メンバー、ゲスト、外部コラボレーター

ワークスペースの役割、アイテムの権限、ゲストアクセスを見分け、アクセスを妨げている階層を正しく直せるようにします。

約 14 分更新日 2026-10-16

アクセス権には4つの階層があります

ALLOでは、ワークスペースとその人の関係と、特定の作業に対するその人の権限を分けて扱います。この区別がわかると、「なぜこの人には見えないのか」「なぜ閲覧専用なのか」「なぜメンバーに表示されないのか」「なぜ招待ボタンがないのか」といった疑問のほとんどが解けます。

アクセスに関する疑問には、通常次の4つの階層が関わります。

ワークスペースとの関係: ワークスペースメンバー、ワークスペース管理者、ゲスト、外部コラボレーター、無効化されたメンバーのどれにあたるか。
共有アイテムへのアクセス: 特定のプロジェクト、キャンバス、ダッシュボード、ファイル、タスク、目標/OKRのアイテムを開けるか。
コンテンツの権限: そのアイテムを閲覧、コメント、編集できるか。
管理の責任: 所有権、メンバーのアクセス、管理者設定など、影響の大きい設定を変更できるか。

この区別が重要なのは、外部コラボレーターがワークスペースのディレクトリに載る種類のメンバーではないからです。外部コラボレーターは、アイテム単位のアクセス権を持つ人です。あるクライアントが、1つの共有プロジェクトでは外部コラボレーター、1つの共有キャンバスではレビュアーでありながら、メンバーには表示されない、ということが同時に起こります。

ワークスペース全体の概要は、ワークスペースを理解するから始めてください。正式なメンバーを招待するには、ワークスペースメンバーを招待するを使います。外部の人に限られたアクセスを付与するには、ゲストと外部コラボレーターの招待を使います。

利用条件と権限

項目	詳細
利用可能なプラン	すべてのALLOワークスペース。ゲスト、外部コラボレーター、一部の管理者向けの設定は、プランやワークスペースの設定によって異なる場合があります。
対応クライアント	ウェブアプリ、デスクトップアプリ、対応するモバイルでのレビュー。
役割とアクセスを確認できる人	メンバーは通常、自分のアクセス状態と、開ける作業に表示される操作を確認できます。管理者はワークスペースのメンバーの状態をより広く確認できます。
ワークスペースの役割を管理できる人	ワークスペース管理者、またはメンバー管理の権限を持つメンバー。
コンテンツのアクセスを管理できる人	アイテムとその共有設定に応じて、オーナー、マネージャー、編集者、または管理者。
無効化されたアクセスを復旧できる人	ワークスペース管理者がメンバーを再有効化するか、共有の方法を変える必要があります。無効化されたメンバーが、古いキャンバスのリンクから自分でワークスペースへのアクセスを取り戻すことはできません。

ワークスペースとの関係と共有アイテムへのアクセス

次の用語は、ワークスペースとその人の関係か、1つの共有アイテムへのアクセスのどちらかを表します。ALLOのあらゆる場所でその人が何をできるかを、自動的に決めるものではありません。

関係	意味	主に表示される場所	主な操作
ワークスペースメンバー	ワークスペースに所属する人。メンバー、メンバー検索、チーム、組織図、担当者の選択、ワークスペースのメンバー管理に表示されます。	ホーム → メンバー、ワークスペース設定 → メンバー、メンバー検索、チーム一覧。	役割とアイテムの権限で許可されたワークスペースの領域を使えます。
ワークスペース管理者	管理の責任を持つワークスペースメンバー。通常、メンバー、役割、支払いに関わる設定、影響の大きいワークスペースの設定を管理できます。	ワークスペース設定、お支払い、メンバー、役割メニュー、管理者専用のアクション。	プランで許可されている範囲で、メンバーの招待、役割の変更、無効化されたメンバーの確認、支払い関連の管理、ワークスペースの設定ができます。
外部コラボレーター	ワークスペースメンバーではないが、プロジェクトやキャンバスなど特定の共有された作業に、アイテム単位のアクセス権を持つ人。	プロジェクトのメンバーを管理、キャンバスの共有、権限リスト、共有アイテムのアクセス画面。	付与された権限に従って、共有されたアイテムだけを閲覧、コメント、編集できます。メンバーはワークスペースメンバーのための画面なので、外部のアクセスは共有されたアイテムから管理します。
ゲスト	ゲストや共有リンクの流れから入る人。短期間のレビューや参加によく使われます。	共有キャンバスへの入室、ゲスト名の入力画面、参加中のキャンバスの共同作業者一覧。	共有アイテムやリンクで許可された権限を使えます。キャンバスでの流れはゲストと外部コラボレーターの招待を参照してください。
無効化されたメンバー	ワークスペースとの関係がブロックされた、元のメンバーまたは停止中のメンバー。	アクセスエラーの画面と、管理者によるメンバー復旧の流れ。	古いワークスペース、プロジェクト、キャンバスへのアクセスを代わりに使うことはできません。管理者による復旧が必要です。

メンバー、チーム、組織図はワークスペースのディレクトリです。共有リンクを開いたことのあるすべての人の一覧ではありません。メンバーに見当たらない人がいる場合は、もう一度招待する前に、外部コラボレーターやゲストではないかを確認してください。

コンテンツの権限

コンテンツの権限は、1つの作業に対してその人が何をできるかを表します。ラベルは画面によって異なることがありますが、考え方は共通です。

権限	通常できること	意味しないこと
閲覧	作業を開いて読む。	閲覧権限では編集できず、コメントもできない場合があります。
コメント	コメントが使える場所で、コメント、返信、メンションをしてレビューに参加する。	コメント権限では、キャンバスのオブジェクト、プロジェクトの構成、ワークスペースの設定は変更できません。
編集	キャンバスのオブジェクト、プロジェクトのキャンバス、その画面で編集できる項目など、作業の内容を変更する。	編集権限があっても、ワークスペースの役割や支払いを変更できるとは限りません。
オーナーまたはマネージャー	アイテムに対するより大きな責任。アイテムに応じて、削除、移管、アクセスの管理を含むことが多くあります。	1つのアイテムのオーナーであっても、ワークスペース管理者になるわけではありません。

ワークスペースの役割とコンテンツの権限は組み合わさって働きます。ワークスペースメンバーでも、非公開キャンバスでは閲覧専用になることがあります。ワークスペース管理者でも、共有アイテムを管理するには、そのアイテムの適切な文脈が必要なことがあります。外部コラボレーターは、ワークスペースの設定を見られなくても、1つのキャンバスを編集できます。ゲストは、リンクや招待でコメントが許可されている場合にだけ、キャンバスにコメントできます。

アクセスを確認する場所

確認したいこと	確認する場所
この人はワークスペースに所属しているか	ホーム → メンバー、またはワークスペース設定 → メンバー
この人は管理者か	ワークスペース設定 → メンバー → 役割の列または役割メニュー
この人は特定のキャンバスにアクセスできるか	キャンバス → 共有
この人は特定のプロジェクトやプロジェクトのキャンバスにアクセスできるか	プロジェクトのメンバー管理、またはキャンバスを1つだけ共有する場合はキャンバスの共有
この人はゲストか外部コラボレーターか	共有アイテムの権限リスト、またはアイテム内のゲストや共同作業者の表示
このメンバーは無効化されているか	ワークスペース設定 → メンバー、または管理者のメンバー復旧の流れ
リンクは有効なのにアカウントが違っていないか	権限を変更する前に、サインインしているメールアドレスを確認し、ワークスペースを切り替えるを使います

適切なアクセス方法を選ぶ

アクセス方法	使う場面	始める場所
ワークスペースへの招待	チームに所属し、メンバーに表示され、チームに参加し、ワークスペース全体で作業を割り当てられ、継続的にワークスペースの情報を受け取るべき人。	ワークスペースメンバーを招待する
アイテムの共有	プロジェクト、キャンバス、ダッシュボード、ファイル、タスク、目標/OKRのアイテムのうち1つだけが必要な人。クライアント、ベンダー、レビュアー、講師、特定の活動に参加する学生など、アクセスを絞るべき人に適しています。	プロジェクトのメンバーを管理、キャンバスの共有、またはアイテムの共有設定。
ゲストアクセス	正式なワークスペースメンバーにならずに、共有キャンバスに入るべき人。短いレビュー、ライブのワークショップ、クライアントへの説明、一時的な共同作業に便利です。	ゲストと外部コラボレーターの招待
無効化	ワークスペースメンバーがもうワークスペースに所属すべきでない場合。無効化すると、古い直接リンクはブロックされるはずです。	無効化されたワークスペースへのアクセス

無効化された人が後から外部コラボレーターとしてだけアクセスする必要が出た場合、管理者はメンバーの状態を解決し、古いメンバーシップに頼るのではなく、特定の作業をあらためて共有する必要があります。

よくあるシナリオ

シナリオ	起きていること	次にとるべき行動
チームメンバーがワークスペースに参加したが、あるキャンバスを編集できない。	ワークスペースのメンバーシップは有効ですが、そのキャンバスの権限が閲覧またはコメントのみです。	キャンバス → 共有を開き、アイテムの権限を調整します。管理者向けの操作が必要でない限り、管理者にはしないでください。
クライアントがキャンバスを開けるのに、メンバーに表示されない。	ワークスペースメンバーではなく、そのキャンバスのゲストか外部コラボレーターである可能性が高いです。	キャンバスの共有ダイアログからアクセスを管理します。
ベンダーがあるプロジェクトを開けるのに、メンバーに表示されない。	そのプロジェクトの外部コラボレーターである可能性が高いです。	メンバーではなく、プロジェクトのメンバーを管理から管理します。
古いリンクで「権限がありません」と表示される。	アイテムの共有解除、削除、移動、制限、またはワークスペースの無効化によってブロックされている可能性があります。	現在のワークスペース、サインインしているメールアドレス、アイテムの権限、メンバーの状態を確認します。作業にアクセスできない場合を参照してください。
レビュアーがコメントできない。	リンクや招待で閲覧のみが付与されているか、アイテムの状態によってコメントが使えません。	アイテムの権限をコメントまたは編集に変え、それでも操作が表示されない場合は閲覧専用になっている場合を参照してください。
管理者用のボタンが表示されない。	ワークスペース管理者ではない、プランにその操作が含まれていない、またはその操作がワークスペースではなくアイテムに属している可能性があります。	ワークスペースメンバーの管理とメンバーの役割を変更するを確認してください。
元のメンバーが古いコメントや履歴に表示されたままになっている。	アクセスが削除されても、過去の作成者の情報は残ることがあります。	通常は想定どおりの動作です。その人がまだ非公開の作業を開ける場合は、管理者にメンバーの状態を確認してもらってください。

権限と表示に関する注意点

次の区別を分けて考えてください。

ディレクトリに表示されることと、アクセスできることは別です。メンバー、チーム、組織図は、ワークスペースメンバーと組織構成を表すディレクトリです。キャンバスやプロジェクトの権限リストは、そのアイテムのアクセスリストです。
過去の記録に表示されることと、現在アクセスできることは別です。アクティビティ、コメント、通知、作成者の情報には、過去の作業に関わった名前が表示されることがありますが、その人がアクティブなワークスペースメンバーであることを意味しません。
ワークスペース管理者はワークスペース単位のアクセスを管理します。アイテムのオーナーとマネージャーはアイテム単位のアクセスを管理します。アイテムのアクセスの問題を、ワークスペース管理者の役割変更で解決しようとしないでください。
外部コラボレーターとゲストには、必要最小限のアクセスを付与してください。レビューには閲覧またはコメント、作業への参加には編集を使い、ワークスペースのメンバーシップは継続的なチームへの参加にだけ使います。
無効化されたメンバーのアクセスは、意図的に厳しく制限されています。無効化されたメンバーが、古いキャンバスのURL、プロジェクトのリンク、開いたままのセッションからワークスペースへのアクセスを取り戻すことはできません。

よくある間違い

URLをコピーして送れば、アクセス権も付与されると思い込む。URLは非公開の作業を指していることがあります。受け取った人にアクセスエラーが表示される場合は、共有設定を更新するか、適切な権限で招待してください。
外部のレビュアーをワークスペースメンバーとして追加する。ディレクトリに表示され、シートを使い、後の整理も難しくなります。アクセスを絞るべき場合は、ゲストと外部コラボレーターの招待を使ってください。
非公開のキャンバスやプロジェクトの問題を、ワークスペースの役割の変更で解決しようとする。たいていは範囲が広すぎます。まず、チームメンバーと作業を共有する、キャンバスを共有する、プロジェクトのメンバーを管理でアイテムの権限を直してください。
チームに入れば、すべてにアクセスできると思い込む。チームはワークスペースメンバーを整理するためのものです。共有が必要な場所では、アイテム側でそのチームやメンバーを許可する必要があります。チームを管理するを参照してください。

アクセスがおかしいときの復旧手順

サインインしているアカウントを確認します。アクセスの問題の多くは、あるメールアドレスで招待を承諾し、別のメールアドレスでサインインしたままリンクを開いたことが原因です。
現在のワークスペースを確認します。リンクが有効でも、別のワークスペースを表示していると正しく見えないことがあります。
問題がワークスペースのメンバーシップなのか、アイテムの権限なのかを見極めます。メンバーに表示されるべき人が表示されていない場合は、ワークスペースへの招待を送るか再送します。ワークスペースには入れるのに特定のキャンバスを開けない場合は、そのキャンバスの権限を更新します。
その人が無効化されている場合は、ワークスペース管理者に適切な復旧方法を選んでもらいます。ワークスペースメンバーとして再有効化するか、古いメンバーの状態を解決したうえで外部コラボレーターとしてアイテムを1つ共有するかのどちらかです。古いリンクを何度も試すよう伝えないでください。
受信トレイ、通知、古いメールから問題が始まった場合は、元の作業が削除、移動、アーカイブ、共有解除されていないかを確認します。そのうえで、作業データが見つからない場合または共有アクセスの問題を解決するを参照してください。

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