プロジェクトを理解する

プロジェクトは、複数のキャンバスを共有の作業ビューに整理して管理するための仕組みです。チーム内でどのキャンバスが関連しているか、それぞれの担当者は誰か、期限はいつか、どのセクションに位置しているか、そして作業が完了ステージにどの程度進んでいるかを把握する必要がある場合に、プロジェクトを使用します。

キャンバスは、実際の作業を行う場所です。プロジェクトは、それらのキャンバスを一覧性に優れた状態に保つための管理レイヤーとして機能します。たとえば、製品リリースのプロジェクトでは、リリース概要、ホームページレビュー、プレス用素材、振り返り などのキャンバスが作成されます。プロジェクトのセクションは、それぞれのキャンバスがワークフローのどこに位置しているかを示します。

作成したキャンバスを見つけることが主な目的である場合は、すべてのキャンバスを使用してください。キャンバスに共通の構造を持たせたり、日付、タグ、担当者や共同編集者、またはダッシュボードの進捗状況を設定・管理したい場合は、プロジェクトを使用します。

プロジェクトを使用すべきタイミング

作業が複数のキャンバスや複数のステージにまたがる場合は、プロジェクトを使用してください。プロジェクトの管理に適した業務の例として、製品リリース、クライアントへの納品、キャンペーン計画、調査プログラム、ワークショップシリーズ、コンテンツカレンダー、授業プロジェクト、採用計画、イベント企画、チームの定常業務などが挙げられます。

1回限りの会議やブレインストーミング、単一のドキュメント作成、セクションによる進捗管理を必要としないワークショップなどの場合は、プロジェクトを作成せずに単一のキャンバスのみを使用してください。のちに大きなワークフローの一部となった段階で、そのキャンバスをプロジェクトに追加することも可能です。

メンバーから「最新のキャンバスはどれですか？」、「これの担当者は誰ですか？」、「どれが完了していますか？」、「期限を過ぎているものはどれですか？」、あるいは「なぜダッシュボードに進捗が表示されないのですか？」といった質問が頻繁に出る場合は、その業務はプロジェクトで管理するべき段階にあります。

プロジェクトの主な構成要素

同じキャンバスは、異なるビューにまたがって表示されます。リストビューやカンバンビューでキャンバスを移動すると、プロジェクト内のそのキャンバス自体が移動します。キャンバスのコピーが作成されるわけではありません。

プロジェクトリストの動作

プロジェクトのリストビューは、キャンバスを整理する上で最も情報密度が高いビューです。キャンバスはセクションごとにグループ化して表示され、名前、担当者、共同編集者、期限、タグの各列が表示されます（画面幅が広い場合は、作成日や更新日が表示されることもあります）。

複数のキャンバスを追加する、セクション名を変更する、セクション間でキャンバスを移動する、担当者や期限を調整する、タグを適用する、サブキャンバスの階層構造を作成する、あるいはどのセクションを進捗状況にカウントするかを確認するといった作業を行う場合は、リストビューを使用します。

各行は、トップレベルキャンバスまたはサブキャンバスを表します。トップレベルキャンバスは、セクションの直下に配置されます。サブキャンバスは他のキャンバスの下にネスト（階層化）され、親キャンバスの下で展開または折りたたむことができます。サブキャンバスの全体的な仕組みについては、サブキャンバスの使用方法をご覧ください。

セクションと進捗状況

セクションは、単に見栄えを整えるためのグループではありません。セクションメニューから、該当するセクションを「完了」としてマークすることができます。完了セクション内にあるすべてのトップレベルキャンバスは、プロジェクトの進捗状況およびダッシュボードのバーンダウンチャートにおいて「完了」としてカウントされます。複数のセクションを完了としてマークすることも可能です。

たとえば、プロジェクトにおいて 承認済み と 公開済み の両方のセクションを完了セクションとして設定できます。この場合、いずれかのセクションに移動されたトップレベルキャンバスは「完了」としてカウントされます。一方で、下書き、レビュー、保留 セクションに配置されているトップレベルキャンバスは、全体の総数には含まれますが、完了としてはカウントされません。

プロジェクトの進行途中や、すでに稼働している状態からでも、セクションを完了としてマークすることができます。その変更は即座に適用され、プロジェクトの進捗状況が更新されると、そのセクションに既存していたトップレベルキャンバスも完了としてカウントされます。これは、チームが最初は通常のセクションで運用を開始し、後からどのセクションを「完了（Done）」とするかを決定したい場合に非常に役立ちます。

なお、キャンバス内のサブタスク（チェックリスト）は別個の扱いです。キャンバス内のサブタスクを完了させることはキャンバスの進行自体を助けますが、プロジェクト全体の進捗状況は、キャンバス自体の配置セクションに基づいて計算され、サブタスクの完了率には影響されません。

キャンバスの移動とネスト

お使いの役割（ロール）および現在のビューで許可されている場合、プロジェクトリスト内でキャンバスをドラッグすることができます。ドラッグ＆ドロップする位置によって、以下のように動作が異なります。

手動並べ替え以外のソート設定が有効になっている場合、表示順序はソート基準に従うため、プロジェクトリストで同じセクション内の行の順序を手動で入れ替える操作が制限されることがあります。ただし、セクションを越える移動は、手動の並び順ではなく所属セクションの変更を伴うため、引き続き機能します。

親キャンバスを、その親自身の子孫（サブキャンバス）の下にドラッグする操作は制限されています。これにより、サブキャンバスのツリー構造内で無限ループ（循環構造）が発生するのを防ぎます。

プロジェクト間での移動とコピー

キャンバスメニューから、キャンバスを別のプロジェクトに移動またはコピーできます。移動を実行するとキャンバスの保存場所自体が変更されます。コピーを実行すると、コピー先プロジェクトに新しくキャンバスが作成されます。コピー機能は、テンプレートの作成、定例会議の再利用、またはクライアント専用バージョンの用意などに役立ちます。ただし、2つの独立したコピーがそれぞれ「唯一の真実のソース」として扱われると情報が錯綜するリスクがあるため注意が必要です。

移動やコピーを行う際、移動・コピー先としてプロジェクトまたは他のキャンバスのいずれかを選択できます。プロジェクトを選択した場合は、そのプロジェクトのトップレベルキャンバスとして配置されます。他のキャンバスを選択した場合は、そのキャンバスの配下にサブキャンバスとしてネストされます。詳細は、プロジェクトでのキャンバスの管理をご覧ください。

セクションメニューから、セクション全体を別のプロジェクトに移動またはコピーすることができます。これにより、セクションの構造とそこに含まれるキャンバスが（権限とアクセス権のチェックが行われた上で）一括して移動またはコピーされます。他のプロジェクトで同様のワークフローのフェーズが必要な場合はセクションのコピーを、セクションそのものを別のプロジェクトに移したい場合はセクションの移動を使用します。

アクセス権限と表示

プロジェクトへのアクセス権限と、個々のキャンバスへのアクセス権限は異なる場合があります。あるメンバーがプロジェクトを開くことはできても、その中にある閲覧制限された特定のキャンバスを開けないことがあります。また、プロジェクト全体へのアクセス権限は持っていなくても、直接共有された特定のキャンバスのみを閲覧できるメンバーも存在します。

ワークスペースでの役割（ロール）、プロジェクト内での役割、キャンバスの権限、アーカイブ状態、削除された状態、ゲスト状態、共有プロジェクトの状態、およびワークスペースの機能設定に基づき、一部のアクションが非表示、または無効化される場合があります。移動、コピー、セクション管理、または進捗管理などのアクションが表示されない、または実行できない場合は、現在の役割やコンテキストでそのアクションが許可されていないことが考えられます。

キャンバスを別のプロジェクトに移動した後に共同編集者がアクセス権を失った場合は、そのメンバーのアクセス権が元々のプロジェクトから継承されていたものでないか確認してください。その場合、移動先のプロジェクトにおいてプロジェクトメンバーの管理からメンバーを追加するか、またはキャンバスを直接共有してください。

よくあるプロジェクトのパターン

製品リリースのプロジェクト 製品リリースやローンチプロジェクトを運営する場合は、計画、制作、レビュー、承認済み、および公開済み などのセクションを作成します。これらのセクションが完了した作業を表す場合は、進捗状況やバーンダウンチャートに正しく反映されるよう、承認済み と 公開済み を完了セクションとして設定します。キャンバスは、概要書（ブリーフ）、制作物のレビュー、QA（品質保証）メモ、リリース調整室、振り返り（レトロスペクティブ）などに活用します。

クライアント向けのプロジェクト クライアント向けのプロジェクトでは、事前準備、キックオフ、レビュー、承認済み、および引き継ぎ などのセクションを作成します。クライアント向けのキャンバスは分かりやすい名称にしておき、クライアントに必要なキャンバスまたはプロジェクトエリアのみを選択して共有するようにします。

継続的な定例運用プロジェクト 継続的な定例運用プロジェクトでは、セクションの構成はシンプルに保ちます。チーム、リスク、チャネル、優先度、地域など、セクションを横断して分類したいカテゴリには、タグを使用すると効果的です。

最初に設定すべきこと

まずは、プロジェクト名、最小限のセクション、および実際に使用する最初の数枚のキャンバスから開始します。責任の所在を明確にする必要がある箇所に担当者を割り当てます。タイミングが重要になる作業に期限（日付）を設定します。メンバーが後からフィルター機能で絞り込む必要がある場合にのみ、キャンバスタグを付与します。完了セクションの設定は、チーム全体で「このセクションに入った作業は完了とみなす」という明確な合意ができてから行うのが適切です。

実際の作業が始まる前から完璧なシステムを作り込もうとするのは避けてください。プロジェクトは、現実のキャンバス作業の内容が反映されて初めて真価を発揮します。チームから必要性の声が上がり始めてから、段階的に構造を整えていけば十分です。

プロジェクト内の情報が雑多になってきたと感じたときは、全体を再構築する前に、フィルターの設定、セクション名、およびキャンバス名を見直してみてください。多くの場合、乱雑さの原因は、表示ビューの選択ミス、命名ルールの欠如、またはタグの乱用にあります。

トラブルシューティングと復旧方法

キャンバスが見つからない場合

• 解決方法:
  • フィルターが適用されている可能性があります。フィルター設定をクリアするか、別の表示ビューに切り替えてください。
  • プロジェクト内で検索を実行してください。
  • プロジェクト外に移動した、または削除された可能性があります。すべてのキャンバス、ALLO全体の検索、またはゴミ箱を確認してください。

プロジェクトの進捗状況が正しく表示されない場合

• 解決方法:
  • 進捗状況の計算対象となるセクションが「完了」としてマークされているか確認してください。
  • 対象のキャンバスが、その完了マークされたセクションに配置されているか確認してください。
  • セクション設定を変更した直後の場合、ダッシュボードやプロジェクトリストの表示が最新状態に更新（リフレッシュ）されているか確認してください。

プロジェクトを表示できるが、編集ができない場合

• 解決方法:
  • データが消失したわけではなく、アクセス権限（パーミッション）が原因である可能性が高いです。
  • 以下のトラブルシューティングガイドを確認し、適切な権限が付与されているか確認してください。
    • 閲覧のみ（読み取り専用）のアクセス
    • 共有されたアイテムのアクセス問題を解決する
    • メンバー、ゲスト、および外部の共同編集者