Inviare feedback con commenti e menzioni

"Ingrandisci questo." Su quale schermata? Quella blu o quella finale? Il feedback perde metà del suo significato nel momento in cui si separa dall'elemento a cui si riferisce. Un commento in ALLO risolve questo problema inserendosi direttamente sul lavoro: ancorato esattamente alla nota adesiva, all'immagine o alla pagina a cui fa riferimento, con un thread di risposta e uno stato di risoluzione, in modo che tre settimane dopo sia ancora possibile vedere cosa è stato deciso e perché.

Questa guida illustra dove inserire un commento, come coinvolgere la persona giusta senza diffondere troppe notifiche e come evitare che una canvas molto attiva venga sommersa da thread aperti.

Sintesi rapida

Inserite un commento su un oggetto quando il feedback riguarda quell'oggetto, e sulla pagina quando si riferisce all'intera sezione. Digitate @ per menzionare la persona specifica che deve intervenire. Rispondete per mantenere la discussione in un unico thread, risolvetelo quando l'attività è conclusa e riapritelo se il problema si ripresenta. I commenti rappresentano il record duraturo; utilizzate la chat e le chiamate per le conversazioni dal vivo e registrate la decisione finale in un commento.

Chi può fare cosa

Ogni azione relativa ai commenti è regolata da un unico fattore: il possesso dell'accesso di commento alla canvas. Questo singolo limite definisce l'aggiunta, la risposta, le reazioni e la risoluzione dei commenti, ed è identico sia per i membri registrati sia per gli ospiti.

Due regole meritano di essere evidenziate poiché vengono richieste costantemente:

• Potete sempre modificare o eliminare i vostri commenti, indipendentemente dal ruolo. L'eliminazione dei commenti altrui o di un intero thread è riservata al proprietario della canvas.
• Gli ospiti non ottengono mai la moderazione dei thread. Un ospite con accesso in commento partecipa pienamente alla conversazione, ma le azioni di risoluzione, riapertura ed eliminazione dei thread rimangono riservate ai collaboratori dell'area di lavoro proprietari della canvas.

Se lo strumento commenti è disattivato, la causa è legata ai permessi di accesso, non a un bug. La canvas è stata condivisa con voi in sola lettura, oppure l'accesso ospite su quella canvas non include la possibilità di commentare.

Inserire il commento nel punto corretto

La decisione più importante riguarda il punto in cui inserire un commento. Ancoratelo all'oggetto quando il feedback si riferisce a tale elemento; inseritelo sulla pagina quando riguarda l'intera sezione.

I commenti sugli oggetti rimangono associati all'elemento a cui puntano: una nota adesiva, uno screenshot, un PDF, una forma, un foglio di calcolo, un riquadro di sotto-canvas. Un feedback come "Sostituisci questo screenshot con l'ultima esportazione" ha senso solo se il commento è posizionato sullo screenshot; ancoratelo lì anziché inserire una nota di testo fluttuante nelle vicinanze. I commenti ancorati appiono anche nella scheda Commenti e possono essere risolti, a differenza di una casella di testo generica.

I commenti sulla pagina sono indicati per feedback riguardanti la sezione nel suo complesso: "Questa pagina è pronta per la revisione degli stakeholder", "Sposta questo esercizio prima della pagina di prioritizzazione", "Comprimi questa sezione prima che il cliente la veda". Questi si collegano alla pagina, spostandosi con essa e venendo conteggiati in caso di eliminazione della pagina (maggiori dettagli in seguito).

Menzionare la persona specifica che deve intervenire

Digitate @ nel commento e selezionate la persona. Una menzione è un segnale mirato: indica ad ALLO di considerare tale persona come destinatario e di indirizzare il commento alla sua attenzione.

Menzionate la persona che deve effettivamente svolgere un'attività, non tutti i partecipanti. Un thread con otto nomi è un thread di cui nessuno si assume la responsabilità, e la vera domanda rischia di perdersi tra i ringraziamenti. Se un commento richiede una decisione, menzionate il decisore nel commento contenente la richiesta, non tre risposte dopo.

Anche gli ospiti possono menzionare persone, a condizione che la funzione di commento per gli ospiti sia attiva. Chi appare nell'elenco dei suggerimenti e le modalità di risoluzione delle menzioni di team o dell'intera canvas dipendono dalla condivisione e dall'appartenenza; l'articolo Menzionare persone e collaboratori della canvas descrive in dettaglio questi aspetti.

Come le notifiche raggiungono effettivamente gli utenti

Esistono due modalità differenti attraverso cui un commento viene mostrato all'attenzione di qualcuno:

• Una menzione @ esplicita rappresenta il segnale prioritario. Inserisce il commento nella sezione Menzioni della Home del destinatario e nella sua Inbox.
• La partecipazione al thread costituisce il segnale secondario. Se rispondete in un thread di cui qualcuno fa già parte, questo riceverà una notifica nella sua Inbox anche se non è stato menzionato con la @. Una semplice risposta come questa non è una menzione: appare nella Inbox completa, ma non compare nelle Menzioni della Home.

Pertanto, se avete effettivamente bisogno di una persona specifica, menzionatela con la @. Non date per scontato che una semplice risposta nel thread sia sufficiente per richiamare la sua attenzione.

L'ordine di consegna delle notifiche è prevedibile:

La Inbox è immediata, l'email richiede circa un minuto e tutto ciò che va oltre la Inbox rispetta le impostazioni definite dal destinatario. La consegna delle menzioni non segue tempi istantanei rigidi.

Rispondere, reagire, allegare e modificare

Rispondete all'interno del thread per mantenere la discussione collegata al commento originale. Utilizzate le reazioni quando un semplice pollice in su è sufficiente, evitando così di aggiungere commenti ridondanti.

Potete allegare file a un commento trascinandoli o incollandoli nel campo di digitazione. Utilizzate questa opzione per fornire file di supporto utili alla discussione. Se il file necessita di una revisione visiva, inseritelo sulla canvas come oggetto e commentatelo direttamente in quella posizione, in modo che tutti possano vederlo nel contesto.

Modificate i vostri commenti per correggere la formulazione o aggiungere dettagli. Eliminateli solo se errati o se non devono rimanere nella cronologia. Se il commento registra una decisione, risolvete il thread anziché eliminarlo, così da conservare lo storico.

Risolvere e riaprire

Risolvete un thread quando il problema è concluso. Un thread risolto non scompare: si comprime mostrando l'ultimo commento inserito, racchiude le risposte precedenti dietro l'indicazione Altri N commenti e smette di accettare nuove risposte. La cronologia viene conservata, riducendo gli elementi visivi ridondanti sulla lavagna. Potete riaprirlo dall'intestazione del thread se il problema si ripresenta o se la decisione si rivela incompleta.

La risoluzione e la riapertura dei thread sono azioni riservate ai proprietari e ai collaboratori. Gli ospiti possono continuare a scrivere in un thread ma non possono chiuderlo, lasciando il controllo del completamento del lavoro alle persone responsabili della canvas.

Trovare feedback non letti senza cercarli manualmente

Non è necessario scorrere l'intera lavagna alla ricerca delle icone dei commenti. I commenti non letti utilizzano un riempimento color lime, la guida di scorrimento (slide rail) contrassegna le pagine con attività non lette, e la scheda Commenti nel pannello laterale elenca ogni thread consentendovi di esaminarli in ordine. L'apertura di un thread lo contrassegna come letto.

Su una canvas complessa, navigate utilizzando la scheda Commenti o un link diretto al commento anziché scorrere la pagina alla ricerca dell'icona. Se i vecchi thread creano ingombro visivo, risolveteli; la funzione di risoluzione serve proprio a questo.

Muovere l'icona di un commento

Se disponete dell'accesso in commento, potete trascinare l'icona del commento in modo che non copra l'elemento a cui si riferisce. L'icona rimane ancorata alla pagina, impedendo che si sposti in aree non pertinenti. L'unica regola: non trascinatela così lontano da perdere il riferimento chiaro al lavoro svolto. Una canvas dall'aspetto ordinato non deve compromettere la comprensibilità della posizione di un commento.

Indirizzare gli utenti direttamente a un thread

Utilizzate Copia testo per riportare il testo del commento in un'attività, in un documento o in un messaggio. Utilizzate Copia link del commento per indirizzare un utente direttamente al thread: il link aprirà la canvas evidenziando quel commento specifico.

Il link a un commento è un indicatore di posizione, non una chiave di accesso. Consente di saltare al thread una volta aperta la canvas, ma l'utente necessita comunque del permesso di accesso alla canvas stessa. Se non siete sicuri che disponga dell'accesso, condividete la canvas prima di inviare il link. (L'articolo Link privati e link di condivisione descrive in dettaglio questa differenza).

Prima di eliminare un oggetto o una pagina

I commenti si inseriscono sull'elemento a cui sono associati, pertanto l'eliminazione di tale elemento comporterà anche la perdita della discussione associata. ALLO eviterà che questo accada inavvertitamente: l'eliminazione di un oggetto o di una pagina contenente commenti mostrerà un messaggio di conferma che indica esattamente il numero di commenti e thread che andranno persi.

Quando appare questo avviso, valutate attentamente. Di solito l'azione corretta è una delle seguenti:

1. Risolvete il thread, se la discussione è conclusa.
2. Copiate preventivamente il link o il testo del commento in un'attività o in un registro delle decisioni.
3. Comprimete (fold) la pagina anziché eliminarla, in modo da conservare i commenti.

Commenti, chat e chiamate

I commenti, la chat e le chiamate sono tre strumenti distinti. La differenza risiede nella loro permanenza nel tempo:

• Utilizzate la chat per coordinarvi mentre lavorate: "mancano due minuti al termine di questa sessione".
• Utilizzate una chiamata quando il gruppo deve discutere un argomento in tempo reale.
• Utilizzate i commenti per tenere traccia delle decisioni definitive.

Se una decisione sarà utile in futuro, inseritela in un commento o direttamente nella canvas, anziché lasciarla solo in un messaggio di chat o in una chiamata non registrata. Il pannello laterale di collaborazione è lo spazio ideale per esaminare l'elenco completo dei thread di commento.

Cosa può andare storto

Non è possibile aggiungere un commento. Per poter inserire commenti è necessario disporre dell'accesso in commento; l'impossibilità può dipendere da alcuni fattori:

• Accesso in sola visualizzazione o accesso ospite senza permessi di commento. Verificate il vostro ruolo in Condividi.
• La canvas è appena stata aperta ed è ancora in fase di caricamento. Attendete qualche secondo.
• La canvas è in sola lettura a causa del piano o della fatturazione dell'area di lavoro proprietaria, indipendentemente dal vostro ruolo specifico. Questo disattiva la modifica e l'inserimento di commenti per tutti gli utenti, e si verifica quando l'area di lavoro ha superato i limiti del piano gratuito, la quota di spazio di archiviazione o presenta un abbonamento non pagato. Nelle canvas condivise è l'area di lavoro del proprietario a fare fede; chiedete pertanto a quest'ultimo di verificare il proprio piano o di risolvere un problema di pagamento.

La persona menzionata non riesce ad aprire il commento. Non dispone dell'accesso alla canvas. Condividete la canvas, quindi inviate nuovamente il link del commento.

L'opzione Risolvi o Riapri è mancante. Siete un ospite o non siete il proprietario della canvas. La moderazione del thread è riservata al proprietario.

Un commento è scomparso. L'oggetto o la pagina associata è stata eliminata, rimuovendo di conseguenza il thread. Se la pagina è stata semplicemente compressa, i commenti sono ancora presenti. Trovate la pagina nella guida di scorrimento o nella scheda Commenti.

Una menzione non ha inviato alcuna notifica. Verificate i seguenti punti:

• L'utente è stato menzionato esplicitamente con @ o avete semplicemente risposto nel thread? Solo una menzione @ esplicita viene mostrata nelle Menzioni della Home.
• L'utente dispone dell'accesso alla canvas?
• Il thread è già stato contrassegnato come risolto?
• Le sue impostazioni di notifica o i periodi di silenzio bloccano la ricezione di email o notifiche push?

La Inbox si aggiorna immediatamente. L'email viene inviata con circa un minuto di scarto per scelta progettuale.