz de la llamada.

Las llamadas resultan útiles cuando escribir ralentizaría al grupo. No sustituyen la necesidad de registrar las decisiones por escrito. Si la llamada genera una acción, colóquela en el canvas o en un comentario.

Utilice el Chat de equipo junto con una llamada para compartir enlaces, notas secundarias, preguntas discretas y coordinaciones breves. Utilice los comentarios para el registro final de lo que cambió.

Presentar durante la colaboración en vivo

Utilice Presentar cuando una persona deba guiar a otras a través de un canvas de página en orden. La presentación oculta la interfaz de edición y utiliza la secuencia de páginas. No está disponible para pizarras de formato libre, dispositivos móviles ni invitados.

Si el grupo necesita editar de forma conjunta, permanezca en el modo normal del canvas. La presentación es más adecuada para la exposición que para la coedición.

El comportamiento de la función Seguir es diferente al de Presentar. Seguir mantiene a todos en el canvas en vivo mientras la navegación de una persona guía la vista de otra. Presentar es más recomendable para una exposición estructurada; seguir es mejor cuando las personas aún necesitan colaborar.

Rendimiento y canvas de gran tamaño

Los canvas de gran tamaño, la abundancia de imágenes, los archivos PDF pesados, los comentarios densos y muchos colaboradores simultáneos pueden afectar el rendimiento. ALLO puede reducir algunos detalles de presencia no esenciales, como la presencia en vivo en las miniaturas de las diapositivas, para mantener la navegación ágil.

Si el rendimiento disminuye durante una sesión, reduzca el número de páginas pesadas activas, cierre las pestañas del navegador no relacionadas, espere a que finalicen las cargas de archivos, reduzca el zoom de forma menos agresiva en las páginas con mucho contenido multimedia y mueva el trabajo detallado a sub-canvases cuando una página se haya sobrecargado.

Qué puede fallar

Si no puede ver el cursor de alguien, es posible que se encuentre en otra página, fuera de su área de visualización, desconectado o utilizando un dispositivo donde la transmisión del cursor esté limitada.

Si los colaboradores no pueden editar durante un taller, compruebe si disponen de permisos de edición, si ingresaron como invitados con el rol correcto y si los objetos están bloqueados.

Si las personas no logran coordinarse bien, utilice los títulos de las páginas, enlaces directos a páginas, enlaces a objetos, enlaces a comentarios o la navegación de tipo seguimiento. Las frases direccionales como «el elemento de la izquierda» dejan de funcionar cuando las personas se encuentran en páginas, niveles de zoom o áreas diferentes de un canvas grande.

Si las actualizaciones en vivo parecen retrasarse, compruebe la estabilidad de la red y el procesamiento de archivos multimedia pesados. Utilice los comentarios para cualquier asunto importante, de modo que la decisión quede registrada incluso si la presencia en vivo presenta retrasos.