Collaborare dal vivo su una canvas

La collaborazione dal vivo consente alle persone di lavorare sulla stessa canvas contemporaneamente senza perdersi di vista. Presenza, avatar, cursori, indicatori di pagina, attività dei commenti, chat e chiamate rispondono tutti alla stessa domanda pratica: "Dove si trovano tutti e cosa stanno facendo?"

Utilizzate la collaborazione dal vivo per workshop, revisioni di design, sessioni di pianificazione, revisioni asincrone che si sovrappongono e conversazioni di supporto in cui è necessario fare riferimento allo stesso contenuto della canvas.

La collaborazione dal vivo è un'esperienza limitata alla sessione corrente. Non è un registro delle attività (audit log), un report dei permessi o la prova che qualcuno abbia esaminato il lavoro. Utilizzate Attività, commenti, aggiornamenti di progetto o note di riunione quando necessitate di un record duraturo.

Funzionalità di collaborazione dal vivo

Prepararsi a una sessione dal vivo

Prima della sessione, Condividete la canvas con i permessi corretti. L'accesso di commento è sufficiente per una revisione. L'accesso di modifica è necessario per i workshop in cui i partecipanti aggiungono note, spostano contenuti o compilano tabelle. I Partecipanti ospiti dovrebbero testare il link e il flusso di inserimento del nome prima dell'inizio della riunione.

Pulite la canvas a sufficienza affinché le persone sappiano dove atterrare. Aggiungete titoli alle pagine, comprimete le pagine non rilevanti, bloccate le istruzioni e posizionate le note o i prompt iniziali. Una canvas vuota o disordinata costringe il facilitatore a dedicare i primi cinque minuti a spiegare l'interfaccia anziché il lavoro.

Se la canvas utilizza file multimediali di grandi dimensioni, caricate i file prima della sessione dal vivo. Date alle anteprime e alle miniature il tempo necessario per completare l'elaborazione. PDF, immagini, fogli di calcolo e file incorporati di grandi dimensioni possono influire sulla velocità con cui i collaboratori vedono lo stesso stato.

Utilizzare la presenza durante il lavoro

Utilizzate gli avatar e i cursori per comprendere dove i collaboratori sono attivi. Se qualcuno sta discutendo di una parte della canvas che non riuscite a vedere, utilizzate il loro indicatore di presenza o la navigazione in stile "Segui" quando disponibile per saltare verso di loro.

In una canvas a pagine, controllate la barra di scorrimento per comprendere il contesto della pagina. Se tutti si trovano a pagina 3 e voi state modificando pagina 1, potreste lavorare al di fuori dell'area di revisione corrente.

In una lavagna a forma libera, utilizzate etichette spaziali, regioni e commenti per mantenere l'orientamento. Le lavagne a forma libera possono espandersi rapidamente; la presenza indica dove si trovano le persone, ma le etichette spiegano a tutti il motivo per cui quell'area esiste.

La presenza può includere ospiti e collaboratori esterni una volta che sono entrati nella canvas condivisa. Il loro nome o avatar può provenire dal flusso di inserimento degli ospiti o dallo stato dell'account. La presenza non rende queste persone membri dell'area di lavoro.

Sui dispositivi con prestazioni inferiori o durante gesti intensi di zoom e panoramica, alcuni dettagli di presenza possono essere ridotti o ritardati per fare in modo che la canvas rimanga utilizzabile. Se i cursori svaniscono brevemente, gli indicatori fuori schermo non appaiono o la presenza delle miniature delle pagine viene semplificata, utilizzate i nomi delle pagine, i link, i commenti o una chiamata per mantenere orientato il gruppo.

Utilizzare insieme commenti e chat

Utilizzate la chat per il coordinamento dal vivo: "Potete spostarvi tutti a pagina 2?" o "Sto avviando il timer". Utilizzate i commenti per i feedback che devono sopravvivere alla sessione: decisioni, domande, approvazioni, obiezioni e assegnazioni.

Dopo la sessione, esaminate le discussioni dei commenti aperte nel pannello laterale di collaborazione. Risolvete ciò che è completato e menzionate i responsabili su tutto ciò che richiede ancora un'azione.

Utilizzare le chiamate durante la collaborazione

Utilizzate Chiamata o Partecipa dall'intestazione della canvas se l'area di lavoro supporta le chiamate nella canvas. Lo stato della chiamata indica se una stanza è vuota o già attiva. Una volta effettuato l'accesso, nell'interfaccia utente della chiamata appaiono i controlli del microfono, della fotocamera, di fine chiamata e del dispositivo.

Le chiamate sono utili quando digitare rallenterebbe il gruppo. Non sostituiscono la scrittura delle decisioni. Se la chiamata produce un'azione, inseritela sulla canvas o in un commento.

Utilizzate la chat del team insieme a una chiamata per link, note a margine, domande discrete e coordinamento rapido. Utilizzate i commenti per la registrazione finale di ciò che è cambiato.

Presentare durante la collaborazione dal vivo

Utilizzate Presenta quando una persona deve guidare gli altri attraverso una canvas a pagine in ordine. La presentazione nasconde l'interfaccia di modifica e utilizza la sequenza delle pagine. Non è disponibile per le lavagne a forma libera, per i dispositivi mobili o per gli ospiti.

Se il gruppo ha bisogno di modificare insieme, rimanete nella normale modalità canvas. La presentazione è preferibile per la lettura e l'esposizione dei risultati rispetto alla co-modifica.

Il comportamento Segui è diverso da Presenta. Segui mantiene tutti all'interno della canvas dal vivo, mentre la navigazione di una persona guida la visualizzazione dell'altra. Presenta è più indicato per una lettura strutturata; Segui è preferibile quando le persone hanno ancora bisogno di collaborare.

Prestazioni e canvas di grandi dimensioni

Canvas di grandi dimensioni, molte immagini, PDF pesanti, commenti fitti e molti collaboratori simultanei possono influire sulle prestazioni. ALLO può ridurre alcuni dettagli di presenza non essenziali, come la presenza dal vivo nelle miniature della barra di scorrimento, per mantenere reattiva la navigazione.

Se le prestazioni si riducono durante una sessione, riducete il numero di pagine pesanti attive, chiudete le schede del browser non correlate, attendete il completamento dei caricamenti, evitate zoom all'indietro troppo aggressivi sulle pagine ricche di elementi multimediali e spostate il lavoro dettagliato nelle sotto-canvas quando una pagina risulta sovraccarica.

Cosa può andare storto

Se non vedete il cursore di qualcuno, l'utente potrebbe trovarsi su un'altra pagina, al di fuori della vostra area di visualizzazione, disconnesso o in uno stato del dispositivo in cui la trasmissione del cursore è limitata.

Se i collaboratori non riescono a modificare durante un workshop, verificate se dispongono del permesso di modifica, se sono entrati come ospiti con il ruolo corretto e se gli oggetti sono bloccati.

Se le persone si parlano sopra o faticano a seguirsi, utilizzate i titoli delle pagine, i link diretti alle pagine, i link agli oggetti o ai commenti o la navigazione in stile "Segui". Le frasi direzionali come "l'elemento a sinistra" smettono di funzionare una volta che le persone si trovano su pagine diverse, livelli di zoom differenti o aree diverse di una canvas di grandi dimensioni.

Se gli aggiornamenti dal vivo sembrano ritardati, verificate la stabilità della rete e l'elaborazione dei file multimediali pesanti. Utilizzate i commenti per qualsiasi informazione importante, in modo che la decisione venga registrata anche se la presenza dal vivo subisce dei ritardi.