ワークスペースメンバーを招待する

メンバーがワークスペース全体に所属する必要がある場合に招待を行います

ユーザーがチームの正式なメンバーになり、ユーザー一覧に表示され、メンバー検索で見つけられるようになり、チームに参加し、ワークスペース内の複数のアイテム（キャンバス等）を横断して作業する必要がある場合は、ワークスペースへの招待を使用します。これは、正社員、長期契約のチームメンバー、講師、特定のクラスワークスペースに所属する学生、または継続的な共同作業を行うパートナーに適した経路です。

単に共有リンクが必要であるという理由だけで、全員をワークスペース全体へ招待しないように注意してください。クライアント、ベンダー、レビュアー、またはビジネスパートナーが特定のプロジェクトやキャンバスのみを必要としている場合は、その業務アイテムのみを共有してください。これにより、ワークスペースのディレクトリが整理され、不要なアクセスが制限され、ライセンス（シート）数や管理者権限に関する混乱を防ぐことができます。違いについては、メンバー、ゲスト、外部共同作業者をご覧ください。

利用資格と権限

メンバーを招待する手順

ワークスペースのメンバー招待は、通常、メンバー管理画面から開始します。

1. ワークスペースを切り替えるを使用して、現在正しいワークスペースを表示しているか確認します。
2. 開いているワークスペースの仕様に応じて、ホーム → ユーザー、またはワークスペース設定 → メンバーのいずれかを開きます。
3. メンバーの招待、またはそれに類する招待ボタンを選択します。
4. 招待したいユーザーのメールアドレスを入力します。
5. ワークスペースで利用可能な役割（ロール）または権限レベルを選択します。
6. 招待状を送信します。

招待メニューが表示されない場合は、まず自身の役割を確認してください。通常、メンバー招待メニューは、招待権限がないメンバーに対しては非表示になります。管理者の立場でありながらメニューが表示されない場合は、ライセンス制限やプラン制限を確認してください。詳しくはワークスペースメンバーの管理およびシート（ライセンス）上限の管理をご覧ください。

EduおよびEdu Proワークスペースは、現在の製品仕様において「1人用ワークスペースプラン」に分類されるため、メンバー管理やメンバー招待の機能は非表示になります。学校、クラス、またはチームのメンバーを同一の共有ワークスペースに追加する予定であった場合は、招待ボタンが表示されないのをシステムの不具合とみなす前に、現在のプラン内容を確認してください。

招待を送信する前の確認事項

役割（ロール）を選択する

管理者の責任を必要とする場合を除き、通常のメンバーを招待する際は標準の「メンバー」ロールを選択してください。ワークスペース管理者は、メンバーリスト、役割、お支払いなど、ワークスペース全体の重要な設定を変更できます。このアクセス権は、1つのキャンバスを編集する権限よりもはるかに広範です。

ユーザーに特定のキャンバスのみの編集を許可したい場合は、不要なワークスペース管理者ロールを付与するのではなく、該当キャンバスを編集権限で共有してください。お支払いの承認、ライセンス（シート）数の管理、またはメンバーリストの維持が必要なメンバーにのみ、管理者ロールの付与を検討してください。詳しくは、メンバーの役割を変更するをご参照ください。

招待送信後のプロセス

招待が送信されると、受信者に招待メールが届きます。受信者は招待されたアカウントでサインインして承認を完了する必要があります。承認が完了すると、そのユーザーは正式なワークスペースメンバーになります。これにより、ユーザー一覧、メンバー検索、チーム、メンションの選択肢、およびメンバー管理画面に表示されるようになります。

ワークスペースメンバーになるだけで、自動的にすべての非公開プロジェクトやキャンバスへの編集権限が付与されるわけではありません。アクセスが制限されたアイテムや非公開の業務アイテムについては、引き続き個別の共有設定が必要です。新しいメンバーがワークスペースには入れるものの、特定のキャンバスを開けない場合は、該当キャンバスの共有設定ダイアログを開き、権限を更新してください。

招待の具体的な使い分け

新入社員を迎え入れる場合は、ワークスペースメンバーとして招待し、適切なチームに追加した上で、最初の1週間に必要な特定のプロジェクトやキャンバスを共有してください。

契約社員に2日間だけ特定のリリース用キャンバスの編集を依頼する場合は、ワークスペースメンバーとして追加するのではなく、該当キャンバスを直接「編集」権限で共有してください。共同作業が完了したら、キャンバスのアクセス権を削除します。

講師がクラスのすべての学生をワークスペースディレクトリに登録したい場合は、ワークスペースへの招待が適しています。学生が特定の1つの実習用キャンバスのみを使用する場合は、ゲストや外部共同作業者としてのアクセス経路を選択する方が整理しやすい場合があります。

クライアントから「共有リンクを開けない」と連絡があった場合、ワークスペースメンバーとして追加しようとしたのか、それともアイテム単体を共有しようとしたのか確認してください。キャンバス自体が非公開に設定されている状態で、ワークスペースメンバーへの招待を送信しても、キャンバスのアクセス問題は解決しない場合があります。

招待の再送信、キャンセル、および修正

誤ったメールアドレスに招待を送信してしまった場合は、受信者に別のアカウントからその招待を受け取るよう指示しないでください。可能であれば誤った招待をキャンセルまたは無視し、正しいメールアドレス宛てに新しく招待を送信してください。

受信者が「招待メールが届かない」と報告した場合は、再送信する前にアドレスに誤りがないか再度確認してください。受信者には、迷惑メールフォルダ、セキュリティ隔離設定、学校用・仕事用メールのフィルター、または代替受信トレイの確認を依頼してください。組織によっては自動送信システムからのメールを制限している場合があるため、その場合はALLOからの配信メールを許可するようIT管理者へ依頼する必要があります。詳細なチェックリストは、招待メールが届かない場合をご覧ください。

受信者が招待を承認したものの、依然としてワークスペースが表示されない場合は、サインインしているアカウントが正しいか確認してください。「招待が機能しない」という報告の多くは、アカウントの不一致が原因で発生します。

権限とディレクトリ表示に関する注意点

ユーザー一覧やチームに表示されるのはワークスペースメンバーのみです。ゲストや外部共同作業者は、ディレクトリ全体には表示されず、アクセスを許可された特定のアイテムの共有リストに表示されます。

プランによっては、ワークスペースにメンバーを招待すると、お支払いやライセンス（シート）使用数に影響を与える場合があります。招待ボタンの選択時に、ライセンスの追加やお支払いの変更を求める確認メッセージが表示された場合は、処理を進める前に必ず費用（コスト）を確認してください。詳しくはお支払いを開くをご覧ください。

メンバーが無効化されている場合、過去の古いリンクを使用してアクセスすることはできません。ワークスペース管理者は該当ユーザーの状態を確認する必要があります。復旧には、重複して招待を送るのではなく、管理メンバー管理から再有効化処理を行う必要があります。詳しくは無効化されたワークスペースへのアクセスをご覧ください。

特定のメールドメインのみを許可する設定が適用されているワークスペースでは、必ず指定のドメインアドレス宛てに招待を送信してください。受信者が招待メールを受け取ったものの、個人のアカウントや別のドメインアカウントで承認を試みた場合、ポリシー違反としてブロックされる場合があります。

よくある誤り

最も大きな誤りは、1つのキャンバスのみが必要な相手を、ワークスペース全体に招待してしまうことです。これにより、相手は特定のレビュアーとしてではなく、ワークスペース全体のメンバーとして登録されます。

もう1つのよくある誤りは、編集権限を付与する目的で管理者ロールを与えてしまうことです。管理者ロールはワークスペース全体をコントロールするためのものです。1つのアイテムの編集には、コンテンツ側の編集権限を使用してください。

また、個人用のアドレス宛てに招待を送信したものの、相手が仕事用や学校用のアカウントでサインインした状態でリンクを開こうとする事象も頻発します。ALLOではこれらは異なるアイデンティティとして識別されます。招待状を送信する前に、相手が実際にALLOにログインする際のアドレスを確認してください。

招待が機能しない場合の復旧手順

招待ボタンが表示されない場合は、ワークスペース管理者に、自身の役割、契約プラン、ライセンス数、およびドメインポリシーの確認を依頼してください。招待が許可されていない場合や、1人用のEdu/Edu Proプランを使用している場合は、ボタン自体が非表示になります。

招待メールが届かない場合は、アドレスを確認し、1回だけ再送信を試みた上で、迷惑メールフォルダや隔離設定をチェックしてください。解決しない場合は招待メールが届かない場合を参照してください。

受信者が招待を承認したものの、該当するワークスペースにアクセスできない場合は、一度サインアウトしてもらい、招待されたアドレスでサインインし直すよう案内してください。その上で、ワークスペースを切り替えるを使用して正しいワークスペースが選択されているか確認します。

受信者がワークスペースには入れるものの業務データが表示されない場合は、アイテムの共有設定を確認してください。チームメンバーと共有するまたはキャンバスを共有するを使用します。

元メンバーを再度追加しようとしている場合は、新規の招待を試みる前に無効化ステータスを確認してください。無効化されたメンバーの復旧には、重複した招待ではなく管理メンバー管理からの回復作業が必要です。