チームメンバーとワークを共有する

レビューに必要なワークを的確に共有する

共有とは、特定のワーク（キャンバス、プロジェクト、タスク、ダッシュボード、ファイル、目標とOKRなど）に他のユーザーを招待するための機能です。適切な共有を行うことで、特定のアイテムへのアクセスのみが必要なユーザーをワークスペースのフルメンバーとして追加することなく、業務に必要な権限を的確に付与することができます。

最も安全な方法は、まず相手に依頼する業務内容を明確にすることです。相手が必要としている操作は、閲覧、コメントの追加、編集、それともワークスペースへの長期的な参加でしょうか。この判断によって、アイテム共有、コメント機能、ワークスペースへの招待、またはゲストアクセスのうち、どれを使用すべきかが決まります。

役割やアクセスの全体像については、メンバー、ゲスト、外部コラボレーターについてからご覧ください。キャンバス固有の共有手順については、キャンバスを共有するをご参照ください。外部のレビュー担当者を招待する場合は、ゲストや外部コラボレーターを招待するをご覧ください。

利用可能状況と権限

共有機能の表示場所

通常、共有コントロールは対象のワークのすぐ近くに配置されています。

もし「共有」ボタンが表示されない場合、そのアイテムが閲覧専用になっているか、アーカイブされているか、利用不可の状態であるか、あるいはご自身の役割（ロール）が共有を許可していない可能性があります。ボタンが壊れていると判断する前に、閲覧専用アクセス権についてをご確認ください。

権限を選択する

ほとんどのレビュー作業には、コメント権限を使用することをお勧めします。これにより、誤った編集を防ぎつつ、フィードバックをワークに直接紐付けることができます。相手がワークを直接変更することが想定される場合にのみ、編集権限を付与してください。

リンクの共有がアクセス権の付与とは限りません

リンクをコピーして共有することは、相手がワークにアクセスする際のナビゲーションとして役立ちますが、それだけでアクセス権が付与されるとは限りません。これは、「アクセス権限がありません」というエラーメッセージが表示される最も一般的な原因の1つです。

リンクを送信する前に、そのリンクが単なるナビゲーション用のショートカットなのか、それともアイテムの共有設定によってアクセス権が付与されるものなのかを確認してください。受信者がワークスペースのメンバーであっても、すでに必要な権限を持っていない限り、リンクを開くだけではアクセスできない場合があります。ワークスペースの外部のユーザーである場合は、ゲストまたは外部コラボレーターのアクセス権が必要です。

誰かがリンクを開いた後にアクセスを要求してきた場合は、同じリンクを再送するのではなく、アクセスリクエストの内容を確認してください。リクエストから、相手がどのアカウントを使用しているか、およびどのワークを開こうとしたかを特定することができます。

チームメンバーと共有する

1. 共有したいアイテムを開きます。
2. 共有メニュー、またはアイテムのアクセス制御画面を開きます。
3. 相手のチームメンバーの名前またはメールアドレスで検索します。
4. 相手が実行する作業内容に応じて、閲覧のみ、コメント、または編集を選択します。
5. ALLOの外部、またはコメントスレッドで、相手に依頼したい内容を簡単に伝えます。
6. 正しいワークスペースのアカウントでログインした状態でリンクを開くように相手に伝えます。

チームメンバーが見つからない場合は、そのメンバーがワークスペースに参加しているか確認してください。メンバーの検索画面に表示されるには、事前にワークスペースに招待されている必要があります。詳細については、ワークスペースにメンバーを招待するをご覧ください。

共有されたメンバーが後でそのワークを再度見つけたい場合は、受信方法に応じた場所を確認するように案内してください。共有されたアイテムは共有されたアイテムメニュー、通知はインボックス、最近開いたワークはホームの「最近アクセスしたアイテム」からアクセスできます。

外部のユーザーと共有する

クライアント、ベンダー、フリーランサー、パートナー、単一のアクティビティに参加する学生、およびワークスペースのメンバーにすべきではないユーザーに対しては、アクセス権限を最小限に絞って付与します。

対象のキャンバスまたはプロジェクトから共有を開始します。利用可能であれば、ゲストまたは外部コラボレーターとしてのアクセスを選択してください。実際の作業内容に応じて、閲覧のみ、コメント、または編集のアクセス権を付与します。もし複数のプロジェクトにまたがって継続的なアクセスが必要な場合は、メンバーとして追加すべきかどうか、ワークスペースの管理者に確認してください。

外部との共同作業モデル全体の詳細については、ゲストや外部コラボレーターを招待するをご覧ください。

共有する際に文脈（コンテキスト）を添える

文脈のない共有リンクの送信は、受信側に余計な負担を与えます。相手に何を求めているのか、どこに注目すべきなのかを必ず伝えるようにしましょう。

共有時に役立つメッセージの例を以下に紹介します。

権限と公開範囲に関する注意点

1つのアイテムを共有しても、受信者がワークスペースのメンバーになるわけではありません。外部コラボレーターやゲストは、通常Peopleやチームには表示されません。彼らのアクセス権は、共有されたアイテムから直接管理してください。

ワークスペースのメンバーであっても、すべてのアイテムに対する編集権限が保証されるわけではありません。あるキャンバスでは閲覧のみの権限を持ち、別のキャンバスでは編集者になることも可能です。

対象のアイテムが別のワークスペースに属している場合、現在アクティブになっているワークスペースが影響します。ユーザーが特定のワークスペースのメンバーであっても、リンク先のワークを所有している別のワークスペースのメンバーではない可能性があります。

通知や共有されたリンクを開いたときにエラーが表示される場合、元のアイテムが削除、移動、アーカイブ、共有解除されたか、あるいはワークスペースのメンバーシップが無効化されたことでアクセスがブロックされている可能性があります。

共有が失敗した場合の対処方法

共有相手がアクセスエラーに直面した場合は、ログイン中のメールアドレス、正確なリンクURL、およびエラー画面のスクリーンショットを確認してください。その後、以下の症状に合わせて対処を行ってください。

• 症状：アクセスエラーや「権限がありません」と表示される場合
  • 原因と対策:
    • ワークスペースのアカウント不一致: 招待されたメールアドレスとは別のアカウントでサインインしている可能性があります。正しいアカウントでサインインし直すよう案内してください。
    • ワークスペースメンバーシップの未登録: メンバーであるべきユーザーが登録されていない可能性があります。ワークスペースにメンバーを招待するを使用して招待を行ってください。
    • 外部ユーザーへの権限未付与: ワークスペース外部に留めるべきユーザーである可能性があります。ゲストまたは外部コラボレーターとしてのアクセス権を付与してください。
• 症状：リンクを開くとエラーになり中身が表示されない場合
  • 原因と対策:
    • 通知やチャットの古いリンク: インボックスや電子メール、過去のチャットツールに記載されたリンクから開こうとしている可能性があります。
    • アイテムの状態変化: 元のアイテムが削除、移動、またはアーカイブされているか、共有権限が変更された可能性があります。アイテムの状態確認を行ってください。より詳細なチェックリストは、コンテンツにアクセスできない場合をご覧ください。
• 症状：以前のメンバー（無効化されたアカウント）が特定のアイテムへのアクセスを求めている場合
  • 原因と対策:
    • アカウントの無効化: メンバーアカウントが無効化されると、個別アイテムの共有が適用される前に、過去のすべてのリンクへのアクセスが遮断されます。
    • 解決方法: ワークスペースの管理者に連絡し、該当ユーザーのメンバー状態（無効化設定）を先に解決してください。