Compartilhar um canvas

Compartilhe um canvas quando alguém precisar visualizar, comentar, editar ou revisar trabalhos dentro do ALLO. Compartilhar não é apenas copiar uma URL. A parte importante é escolher a permissão correta para que as pessoas possam fazer o seu trabalho sem alterar acidentalmente o conteúdo que deveriam apenas revisar.

O acesso ao canvas pode vir de mais de um lugar. Uma pessoa pode conseguir abrir o canvas porque é membro do espaço de trabalho, colaboradora do projeto, colaboradora direta do canvas, colaboradora externa ou convidada com um link de compartilhamento. Ao analisar o acesso, considere o canvas em si e o projeto ou espaço de trabalho ao seu redor. Remover um caminho de acesso pode não remover todos os caminhos disponíveis.

Onde compartilhar

Abra o canvas e escolha Compartilhar no cabeçalho. A janela de compartilhamento pode incluir as guias de Compartilhar, Incorporar e Exportar, dependendo do tipo de canvas, das configurações do espaço de trabalho e do contexto. Alguns tipos de canvas ou templates ocultam guias que não se aplicam. Se apenas uma guia for aplicável, o ALLO a exibirá diretamente sem a barra de guias.

A guia Compartilhar é a superfície de definição de permissões. Use-a para convidar pessoas, revisar os colaboradores atuais, ativar ou desativar o compartilhamento de links, escolher a permissão do link, copiar o link de compartilhamento gerado, exibir um QR code quando disponível e revisar o texto de status do link atual.

Os convidados não visualizam o controle normal de Compartilhar. Se um convidado precisar que outra pessoa seja adicionada, um membro do espaço de trabalho ou proprietário do canvas deve gerenciar isso a partir da opção Compartilhar.

Compartilhar, Incorporar e Exportar realizam funções diferentes

Essas três guias são opções de saída, e não três versões do mesmo link.

Use Compartilhar quando as pessoas precisarem de acesso ao canvas ativo no ALLO. O compartilhamento controla quem pode visualizar, comentar, editar, entrar como convidado ou abrir um link. Se alguém precisar continuar trabalhando, deixar feedback ou ver atualizações posteriores, comece por aqui.

Use Incorporar quando um canvas de página precisar aparecer ativo dentro de outro site ou página. O ALLO gera o código iframe a partir de um link de incorporação e exibe uma prévia quando o canvas atual suporta essa função. Os canvases incorporados dependem do link de incorporação/compartilhamento gerado, do site de destino e do comportamento do iframe no navegador. Se o link for renovado, desativado ou expirar, as incorporações existentes que usam o link antigo podem parar de funcionar.

Use Exportar quando alguém precisar de um arquivo PDF estático. A exportação não concede acesso ativo ao canvas. Ela gera um arquivo PDF que pode ser enviado por e-mail, baixado, anexado, arquivado ou encaminhado para fora do ALLO. Depois que um PDF sai do ALLO, as alterações nas permissões do canvas não removem ou revogam essa cópia. Consulte Exportar um canvas para PDF para obter detalhes sobre intervalo de páginas, qualidade, entrega e restrições de acesso.

Os quadros brancos livres podem exibir menos opções de saída. O compartilhamento continua disponível porque o acesso ainda se aplica, enquanto as funções de Incorporar e Exportar exigem a estrutura de páginas que essas saídas necessitam.

Níveis de permissão

As funções do espaço de trabalho e do projeto também podem afetar o que uma pessoa pode fazer. Se a participação no projeto já conceder acesso, a janela de compartilhamento do canvas pode não ser o único caminho de permissão; consulte Gerenciar canvases em projetos para obter detalhes sobre o acesso ao canvas no nível do projeto.

Use a tela de permissões como a fonte da verdade antes de enviar um link para fora da sua equipe. Um link privado ainda pode falhar para quem não foi convidado de forma direta, enquanto um link de compartilhamento foi projetado para pessoas que precisam de acesso a partir de fora dos limites normais de membros.

Convidar pessoas diretamente

Use o campo de convite para adicionar membros do espaço de trabalho, colaboradores atuais ou endereços de e-mail. As sugestões priorizam membros ativos do espaço de trabalho e colaboradores existentes, quando disponíveis. Usuários desativados são excluídos das sugestões para que você não convide acidentalmente alguém que não pode participar.

Escolha a permissão antes de enviar o convite. Use Cmd+Enter no Mac ou Ctrl+Enter no Windows e Linux para enviar quando a janela de diálogo for compatível com o atalho. Pressione Escape para fechar a janela flutuante.

Se você convidar um endereço de e-mail que não pertence a um membro do espaço de trabalho, la pessoa poderá entrar por meio de um fluxo de convidado ou de colaboração externa, dependendo das configurações do espaço de trabalho e das permissões de link.

Compartilhar um link

Use o compartilhamento de link quando o acesso não precisar depender da inserção individual de cada destinatário. Ative ou gere o link, escolha a permissão correspondente e copie-o. A janela de compartilhamento também pode exibir uma opção de QR code, quando disponível, o que é útil para workshops, salas de aula e colaborações presenciais.

A permissão do link é muito importante. Um link apenas de visualização é excelente para apresentações. Um link de comentário é ideal para rodadas de feedback. Um link de edição permite que os destinatários alterem o canvas, portanto, use-o apenas quando todas as pessoas com acesso ao link puderem editar.

Os links de compartilhamento são diferentes dos links de página, objeto e comentário copiados dentro do canvas. Os links de compartilhamento ajudam a conceder o acesso básico. Os links copiados de pontos exatos ajudam o usuário a chegar ao local correto depois que o acesso já estiver garantido. Consulte Links privados e links de compartilhamento no Canvas para obter a distinção completa.

O ALLO pode lembrar de uma permissão de link preferida durante a configuração inicial e pode ajustá-la se o servidor retornar uma permissão permitida diferente. Se a permissão exibida após a criação do link diferir do esperado, confie na configuração visível final e altere-a deliberadamente, caso tenha permissão.

Se você desativar o compartilhamento de links, o link de compartilhamento copiado não funcionará mais como um caminho de acesso ativo. Se você renovar ou redefinir um link de compartilhamento, envie o novo endereço para as pessoas que ainda precisam de acesso. Os links antigos deixam de funcionar após a renovação.

Gerenciar membros

Use a visualização de membros para revisar quem tem acesso e qual é a função atribuída. Remova pessoas que não precisam mais de acesso, reduza permissões após a conclusão de uma revisão e verifique colaboradores externos antes de compartilhar trabalhos confidenciais. Consulte Gerenciar membros do canvas para obter o fluxo de trabalho completo de gerenciamento de membros, incluindo convites diretos, colaboradores convidados e externos, acesso baseado em link e linhas de membros de apenas leitura.

Se alguém puder acessar o canvas por meio de uma função do projeto ou do espaço de trabalho, remover um convite direto para o canvas pode não remover todos os caminhos de acesso. Verifique a participação no projeto se o acesso continuar existindo após a remoção de um colaborador no nível do canvas.

Se um canvas estiver dentro de um projeto compartilhado, o acesso ao projeto pode tornar alguém um colaborador no canvas mesmo quando essa pessoa não tiver sido convidada por meio da janela de Compartilhar do canvas. Se uma pessoa precisar acessar apenas um único canvas, compartilhe esse canvas diretamente em vez de convidá-la para o projeto completo.

Compartilhar com convidados

Os convidados podem abrir um canvas compartilhado por meio de um fluxo de entrada de convidados quando o canvas permitir isso. Eles podem visualizar uma prévia, inserir um nome e prosseguir como convidados antes que o editor completo seja carregado. Os convidados não veem todos os controles do proprietário e algumas ações (como Compartilhar, Apresentar, gerenciamento de templates, criação de sub-canvases e moderação de tópicos de comentários) são restritas.

Use a Colaboração de convidados ao compartilhar trabalhos fora do espaço de trabalho. Se o convidado precisar editar, escolha uma permissão que permita a edição. Se ele precisar apenas revisar, escolha o acesso de comentário.

A colaboração externa é mais ampla do que a tela de entrada de convidados. Uma pessoa externa ao espaço de trabalho pode ser convidada para um canvas ou projeto sem se tornar um membro completo do espaço de trabalho. Suas permissões ainda devem ser gerenciadas a partir do item compartilhado, e não a partir do menu de Membros.

Usar um PIN ou senha do Canvas

Quando o seu espaço de trabalho oferecer essa função e você tiver permissão, use a opção Gerenciar PIN do Canvas no menu do cabeçalho do canvas para adicionar ou gerenciar a proteção de acesso baseada em PIN. Isso é independente da escolha de permissão para visualizar, comentar ou editar. O PIN protege a entrada de usuários, mas a função do usuário ainda determina o que ele pode fazer após entrar.

Se alguém relatar um erro de senha ou PIN, confirme se possui o link mais recente, o PIN correto e a permissão de acesso adequada. Falhas de senha mantêm as pessoas retidas no fluxo de entrada em vez de abrir o canvas completo.

Um PIN ou senha não substitui a permissão. Ele protege a entrada no canvas, mas não decide se uma pessoa pode visualizar, comentar, editar, exportar ou alterar permissões após entrar. Consulte Usar um PIN ou senha de Canvas para obter detalhes sobre configuração, propriedade, entrada de convidados e solução de problemas.

Compartilhar locais exatos

Use a opção Copiar link da página no Menu da página, Copiar link no Menu do elemento ou Copiar link do comentário em Comentários e menções quando alguém precisar acessar um ponto de localização exato.

Os links para locais exatos ainda exigem acesso prévio ao canvas. Compartilhe o canvas primeiro se o acesso for incerto e, em seguida, envie o link da página, do objeto ou do comentário.

Compartilhamento de apenas leitura e restrito

O compartilhamento de apenas leitura é útil quando o canvas deve ficar visível, mas não pode sofrer alterações. Use-o para apresentações finais, prévias para clientes, revisões de partes interessadas ou materiais arquivados. Se precisar receber feedback, use o acesso de comentário em vez disso.

Alguns downloads de arquivos, downloads de imagens, ações de exportação e configurações do proprietário podem permanecer restritos mesmo quando alguém tem permissão de visualizar o canvas. Isso é intencional em espaços de trabalho que buscam proteger arquivos de origem ou limitar extrações externas.

O que pode dar errado

Se alguém visualizar uma mensagem de erro como "Sem permissão", "Nenhum Canvas Encontrado" ou um erro de acesso semelhante, verifique a conta com a qual está conectado, o link utilizado, o acesso ao projeto, a participação direta no canvas, o acesso de convidado e se o canvas foi movido, arquivado, excluído ou se o compartilhamento foi revogado.

Se uma pessoa conseguir abrir o canvas principal, mas não um sub-canvas, compartilhe o sub-canvas diretamente ou confirme se ele pertence a um projeto que ela tem permissão de acessar. O acesso ao canvas principal nem sempre garante o acesso a todos os canvases conectados.

Se o botão de Compartilhar estiver ausente, você pode estar acessando como convidado, usando uma visualização que não gerencia acessos ou não possui as permissões necessárias para gerenciar o compartilhamento.

Se os colaboradores puderem apenas visualizar, mas não conseguirem comentar ou editar, altere as suas funções de permissão na janela de compartilhamento ou nas configurações de acesso ao projeto. Atualizar a página não converterá o acesso de visualização em acesso de comentário ou edição.

Se uma pessoa externa não conseguir entrar como convidada, confirme o compartilhamento de link, o acesso de convidados, o PIN ou senha e se o espaço de trabalho permite a colaboração externa para esse canvas.