ゲストと外部コラボレーターの招待

必要最小限のアクセス権で外部ユーザーを招待する

ワークスペース外部のユーザーが特定の作業を閲覧、コメント、または共同編集する必要がある場合は、ゲストまたは外部コラボレーターとしてのアクセス権を使用します。1つのキャンバスや1つのプロジェクト、あるいはその他の共有アイテムにのみアクセスが必要なユーザーを、ワークスペース全体のメンバーとして追加する必要はありません。

これは、クライアント、ベンダー、フリーランサー、パートナー、特定のイベントに参加する学生、面接の候補者、外部のレビュー担当者、一時的なワークショップの参加者などに特に適しています。招待されたユーザーは、ワークスペースのメンバーリストに追加されることなく、共有されたアイテム内だけで作業できます。

役割モデルの全容については、メンバー、ゲスト、外部コラボレーターをご参照ください。通常のチームメイトとの共有方法については、チームメイトと作業を共有するをご参照ください。

利用条件と権限

ゲスト、外部コラボレーター、またはワークスペースメンバー

適切な選択肢は、コラボレーションが終了した後にどのような状態を維持したいかによって異なります。1回限りのレビュー後にワークスペース上からそのユーザーが表示されないようにしたい場合は、アクセス権を限定的に留めてください。ワークスペース全体で継続的に共同作業を行う場合は、メンバーとして招待します。

ゲストや外部コラボレーターを招待する場所

共有したい作業アイテムから操作を開始します。外部コラボレーターはアイテム単位で管理されるため、招待する場所はPeopleではなく、通常はプロジェクト、キャンバス、または作業アイテム自体になります。

1. キャンバス、プロジェクト、またはアイテムを開きます。
2. キャンバスの場合は共有を開きます。プロジェクトの場合は、プロジェクトのその他アクションメニューまたはヘッダーアクションを開き、メンバーを管理を選択します。その他のアイテムの場合は、そのアイテムに表示されているアクセス管理オプションを開きます。
3. メールで招待するか、リンクをコピーするか、またはその作業で利用可能なゲストの招待フローを使用するかを選択します。
4. 閲覧、コメント、または編集のいずれかのアクセス権を選択します。
5. 招待またはリンクを、明確な説明（コンテキスト）とともに送信します。
6. レビューが終了した後は、そのユーザーがアクセスする必要がなくなった時点で、アクセス権を削除するか制限を強化します。

キャンバス固有の動作については、ゲストとのコラボレーションおよびキャンバスを共有するをご参照ください。

適切な権限を選択する

外部のレビュー担当者には、通常、コメント権限を最初に付与するのが最適です。これにより、誤った編集を防ぎながら、効果的に共同作業を行うことができます。

外部ユーザーが表示できる内容と制限

ゲストおよび外部コラボレーターのアクセス権は、共有された作業アイテムの範囲内に限定されます。招待されたユーザーは、People、チーム、お支払い、ワークスペース設定、無関係なプロジェクト、非公開のキャンバス、またはワークスペース全体のファイルなどを自動的に表示することはできません。

共有したアイテム内の名前、コメント、表示されているコラボレーター、およびコンテンツは、外部ユーザーにも表示される場合があります。共有キャンバスに機密情報が含まれている場合は、外部ユーザーを招待する前に、その情報を削除するか、レビュー専用の別のキャンバスを作成してください。

外部ユーザーは、共有アイテムおよびそのアクセス権で許可されている範囲内でのみ、リンク、メンション、または通知を受け取ることができます。コピーされたコメントのリンクを開く場合であっても、元の作業に対するアクセス権が必要です。

プロジェクトでは、外部コラボレーターはワークスペースのメンバーになることなく、該当プロジェクトのメンバーを管理画面に表示されます。キャンバスでは、キャンバスの共有設定画面やコラボレーター一覧に表示される場合があります。これらのリストは、そのアイテムのアクセス許可リストであり、People一覧に代わるものではありません。

アカウントと表示名の動作

ゲストは、リンクやワークスペースの設定によって、表示名の入力を求められたり、サインインを求められたりする場合があります。外部コラボレーターは、招待されたメールアドレスでサインインが必要になる場合があります。別のアカウントを使用した場合、ALLOでは異なるユーザーとして扱われることがあります。

ゲストや外部コラボレーターから作業にアクセスできないと連絡があった場合は、使用しているメールアドレスやサインイン方法を確認してください。特に職場向け、学校向け、Google、Microsoft、個人用アカウントなど、複数のアカウントが混在している場合、アカウントの不一致が原因であることがよくあります。

具体例

クライアントがデザインの方向性を承認する必要がある場合 キャンバスをコメント権限で共有します。変更が必要な具体的なセクションに直接コメントを残すよう依頼してください。

フリーランサーが1つのキャンバス内にコンテンツを構築する必要がある場合 プロジェクトの期間中、そのキャンバスを編集権限で共有します。契約が終了した時点でアクセス権を削除します。

ベンダーが1つのプロジェクト内の納品物を更新する必要がある場合 プロジェクトのメンバーを管理画面から外部コラボレーターとして追加し、対象のプロジェクトおよび使用すべきキャンバスのみを開けることを確認します。

ワークショップの参加者がセッション中に付箋を追加する必要がある場合 ゲストアクセス、またはワークスペースで許可されている共有モードを使用し、ワークショップの終了後にアクセス権を制限します。

新入社員が多くのプロジェクトへのアクセスを必要とし、Peopleに表示されるべき場合 ゲストアクセスは使用しないでください。ワークスペースにメンバーとして招待します。

権限と非アクティブ化に関する注意点

外部コラボレーターとしてのアクセスは、非アクティブ化されたワークスペースメンバーシップとは異なります。過去にワークスペースメンバーであり、現在は非アクティブ化されている場合、アイテムを共有する前に古いメンバー状態が影響してアクセスがブロックされることがあります。この場合、ワークスペースの管理者がメンバーのステータスを解決した上で、特定のアイテムを外部アクセスとして共有する必要があります。

外部のユーザーが作業にアクセスする必要がなくなった場合は、そのアイテムのアクセス権を管理できるユーザーが、共有ダイアログからそのユーザーを削除するか、またはそのアイテムで利用可能な共有コントロールに従ってリンクを無効化してください。1つのアイテムから削除しても、それ以外の無関係な共有作業には影響しません。

そのユーザーが通常のチームメイトになる場合は、ワークスペースメンバーを招待するをご参照ください。継続的にワークスペース全体のコンテキストを必要とするユーザーに対して、ゲストアクセスを使用し続けないでください。

よくある誤り

外部のすべてのレビュー担当者にワークスペースメンバーシップを使用すること ワークスペースメンバーシップは、ほとんどのレビューに必要な範囲よりも広範な権限を付与してしまいます。

コメント権限で十分な場合に編集権限を使用すること 外部ユーザーへの編集権限の付与は、慎重に行う必要があります。

共有リンクが制限なく転送されても安全であると思い込むこと リンクを誰が開くことができるか、および付与される権限が適切であるかを確認してください。

プロジェクト終了後に外部アクセス権の削除を忘れること 共有アクセス権は、現在の関係性に見合った状態に保つ必要があります。

非アクティブ化された元メンバーに古いリンクでのアクセスを試みさせ続けること ワークスペースの管理者に問い合わせて、正しい復旧手順を確認してください。

外部アクセスで問題が発生した場合の解決方法

外部ユーザーが共有アイテムにアクセスできない、または正常に動作しない場合は、以下の手順で解決を図ります。

• リンクを開くことができない
  • 原因: リンクのURLが不正確である、招待したメールアドレスが異なっている、または現在のワークスペースや権限の設定に誤りがあります。
  • 対処法: リンクのURLおよび招待したメールアドレスが正しいことを確認します。ユーザーが別のアカウントでサインインしている場合は、正しいメールアドレスでサインインするよう案内するか、現在使用しているアカウント宛てに改めてアクセス権を付与してください。
• 共有アイテムを開くことはできるが、コメントや編集ができない
  • 原因: アクセス権限が「閲覧のみ」に設定されています。ゲストのステータスであっても、閲覧制限を上書きすることはできません。
  • 対処法: アイテムのアクセス権限を確認し、必要に応じて「コメント」または「編集」権限に変更します。
• リンクを開くとアクセス権限のリクエスト画面が表示される
  • 原因: ユーザーがアクセス権のないアカウントでログインしているか、リンクの共有範囲が制限されています。
  • 対処法: 受信トレイ（Inbox）または該当アイテムの共有設定画面からアクセスリクエストを確認し、承認します。詳細については、受信トレイを使用するをご参照ください。
• 作業アイテム内に機密情報が含まれていることに気づいた
  • 原因: 外部ユーザーを招待した後に、共有すべきではない機密情報が見つかりました。
  • 対処法: 直ちに外部ユーザーのアクセス権を削除します。その後、共有リンクを無効化するか、機密情報を除外した別の確認用キャンバスを複製して、再度招待を行ってください。
• 共有アイテムのアクセス権を個別に修正しても解決しない
  • 原因: そのユーザーが実際にはチームの一員としてワークスペース全体への継続的なアクセスを必要としてしています。
  • 対処法: 個別のアクセス権を微調整するのを止め、ワークスペースへの招待を送信して正規メンバーとして追加してください。