キャンバスを共有する

ALLO 内の作業を誰かが表示、コメント、編集、レビューする必要があるときは、キャンバスを共有します。共有は URL をコピーするだけではありません。大切なのは、相手が自分の仕事をできる一方で、レビューだけすべき作業を誤って変更しないように、適切な権限を選ぶことです。

キャンバスアクセスは複数の場所から発生することがあります。ワークスペースメンバー、プロジェクト共同編集者、直接のキャンバス共同編集者、外部共同編集者、共有リンクを持つゲストであるために、キャンバスを開ける場合があります。アクセスを確認するときは、キャンバス自体と、その周囲にあるプロジェクトやワークスペースの両方を考えてください。1 つのアクセス経路を削除しても、すべての経路が削除されるとは限りません。

共有する場所

キャンバスを開き、ヘッダーの共有を選びます。共有ダイアログには、キャンバスの種類、ワークスペース設定、文脈に応じて、共有、埋め込み、書き出しタブが含まれることがあります。一部のキャンバスタイプやテンプレートでは、適用されないタブが非表示になります。利用できるタブが 1 つだけの場合、ALLO はタブの見た目なしでダイアログを表示することがあります。

共有タブは権限を扱う場所です。ユーザーの招待、現在の共同編集者の確認、リンク共有のオンオフ、リンク権限の選択、生成された共有リンクのコピー、利用可能な場合の QR コード表示、現在のリンクのステータステキスト確認に使います。

ゲストには通常の共有コントロールは表示されません。ゲストが別の人を追加する必要がある場合は、ワークスペースメンバーまたはキャンバスオーナーが共有から対応する必要があります。

共有、埋め込み、書き出しは役割が違う

共有ダイアログには、共有、埋め込み、書き出しタブが含まれることがあります。これらは出力方法の選択肢であり、同じリンクの 3 種類ではありません。

ALLO のライブキャンバスに人がアクセスする必要がある場合は、共有を使います。共有は、誰が表示、コメント、編集、ゲストとして入室、リンクを開くことができるかを制御します。誰かが作業を続ける、フィードバックを残す、後の更新を見る必要がある場合は、ここから始めます。

ページキャンバスを別の Web サイトやページ内にライブ表示したい場合は、埋め込みを使います。ALLO は埋め込みリンクから iframe コードを生成し、現在のキャンバスが対応している場合はプレビューを表示します。埋め込みキャンバスは、生成された埋め込み/共有リンク、埋め込み先 Web サイト、ブラウザの iframe 動作に依存します。リンクが更新、無効化、または期限切れになると、古いリンクを使う既存の埋め込みは動作しなくなることがあります。

静的な PDF ファイルが必要な場合は、書き出しを使います。書き出しはライブキャンバスアクセスを付与しません。メール送信、ダウンロード、添付、アーカイブ、ALLO 外への転送ができる PDF を作成します。PDF が ALLO の外へ出た後は、キャンバス権限を変更してもそのコピーを取り戻せません。ページ範囲、品質、配信、アクセス上の注意点については、キャンバスを PDF に書き出すを参照してください。

自由形式ホワイトボードでは、表示される出力オプションが少ない場合があります。アクセスには引き続き共有が適用されるため共有は利用できる一方で、埋め込みと書き出しには、それらの出力に必要なページ構造が必要です。

権限レベル

ワークスペースやプロジェクトのロールも、その人ができることに影響する場合があります。プロジェクトメンバーシップがすでにアクセスを付与している場合、キャンバス共有ダイアログが唯一の権限経路ではないことがあります。プロジェクトレベルのキャンバスアクセスについては、プロジェクト内のキャンバスを管理するを参照してください。

人を直接招待する

招待欄を使って、ワークスペースメンバー、現在の共同編集者、メールアドレスを追加します。候補は、利用可能な場合、アクティブなワークスペースメンバーと既存の共同編集者を優先します。参加できない人を誤って招待しないように、無効化されたユーザーは候補から除外されます。

送信前に権限を選びます。ダイアログがショートカットに対応している場合、Mac では Cmd+Enter、Windows と Linux では Ctrl+Enter で送信できます。Escape を押すとダイアログを閉じます。

ワークスペースメンバーに属していないメールアドレスを招待した場合、その人はワークスペース設定とリンク権限に応じて、ゲストまたは外部共同作業フローから入室することがあります。

リンクを共有する

すべての受信者を入力することにアクセスを依存させたくない場合は、リンク共有を使います。リンクを有効化または生成し、リンク権限を選んでコピーします。共有ダイアログには、利用可能な場合 QR オプションも表示されることがあります。ワークショップ、教室、対面での共同作業に便利です。

リンク権限は重要です。表示専用リンクは読み上げや共有資料に適しています。コメントリンクはフィードバックラウンドに適しています。編集リンクは受信者がキャンバスを変更できるため、そのリンクを持つ全員が編集してよい場合にのみ使います。

共有リンクは、キャンバス内でコピーされるページ、オブジェクト、コメントリンクとは異なります。共有リンクはアクセスに役立ちます。正確なコピーリンクは、アクセス権がある人を正しい場所に着地させるために役立ちます。詳しい違いについては、Canvas のプライベートリンクと共有リンクを参照してください。

ALLO はリンク設定中に優先リンク権限を記憶する場合があり、サーバーが別の許可済み権限を返した場合は調整することがあります。リンク作成後に表示される権限が期待と異なる場合は、最終的に表示されている設定を信頼し、権限があれば意図的に変更してください。

リンク共有をオフにした場合、コピー済みの共有リンクは有効なアクセス経路として扱うべきではありません。共有リンクを更新またはリセットした場合は、引き続きアクセスが必要な人に新しいリンクを送ります。更新後は古いリンクが動作しなくなることがあります。

メンバーを管理する

メンバー管理を使って、誰がアクセス権を持ち、どのロールを持っているかを確認します。不要になった人を削除し、レビュー完了後に権限を下げ、機密性の高い作業を共有する前に外部共同編集者を確認します。直接招待、ゲストと外部共同編集者、リンクベースのアクセス、読み取り専用メンバー行を含むメンバー管理の全体的な流れについては、Canvas メンバーを管理するを参照してください。

プロジェクトまたはワークスペースロールを通じてキャンバスにアクセスできる人の場合、直接のキャンバス招待を削除してもすべてのアクセス経路が消えるとは限りません。キャンバス単位の共同編集者を削除した後もアクセスが残っている場合は、プロジェクトメンバーシップを確認してください。

キャンバスが共有プロジェクト内にある場合、キャンバス共有ダイアログから招待されていなくても、プロジェクトアクセスによってその人がキャンバス共同編集者になることがあります。1 つのキャンバスだけにアクセスさせたい場合は、より広いプロジェクトに招待するのではなく、キャンバスを直接共有します。

ゲストと共有する

キャンバスで許可されている場合、ゲストはゲスト入室フローを通じて共有キャンバスを開けます。ゲストはプレビューを見て、名前を入力し、キャンバスを開く前にゲストとして続行できます。ゲストにはオーナー向けの管理操作は表示されず、共有、プレゼン、テンプレート管理、サブキャンバス作成、スレッドのモデレーションなど一部の操作は制限されます。

ワークスペース外へ共有する場合は、ゲスト共同作業を使います。ゲストが編集する必要がある場合は、編集可能な権限を選びます。レビューだけでよい場合は、コメントアクセスを選びます。

外部共同作業は、ゲスト入室画面より広い概念です。ワークスペース外の人は、フルのワークスペースメンバーにならずにキャンバスまたはプロジェクトへ招待されることがあります。その人の権限は、People ではなく共有された項目から管理するべきです。

Canvas PIN またはパスコードを使う

ワークスペースが対応していて権限がある場合は、キャンバスヘッダーメニューのCanvas PIN を管理を使って、PIN 形式のアクセス保護を追加または管理します。これは、表示、コメント、編集の権限を選ぶこととは別です。PIN は入室を保護できますが、入室後にその人が何をできるかは引き続きロールで決まります。

誰かがパスワードまたは PIN エラーを報告した場合は、最新のリンク、正しい PIN、アクセス権限があることを確認してください。パスワード失敗は、フルキャンバスを開く代わりに入室フロー内に人を留めます。

PIN またはパスコードは権限の代わりではありません。入室は保護できますが、入室後に人が表示、コメント、編集、書き出し、アクセス変更できるかは決めません。設定、所有権、ゲスト入室、トラブルシューティングの詳細については、Canvas PIN またはパスコードを使うを参照してください。

正確な場所を共有する

誰かを正確な場所に着地させたい場合は、ページメニューのページリンクをコピー、オブジェクトメニューのリンクをコピー、またはコメントとメンションのコメントリンクをコピーを使います。

正確なリンクにもキャンバスアクセスが必要です。アクセスが不確かな場合は先にキャンバスを共有し、その後でページ、オブジェクト、コメントリンクを送ります。

読み取り専用と制限付き共有

キャンバスを表示できるが変更してほしくない場合、読み取り専用共有が役立ちます。最終報告、クライアントプレビュー、ステークホルダーレビュー、アーカイブ資料に使います。フィードバックが必要な場合は、代わりにコメントアクセスを使います。

キャンバスを表示できる場合でも、一部のファイルダウンロード、画像ダウンロード、書き出し操作、オーナー設定は制限されたままになることがあります。これは、ソースファイルを保護したり外部持ち出しを制限したりするワークスペースでは意図された動作です。

問題が起きたとき

誰かに「権限がありません」「キャンバスが見つかりません」または類似のアクセスエラーが表示される場合は、その人がサインインしているアカウント、使用したリンク、プロジェクトアクセス、直接のキャンバスメンバーシップ、ゲストアクセス、キャンバスが移動、アーカイブ、削除、共有解除されていないかを確認してください。

親キャンバスは開けるがサブキャンバスを開けない場合は、サブキャンバスを直接共有するか、その人がアクセスできるプロジェクト内にあることを確認してください。親キャンバスへのアクセスは、接続されたすべてのキャンバスへのアクセスを常に保証するわけではありません。

共有ボタンが見つからない場合は、ゲストである、アクセスを管理しない表示を使っている、または共有を管理する権限がない可能性があります。

共同編集者が表示はできるがコメントや編集ができない場合は、共有ダイアログまたはプロジェクトアクセス設定からロールを変更します。更新しても、表示アクセスがコメントまたは編集アクセスに変わることはありません。

外部の人がゲストとして入れない場合は、リンク共有、ゲストアクセス、PIN またはパスワード、そのワークスペースがそのキャンバスで外部共同作業を許可しているかを確認してください。