Dar feedback com comentários e menções

“Deixe isso maior.” Em qual tela? Na azul ou na versão final? O feedback perde metade do seu significado no instante em que flutua livre do objeto ao qual se refere. Um comentário no ALLO resolve isso vivendo no trabalho: fixado à exata nota adesiva, imagem ou página à qual se refere, com um tópico de respostas e um estado resolvido, para que você possa, semanas depois, ainda ver o que foi decidido e por quê.

Este guia aborda onde um comentário deve ficar, como chamar a pessoa certa sem espalhar notificações desnecessárias e como evitar que um canvas movimentado se perca em tópicos em aberto.

Resumo

Coloque um comentário em um objeto quando o feedback for sobre aquele objeto específico, e na página quando for sobre a seção inteira. Digite @ para mencionar a única pessoa que precisa agir. Responda para manter a discussão em um único tópico, selecione Resolver quando estiver concluído e reabra se o problema retornar. Os comentários são o registro duradouro; use o chat e as chamadas para as conversas ao vivo e registre a decisão final em um comentário assim que ela for definida.

Quem pode fazer o quê

Cada ação de comentário é governada por uma única regra: se você possui acesso de comentário ao canvas. Essa barreira determina a inclusão, resposta, reação e encerramento de comentários, sendo idêntica para membros conectados e convidados.

Duas regras merecem destaque porque as pessoas perguntam sobre elas constantemente:

• Você sempre pode editar ou excluir seu próprio comentário, independentemente da sua função. Excluir o comentário de outra pessoa, ou um tópico inteiro, é um privilégio reservado ao proprietário do canvas.
• Convidados nunca realizam a moderação de tópicos. Um convidado com acesso de comentário participa plenamente da conversa, mas as ações de resolver, reabrir e excluir tópicos permanecem com os colaboradores do espaço de trabalho que possuem o canvas.

Se a ferramenta de comentário estiver desativada, a causa é o nível de acesso ao comentário, e não um erro do sistema. O canvas foi compartilhado com você no modo de apenas visualização, ou o acesso de convidado para esse canvas não inclui a permissão de comentar.

Coloque o comentário onde ele deve ficar

A decisão mais útil é determinar onde o comentário viverá. Fixe-o ao objeto quando o feedback for sobre ele; coloque-o na página quando for sobre toda a seção.

Comentários de objetos permanecem conectados ao item para o qual apontam: uma nota adesiva, uma captura de tela, um PDF, uma forma, uma planilha ou um cartão de sub-canvas. "Substituir esta captura de tela pela exportação mais recente" só faz sentido quando o comentário está naquela captura de tela. Portanto, fixe-o ali em vez de deixar uma nota de texto flutuando por perto. Os comentários fixados também aparecem na aba Comentários e podem ser resolvidos, algo que uma caixa de texto solta nunca permitirá.

Comentários de páginas destinam-se a comentários sobre a seção como um todo: "Esta página está pronta para a revisão das partes interessadas", "Mova este exercício para antes da página de priorização", "Recolha esta página antes que o cliente a veja". Eles se fixam à página, movendo-se junto com ela e sendo considerados caso a página seja excluída.

Mencione a única pessoa que precisa agir

Digite @ no comentário e selecione a pessoa. Uma menção é un sinal intencional: ela indica ao ALLO para tratar aquela pessoa como destinatária direta e direcionar o comentário para a atenção dela.

Mencione a pessoa que precisa realizar uma ação, não todos os presentes. Um tópico com muitos nomes é um tópico sem responsável definido, e a dúvida real se perde entre as confirmações de recebimento. Se um comentário exigir uma decisão, mencione o tomador de decisão diretamente no comentário que contém a solicitação, e não três respostas depois.

Convidados também podem mencionar pessoas, desde que a permissão de comentários para convidados esteja ativa. Quem aparece na lista de sugestões e como as menções a equipes ou a todo o canvas funcionam depende do compartilhamento e da associação. O guia Mencionar pessoas e colaboradores do canvas aborda esses alvos em detalhes.

Como as notificações realmente chegam às pessoas

Existem duas maneiras diferentes de um comentário aparecer no radar de alguém, e elas não são a mesma coisa.

• Uma menção direta com @ é o sinal forte. Ela coloca o comentário na seção Menções do Início do destinatário e em sua Caixa de entrada (Inbox).
• A participação em tópicos é o sinal suave. Se você responder em um tópico do qual alguém já faz parte, essa pessoa verá a notificação na Caixa de entrada dela, mesmo que você não a tenha mencionado com @. Uma resposta simples como essa não é uma menção: ela aparece na Caixa de entrada completa, mas não na seção Menções do Início.

Portanto, se você realmente precisar de uma pessoa específica, use o @. Não presuma que uma resposta no tópico é suficiente para trazê-la de volta.

A ordem de entrega é previsível:

A caixa de entrada é imediata, o e-mail leva cerca de um minuto e tudo o que vai além da caixa de entrada respeita as configurações pessoais do destinatário. A entrega de menções não é instantânea como um cronômetro.

Responder, reagir, anexar e editar

Responda dentro do tópico para manter a discussão conectada ao comentário inicial. Reaja quando uma confirmação simples for suficiente e uma resposta completa apenas geraria ruído.

Você pode anexar arquivos a um comentário arrastando-os ou colando-os na caixa de composição. Use isso para arquivos de apoio necessários na discussão. Se o arquivo em si precisar de uma revisão visual, posicione-o no canvas como um objeto e faça os comentários diretamente nele, onde todos podem visualizar o contexto.

Edite seu próprio comentário para ajustar a redação ou adicionar contexto. Exclua-o apenas se estiver incorreto ou não deva permanecer no histórico. Se o comentário registrar uma decisão, selecione Resolver no tópico em vez de excluí-lo, preservando assim o registro histórico.

Resolver e reabrir

Resolva um tópico quando o assunto estiver concluído. Um tópico resolvido não desaparece: ele se recolhe exibindo o comentário mais recente, oculta as respostas anteriores sob um aviso de N mais comentários e deixa de aceitar novas respostas. O histórico é mantido; o ruído visual é eliminado. Reabra o tópico a partir do cabeçalho se o assunto retornar ou se a decisão se mostrar incompleta.

Resolver e reabrir são ações reservadas para proprietários e colaboradores. Convidados podem continuar conversando em um tópico, mas não podem encerrá-lo, garantindo que o status de conclusão permaneça sob o controle dos responsáveis pelo canvas.

Encontrar feedbacks não lidos sem precisar caçar

Você não precisa percorrer todo o quadro procurando por balões. Comentários não lidos usam um preenchimento verde-lima no balão, o trilho de slides sinaliza as páginas que possuem atividade recente não lida e a aba Comentários no painel lateral lista todos os tópicos para que você possa trabalhar neles na ordem desejada. Abrir um tópico o marca como lido.

Em um canvas complexo, navegue a partir da aba Comentários ou por um link de comentário copiado, em vez de rolar a tela até avistar um balão. Se tópicos antigos continuarem gerando ruído visual, resolva-os; é para isso que serve a ação de resolver.

Mover um balão para fora do caminho

Com acesso de comentário, você pode arrastar o balão de comentário para que ele não obstrua o conteúdo visual. O balão permanece conectado à página, impedindo que se perca no espaço vazio. A única regra: não o arraste tão longe a ponto de perder a relação com o trabalho original. Um canvas organizado não vale a perda do contexto de um comentário.

Enviar alguém direto para um tópico

Use Copiar texto para extrair a redação do comentário para uma tarefa, documento ou mensagem. Use Copiar link do comentário quando precisar que alguém chegue diretamente ao tópico: o link abre o canvas com o foco naquele comentário.

O link de comentário é um indicador de caminho, não uma chave de acesso. Ele direciona o foco para o tópico correspondente assim que o canvas é aberto, mas o usuário ainda necessita da permissão de acesso ao canvas em si. Se não tiver certeza de que ele possui o acesso, compartilhe o canvas primeiro e depois envie o link. (O guia Links privados e links de compartilhamento explica a diferença).

Antes de excluir um objeto ou página

Os comentários vivem no item ao qual estão conectados, portanto, excluir esse item apagará a discussão relacionada. O ALLO não permite que isso ocorra silenciosamente: ao tentar excluir um objeto ou página com comentários, um aviso de confirmação informará exatamente quantos comentários e tópicos serão perdidos.

Quando esse aviso aparecer, tome uma decisão consciente. Geralmente, a melhor ação é uma das seguintes:

1. Resolver o tópico, caso a discussão já tenha terminado.
2. Copiar o link do comentário ou o texto para uma tarefa ou registro de decisões antes da exclusão.
3. Recolher a página em vez de excluí-la, mantendo os comentários preservados.

Comentários, chat e chamadas

Comentários, chat e chamadas são três ferramentas com propósitos e tempos distintos. A diferença essencial está na durabilidade:

• Use o chat para coordenação rápida enquanto trabalha: "dois minutos restantes para esta rodada".
• Use uma chamada quando o grupo precisar debater um assunto ao vivo por voz.
• Use os comentários para registrar as decisões.

Se alguém precisar consultar uma decisão amanhã, ela deve ser registrada em um comentário ou no próprio canvas, e não apenas em uma linha de chat ou em uma conversa por chamada que não foi documentada. O painel lateral de colaboração permite que você revise todos os tópicos de comentários de forma organizada em lista.

O que pode dar errado

Você não consegue adicionar um comentário. Escrever comentários exige acesso de comentário, e algumas situações podem impedir essa ação:

• Acesso apenas de visualização, ou acesso de convidado sem permissão para comentários. Verifique sua função em Compartilhar.
• O canvas acabou de ser aberto e ainda está carregando. Aguarde um instante.
• O canvas está configurado como apenas leitura devido ao plano de assinatura ou faturamento do espaço de trabalho proprietário, e não à sua função individual. Isso desativa a edição e os comentários para todos, ocorrendo quando o espaço de trabalho excede o limite do plano Gratuito, a cota de armazenamento ou possui uma pendência financeira. Em um canvas compartilhado, o que determina essa regra é o espaço de trabalho do proprietário. Peça para ele verificar o plano ou corrigir um problema de faturamento.

Alguém que você mencionou não consegue abrir o comentário. Essa pessoa não possui acesso ao canvas. Compartilhe o canvas primeiro e, em seguida, reenvie o link do comentário.

A opção de resolver ou reabrir está ausente. Você é um convidado ou não possui a propriedade do canvas. A moderação de tópicos permanece sob a responsabilidade dos proprietários e colaboradores diretos do espaço de trabalho.

Um comentário desapareceu. O objeto ou página ao qual estava conectado foi excluído, o que remove o tópico correspondente. Se a página foi apenas recolhida, os comentários continuam existindo. Localize a página no trilho de slides ou na aba Comentários.

Uma menção não notificou ninguém. Verifique as seguintes condições:

• Você mencionou com @ ou apenas respondeu no tópico? Apenas a menção direta com @ envia o item para a seção Menções do Início do destinatário.
• O destinatário possui acesso de abertura ao canvas?
• O tópico correspondente já foi resolvido?
• As configurações de notificação ou o horário de silêncio do destinatário estão retendo o envio de e-mails e push?

A Caixa de entrada do aplicativo atualiza imediatamente. O envio por e-mail ocorre com um minuto de intervalo por padrão.