進捗のチェックイン

チェックインで進捗の変化を説明する

進捗の状況やリスクに変化が生じた場合、あるいはチームに背景を共有する必要がある場合は、チェックインを活用します。単に数値を変更するだけでは、キーリザルトの現在の状態しか伝わりません。チェックインを行うことで、数値が変化した理由、具体的な変更内容、および次に取るべきアクションをチームに詳しく伝えることができます。

チェックインは、週次レビュー、経営陣へのアップデート、振り返り、およびスナップショットを作成する前に特に効果的です。これにより、進捗状況が会議やチャットの中だけに埋もれてしまうのを防ぐことができます。

セッションのチェックイン頻度は、想定される活動リズムを決定します。セッションが週次の場合、担当者は毎週キーリザルトを更新する必要があります。セッションが隔週または月次の場合は、レビューのリズムもその頻度に合わせて調整します。この活動リズム自体を変更する必要がある場合は、セッション頻度の管理を参照してください。

利用資格と権限

チェックインの追加方法

目標/OKR → セッション → 目標 → キーリザルト、または該当する詳細ビューを開きます。ワークスペースに表示されているチェックインのアクションを実行します。多くのチームはキーリザルトに対して頻繁にチェックインを行いますが、目標のステータスや進捗の背景を示すためにチェックインを使用することもあります。

アクションが見つからない場合は、該当する項目が読み取り専用になっていないか、または進捗を更新する権限があるかを確認してください。詳細については、OKR権限のトラブルシューティングを参照してください。

入力項目

メモは単なる飾りではありません。後からチームメンバーが「なぜグラフがこのように変化したのか」を確認する際に最も重要となる情報です。

効果的なチェックインメモの書き方

カスタム単位でのチェックイン

キーリザルトでカスタム単位を使用している場合は、同じ単位で進捗を更新してください。キーリザルトがそのような構造向けに設計されていない限り、パーセンテージ、日数、時間、項目数を混在させないでください。

例：

チェックイン後に更新される内容

チェックインが保存されると、リスト、ツリー、詳細ビュー、サイドバー、および更新後に作成されたスナップショットなど、その目標・OKR項目が表示されるすべての場所に進捗が反映されます。表示が最新ではないと思われる場合は、別のチェックインを入力する前に、ページを再読み込みしてください。

通知ルールが適用されている場合、インボックスを介して関連メンバーにOKRのチェックインが通知されます。ワークスペースの通知設定やアクセス権限に応じて、他のメンバーが進捗を更新した際に、キーリザルトの担当者、共同作業者、または割り当てられたユーザーのインボックスに通知が表示される場合があります。詳細については、インボックスの使用方法および通知の管理を参照してください。

チェックイン通知は、適切な背景の共有に代わるものではありません。進捗の更新が特定のイニシアチブ内の作業に依存している場合は、関連するメンバーが接続されているキャンバスを開くことができるように設定されているか確認してください。

具体例

例えば、キーリザルトが『アクセス関連のサポート問い合わせを30%削減する』であるとします。チームがワークスペースの共有に関するドキュメントを書き直した際、チェックインに単に「20%」とだけ入力するべきではありません。以下のように、何が変化したのかを記述します。 『ワークスペースの役割、共有設定、招待復旧に関するドキュメントを更新しました。最初の1週間でサポート問い合わせ件数は12%減少しましたが、無効化されたメンバーに関する質問は依然として多い状態です。』

また、キーリザルトが『ヘルプセンターの記事を30本公開する』である場合、以下のようなチェックインが考えられます。 『ワークスペース、コラボレーション、およびインボックスに関する記事の下書きが作成されました。30本中15本が完了しました。今後はOKRとAI Studioに関する記事に取り組む予定です。』

権限と可視性に関する注意点

チェックイン権限は、閲覧権限よりも狭く設定されている場合があります。キーリザルトの内容を閲覧できても更新ができない場合は、担当者またはワークスペースの管理者に自身の役割を確認してください。

アーカイブされたセッション内にキーリザルトがある場合、更新がブロックされることがあります。誤ったセッションに強制的にチェックインを反映させるのではなく、ワークスペースのポリシーに従ってセッションを再開するか、複製を作成してください。

接続されているイニシアチブが完了しているにもかかわらず、キーリザルトの数値に変化がない場合、偽りの進捗を入力してはいけません。数値に変化がない理由を説明するチェックインを追加してください。

イニシアチブのキャンバス内でのメンションに対してインボックス通知を使用している場合、それらのメンション通知はキャンバスおよびインボックスの動作に従います。それでも、OKRのチェックインでは、測定可能な進捗状況の変化を具体的に記載する必要があります。

よくある誤り

• ステータス変更時に数値のみを更新する
  • 数値だけでは変化の背景が伝わりません。必ずメモで状況を追加してください。
• イニシアチブの活動状況のみで「順調」と判断する
  • イニシアチブのキャンバスが活発であっても、キーリザルトが「順調」とは限りません。キーリザルトは活動内容ではなく、測定可能な成果を基準に判断してください。
• 保存処理の遅延により重複して入力する
  • 保存に時間がかかっている場合でも、同じチェックインを2回入力しないでください。まずはページを再読み込みして、反映されているか確認してください。
• 「更新」「完了」などの曖昧なメモを残す
  • 後から確認するメンバーが背景や理由を理解できるように、具体的な情報を記述してください。
• 進捗の停滞を説明するためにスナップショットを待つ
  • スナップショットは過去の特定の状態を記録するための機能です。進捗が停滞している原因は、スナップショットではなく、チェックインのメモで直接説明してください。

チェックイン失敗時の回復手順

• チェックインの保存に失敗する場合
  • 可能であれば、ページを再読み込みする前にメモの内容をコピーして一時保存してください。その後、該当項目を再読み込みして、チェックインが反映されているか確認してください。
• 詳細ビューには反映されるがリストに反映されない場合
  • リスト画面を再読み込みしてください。それでも表示に不一致が残る場合は、目標またはキーリザルトのリンクと発生日時を記録した上で、サポートにお問い合わせください。
• チェックインの編集ができない場合
  • 以下の原因が考えられますので、設定を確認してください。
    • 目標・OKRの更新権限がない
    • 対象のセッションがアーカイブされている
    • 正しいワークスペースを開いていない、または別のアカウントでサインインしている
• 通知が正しく届かない、または誤った通知がトリガーされる場合
  • 通知の管理の設定を見直してください。また、通知対象のメンバーが該当項目へのアクセス権限を保持しているか確認してください。
• スナップショットに最新のチェックインが反映されていない場合
  • スナップショットの対象週やレビュー期間を確認してください。新しく作成したチェックインによって、過去に作成された読み取り専用のスナップショットの内容が変更されることはありません。