チームメンバーとワークを共有する

レビューに必要なワークを的確に共有する

共有とは、特定のワーク（キャンバス、プロジェクト、タスク、ダッシュボード、ファイル、目標とOKRなど）に他のユーザーを招待するための機能です。適切な共有を行うことで、特定のアイテムへのアクセスのみが必要なユーザーをワークスペースのフルメンバーとして追加することなく、業務に必要な権限を的確に付与することができます。

最も安全な方法は、まず相手に依頼する業務内容を明確にすることです。相手が必要としている操作は、閲覧、コメントの追加、編集、それともワークスペースへの長期的な参加でしょうか。この判断によって、アイテム共有、コメント機能、ワークスペースへの招待、またはゲストアクセスのうち、どれを使用すべきかが決まります。

役割やアクセスの全体像については、メンバー、ゲスト、外部コラボレーターについてからご覧ください。キャンバス固有の共有手順については、キャンバスを共有するを参照してください。外部のレビュー担当者を招待する場合は、ゲストや外部コラボレーターを招待するをご覧ください。

利用可能状況と権限

共有機能の表示場所

通常、共有コントロールは対象のワークのすぐ近くに配置されています。

もし「共有」ボタンが表示されない場合、そのアイテムが閲覧専用になっているか、アーカイブされているか、利用不可の状態であるか、あるいはご自身の役割（ロール）が共有を許可していない可能性があります。ボタンが壊れていると判断する前に、閲覧専用アクセス権についてをご確認ください。

権限を選択する

ほとんどのレビュー作業には、コメント権限を使用することをお勧めします。これにより、誤った編集を防ぎつつ、フィードバックをワークに直接紐付けることができます。相手がワークを直接変更することが想定される場合にのみ、編集権限を付与してください。

リンクの共有がアクセス権の付与とは限りません

リンクをコピーして共有することは、相手がワークにアクセスする際のナビゲーションとして役立ちますが、それだけでアクセス権が付与されるとは限りません。これは、「アクセス権限がありません」というエラーメッセージが表示される最も一般的な原因の1つです。

リンクを送信する前に、そのリンクが単なるナビゲーション用のショートカットなのか、それともアイテムの共有設定によってアクセス権が付与されるものなのかを確認してください。受信者がワークスペースのメンバーであっても、すでに必要な権限を持っていない限り、リンクを開くだけではアクセスできない場合があります。ワークスペースの外部のユーザーである場合は、ゲストまたは外部コラボレーターのアクセス権が必要です。

誰かがリンクを開いた後にアクセスを要求してきた場合は、同じリンクを再送するのではなく、アクセスリクエストの内容を確認してください。リクエストから、相手がどのアカウントを使用しているか、およびどのワークを開こうとしたかを特定することができます。

チームメンバーと共有する

1. 共有したいアイテムを開きます。
2. 共有メニュー、またはアイテムのアクセス制御画面を開きます。
3. 相手のチームメンバーの名前またはメールアドレスで検索します。
4. 相手が実行する作業内容に応じて、閲覧のみ、コメント、または編集を選択します。
5. ALLOの外部、またはコメントスレッドで、相手に依頼したい内容を簡単に伝えます。
6. 正しいワークスペースのアカウントでログインした状態でリンクを開くように相手に伝えます。

チームメンバーが見つからない場合は、その人がワークスペースのメンバーか確認してください。メンバー検索に表示されるには、ワークスペースへの招待が必要な場合があります。ワークスペースにメンバーを招待するをご覧ください。

共有されたメンバーが後でそのワークを再度見つけたい場合は、受信方法に応じた場所を確認するように案内してください。共有されたアイテムは共有アイテムメニュー、通知は受信トレイ、最近開いたワークはホームの「最近アクセスしたアイテム」からアクセスできます。

外部のユーザーと共有する

クライアント、ベンダー、フリーランサー、パートナー、単一のアクティビティに参加する学生、およびワークスペースのメンバーにすべきではないユーザーに対しては、アクセス権限を最小限に絞って付与します。

対象のキャンバスまたはプロジェクトから共有を開始します。利用可能であれば、ゲストまたは外部コラボレーターとしてのアクセスを選択してください。実際の作業内容に応じて、閲覧のみ、コメント、または編集のアクセス権を付与します。もし複数のプロジェクトにまたがって継続的なアクセスが必要な場合は、メンバーとして追加すべきかどうか、ワークスペースの管理者に確認してください。

外部との共同作業モデル全体の詳細については、ゲストや外部コラボレーターを招待するをご覧ください。

共有する際に文脈（コンテキスト）を添える

文脈のない共有リンクの送信は、受信側に余計な負担を与えます。相手に何を求めているのか、どこに注目すべきなのかを必ず伝えるようにしましょう。

共有時に役立つメッセージの例を以下に紹介します。

権限と公開範囲に関する注意点

1つのアイテムを共有しても、受信者がワークスペースのメンバーになるわけではありません。外部コラボレーターやゲストは、通常メンバーやチームには表示されません。彼らのアクセス権は、共有されたアイテムから直接管理してください。

ワークスペースのメンバーであっても、すべてのアイテムに対する編集権限が保証されるわけではありません。あるキャンバスでは閲覧のみの権限を持ち、別のキャンバスでは編集者になることも可能です。

対象のアイテムが別のワークスペースに属している場合、現在アクティブになっているワークスペースが影響します。ユーザーが特定のワークスペースのメンバーであっても、リンク先のワークを所有している別のワークスペースのメンバーではない可能性があります。

通知や共有されたリンクを開いたときにエラーが表示される場合、元のアイテムが削除、移動、アーカイブ、共有解除されたか、あるいはワークスペースのメンバーシップが無効化されたことでアクセスがブロックされている可能性があります。

よくある間違い

URLを送っただけで共有が済んだと考えず、共有画面で権限を確認してください。

1つのキャンバスへのコメント権限で足りる場合は、ワークスペースに招待する必要はありません。ワークスペースのメンバーシップはアクセス範囲が広く、ライセンスの管理にも関わります。

1つのキャンバスを編集してもらうためだけに、管理者権限を付与しないでください。そのキャンバスの編集権限で対応できます。

閲覧専用リンクでは、ゲストもコメントできません。ゲストとして入室しても、リンクの権限は変わりません。

チームメンバーが開けないと言っても、作業を作り直す前に、ワークスペース、ログイン中のメールアドレス、対象の権限を確認してください。

共有が失敗した場合の対処方法

アクセスエラーが表示された場合は、ログイン中のメールアドレス、開いたリンク、エラー画面のスクリーンショットを確認し、対象の共有設定を確認します。

ワークスペースのメンバーなのに開けない場合は、対象へのアクセス権を付与します。メンバーとして参加すべき人がまだ参加していない場合は、ワークスペースにメンバーを招待してください。外部の人として参加してもらう場合は、ゲストまたは外部コラボレーターのアクセスを使います。

受信トレイ、メール、古いチャットからリンクを開いた場合は、元の作業が残っているか、権限が変わっていないかを確認してください。詳しくは作業にアクセスできない場合をご覧ください。

無効化された元メンバーが1つの項目へのアクセスを必要としている場合も、先にワークスペース管理者にメンバーの状態を確認してもらいます。個別の共有設定が適用される前に、無効化によって古いリンクが開けなくなる場合があります。無効化されたワークスペースへのアクセスをご覧ください。