インボックスの使用

対応が必要な更新情報が集約されるインボックス

インボックスは、返信や対応が必要なALLOの更新情報を製品内で確認できる場所です。ここには、メンション、返信、招待、アクセスリクエスト、リマインダー、割り当ての更新、OKRのチェックイン、期日のリマインダー、プロジェクトのステータス変更、ファイルのエクスポート結果、ワークスペースへの招待に対する決定などが含まれます。

ホーム画面にはプレビューを表示できますが、通知リストの全件表示や各種アクションを実行できるのはインボックスです。新しい情報の確認、アイテムの完了処理、完了したアイテムの再開、リクエストの確認、スレッドへの返信、招待の承認または辞退、元の作業画面への移動などを行う際に使用します。

通知設定については、通知の管理を参照してください。キャンバスでのメンションの動作については、ユーザーとキャンバス共同編集者のメンションを参照してください。より詳細なコメントのワークフローについては、コメントとメンションの活用を参照してください。

利用範囲と権限

インボックスの表示場所

アプリのヘッダー、ホーム画面のプレビュー、通知アイコン、またはワークスペース内のインボックスの入り口からインボックスを開くことができます。このドロワーは、製品内における主要な通知表示画面です。

ホーム画面にプレビューが表示されている場合は、ショートカットとしてご利用ください。通知の全件リスト、ステータスタブ、各行のアクション、返信、アクセスリクエストの確認、招待への回答、完了したアイテムなどを確認するには、インボックスを開いてください。

インボックスに表示される内容

実行できる具体的な操作は、通知の種類、リソースの状態、および保持している権限によって異なります。

「新規」と「完了」

インボックスでは、対応中の作業と完了した作業が分かれています。

「新規」タブには、まだ対応が必要な通知、または完了としてマークされていない通知が表示されます。「完了」タブには、すでに完了したアイテムや、完了としてマークしたアイテムが表示されます。後で対応したいアイテムがある場合は、対応する準備が整うまで「新規」タブに残しておくことができます。

作業中に通知件数が更新されることがあります。インボックスを開いた後に件数が変わる場合、通常はALLOがリアルタイムの更新情報を受信したか、基になるリソースが利用できなくなった通知に対して自動修復を行ったことを意味します。

インボックスのリストによっては、「以前に確認したアイテム」の区切り線が表示される場合があります。この区切り線により、新しいアイテムと、前回アクセスした際に読み込み済みのアイテムを区別しやすくなります。

インボックスでの主な操作

「すべて完了としてマーク」の実行は慎重に行ってください。この機能は、重要度の低い通知や対応済みの通知を整理するのに適しており、現在対応が必要なリクエストを無視するためのものではありません。

利用できない作業に対するインボックスの処理

通知が存在するからといって、インボックスに非公開の作業や削除された作業が表示されるべきではありません。元のリソースが削除、移動、または共有解除された場合や、アクセス権限が無効化されたワークスペースに属している場合、ALLOはその通知を非表示にするか、修復を行うか、または通知が開かないように制御します。

ワークスペースへの招待は、招待自体がアクセス経路となるため、例外的な扱いとなります。通常のワークスペースへのアクセス権限を保持する前であっても、招待に対して操作を行うことができます。

通知が別のワークスペースからのものである場合は、そのワークスペースに切り替えてから再度お試しください。それでもアイテムが開かない場合は、作業にアクセスできない場合を参照してください。

具体的なユースケース

誰かがキャンバスのコメントであなたをメンションした場合は、インボックスのアイテムを開き、文脈に沿ってスレッドを確認し、必要に応じて返信します。作業が完了したら、そのアイテムを完了としてマークします。

自分が管理するキャンバスへのアクセスリクエストを誰かが送信した場合、インボックスからアクセスリクエストを開きます。誰が何を求めているのか、そしてそのユーザーに表示、コメント、編集、またはアクセスの不許可のどの権限を付与すべきかを確認します。

PDFのエクスポートが完了した場合は、インボックスのアクションから最新のエクスポートファイルをダウンロードします。URLの期限が切れている、ファイルが利用できない、またはエクスポートが失敗した場合は、失敗したキャンバスエクスポートの修正を参照して、キャンバスからエクスポートを再実行してください。

主な結果のチェックインステータスが変更された場合は、通知を開いて、主な結果と更新の背景にあるコンテキストを確認します。チェックインの仕組みについては、進捗状況のチェックインを参照してください。

よくある誤解

インボックスを、すべてのアクティビティの監査履歴として扱わないでください。より広範な変更履歴が必要な場合は、アクティビティを使用してください。

古い通知が開かないからといって、そのアイテムが削除されたと思い込まないでください。別のワークスペースにあるか、共有が解除されたか、アーカイブされているか、無効化されているか、またはフィルタリングされている可能性があります。

アクセスリクエストや招待の回答を確認する必要がある場合は、すべてを完了としてマークしないでください。まずそれらのアイテムを開いて対応してください。

メールだけに頼らないでください。メールやプッシュ通知の設定がオフになっている場合でも、インボックスは製品内でALLOの通知を確認できる主要な情報源です。

インボックスが正しく表示されない場合のトラブルシューティング

• インボックスが空だが更新情報が表示されるはずの場合

  • 現在アクティブなワークスペースが正しいかご確認ください。
  • 通知設定を確認してください（通知の管理から設定を変更できます）。
  • 対象の作業自体がまだ存在しているかご確認ください。

• アイテムが開かない場合

  • 元の作業に対するアクセス権限をご確認ください。
  • 必要に応じて、オーナーに再共有を依頼してください。

• 通知件数の表示が古いように見える場合

  • アプリケーションの再読み込み（アプリの更新）を実行してください。
  • インボックスのドロワーを開いている間にもリアルタイムの更新が届くことがあります。また、完了したアイテムや自動修復されたアイテムがタブ間を移動することがあります。

• アクセスリクエストが表示されない場合

  • リクエスト送信者に、現在のリンクから再度リクエストを送信するよう依頼してください。
  • 送信者がサインインしているメールアドレスが正しいかご確認ください。

• すでに閲覧すべきではない機密性の高い作業に関する通知が届く場合

  • 対象作業のオーナーまたはワークスペースの管理者に連絡してください。
  • 元のアクセス権限の整理や削除が必要な可能性があります。